盐津机关文职人员弱化问题及扭转对策.doc

盐津部门文职人员“弱化”问题及扭转对策近年来，我县文职人员在两个文明建设中发挥了积极作用。但毋庸讳言，秘书工作在取得欣慰成绩的同时，也凸显出诸多问题，其中“弱化”问题尤为突出。具体表现在：部分办公室文职人员把办公室工作简单地定格在“接听电话、端茶递水、夹夹报纸、打扫卫生、传递信息”上，很少或没有把工作深入到秘书工作的深层领域。秘书工作严重不到位，工作自然出现许多“真空”和“死角”。秘书工作的“弱化问题，直接导致县委、政府或部门许多工作运行脱节、紊乱不畅。问题浅析1.待遇低，不愿从事文职工作（经济待遇：一无不贴，二无加班费，三不像一些部门可高配享受一定的待遇）2.经历短，不能胜任文职工作3.事务多，不力干好文职工作（能者多劳是办公室工作的集中体现）扭转对策第一， 提高待遇，调动工作积极性。（推行文职人员等级制度）第二， 加强队伍建设，严把“三关“第三， 实行专职化管理，解除外来工作束缚。盐津机关文职人员弱化问题及扭转对策从具体的工作性质分 （1） 文字秘书 （2） 机要秘书 （3） 通讯秘书 （4） 信访秘书 （5） 事务秘书 （6） 生活秘书 古往今来，历朝历代，对秘书的选拔任用都是非常严格的，从政治修养、业务素质到人品道德、兴趣爱好，哪一样都必须出类拔萃。尤其是在新形势下，我们党的事业迫切要求广大文秘工作者紧跟时代步伐，紧跟领导思维节奏，紧跟党委、政府的决策进程工作是一项说大不大但说小也不小的工作，在工作性质上是属辅助与协调性的，是领导者重要的决策参考与助手角色。工作内容虽没有定势可言，但也有规律可循。基本如公文处理、档案管理、信息参考、行政事务等，要求文秘人员在文字表达、公文起草、办事能力、政策意识等相关要求上具备较高素质和能力，在运用现代化技术手段如办公自动化、网络等方面也须具备基本能力，其它诸如口头表达能力、办事效率、诚信意识、创新意识等方面亦有相应要求。因此，文秘工作是一项综合性较强的工作，特别是在现代科技日益发达、竞争日趋激烈的今天，文秘工作已经大大超出传统意义上的“杂务型“而走向“专业型”，文秘人员也不再是简单地打字和办事，而是企业和领导必不可少的协助人员，其重要性已得到广泛认识。因此文秘人员应首先加强自己的基本功，同时应在实践中不断探索、不断总结和不断学习，通过扎实有效的工作才能切实做好自己本职工作。现根据笔者几年来的实践对文秘工作谈谈一些粗浅的认识。当前，基层秘书人员的担子越来越重、压力愈来愈大，不仅承担着大量的综合调研、信息反馈的任务，而且承受着领导的严要求、上级的高标准的重负。面对这些重任，作为基层秘书人员只有加强学习，不断提高自身素质，才能适应领导的要求，完成工作的使命。办公室是各级党委、政府或各部门的参谋部、协调部、后勤部、服务部，是窗口、桥梁和领导的“左右手”。秘书人员作为办公室工作的具体组织者和实施者，其素质的高低直接影响到党委、政府和各部门工作的效能和水平。为全面了解县乡秘书队伍现状，推进办公室工作深入开展，全县秘书所学专业也是五花八门，第一学历是中文专业的仅人，参加工作后通过自考或函授中文专业的人，其他秘书不是行政管理、法律、会计专业，就是经济管理、农艺、师范类等专业，基本上不太对口。存在的问题、人员流动不活。受公务员凡进必考和单位编制的限制，全县秘书队伍进少出少。全县从事秘书工作年以上的有人，占，其中人是县直机关、企事业单位秘书；人在秘书岗位上长达余年，其中有人在二、三十岁时开始当秘书，如今四、五十岁了还在当秘书，县直机关、企事业单位中秘书被提拔为领导的微乎其微。全县从事秘书工作时间年以下的人，其中人为新参加工作人员，13人为乡镇秘书，其他均为从本单位非秘书岗位或学校教师中调整的。除乡镇秘书借助乡镇换届等机遇流动性较大外，其他单位秘书人员流动性很小。、业务能力不强。一是业务素质不高。在岗秘书人员中，杂家多，专家少，中文或文秘专业的仅人，不足1/5，绝大部分秘书缺乏相应的专业知识。很大部分秘书人员是直接从基层站所股室或从教师队伍中调整来的，没有接受过系统的秘书理论教育，其知识结构和能力素质往往表现出种种不适应，不是办文、办会等文秘知识欠缺，就是运用电脑、传真等现代化办公设施的能力不足。一些秘书人员表达能力较差，汇报工作时支支吾吾，语焉不详，有的甚至无法完整汇报。绝大部分秘书调查研究、文字综合等方面的能力有待进一步加强。部分秘书写材料怕吃苦、缺乏精益求精的敬业精神，东抄西凑，缺乏创新、缺乏深度，有的甚至文辞冗长，严重脱离主题，通篇不知所云。此外，秘书后续教育跟不上，没有专门的培训机构、培训教材和教师，没有完善的专门培训体制，也影响了秘书人员业务素质的提高。二是基层工作经验不足。在名秘书人员中，有乡镇基层工作经验的只有人，仅占。的县直机关秘书没有在乡镇基层工作锻炼过，除本单位的业务外，其他知识知之甚少，担任管理者或领导者的能力很是欠缺。三是参谋助手能力不强。一些秘书人员整天忙于应付事务“办文办会，跑腿打杂；上转下达，接转电话”，很少有时间和精力搞调查研究，绝大多数秘书提不出可供单位领导采用的调研意见。有的片面理解秘书就是“跑腿”打杂，使得秘书工作的参谋助手作用得不到充分发挥。目前，全县秘书队伍中既有较高的业务素质，又有较强的综合协调、管理创新能力；既有秘书才能，又有现代领导才能的复合型、高素质秘书人才相当缺乏，这与市场经济和现代行政管理对秘书人才的要求不太适应。、激励手段不够。一是领导认识不深。不少单位领导对秘书工作重视认识不够，甚而把秘书定位为舞文弄墨的“吹鼓手”、跑腿打杂的“勤杂工”、可有可无的“附属人”，使秘书人员和秘书工作得不到应有的尊重和重视，极大地制约了秘书职能的发挥和秘书工作的开展，降低了秘书职业的吸引力。二是激励机制不活。由于没有评价的标准和依据，尽管要求秘书人员在工作中扛大梁，挑重担，任劳任怨，但在评价秘书工作绩效时，绝大部分单位往往忽视秘书工作的特殊性，尤其文字秘书人员工作实绩的隐形性得不到认可，没有建立合理的激励机制，使秘书人员得到的回报与他们付出的劳动代价存在很大的落差，有的甚至不如单位清闲的一般工作人员，影响了秘书的工作积极性。三是环境待遇不优。无论是工作环境，还是政治、经济待遇，由于市场化、感情化的因素增多，秘书人员的许多实际问题难以得到有效解决，使秘书人员不得不时常为应付各种困难和问题而劳心劳力、四处奔波，有的甚至还在为基本的生计发愁，难以集中精力全心全意投入工作。三、对策及建议当前秘书队伍现状，制约了各级各单位深入思考的能力，提高秘书人员队伍素质和秘书工作水平，培养青年秘书人员和秘书骨干力量，成为各级党委、政府和各单位必须正视并采取有效措施的基础工作。、拓宽选用人渠道，加强秘书工作的队伍建设。积极适应人才流动和人才竞争的形势，降低门槛，优化环境，改革秘书人员尤其是党政机关秘书人员准入机制，拓宽和疏通秘书队伍进人渠道。一是公开招考选拔。空出的公务员编制优先应用于考录选拔办公室人才，积极从各领域招考秘书人才。同时，创新观念，放宽政策，积极从高等院校选拔综合素质优秀的毕业生进入秘书队伍。二是跟班培训。使基层单位秘书到县委办、县政府办等县直机关跟班学习成为一项制度，在跟班学习中发现优秀秘书人才，选拔人才。三是广泛调查挖掘。通过平时的了解掌握、基层部门的推荐和个人自荐等多种形式，深入挖掘全县各乡镇（管委会）、县直机关、学校、企事业单位等一线工作的业务骨干和相关专业的优秀人才，列入秘书后备队伍名单，建立秘书后备队伍人才库，不断优化秘书资源配置。、加大培训力度，提高秘书人员的业务水平。培训是提高秘书人员业务知识和业务能力最便捷、最有效的途径。为此，要把继续教育和培训工作作为秘书队伍建设和人才资源开发的重要战略任务和基础性工作来抓。着眼于党政机关办公室事业发展对人才和干部素质提出的要求，制定和实施秘书人员继续教育培训规划和计划，开展多形式、多渠道、多层次的秘书人员教育培训活动。一是创新培训方式。采取“请进来、走出去”的办法，不定期地组织秘书到党校、外地参观学习，参加省市县组织的各类专业和理论培训班，不断拓宽视野，拓展知识面。结合工作实际，邀请省市县有关专家举办专题辅导讲座和业务研讨讲座，提高秘书的政治业务素质。二是拓宽学习领域。不但要学习秘书传统业务知识，还要学习政治理论、政策法规、协调处事、科技、经济、管理、现代化办公等与秘书工作有关的知识，努力使秘书人员成为“多面手”。三是扩大培训覆盖面。每年办好一次全县办公室工作培训班，并开展专题课题座谈，力争全县秘书人员受训比例达到以上，切实做到张口能讲、提笔能写、动手能干，不断提高整体素质。、注重人文关怀，营造秘书工作的良好氛围。一是思想上高度重视。充分认识秘书工作的重要性和特殊性，不断建立和完善秘书工作激励机制，在政治、经济待遇等各方面对秘书人员高看一眼，厚爱一层，充分调动秘书人员的积极性，提高秘书工作的吸引力。二是政治上注重培养。秘书人员在领导身边长期从事参谋、助手工作，受领导的培养教育和熏陶，成长进步较快。为此，要坚持正确的用人导向，唯才是举，坚持以能力取人，以素质取人，以实绩取人，充分调动秘书人员的积极性和创造性。积极推荐提拔，帮助优秀秘书脱颖而出，使政治上靠得住、工作上有本事、作风上过得硬的优秀秘书人员从“幕后”走向“舞台”，走上领导岗位。三是在工作上创造条件。有意识地经常给秘书人员出课题、定计划、交任务、压担子，多为他们提供一些参与协调处理重大问题的机会，多信任、 (下转34页)（上接31页）多放手、多支持、多鼓励，让他们满怀信心、独挡一面地工作，保证秘书人员在其位、称其职、尽其责。四是生活上倍加关心。立足实际，有针对性地解决秘书人员生活中的后顾之忧，特别要在政策允许的范围内，积极创造条件，帮助他们解决好家属就业、子女上学、住房、就医等方面的实际困难，让他们安下心、扎下根，一心一意搞好工作。在业余活动方面，通过开展文学交流、业务研讨、歌咏联谊和体育比赛等活动，加强各单位秘书之间的交流，增强秘书人员的荣誉感和凝聚力，着力营造一个“严肃活泼、真抓实干、积极向上”的工作氛围。要掌握政策理论。基层秘书人员的工作主要是为领导起草讲话和报告，反映党的路线、方针、政策以及重大决策的贯彻落实情况，提出解决问题的方法与建议。这就要求基层秘书人员熟悉党的路线、方针、政策和国家的法律法规，运用正确的立场、观点、方法去分析问题、处理问题，及时、准确地做好信息反馈工作。另外，只有自己学懂弄通，才能了解上级精神，掌握真实情况，提出有价值的参谋意见，为领导决策服好务。要改进工作作风。基层秘书人员必须求真务实，决不能满足于打电话、阅文件、看简报，必须坚持实事求是的工作作风，深入实际，调查研究，掌握真实情况，听取群众呼声。要讲真话，报实情，有喜报喜，有忧报忧，不弄虚作假，不以偏概全。只有这样，才能保证信息材料的真实性、准确性，更好地为领导决策提供科学依据。要具备信息基本理论知识。首先，要掌握公文写作的基本知识。公文写作和校核，是基层秘书人员的基本功，每一名基层秘书人员都应当会写作，会办文，会核文。基层秘书人员应当在工作中认真学习，不断探索，勤学苦练，成为机关公文写作的行家里手。其次，要掌握信息的基础知识。要具备渊博的科学文化知识。今天的社会，已进入知识经济时代，21世纪是知识爆炸的时代，是应用高科技、呼唤高素质人才的时代，对基层秘书人员来说，当前最要紧的是扎实练好以下基本功：一要掌握计算机操作。以国际互联网为骨干的计算机网络已覆盖全球，不懂计算机，就等于是知识经济时代的“睁眼瞎”。二要学好经济常识。我国一直坚持以经济建设为中心的方针，经济建设已经成为地方的首要任务。平日的工作中经常要涉及经济问题，辅佐领导决策当参谋，离不开必要的经济常识。三要更新知识结构。基层秘书队伍的学历和水平比较低，对于为领导服务的基层秘书人员来说，更新知识显得比什么都迫切。3、要具备一定的文字写作能力。作为基层秘书人员的一项重要任务就是写文章。基层秘书人员的文字写作水平与新形势对文字工作的要求相距较远。这要求基层秘书人员首先要多读书、读好书，具备扎实的理论功底和文字修养。其次要与领导保持一种默契，力求吃透领导意图，并在文字上表达得淋漓尽致。再次要做到扬长避短，对所服务的领导者的知识结构有所了解，缺什么补什么，适应领导决策的需要，提供针对性强的服务。总之，从事文字工作是一份十分辛苦的差事。但是我们应把它当作一种乐趣，一种情怀，一种寄托，一种希望，努力提高文字表达能力，使写出的文章内容准确，观点鲜明，语言通顺生动。上述所说的业务素质是新时代、新形势情况下的新要求，往往是那些从事了多年基层工作的秘书人员所不具备，但是又是在平日的工作中是最常用也是最需的，一个好的基层秘书只有掌握了这些基本的业务素质，才能在基层的工作中游刃有余，同时博得领导和同事的信任和佩服，这对自己顺利展开基层工作和自己的前途都是大有益处的。要善于分析综合，贵在升华 分析与综合是写好材料、做好秘书工作的两个关键环节。分析是综合的基础，综合是分析基础上的归纳和概括。我们生产精神产品，首先要注重对情况的分析。情况分析不透，就不能写出好的材料，只有周密系统地分析，才能认清事物的面貌，把握事物的内在联系，有针对性的提出解决问题的办法。分析情况要重点把握四个要点：一是要全面。“不因爱而溢其美，不因恨而增其恶。”既不能报喜不报忧，也不能只见问题，不见成绩。二是要把握主流。要注意定性和定量分析相结合，从定量分析中把握形势发展趋势，并从量变的积累中把握形势发展的本质。三是要动静结合。既要静观其姿，又要动观其势。四是要注重典型和事例的分析。典型是旗帜、是方向。从典型中提炼出的东西，最有说服力，要善于运用典型、分析典型，挖掘它们的内涵，从中提炼有价值的东西。其次要善于综合。综合的过程，是用已有知识繁衍新知识的过程，所以综合就是革新，综合就是创造。把丰富的材料加以去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里，进行改造制作，形成观点概念，并不断繁衍新的知识。 要有丰盈的储藏，贵在积累 要做秘书工作，必须在积累材料上下一番苦功。一是思想观点的积累。由于思想观点具有继承性，因此通过借鉴别人的东西，可以开阔自己的思维，丰富自己的头脑。无论是看东西、还是听讲话或者闲谈，只要发现好的思想观点，就随时记下来，日积月累，就成为写材料的良师益友；二是数据的积累。事实证明，数据是非常有价值的材料，诸如各种民意测验的数据。要逐年积累，经常分析、研究，一方面从中发现有价值的信息，另一方面恰当运用这些数据，使写出来的材料更有说服力。三是正反典型的积累。典型具有多种功能，先进典型如同一面旗帜，给人以导向、给人以激励、给人以启迪、给人以示范。它是先进思想的凝聚，影响社会各个方面，感染力强。反面典型如同一面镜子，给人以教训、给人以深思、给人以财富。典型材料积累多了，写讲话、写报告，就思如涌泉，论证有力，就事论理，思想深邃。实践证明，只有通过积累，才能不断丰富知识，增强素质，提高写作水平，才能真正做好秘书。可以毫不夸张地说，现在的县一级领导干部的讲话稿都有专门的写作班子，领导意图的贯彻、落实和检查也由专职秘书代为行使。 过去领导干部讲话，稿子都是由自己准备，秘书只是帮助整理和提供一些资料的数据，由于讲话稿是领导干部自己准备的，不仅讲话的内容实、篇幅少、时间短，而且也少了许多空话、套话、费话，这样既能反映出领导干部的真实水平，也能密切领导干部与人民群众的联系，提高执政党在人民群众中的威信。邓小平同志就一直提倡领导干部讲话稿自己动手写。而我们的一些领导不是身体力行地去做这项工作，而是交由秘书来完成。你别看有些领导干部在台上讲得振振有词、激情满怀，其实都是秘书代劳，他只不过是照本宣科而已，难怪人们说秘书水平的高低决定领导干部水平的高低。 老一辈的革命家，他们的文化程度并不比现在的领导们高，可他们讲话很少拿稿，通常讲完后就是一篇文章。可现在的一些领导干部动不动就要秘书代劳，讲话离不开稿子，就是领导班子会议小结也要提前让秘书写好稿子。这个问题各地都存在，该刹刹了。人们所说的：秘书水平多高，领导的水平就有多高。秘书不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄。经常拟稿,但自己不著名,也不拿稿费;经常组织会议,但自己从不 上主席台。经常熬夜,但白天还得正常工作,节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐,但自己还得值班,不能休息。其它人员受了委屈还可嘟噜几句,而秘书必须以绝对服从为天职,等等。而这一切,还往往得不到家人的支持,别人的理解和社会的公认。凡此种种,都说明一点,没有一个全心全意为人服务的心是当不了一个秘书的。忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。秘书“善谋”一旦博得领导者的赏识,就能在辅助决策的过程中发出璀璨的火花。要“参”到点子上,“谋”到关键处,擅书。何谓秘书?古书云:“常管文书并协助领导处理日常工作的人员。”可见秘书当“书”(即办理文书),以“书”为主,寄情于“书”。擅长书写文稿,应该是秘书人员最起码的素质要求。为了综合提高秘书人员的文稿质量,要特别注意“四抓”:一抓学习练内功。在学习内容上,侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识,以拓宽知识面,高屋建瓴,了然于胸;同时,还要在实践中学习,边工作、边学习、边总结、边提高,使撰写的文稿血肉俱全;向领导学习,学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧,使文稿起伏与领导语言、工作方式达到“同频共振”;向同事学习,取人之长,补已之短,努力做一个“通才”、“全才”。二抓锻炼增能力。尽可能地安排秘书人员,深入调查研究,吃透“下情”,广泛涉猎第一手资料,既能填充他们的“资料库”,增强写作能力;又能为领导科学决策提供准确、可靠的依据。三抓借鉴采众长。一方面,要求秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息,汲取精华,为已所用;另一方面,要经常派秘书人员赴各地学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识、才干。四抓管理促效率。这方面,主要要建立健全各项规章制度,实现管理的规范化、制度化和科学化,尤其要突出抓好目标管理,对秘书人员每次承担的文稿,都要按照难易程度、完成时限进行量化,半年小结,年终考核,按积分多寡权衡下一年文稿的撰写任务,分多、质量高多安排,分少、质量劣少安排或另改其它工作,并根据总积分评定秘书优劣,实施奖罚。超前意识。超前意识是秘书人员在领导决策之前的思维活动和心理感受,它受秘书人员自身素质、思维方式和对情况、资料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影响。秘书人员科学、准确的超前意识,可以对领导决策发挥积极的推动作用;反之,则有可能影响领导决策的正确性。而参与意识和效率观念则是秘书人员树立超前意识的前提。一是秘书人员必须具备强烈的责任感和使命感,积极主动地参与领导的工作,不仅仅满足于为领导服务、对领导负责,而且要时时意识到自己的工作是全局性活动的一部分,从而克服“不在其位,不谋其政”的消极观念;二是秘书人员要有强烈的时间观念和效率观念,事事走在领导面前,成为领导的马前卒,这样才能掌握最新信息,并据此对事物的发展做出正确的判断、推理和科学的预测、合理的评估,为领导决策提供参考。正确的超前意识一旦为领导者所接受并转化为领导意识,将在领导决策中发挥重要作用。 竞争意识。目前,秘书人员的文化层次呈上升趋势,高学历者越来越多,这固然是一个优势,但高学历并不一定就有高水平,高学历者还必须埋下头、扎下根在实际工作中不断学习,加强锻炼,使理论和实际相结合,以便增强竞争力。有的秘书虽然工作时间较长、实践经验丰富,但知识老化,必须继续学习新的知识,以适应形势的发展和竞争的需要。所以,秘书人员无论文化层次高低、经验丰富与否,都要具备竞争意识,只有在竞争中,才能加快工作节奏,提高工作效率。突出复合型秘书队伍建设要有过硬的措施培养和造就复合型干部队伍是一项长期而艰苦的工作。要把培养复合型政务服务