（工商管理专业论文）神州数码防范赊销风险研究.pdf

i 摘 要 以 it 分销为主营业务的神州数码面临销售难回款更难的双重困境一方 面市场竞争日益激烈为争取客户订单企业需要提供优惠的价格或赊销条件 导致利润越来越薄另一方面客户不守信用随意拖欠账款企业需要投入大量 的精力和财力解决收款难的问题但由于信用管理体系不完善结果还是产生大量 呆账坏账使本已单薄的利润被严重侵蚀 在迫切需要全社会提高信用意识尽快建立社会信用体系的同时针对一个具 体的企业我们不能够坐等环境的改变应尽快适应这样的外部环境提高自身防 范风险的能力本文将以神州数码的风险状况为背景从公司组织结构拆分风险 控制体系建立实行双链条和全过程控制方案提出既要控制客户风险又要加强 内部流程管理要从开发客户争取订单签订合同按时发货到期收款和收回 欠款的六个销售流程去寻找每一环节风险控制的关键点和风险来源针对这些问 题制定有针对性和可操作性的控制防范方案 论文从销售的触发到结束全过程为主线将信用风险分为签约前风险签约风 险和履约风险通过流程控制的方法全过程全面地控制交易风险将风险控制 的工作尽量前移因为事前防范优于事后补救为此风险控制应做到事前预防 阶段应侧重于客户选择事中监控阶段应侧重于科学决策事后处理阶段应侧重于 加强监控力度 针对赊销风险的控制与管理论文提出实施全面的全过程的管理方案并提出 如下三点建议第一转变观念并提高全员风险控制意识把信用管理作为重要的 管理内容并得到公司高层领导的支持第二引进先进的信用管理技术培养相 关人员的赊销管理技能第三健全信用管理制度建立信用管理体系设立专业 的信用管理部门 关键词赊销风险 风险控制 信用管理 ii abstract as far as digtital china, whose main business is distribution of it products, is now facing the question of hard to sell, but harder to gather. on one hand, in order to get orders from customer the enterprise have to offer faverable price or condtion of an account sale. the profits are geting more and more narrow. on the other hand, clients dont keep promise and defult payment, enterprise have to pay much energy and resource to solve the payment. however, due to the faultiness of credit manage syestem, bad debt is hereby created.this makes the narrow profit gnawing badly. in the urgent need of improving credit sense and establishing social credit system, we cant wait the change of the environment. we should adapt such exterior environment; improve the ability of keeping risk away. this article will be based on the risk status of digitalchina.from the split of organizational construction, establishing of risk controlling system, practising double chains and overall process control. we shall control risk from customer and enhance interior management, from developing customer, striving for orders, signing contract, deliverying on time, gathering at term and drawing back of understanding payment, to seek the key point from every chain and source of risk.pertinent and practicable control and keeping-away plan is estbalished to solve these problems. the main clue of this article is from beginning of sales to finishing. the social risk is divided into risk-before-signing, signing-risk and carring-out risk. with mothod of flow control, the trade risk is controlled from all process and from all aspects. and to the best of our abilities, risk control is being moved forward, because keeping-away is much better than remedying. therefore the control of cost should be: at pre-prevention stage, we should emphasize on select of customers. at proceeding-stage, we should emphasize on scientific decision-making. at afterwards stage, we should emphasize on enhancing monitoring. in allusion to risk of control and management of account sale, this article brings forward total management. three suggestions as below: iii (1) change notion and improve sense of total risk control, put management of credit as important point, and gain support from top management. (2) fetch in advanced technology of credit management. cultivate management of account sales to related persons. (3) sanity and establish credit management system. set up a special department of credit management. keywords: risk of account sales risk control management of credit 1 1 绪论 1.1 题目背景及来源 目前我国的市场经济已经进入了买方经济随着竞争的加剧企业经营面临很 多实际问题其中一个重要的挑战就是销售方式的改变越来越多的客户希望能 够以赊购的方式进行交易从而获得融资销售企业则面临两难选择一方面不 提供赊销会削弱竞争能力另一方面提供赊销则会面临来自客户不诚信所带来的 信用风险1 信用成为中国商品过剩时期最稀缺的资源相信许多企业都面临销售额上去了 货款难以回收拖欠款追回来了客户关系没有了新客户现金交易老客户不得 不给账期或月结由于客户的拖欠每月都面对供应商催款压力的问题由此引起 的“三角债”问题和企业间普遍存在的拖欠问题都是社会经济生活中的“信用”问题 2 中国企业的信用管理特别对以分销为主体的 it 企业的信用管理问题已经成 为企业入世以后和世界经济接轨与信誉卓著的跨国公司同台竞争必须迫切解决 的首要问题 本论文将以神州数码控股有限公司为背景寻求以从事分销为主导业务拥有 上千家客户群的 it 公司如何有效地防范赊销风险 1.2 神州数码控股有限公司简介 神州数码控股有限公司成立于2000年 是联想控股有限公司旗下的子公司之一 于 2001 年在香港联合交易所主板上市股票代码 861hk神州数码旨在以负责任 和持续创新的精神全方位提供第一流的电子商务基础建设产品解决方案和服务 神州数码不仅是国内第一的 it 产品分销商同时也是国内最大的 it 服务提供商 2004 年神州数码综合市场发展用户需求及自身能力在it 服务中国的 旗帜下进一步提出it 服务随需而动it service on demand围绕客户需求 调整业务布局致力于供应链管理服务增值服务和 it 服务三大竞争领域以全面 的产品先进的技术与综合的服务满足客户多样化需求 神州数码 2000 年 4 月从联想集团分拆出来并取得了骄人成绩2001 年 6 月 2 神州数码在香港联交所主板成功上市2002 年神州数码提出it 服务中国进 行以 it 服务为核心的战略布局年销售额突破 130 亿元人民币2003 年神州数码 全力打造集网络基础建设应用软件服务以及供应链服务为一体的 it 服务企业先 后荣获中国企业信息化 500 强国内最具影响力的 it 服务品牌企业等称号 分拆出来的神州数码旨在集合全球资源立足国内市场以负责任和持续创新 的精神全方位提供第一流的电子商务基础建设产品解决方案和服务推动中国 电子商务的进程以实现数字化中国的理想其远景目标是做一间长久的上规模 的高科技的百年老店把神州数码建设成为最具投资价值最具客户价值最具活 力最适合员工发展管理最规范的中国优秀公司的典范 并且作为it服务的先行者 神州数码入选企业电子商务标准应用推广示范工程 管理流程和业务流程已实现 100%电子化数字语音视频三网合一的企业网erp e-bridge 商桥 oa dss 决策支持等系统构成了三层信息金字塔形的数字神经网络 使我们无论是面对客户需求还是自身管理时都更加高效准确随需而动 前进中的神州数码共确定了五大业务领域供应链管理业务增值服务业务 it 服务业务自有品牌网络自有品牌 atm 在供应链管理服务领域神州数码是国内最大的供应链管理服务商有超过二 十年的供应链管理服务经验从 1997 年开始神州数码已连续 7 年在供应链管理服 务领域稳居第一并且连续 4 年销售业绩超过第二与第三名之和 多年来神州数码始终以开放的心态与全球知名 it 企业保持并不断开拓新领 域的合作目前神州数码为三十多家厂商提供供应链管理服务经营范围涉及到 笔记本电脑投影机移动办公设备计算机外围设备pc服务器数码相机 掌上电脑计算机套件等在内的几十种品牌的 1100 多种产品 在国内市场神州数码具备强大的渠道优势市场能力和客户服务体系神州 数码深入把握市场和客户需求 建立了覆盖全国的渠道体系 代理商数量已超过 6000 余家拥有国内第一家也是最大的 b2b 电子商务平台 e-bridge并在市场预测营 销策略等方面积累了一套适合中国特色的卓有成效的市场营销策略同时神州数 码完善的售后服务和先进快捷的物流运作为客户提供了良好的服务保障 神州数码通用信息产品事业本部为客户提供专业的供应链管理服务主要以代 理分销国外知名品牌的 it 产品业务为主目前已经与三十多家国际知名公司建立了 长期的战略合作关系经营范围涉及笔记本电脑投影机移动办公设备计算机 3 外围设备pc服务器数码相机掌上电脑计算机套件等在内的几十种品牌的 1100 多种产品主要品牌有 toshibahpibmcompaqcanonepson kodakolympussharpsonycasio施乐symbol长城nec amdasussamsungpalm罗技贝尔金等同时研发生产销售神州数码 自制品牌的投影机和显示器产品6000 余家代理商遍布全国是国内最大的通用信 息产品分销服务商 系统事业本部以企业数据中心建设为目标在为客户提供 cisco 系列中高端网 络产品 proxim 无线网络产品和网络搭建解决方案的基础上 围绕 ibm hp sun 等服务器提供给客户 emc2netapp 等全线存储产品oraclemicrosoft 应 用软件数据网络建设等相关软件以及 polycom视频及电话会议系统等企业应用 产品同时还为客户提供 netscoutf5radwarepackteer等一系列网络 性能管理产品与 symantecnokianetscreencheckpoint等一系列网 络安全管理产品 在内部运作体系建立了基础网络事业部等 11 个产品事业部搭建了由渠道市 场产品市场解决方案及行业市场技术支持维修支持培训支持构成的渠道 支持系统现已形成以北京上海广州成都为区域销售中心全国 12 大城市 11 个办事处为分销平台的销售网络以集成商代理商和行业用户为主体的分销渠 道网络长期合作的渠道客户超过 3500 家 为了保证未来长期稳定发展系统本部建立了基于多产品平台的能够满足客 户多样化需求的具有综合优势的产品技术与服务能力的核心竞争力并将在业 务技术服务渠道和区域发展和运作管理上进一步发展 另外神州数码在全国十大平台上都已整合成立了客户服务中心拥有近 500 名认证工程师设有 11 个中心站113 家经过认证的授权维修站形成了遍布全国 的三级客服体系无论客户买到的是什么样品牌的产品都可以在神州数码客服中 心得到良好的维修服务 在物流运作方面神州数码在全国 11 个城市均拥有专业的配送队伍建立了以 北上广 3 个全国分拨中心9 个区域配送中心多个二三级城市配送中心为核 心的三级物流体系全国拥有先进的立体化仓库集存储拣配运输流通加工 等功能于一体 15 个大型库房 平均每天送货到 300 多个城市的 1000 余家代理商手 中 4 在增值服务领域神州数码是国内第一的增值服务提供商神州数码把握商机 在 1997 年率先进入高端增值服务市场经过不断的探索和努力增值服务业务取得 了高速增长目前已成为神州数码重要利润支柱 神州数码搭建了由渠道市场产品市场解决方案及行业市场技术支持维 修支持培训支持构成的渠道支持系统现已形成以集成商代理商和行业用户为 主体的渠道网络长期合作的渠道客户超过 3500 家 神州数码企业系统事业本部和网络集团为客户提供领先的增值服务 在 1999 年神州数码正式推出自有品牌的全系列网络产品业务范围涵盖局域 网广域网无线网城域网及宽带接入网等领域产品线包括面向企业级骨干网 和城域网的路由交换机智能交换机路由器网络安全宽带接入无线局域网 网络管理系统认证记费系统 网易通产品系列以及网络计算机nc及其解决 方案 神州数码主动把握用户需求立足研发建立了为用户提供多种客制化产品和 全套的解决方案的快速响应机制神州数码网络产品在教育电信政府企业 金融军队医疗等各行各业深受用户信赖尤其在教育行业更成为了用户首选品 牌 神州数码网络集团含神州数码网络有限公司和神州数码网络计算机业务为 客户提供全线自有品牌网络产品 在 it 服务领域神州数码作为国内最优秀的 it 服务厂商和行业信息化建设先 锋以提供基于客户需求的 it 服务为目标依托近二十年的行业经验业务范 围涵盖咨询规划软件开发及实施系统集成系统运营维护it 外包培训等方 面为金融电信税务政府制造等行业提供基于客户需求的 it 服务 2003 年神州数码在国家信息产业部评选的中国软件产业前 100 家企业中 名列第四在金融政府税务电信制造/流通等行业多年来占据国内行业领先 地位 在中国科学院 国家信息办评选的 中国电子政务 it100 强中位列第一中 国税收征管系统ctais入选知识创新工程erp 产品列入2003 年重大科技 成果推广项目 5 2 神州数码面临的赊销风险及产生原因 2.1 神州数码面临的赊销风险 尽管神州数码在 2003 财年取得了销售额 158 亿元人民币的骄人业绩但面对 2004 财年第一个月(2004/04)18 亿的应收规模和 15 亿的库存商品走在电子商务和 信息化前端的神州数码再一次开始审视自己的业务流程如何寻求和探索既能保障 高额利润又能防范企业运作风险的操作方式将是摆在神州数码发展中的又一个难 题 在 2003 财年初神州数码每日销售额人民币 4000 万元平均每日到款人民币 3000 万元平均每日支付人民币 6000 万元出现资金大量流出销售帐款回收非常 困难的局面 这样高金额的资金外流势必潜伏着巨大的运营风险 具体可参见表 2-1 表 2-1 神州数码 2003 与 2004 财年风险指标对比 风险指标 2003 年 3 月 2003 年 4 月 应收规模 160715 万 187847 万 存货规模 109530 万 154332 万 坏帐准备金 6222 万 7189 万 削价准备金 5237 万 5890 万 另外全年欠款的帐龄结构正逐步恶化在 2003 年 3 月零到三十天的欠款金 额为人民币1.97亿, 而在2004年3月, 零到三十天的欠款金额为已达人民币2.76 亿 在 2003 年 3 月 一百八十天以上的欠款金额为人民币 2400 万, 而在 2004年 3 月, 一 百八十天以上的欠款金额为人民币 3500 万 从应收存货还是欠款规模的任一指标来看都能感受到前进中的神州数面 临因赊销所带来的巨大经营风险3 2.2 神州数码赊销风险产生的原因 2.2.1 赊销风险产生的主客观原因分析 企业里的大多数人从总裁到一线的业务人员每天所做的主要工作是权衡收益 6 和风险的决策只不过高层管理者做的更多的是战略性的如投资风险决策普通 业务人员做的可能是每一项具体生意的交易风险决策4对以分销为主的神州数码来 讲赊销过程中的交易风险将是我们面临的主要经营风险 神州数码赊销风险主要有客观原因和主观原因两方面的来源 客观原因主要有以下五点 1自然界的不规则变化长期以来人类逐步适应了自然的生存环境并力图 改造自然建立与自然相容和谐的关系但是由于自然界的运动发展过程呈现出 一系列不规则的变化使人类经常遭受火灾洪水风暴气候反常等的侵害给 人们的正常生产生活带来严重影响使生命财产蒙受巨大损失同时还会带来商 品的自然性损害变质等损失自然环境的各种变化是引发企业营销风险的直接原因 之一它会使企业营销目标无法实现如 1998 年长江嫩江的特大洪水给当时还在 联想的神州数码失去了很多的营销机会客户因水灾而无力支付货款公司因此蒙 受巨大损失 2营销环境的不断变化企业营销离不开它的外界环境它既能给企业带来 市场机会也会给企业带来威胁由于营销宏观环境和微观环境都相当复杂且处 于一种动态变化之中因而这些复杂环境的不规则变动就必然存在许多不确定性 会给营销活动带来风险如近年来的经济不景气使客户的资信水平下降从而造成 众多企业之间货款拖欠严重甚至被迫停产再如面对技术创新加快的环境一些 产品不能及时更新换代遭受被市场淘汰的风险比如在 2003 年神州数码代理阿 尔卡特一款黑白屏幕手机 并在市场销售看好的情况下向阿尔卡特采购10万台手机 sars 的爆发一度影响了手机正常销售 但更措手不及的是 彩屏手机迅速占领市场 由于产品的更新换代引起的大量库存造成神州数码经营以来 1.49 亿港元的巨额亏 损 3消费者需求的不断变化随着人们生活水平的不断提高消费者对产品的 性能和质量以及对销售服务的要求都越来越高并且随着市场环境的变化出现了 差异和随机性个性化消费逐步兴起因而企业营销活动要满足消费者不断变化的 需求和难度不断加大营销的风险也不断加大 4营销活动的复杂性营销活动是一个复杂的经营活动过程从市场战略的 制定到营销组合的确立从产品的发出至货款的结算等每一个环节都存在许多的不 确定性因素由此不可避免地会引起营销风险给企业带来风险损失5 7 5客户对手力量的对比变化随着世界市场的发展市场竞争变得愈来愈 激烈如何去适应快速变化的世界市场需求不断以高质量低成本快速开发产 品提供优质满意销售服务等手段在竞争中求得生存和发展已成为企业共同追 求的目标因而每一个企业都在不断提高自身水平想尽一切办法提高自身在市场 中的地位而随着世界市场的形成对竞争对手的信息掌握也越来越少因而在竞 争中的不确定因素不断增多这是营销中伤害最直接的风险2004 年 2 月底与 神州数码有近八年独家合作的东芝笔记本电脑打破独家代理制在神州数码之外 另签约佳杰和翰林汇两家分销商东芝的意图是要扁平渠道而神州数码在这个过 程中一直被看作是被动接受的一方引来很多微词 很多舆论将责任归咎于其代理不 当 主观方面的原因主要有下面两点 1一方面来源于客户资信方面如客户帐款到期不能支付破产信用不佳 蓄意欺诈等在企业经营中客户同样会面临诸如自然风险政治风险市场风险 管理风险投资风险人员风险交易信用风险破产风险等等各种各样的风险 也就是说我们面对的信用风险可能来自于客户的市场风险或者客户的客户造成的 信用风险6 2另一方面则来源于企业自身和管理缺陷比如赊销决策失误资金不足 部门沟通不畅人员失控监控力度不够和制度不健全等根据专业的信用机构调 查中国目前有 51%的企业根本没有听说过企业信用管理而有系统的完善的信用 管理职能的内资企业只有不到 0.1%7在这种情况下许多企业往往出现管理真空 应收账款无人管理在赊销的情况下必然造成大量的应收账款无人催收在 2003 财 年之前神州数码象许多公司一样将信用控制职能交给财务部门考核指标单一 往往只注重坏帐比率和回款率而不看其它销售指标结果造成回款率提高了销 售额却下降了并且经常出现财务部门与业务部门发生冲突意见不一致的情况 另外财务部门并不了解客户真实状况无力控制风险有时会由于财务部门的过分 限制导致销售额下降 营销主体的经验和能力的局限性对风险的生成发展和后果没有充分的认识 和把握或把握失准未能及时采取有效的补救措施进行防范从而酿成各种损失 最常见的是营销人员自身的失误即营销人员的责任心和工作质量所带来的风险和 损失对营销人员在哪些情况下需要主动承担一部分风险损失规避一些风险损失 8 哪些风险是营销人员必须承受的哪些是可以且应当回避的不能回避是出于成本 的考虑还是战略策略的考虑等等应当做出正确决策和安排否则承受或规避不 当就会引发新的风险损失实际所承担的损失就会比预计的要大得多即会由一种 风险导致出新风险由小风险引出大风险如企业计划杀价让利销售即财务上首 先作出某种牺牲以此将竞争对手打垮但由于部署和实施不当企业蒙受了重大 经济损失非但未占领预期市场反被对手抓住破绽讼诉为不正当竞争并状告于 法庭企业对此准备不足败诉又发生新的经济损失8企业在市场上与其他经营主 体或竞争对手的交往中稍有不慎就会被对方所利用形成自身损失的风险这在 复杂纷呈的市场经济中是屡见不鲜的 2.2.2 深圳平台发生的大额超期欠款原因分析 对深圳平台三笔大额超期欠款的形成进行了调查 三笔欠款总额达到1718万元 其中宏智科技股份有限公司欠款 1383 万元广东时代网络电子有限公司欠款 230 万元深圳新宇龙信息科技有限公司欠款 105 万元通过分析判断我认为三笔大 额超期欠款产生的原因主要有以下三点首先是重销售轻风险的思想及做法是超期 欠款产生的根本原因其次是风险控制流程执行不到位仍是超期欠款产生的重要原 因之一最重要的是人的因素个别管理人员责任心缺失监管不到位 但三笔超期欠款所暴露出的问题侧重点又各不相同宏智科技的超欠主要反映 出风险观念薄弱问题时代网络的超欠反映出跨区域逃避风险控制问题新宇龙的 超欠暴露出物流管理的问题对当前管理制度执行不到位的问题则贯穿始终以下 将分别对三笔超期欠款形成的过程进行描述分别揭示存在的问题 宏智科技 1383 万元超期欠款形成的过程如下 宏智科技在深圳平台形成的 1383 万元的超期欠款分为两个阶段2003 年 9 月 17 日ibm 事业部与宏智科技签订了 516 万元的销售合同付款条件为货物验收合格后 60 天内支付全部货款验收期为 15 天当天晚上货物发至福建宏智公司2003 年 9 月 25 日ibm 事业部再次与宏 智科技签订了 452 万元与 415 万元的销售合同付款条件为交货之前收对方两个 月到期的商业承兑汇票货物分别在 2003 年 10 月 13 日16 日与 31 日发至宏智公 司后因该公司内部股东纷争以上三笔货款至今未收到形成超期 宏智超期欠款问题所暴露出我们管理中存在的问题主要有以下六点 1公司缺乏对大客户资信情况的收集事业部缺乏对上市公司重大事件的敏 9 感性早在 2002 年第 9 期的经济杂志上就刊登了独家揭秘宏智科技竟然如 此上市的文章其中揭示出该公司股权盗卖的问题2003 年 7 月 8 日新华网上 发布了宏智科技新宇软件往来账款牛头不对马嘴的文章揭示出两家上市 公司之间的一笔高达 9000 万的往来款存在问题2003 年 8 月 15 日搜狐财经频道 发布了题为“水浒后遗症”折磨宏智科技600503的文章股权纷争问题显露端 倪自 2003 年 9 月之后关于宏智科技的不利消息更是源源不断通过查询该公司 对外公布的业绩也可以发现2002 年报每股收益 0.32 元净资产收益率 7.1603 年一季度每股收益下降为0.02 元净资产收益率为0.48业绩大幅下降以上 所有信息均没有引起业务部门的警觉2003 年 9 月 17 日ibm 事业部给予宏智科 技 75 天包括验收期 15 天的信用期赊销 516 万元未要求对方在发货前提供任 何支付凭据对风险估计过低 2在客户己经存在超期欠款情况下事业部仍然坚持进行大额欠款销售 给公司带来巨大风险事业部相关审批人对此应承担责任深圳平台财务部在事业 部开 516 万元的销售前作出宏智科技存在超期请慎重考虑的提示ibm 事 业部华南区销售总监ibm 事业部产品总监及系统本部财务经理均签字表示同意 签署 3针对大客户部作出的改变付款条件的重要建议事业部未予采纳仍然 坚持采用对我公司不利的付款条件对此事业部应承担责任作为直接与宏智公 司打交道的部门大客户部对该公司的情况比较了解03 年 9 月 22 日当事业部 再次提出向宏智科技开销售的要求时大客户部经理在 9 月 24 日回复的邮件中向 事业部明确表示建议事业部付款条款中不要采取商票的形式最好采用 t/t 和预 付款的形式且账期越短越好但事业部并未采纳收款方式仍然是收两个月到 期的商票 4 在宏智公司己经是黑名单客户的情况下 事业部及本部副总仍然无视风险 轻易担保由此给公司带来巨大潜在风险对此相关担保人应承担什么样的责任 必须详细追究03 年 9 月 25 日财务在审查 415 万元与 452 万元的销售合同时明 确表示宏智公司己是黑名单客户由于急于出单销售员通过邮件做出会先收商 业承兑汇票并保证在商票到期时可以承兑的承诺财务部进一步要求本部管理层 对此做出担保系统本部副总回复邮件说同意担保在此情况下财务同意在销 售合同上盖章实现销售 10 5发货环节未严格按合同约定执行事业部在未取得宏智公司商票原件的情 况下要求提前发货加大公司风险属严重违规行为2003 年 10 月 13 日事业部 提出宏智公司要求针对 415 万元的合同于当日发货由于宏智公司并未将商票原件 交到我公司而仅仅出具了商票的传真件因此事业部申请了特别信用额度平台 财务部在申请表上作出提示今日状态现款交易合同中约定应先取得商票原件 才能发货现销售员承诺客户验收后给原件事业部相关人员签批同意放货于是 货物提前发送给宏智公司我部认为按合同约定在发货之前收到客户的商票或银 票原件特别是大额票据的原件是维护我公司自身利益的重要手段财务部门需要对 商票或银票拿到银行进行验票以区别真伪任何部门不得擅自以客户需要为理由违 规操作事业部的签批行为属于违规行为 6收款环节上首先是事业部没有兑现承诺其次是财务部门未严格按流程规 定执行致使我公司丧失了可能收款的机会宏智科技按合同约定交给我公司的两 张商票415 万元与 452 万元的到期日为 2003 年 12 月 25 日财务部按惯例提前 三天即 12 月 22 日将商票交给银行委托收款大客户部于 12 月 24 日下午给财务转 发了一份由宏智科技公司采购总监发来的电子承诺函函件中称该公司目前资金困 难预计无法及时支付货款并对付款时间做出了新的承诺但电子函件中未明确 注明还款的年份按规定客户要求延期付款时必须提供盖有公章的书面申请因 此12 月 25 日上午 11 点左右宏智科技将盖有财务专用章的承诺函从福建传真给 大客户部并转交财务 此份传真件增补了年份 但对于承诺付款的时间却写成了 2003 年 1 月财务部根据大客户部的提示及所收到的宏智公司的承诺函将两张银票从银 行撤回之后宏智公司没有再向我公司支付货款 在宏智欠款的调查过程中各部门对此事的说法不一现摘录如下事业部认 为没有人不让财务不把商票拿去入帐并非自己未兑现当初到期收款的承诺是由 于财务未入帐而错过了收款的大好时机属于财务的失职行为大客户部认为虽然 邮件系由该部人员转发但也只是知会财务部门而并没有明确的说明不要入帐财 务部门则认为是因为大客户部转来了宏智公司的承诺函并且在平台例会上提出宏 智公司内部股东变动即使入帐帐上也没有钱因此将商票撤回 通过分析我们认为事业部在签定合同时曾保证宏智公司商票到期时可以承兑 实际上该公司并未能按时兑付货款而是申请了延期因此主要责任在业务部门 其次财务部门在未收客户盖公章的承诺函原件仅为传真件且没有对承诺函文 11 字做详细核对的情况下就从银行撤票属于失职行为 广东时代网络 230 万元超欠款形成过程如下 2003 年 6 月 30 日 深圳平台 emc 事业部与广东时代网络电子有限公司签定 400 万元的销售合同付款条件为在设备 交付时将支付 20 万元在设备交付后 45 个自然工作日内支付剩余全部款项广州 平台于 2003 年 6 月 30 日收到 20 万元首付款深圳平台于 2004 年 1 月 16 日收到该 公司交来的 150 万元同时收到一张 2004 年 3 月 1 日到期的远期支票该支票后被 银行以书写不规范为由退票时代网络以我公司机器出现锈迹为由拒不支付剩余货 款形成超期 时代网络超期欠款暴露出我们管理中主要存在以下四个问题 1事业部利用当前不同区域信用控制信息未实现共享的漏洞通过跨区域销 售来逃避公司的信用控制时代网络是广州市的客户最终交货也在广州销售却 在深圳平台开出我部发现2003 年 6 月 30 日emc 事业部在广州平台欠款宏观 控制处于红色警报区即该部己达到欠款规模的上限不允许继续开销售由此推 断在广州平台无法实际销售的情况下emc 部将原本在广州地区的业务拿到深圳 平台执行逃避公司信用监管 2销售人员通过跨区域销售来逃避公司的信用监管该笔销售的经办人现已 离职通过查询历史记录我部发现该销售人员由于存在超期欠款己被广州平台停 止了销售权由于公司当前的风险控制系统对业务人员的信用状况不作监控因此 她能很顺利地在深圳实现销售经了解目前业务员在两地同时开销售的情况主要 集中在广州与深圳两地 3 货物签收不合规 货物签收单上实际的签收人与指定的收货人并非同一人 但外部货代公司在未见到委托书及准确的客户公章的情况下就擅自交货属于严重 违规行为 4重要文件的保管及回收工作未严格按公司制度执行合同原件丢失销售 员离职时交接手续不完善在收集法律证据时我公司找不到合同的原件对帐单 原件不全平台财务部共回收了三份对帐单其中仅有一份是原件货物签收单原 件未收回物流回收了一份签收单原件但其上的印章不清楚并且明显不是广东 时代网络电子有限公司的印鉴属于无效签收单之后物流要求时代网络补盖 公章但盖章后的原件未收回 通过与律师沟通由于作为重要法律证据的上述文件的原件在我公司没有保存 12 或没有及时收回因此为后期的法律诉讼工作制造了较大的障碍 最后我们再看看深圳市新宇龙 105 万元超期欠款的形成过程2003 年 11 月 hp 事业部与新宇龙公司签定了总额为 133 万元的销售合同 最终用户为中国网通集 团内蒙古自治区通信公司支付条款为买方先付 20%的定金其余货款在货到验收 之日起 30 天内付清2003 年 11 月 10 日货物由我公司的外包货代中铁快运公 司负责运输中铁公司将货物运抵目的地后在搬运的过程中不慎将机器摔坏客户 因此在货物签收单上注明由于货物摔坏造成机壳碎裂和内部损伤不能签收货 物中铁公司将损坏的机器拉回该公司在当地的库房保存之后事业部联系 hp 厂商的工程师对损坏的机器进行系统损坏情况测方式后更换了部份备件及主机由 中铁公司再次将货物送至客户处客户仍以合同设备需进行测试测试期间如设 备发生故障需更换为由不做明确签收新宇龙公司以客户未最终签收为由拒绝向 我公司支付货款形成超期 该笔超期欠款形成的直接原因是货物受损属于物流运输失职在货物签收环 节还存在以下两个问题 1换货业务取得的签收单不合规中铁快运公司在为我公司做二次送货时 使用的是该公司自己设计的运单上面的运输内容为仪器未明确注明具体运 送的货物明细产生法律纠纷后无法证明客户收到了我公司按合同交付的货物 2物流对外包货代的管理需进一步加强按规定在客户未作明确签收认可 的情况下不能将货物交付给客户中铁快运公司在客户对二次运送的货物没做明确 签收的情况下将货物交付对方属违规行为 上述三笔超期欠款的形成除己揭示出的原因之外还反映出内部控制方面存 在的其他问题按合同授信的客户缺少信用额度控制的上限例如在宏智科技案 例中对该公司的信用额度从 516 万元一直增加到 1383 万元一旦该客户其中一 笔欠款发生超期或坏帐风险则后续欠款都将会产生连锁反应给公司带来极大 的风险此问题在很多客户中存在我们可以从表 2-2 中看出客户授信所存在的 问题 13 表 2-2 部分授信额度与注册资本极不匹配的客户 客户名称 注册资本 根据现行制度可 授予最大额度 实际授予额度 上海今明科技有限公司 1,000,000 1,500,000 10,800,000 北京康悦天虹数码科技发展有限公司 300,000 450,000 10,750,000 北京瀚雄天达科贸有限责任公司 1,000,000 1,500,000 9,800,000 广州市天河国际科贸园奥通有限公司 500,000 1,000,000 7,465,000 北京市京惠技术发展公司 300,000 450,000 6,650,000 北京仁光世纪科技发展有限公司 1,000,000 1,500,000 6,300,000 北京金科世纪科技有限公司 500,000 1,000,000 6,050,000 北京证海科技发展有限公司 2,000,000 2,500,000 6,000,000 湖南新浪潮电脑有限责任公司 2,000,000 2,500,000 5,480,000 上海昭利科技发展有限公司 5,000,000 5,500,000 5,300,000 北京迈达锦泰电子技术有限责任公司 500,000 1,000,000 5,000,000 北京金成联科贸有限责任公司 3,550,000 4,050,000 4,500,000 北京现代海联科贸有限公司 1,000,000 1,500,000 4,500,000 北京希普曼兴技贸有限公司 500,000 1,000,000 4,500,000 北京美捷美科技有限公司 900,000 1,400,000 4,500,000 北京智通仁和科技发展有限公司 500,000 1,000,000 4,500,000 广东南方大智科技有限公司 3,000,000 3,500,000 4,500,000 广州正道科技有限公司 2,000,000 2,500,000 4,445,000 济南讯风通信有限公司 2,000,000 2,500,000 4,332,275 杭州美承经济信息开发有限公司 1,000,000 1,500,000 4,120,000 广州市创思科技发展有限公司 500,000 1,000,000 4,100,000 广州市明芝计算机科技有限公司 1,020,000 1,520,000 4,100,000 苏州新区百盛计算机工程有限公司 580,000 1,080,000 4,050,000 福州计通信息技术有限公司 500,000 1,000,000 4,000,000 上海忆通信息技术有限公司 1,000,000 1,500,000 4,000,000 深圳市东方明芝实业有限公司 1,000,000 1,500,000 4,000,000 广西顶佳计算机信息有限公司 2,000,000 2,500,000 3,950,000 武汉九州数码科技有限公司 2,000,000 2,500,000 3,927,500 北京金谷瑞景商贸有限责任公司 500,000 1,000,000 3,750,000 14 另外交货单的设计也不合理公司当前设计的签收单上没有明确的收货人信 息而仅有联系人信息由于联系人在法律上不予认定因此一旦产生法律纠纷 难以认定货物的最终接收人 其次货物签收极不规范有效的货物签收单是重要的法律凭据在法律诉讼中 起到非常关键的作用物流部门当前对于是否取得有效的货物签收的重视程度有待 进一步加强对外部货代的服务质量及签收单的回收更是要严格管理 最后我们发现给客户的对帐单格式设计也不合理由于客户的欠款数据在对 帐单上往往只打印一页纸因此一旦客户将印鉴盖在第二页的页面上时由于当 页没有任何能反映我公司应收帐款余额的信息使得该份对帐单回函不具任何法律 意义 以上三笔超长期欠款分析之后平台企业管理部着手处理以上三个案件的欠款 回收工作目前宏智已将 516 万元的债权以三方协议的形式转让给最终用户福建电 信此笔欠款已在七月份全部收回时代网络虽然没有保留合同原件但有跟客户 的对帐单原件货物签收单发票签收记录等证据凭借客观事实我们最终通过 资产保全形式收回 230 万元欠款新宇龙的欠款案件也将在本月开庭至此深圳 平台大额超期欠款问题已得到基本解决和控制但对高分险的分销行业来讲我们 前行的每一步都要非常小心谨慎特别是在平时工作中每一个环节都要保留好 清晰明确的记录并且有理有据随着整个社会信用体系的健全只有那些诚信 守法的企业才能经得起市场的考验才能在激烈的竞争中赢得市场赢得客户实 现自己的理想与追求 根据我们面临的经营风险及其所暴露出来的管理问题我们将在后面的章节中 探讨神州数码赊销风险防范的主要解决方案 15 3 基于组织结构调整的风险控制方案 3.1 2004财年神州数码的重点工作 2004 财年神州数码的重点工作可用下面的图示清楚的表达出来 图 3-1 2004 财年神州数码重点工作 2004财年神州数码三项重点工作之一r(reengineering)计划其项目内容为建 立以信用管理为突破口以流程管理为保障的风险管理体系重点工作之二 d(development)计划 主要内容是完善目标导向的 创新的激励机制 重点工作之三 c(customer)计划项目内容构建以客户为中心的销售管理体系加强渠道销售能力 释放渠道能量进行以渠道和客户为中心的品牌推广 在2004财年的rdc计划中 我们将做为风险控制工作的d计划排在了三项重点工 作之首其最主要的起因要从2003财年经营运作中所暴露出的问题谈起 2003财年神州数码在风险管理工作中遇到了很大的困难这些困难有来自外 部和内部的天灾人祸比如sars的影响使销售停止不前回款困难有来自 我们内部的如代理阿尔卡特手机销售事件带来超大库存的巨额亏损公司员工杨 波贪污受贿事件反映的管理流程缺陷等等回顾2003财年欠款和库存规模总体不 16 断上升坏帐准备金有所增加使我们的资产结构出现恶化在欠款遇到问题时 诉讼举步维艰暴露出业务管理的很多问题虽然经过集团上下的共同努力我们 度过了艰难困境但一组组触目惊心的数字提醒我们有必要使全公司上下引起对 风险管理工作的重视有必要加大风险管理工作的力度有必要通过严格的问责 制落实公司的各项流程提高公司的执行力有必要统筹各方资源真正打一场 风险管理工作的歼灭战构筑一道牢固的生命防线 风险管理是组织机体健康的重要保障必须常抓不懈必须予以高度重视并 集中优势资源聚全员之力坚决遏制风险高速增长由此公司 2004 财年三项重 点工作之一的风险管理工作r 计划诞生了 r 计划使命通过科学的风险管理理念积极谨慎的风险管理决策和持续的流 程建设按照权力制衡的原则建立独立的专业的统一的风险管理体系最大 程度降低运作风险和利益损失构筑集团生命护栏 希望通过有效的风险管理使公司最大限度获取和保有实力强信用好价值 大的客户渠道资源保持良好的财务状况规避业务投资和运作的风险让风 险管理理念在公司深入人心风险控制责任落实到人风险控制流程环环到位 r 计划的总体目标是2004 财年遏制以信用和欠款管理为核心遏制坏帐上升 的势头05 财年控制巩固信用和欠款管理加强销售和采购管理06 财年规避 通过全方位的流程管理,使公司流程管理处处到位 2004 财年的风险管理工作将紧紧围绕欠款管理这个核心通过对欠款管理的介 入降低公司的整体坏帐计提改善公司的资产结构在欠款管理的过程中落实 各项流程建立规范化的风险管理体系在处理后期超长期欠款的过程中实施问 责制增强各级人员的风险意识 在 2004 财年的风险管理工作中将有很多与以前不同的地方 1要在集团的各个层面成立风险管理委员会有集团级本部级平台级和 事业部级风险管理委员会更多的职责应该是防范风险规避风险及时处理已经 暴露出来的问题消除风险在风险不能得到有效解决时应及时上报协调集团的 资源解决风险问题因此在新成立的风险管理委员会中赋予更多更大的职责 同时明确对各级风险管理委员会成员的 kpi 考核指标坏帐计提 2在推行风险管理的工作过程中对有问题的人员和部门坚决实施问责 制从已经暴露的几个金额较大的超期欠款中能明显看出