（工商管理专业论文）小型外贸企业ERP实施战略.pdf

小型外贸企业e r p 实施战略 复旦大学硕士论文) a b s t r a c t d u r i n g t h e s t a r t i n g y e a r s o f t h e 2 1 0 c e n t u r y , a l a r g e n u m b e r o f s m a l l a n d m e d i u m s i z e d f o r e i g n t r a d e b u s i n e s s e s e m e r g e a s t i m e s r e q u i r e s , w h i c h r e s u l t s i n a s e v e r e p r o b l e m f o r t h e i m p l e m e n t a t i o n o f e r p i n t h e f o r e i g n t r a d e i n d u s t r y . h o w t o f i n d b e s t c h o i c e i n t h e d o m e s t i c p r e m a t u r e e r p m a r k e t b y r e f e r r i n g t o l e s s o n s o f o t h e r s m i s t a k e s a n d a v o i d i n g h e a v y b a f f l e s w h i l e b o t h u n d e r s t a n d i n g t h e r i s k e r p w i l l b r i n g a b o u t a n d k e e p i n g u p w i t h t h e t i d e s o f i n t e r n a t i o n a l t r a d e b y s e e k i n g d e v e l o p m e n t t h r o u g h d i f f i c u l t i e s i s a p r o b l e m t h a t a l l t h e e n t e r p r i s e s g o i n g i n f o r i n t e r n a t i o n a l t r a d e s h a l l c o n f r o n t . t h e w r i t e r h a s t h e h o n o r t o p a r t i c i p a t e t h e w h o l e p r o c e s s o f t h e i m p l e m e n t a t i o n o f e p r o f g l i m p . 后来包 括上海五矿进出口公司在内的多家企业也先后上马了e r p 系统，在外贸战线首开e r p 之 先河。当时的外贸系统，面临企业转制;历史包袱和进出口经营权全面开放的发展中的 三道门 槛，如何通过e r p 概念的引入，加 快企 业信息化步伐， 增强外贸企业的 竞争力， 克服企业在转制、休制创新，消化、解决陈年坏帐、冗员以及配额、许可证特权的逐步 减少所带来的困难，在真正的外贸进出口业务的公平竞争中站稳脚跟。商场如战场，在 越来越激烈的市场竞争中，打好现代化 “ 战役” ，不能还是靠 “ 小米加步枪” ，必须要有 现代化的“ 武器和装备” ， 全球经济一体化和现代国际贸易， 如果我们用传统的经营方式 和工具做买卖，是难以为继.在美国，一家普通的食品贸易公司的办公室， 就如同一家 证券交易所，每个业务员头带耳机，面对电脑，忙着与世界各地做生意，与其说是在做 食品交易，不如说是信息交易。当今的国际贸易市场，获取信息的能力是至关重要的， 它关系到企业的生存命脉。是外贸企业在信息时代生存、发展的基石。 小 型 外 贸 企 业e r p 实 施 战 略 ( 复 旦 大 学 硕 士 迫 匆_ _ 外贸企业信息化是一场革命，它决不是传统的经营方式、管理模式和组织结构加上 计算机系统即可的。外贸企业的e r p 首先是理念的创新，其次是组织的创新。当时，东 方外贸就提出了“ 以进带出，增值服务”的理念;五矿公司的e r p 系统中，就融入了流 程创新和方法创新的内容。在外经贸委起到了示范效应。 然而， 在国营大外贸企业发展的同时，我们还必须看到中、小型外贸企业这一群体， 而且，随着入世的步伐和对外贸易权的进一步开放，外贸市场准入原则的放开，注册资 金的门槛降低，注册资金降低到5 0 0 万，越来越多的小型外贸公司和私人外贸公司的应 运而生，对于小而全的外贸企业来讲，如何与国际贸易接轨，如何跟上信息化的步伐， 这显然是值得探讨的问题。 小型外贸企业虽然有着船小掉头快，灵活经营的特点， 但有限的财力、物力和人力， 迫使这些企业在实施e r p 系统时要比大公司更多地考虑他的前期投入和规模， 与此同时， 小型企业的组织结构和管理模式，也给这些公司采用s a p 标准化软件带来一定的困难。 因此，岔引入 e r p聋蜜撰诊功何对, a m堵猎业舟浦, a分考虏石 火 尸 痊不企业必发屡 界 侈 断 够，以萝旗搭诊力百奋,充fi百胃贾颇时泞)new,着蔺劣火力、贫 盆、擞质、疏窟、分央尖户更等贾考错蜜周媛窟次才奋逆之 岁挥寰又澎嘴. 1 . 2 e r p 理论 1 . 2 . 1 e r p 基础理论 上世纪六十年代以来，企业所处的竞争环境日益激烈，外部环境变化莫测，地区经 济、全球经济一休化趋势日益明显，为了生存与发展，在强大的外部压力下企业管理者 不得不寻求新的管理科学和科学技术的支援，以使企业能够建立自己的核心竞争优势， 以更有效的方式提供产品和服务。在这一背景下，管理者调动他们无限的创造力，将日 新月异的以计算机技术为代表的信息科技运用到企业的管理中去，从而创造了许多新的 管理理论和管理工具，包括 m r p ( m a t e r i a l r e q u i r e m e n t s p l a n n i n g ) , m r p i i ( m a n u f a c t u r i n g r e s o u r c e p l a n n i n g ) ， j i t ( j u s t i n t i m e ) 等等。在此基础上， 诞 生了e r p ( e n t e r p r i s e s r e s o u r c e p l a n n i n g ) . 小型外贸企业e r p 实施战略( 复旦大学硕士论文) 系统的运行逐步正常，e r p 系统的效果将不断显现出来: 管理细化了、工作流程被规 范和统一起来、系统中的数据也不断丰富、信息在不同部门之间不断被采集、传递、 汇总、对比和反馈，从而为决策提供强有力的支持。 根据美国生产与库存控制系统学会 ( a p 工 c s )调查统计数据显示:e r p 可以为企业带 来的经济效益平均为:库存下降3 0 % 至5 0 % 、延期交货减少8 0 % 、制造成本降低1 2 % 、管 理人员减少 1 0 % 等。e r p的成功，就是表现在管理成本和生产经营成本的有效下降。 1 . 3 e r p 系统实施战略的选择 1 . 3 . 1小型外贸企业的特殊性问题 在 e r p的实施战略中，通常人们会选择较为成熟的软件供应商，使用如 s a p a g公司的 r / 3系统，他建立在正式或通用的国际标准上的开发性和适应了 未来商业流程的信息处 理系统，以下表格中是采用s a p a g 公司的r / 3 系统的各大公司: 表 1 . 1 s a p r 3应用调查表 a l l e g i a n c e h e a l t h c a r e公司g e o r g i a - p a c i f i c 公司 a m e r a d a h e s s 公司英特尔公司 欧特克有限公司微软公司 d e k a l b g e n e t i c s公司孟山都公司 陶氏化学公司欧文斯一 康宁公司 埃勒夫石油公司罗克韦尔国际公司 富士通微电子公司联合碳素及碳化物公司 s a p应用调查的结果显示:在以上这些成功应用 s a p r 3的企业中，绝大多数是颇 具规模的、管理基础较好的公司，相对条件都很成熟。而对我国目 前尚处在起步阶段的 中小型外贸企业来讲，管理水平和基础架构都不很成熟的条件下，对s a p r / 3 的系统软 小型外贸企业e r p 实施战略( 复旦大学硕士论文 ) 件的实用性提出了质疑。因此，对这类企业的e r p 实施战略和实施方案的讨论就显得很 有必要。 在当今全球经济一体化的趋势下，竞争重点变为创新的竞争和知识的竞争，工业经 济向知识经济的转变，对基于i t 技术的企业信息化发展战略提出了新的要求。 小型企业一般在单一的市场或者有限的几个市场上运作，提供有限的产品和服务， 业务范围的战略性就比大公司的小，但同样要承受巨大的竞争压力，竞争战略问题对小 公司来说尤其重要。一个成功的战略本身就是胜利的一半，有时甚至是全部。无论企业 大小，e r p的实施战略的选择往往与风险同行，对于企业的发展是至关重要的。成功战 略之一是资源的整合，首先要清楚一个企业所具有的资源、所面临的现实困难以及可实 现的目 标;其次，要求战略本身就是建设一条稳定的发展之路。并保证企业的成长与领 先同在，把企业的自 我更新、企业的活力与持续发展的能力放在核心的地位。 小型外贸企业e r p实施战略 复旦大学硕士论文) 1 . 3 . 2 战略管理元素模型总结 图1 . 2战略管理元素模型总结 战略决策的特点: i 、战略决策一般与组织活动的范围有关 2 、战略要与一个组织运营中的环境相匹配 3 、战略还与将组织的活动与它的资源容量相匹配有关 4 、战略决策经常作为组织的关键资源要素 5 、 战略决策会影响经营性决策 6 、组织战略不仅受环境力量和资源可得性的影响，还受那些在组织内或组织周围有 权利的人们的价值观和期望的影响 小型外贸企业e r p实施战略 复旦大学硕士论文 7 、战略决策可能回影响组织的长期发展方向。 在战略管理的过程中，应该确定战略分析、战略选择和战略实施之间的结合点，针 对小型企业 “ 小并不代表弱，只有专才能强”的特点，从生存和发展的两个基本点确定 自己的战略方针. 1 . 3 . 3 e r p 系统实施和企业战略的关系 e r p 系统规划就是从企业战略出发，确立服务于企业战略的e r p 系统战略。为完成 组织机构转变，支持企业构建新的竟争力，确定建立和企业战略，组织演变相符合的企 业e r p 系统的完整计划。 建立e r p 系统的战略作用: 1 、提高运营效率 2 、促进管理创新 3 ,建立战略 i t 资源 4 、建立供应链和客户链 e r p 系统的目 标是和企业发展战略一致的。高效实用的e r p 系统是必不可少的基础 设施，为实现和国际相接轨的一流企业的长期目 标，必须优化内部管理，提高产品和服 务的质量水平，同时减少提供产品和服务的成本。这些必须在建立e r p 系统的前提下， 进一步简化内部流程，提高响应速度和决策速度才能达到。 当e r p 系统与企业战略目 标的实现直接相关时， e r p 技术的使用与管理本身必须成 为企业发展战略的一部分。也就是说，e r p系统的建设与管理应该在公司的发展战略中 具有举足轻重的地位。 企业 e r p 系统的规划和建设并不是孤立的行为， 而是一种战略举措。 它对企业运营、 管理的各个方面都应产生积极的影响，当然也可能改变企业组织结构、知识结构和文化 结构。作出这种变革是必要的，甚至是必须的。 e r p 的发展使企业经营者不能对他的能力熟视无睹。使用e r p 系统不仅仅能取代以 前需要人工才能 完成的工作， 提高 工作效率 ( 即“ 自 动化” ) ， 还能 实现许多以 前人工所 小型外贸企业e r p 实施战略( 复旦大学硕士论文 不能快速响应的事情，带来更多的增值效益。因此考虑e r p 的应用，就不能不从企业发 展战略出发，结合企业的实际情况，把e r p 系统作为企业获得战略优势的重要工具来对 待。 企业战略是企业的最高纲领性的政策， 它确定了企业的愿景， 近期目 标，以及达到 目标的需要采取的方针政策。 e r p 系统战略是指企业运用信息技术的战略，包括e r p 系统建设的目 标，实现的方 式。e r p 系统战略是为企业战略服务的，企业战略决定了企业的e r p 系统战略。 在制定e r p 系统实施战略的同时，必须考虑: 首先是e r p 系统实施战略和企业战略的一致性; 其次e r p 系统战略需要和组织结构相互融合。 不仅e r p 系统的结构划分最好能和组 织结构相一致，每个子系统，模块需要有明确的信息来源提供方， 信息输入负责方，信 息处理负责方，信息输出负责方，而且还需要结合组织结构， 规定特定的执行监督方。 e r p 系统的发展还能够有效减少内部的通信交流成本，减少了 组织决策中的不确定 性，更加有利于实现组织的扁平化发展， 对组织内部和组织之间的工作流能够向简单高 效的方向重新组织。 最后e r p 系统战略还需要相应的人力资源和人力资源政策来支持。 管理e r p 系统的 建设需要高素质的人才，需要既能够精通信息技术，又能够长于企业管理，并能将信息 技术运用于管理实践中。不仅能够提出明确的企业管理的业务需求，而且能够善于思考 实现业务需求的信息技术方式。 e r p 系统可以在企业实现组织变革和市场开拓中起到重要作用。通过 e r p 系统的规 划和建设，可以对企业的经营管理，内部业务流程作系统的回顾和总结， 进一步明确以 后的发展方向和目 标，定义企业的信息基础设施的框架和与之相适应的管理模式，为企 业完成战略变革打好基础; e r p系统对把握新的客户市场和新的产品市场， 对于企业形成自己的核心竞争优势 至关重要; e r p 系统可以提高企业对客户服务要求的响应速度， 提高服务质量; e r p 系统可以提高企业对新的市场，新的客户需求的响应速度。 规划和实施企业的e r p 系统必须遵循一些指导思想: 小型外贸企业e r p 实施战略( 复旦大学硕士论文) 一切从企业的战略目 标出发: 充分利用信息资源支持企业实现战略目 标， 通过本地 化的战略，提供快速优质的服务，降低成本，以优质优价巩固和扩大现有市场份额，提 高内部竞争力迎接新产品市场的进入机遇。 通过e r p 系统建设， 完善企业内部管理， 尤其是本地发展的分公司管理机制的发展 和完善。 建立信息资源积累管理机制，为企业决策提供全面信息。在整合的初期，必须要由 明确的负责制度和监督制度，一般一个子系统由一个部门负责，其他部门协助，同时还 需要由相应的监督部门和检查机制。 简化和主要供应商和客户的信息接口，还需要考虑兼顾到客户的信息接口。 小型外贸企业e r p 实施战略( 复旦大学硕士论文) 2 、国立进出口公司介绍 随着我国入世的脚步，外贸经营日趋国际化。全球经济的一体化，给进出口贸易带 来了机遇和挑战。信息时代和电子商务的崛起， 给传统的外贸方式和经营理念提出了严 峻的挑战，信息技术已渗透到社会经济的各个领域，信息网络化对经济的影响远远超过 任何一个时代信息对经济的影响程度。 如何保持企业的竞争力， 保证企业的可持续发展， 充分利用信息技术，实施以e r p 结合8 p r 的管理革命，己经摆在了我们的面前，尤其是 对一个传统的外贸企业，这一变革迫在眉睫。下面从剖析国立进出口公司的e r p 系统的 实施过程出发，从而论证 e r p 战略在小型外贸企业的应用可行性。我们可以从中得到颇 有意义的启发。 2 . 1 国立进出口公司基本情况 国立进出口公司是一家民营的外贸公司。1 9 8 3 年国立公司 ( 国立股份前身)成立对 外业务部，从事进出口业务;1 9 8 6 年3 月，国立公司对外业务部改名为国立公司进出口 部; 1 9 9 4 年4 月由国 立股份公司全额投资在浦东新区设立了上海国立进出口公司， 当时， 注册资金为1 0 0 0 万。1 9 9 7 年6 月又增资至3 0 0 0 万元。公司设有五大部门:办公室、财 务部、业务一部、业务二部和综合部，现有员工2 8 人，平均年龄为3 9 岁。 1 9 8 4 -1 9 9 9年，公司成立的十五年间，进出口商品总额达 2 3 9 8 5 . 0 7万美圆，其中 进口额 1 1 3 1 1 . 5 8 万美圆，出口额为1 2 6 7 3 . 4 9 万美圆。2 0 0 2 年进出口总额达4 0 0 0万美 兀 。 国立进出口公司一贯以稳健经营为其特色，在较早获得外贸经营权的条件下，一直 保持稳健、 谨慎的发展风格。 然而到了9 0 年代末， 在激烈的国际竞争中， 稳健和保守已 成为一种羁绊， 无法适应外贸的发展变化。 国立进出口公司于1 9 9 7 年起， 开拓创新， 苦 j 心 经营，开展了多种贸易形式的业务，创利达到2 0 0 0 万元，并于2 0 0 1 年起和北京的一 家贸易公司强强联手，中标进行了“ 联合国石油换食品”的对伊贸易，不仅扩大了出口 创汇，而且取得了可观的经济效益。业务的开拓，公司的发展，给国立进出口公司提出 了 新的 挑战和要求， 如何发展电 子商务， 整合企业优势， 实 现e r p ， 成为公司在信息时 小型外贸企业g r p 实施战略( 复旦大学硕士论文) 代生存、发展的趋势。 2 . 1 . 1 组织机构 上海国立进出口公司 组织结构图 总经理 图2 . 1国立进出口公司组织结构图 小型外贸企业e r p 实施战略 复旦大学硕士论文) 2 . 1 . 2业务流程图 出口业务操作流程图 条件 i s合同条款齐全、规范; 签约双方责权民明确. 条件2 : ov c 打包 贷款落实; 预先已 收进国 外付款: 合同 齐全: 经批准的“ 出口 贷款申 请单气 条件3 : 内 外销合同齐全: 填妥核算 表; 特殊情况经主管领导 批准后，可办理预领手续。 条件4 : 外销合同为原件或f a x件.内销合同为原件: 经批准的“ 付款申请单， :工厂发票、 专用缴款书;(a)vc议付文件正确. 图2 .2国立进出口 公司出口 业务流 程图 小型外贸企业e r p实施战略( 复旦大学硕士论文) 进口 业务操作流程图 根据付款日期业务员预 催进口 用户贷欲 财务在付款日二周前提 示业务员 付款日前五个工作 日贷款入帐 件1 :合同副本: 开证申请书;委托代理协议书 / 销售合同;根据核算表资信等级提供相关文件 件 2 :合同副本:开证申请书;进口许可证 ( 配额商品) ;核算单;购汇中请书: 开证担保合同及银行规定的必要文件。 图2 . 3国立进出口公司进口业务流程图 小型外贸企业e r p 实施战略( 复旦大学硕士论文) 2 . 2 国立进出口 公司s w o t 矩阵之分析 表2 :国立进出口公司s w o t 矩阵分析表 优势 ( s t r e n g t h s ) 公司品牌优势较强， 国立的品牌就是 荣誉和诚信的象征。 他不仅是全国第一家 民营企业. 而且是中国最富于经商的老工 商业者之集大成，良好的商誉、 信誉是公 司的最大财富; 公司员工以外贸专业大学生为基础， 对进出口业务驾轻就熟: 公司依托国立股份公司的强大资金 支持，在运作上资金占有一定优势; 经营的进出口业务触角比较广: 国立传统的稳健的经营作风， 使公司 原有的业务操作比较规范， 业务流程较清 晰。 机会 ( o p p o r t u n i t i e s ) 公司新任老总具有先进的理念和工 作作风; 全球经济一体化的趋势越来越明显， 贸易机会与时俱进: 随着入世的步伐加快， 关税的降低和 贸易壁垒的减弱， 依托信誉和资金的比较 优势更加显现; 人才市场的开放， 为公司引进专门人 才提供更方便快捷的通道; i n t e r n e t和全球信息化程度的日 臻 成熟，为公司e 即 实施提供了条件。 劣势 ( w e a k n e s s e s ) 稳健的经营作风带来了保守的经营理 念，因此虽然在 1 9 8 3 年就取得了 进出口 经 营权，但进出口规模一直徘徊不前: 由于公司注重投资回报率， 缺乏长远利 益的考虑， 因此公司至今没有进出口生产基 地，造成代理为主，利润较薄的现状: 公司管理部门人员老化，不利业务发 展; 公司规模一直较小， 业务 运作都是单打 一的模式，相互间信息沟通落后。 外 威胁 ( t h r e a t s ) 进出口 经营权的开 放趋势， 使更多的生 产商直接进入自营进出口的行列， 对代理性 质的专业外贸公司构成威胁: 稳健的经营作风受到先进贸易理念的 挑战; 传统进出口方式即将被信息化的交易 方式取代: 公司员工面临及时更新知识， 成为学习 型组织的要求。 小型外贸企业e r p实施战略( 复旦大学硕士论文) 2 . 3 国立进出口公司e r p 实施的特点 国立进出口公司提出e 即实施工程的时间是1 9 9 7 年初， 当时在上海外贸系统尚属不 多的几个先例，新上任的总经理思维敏捷，敢于开拓，并在海外耳濡目染了信息技术对 企业发展带来的不可估量的作用。他深知外贸业务的发展.必须首先在管理和经营理念 上来一次改革，导入信息技术和网络管理。虽然相对大型企业成功的e r p 系统来讲，国 立的整套系统很难称得上标准的e r p 概念，但是对近三十人左右的小型外贸企业而言， 实施e r p 的意义更重要的还在于整合企业资源，充分发挥公司中有限的人力、财力、物 力资源，从公司可持续发展的战略高度考虑系统的建立和开发。 根据上述国立的组织结构、 业务流程的了解以及 s w o t 矩阵分析， 国立的特点在于小 儿全，业务经营特点是个人全过程跟踪，而不是通常外贸企业的大流通格局，如果采用 s a p r / 3系列的标准软件，在很多环节上都会对目 前的业务流程发生冲突乃至破坏日常 经营秩序，s a p r / 3的关于外贸企业的标准模块一般都是针对外贸企业大流通的格局设 计的，即业务员负责与外商的谈判和签约，具体业务操作交给单证员处理，而托运、投 保、商检报关等一系列工作则由运管部门解决，且根据大多数外贸企业的常规操作，对 流程加以高度集成而建立的标准化软件，而在国立由于公司人员少，业务由外销员一人 保到底，即外销员负责与外商的谈判定价， 商品货源的确定跟踪、 商品检验、 运输委托、 保险、 单证制作以及各 项业务 单据的回笼等等， 这就给国 立实施e r p 系统采用s a p r / 3 这类标准化软件提出了问题，是把公司整个流程来个彻底重建还是建立一套适应公司特 色的e r p 系统，面对选择，公司领导采用了后者。 由于以上原因，国立在决定采用适合自己经营特点的开发目 标后，聘请了具有学院 背景的上海国京网络系统工程有限公司会同上海交大电子工程系的有关教授、硕士生和 博士生进行 e r p 系统的开发和研制。 小型外贸企业e r p 实施战略( 复旦大学硕士论文) 2 . 4国立进出口公司实施e r p 系统的原有基础 1 、新任的总经理思维敏捷，敢于开拓，有先进的管理理念; 2 ,新任总经理十分重视创立一流的企业文化， 通过建立企业的共同愿景“ 我爱国立， 爱 我国立” ，激发员工的创造力，驱动力和对未来的希冀，从企业文化入手，引导员工 认识建立公司e r p 系统，创建e r p 管理的目标和发展方向; 3 、国立进出口公司由于一贯传承总公司稳健经营的作风， 公司具有一套比较规范的业务 操作流程，规章制度比较完整，为e r p 实施的信息采集和流通提供了方便。 4 、由于公司从事的是外贸业务， 对员工的素质有比较高的要求，员工学历相对较高， 素 质较好，为以计算机为基础工具的e r p 系统的建立提供了必要基础条件. 5 、公司在建立系统之前仅有办公室负责向外经贸委提供进出口统计数据、 劳动工资部门 进行劳资数据的统计以及财务报表数据的电脑各一台， 相互之间完全没有联系， 只是 几个 “ 信息的孤岛” ，领导对公司各项信息的了解仅限于纸面报表，更谈不上为决策 提供系统的数据来源。 6 、由于以代理外贸为主要业务形式， 因此虽然享有进出口劝近二十年， 但未建立自己的 外贸生产基地， 缺乏价格竞争优势， 也因此带来客户散乱， 产品繁杂， 没有自己的出 口拳头产品等缺陷. 小型外贸企业e r p实施战略( 复旦大学硕士论文) 3 、国立e r p 项目 实施内容和过程 3 . 1过程简介 在新任总经理的倡导下， 公司一改国立各个企业共同的通病一过于保守的经营理念， (1 9 9 5 年的时候， 还有很多下属公司连复印机都没有) 。 花了1 2 0 多万建立公司e r p 系 统，( 其中软件费用:1 1 万元;软件开发费用1 8 万元:硬件设备及安装费用近6 5 万元， 服务器和p c 机全部采用惠普原装机) ，并根据开发的需求，老总责成公司办公室主任主 管此项目的协调、管理工作。协调开发小组和公司各部门之间的沟通和调研。同时强调 了建立公司电脑网络管理系统的必要性和迫切性，使全体员工统一思想，转变观念，认 清公司的发展目 标， 形成一种学习电脑知识、 掌握网络技术的紧迫感， 从9 7 年初到年底， 公司5 0 岁以下的员工全部通过了电脑初级考核，三分之一的人取得了以证书。 与此同时，项目小组积极调研，与各业务部门就业务流程，管理需求和架构进行了 全方位的了解和调查，确定了工作思路，形成了初步的管理架构和网络功能图，经过六 个月左右的时间，初步形成了国立进出口公司的电脑网络管理系统，其中经历了无数次 的沟通、磨合和修改，力争使系统适应公司管理的要求。 在软件形成的同时，国立进出口公司还在交大项目小组的帮助下，分批轮流对员工 进行了网络知识和操作的培训，以保证系统实施。由于员工在老总的领导下，意识到了 掌握先进管理手段，适者生存的紧迫性，因此，学习热情高涨，经常下班或放弃午休学 习操作技能，公司上下形成了良 好的学习氛围，为e r p 系统的顺利实施打下了良好的基 础。 小型外贸企业e e p 实施战略( 复旦大学硕士论文) 需求分析得出的业务关联图: ! -9 11口一 查询 各类统计欣据联所有库 一一一) 尸 zs ar 了 查询 图3 . 1业务关联图 矗!1 人才信息 2 9 小型外贸企业e r p 实施战略( 复旦大学硕士论文) 3 . 2 时间表 1 9 9 7 年6 月2 0日 动员大会，总经理宣布实施公司信息管理系统工程， 统一思想，转变观念，把建立e r p 系统的必要性和重要性 1 9 9 7 年6 月2 5 日 至2 8 日，与上海国京通讯技术公司商谈项目 承接事宜; 1 9 9 7 年 6 月3 0日正式签约，由国京公司负责国立进出口公司的信息管理工程的项目开 发、设计、设备购置及实施工作; 1 9 9 7 年7 月一 名月. 项目 小组进驻公司，开始系统需求调查和前期准备工作: * 成立以办公室主任为首的公司e r p 系统协调小组。各部门经理协助配合工作: * 了解公司外贸业务的整个操作过程，构建业务流程图; * 对各部门问的业务往来关系及公司对外客户的相关资料进行排摸; * 听取部门经理、业务员和各管理人员的岗位描述、工作细节; * 听取公司总经理对项目 开发的主要目 标和要求，设定总体目 标; * 根据公司操作流程，项目 小组在听取领导意见后设定系统的各级权限: 1 9 9 7 年 9月一1 0月项目 小组在调查了解的基础上，开始着手原形和程序的匹配化及基 础流程的开发和设计工作: 1 9 9 7 年1 0 月2 。 日 一1 9 9 7 年1 1 月各程序定期与公司 相关部门 和人员 沟通和交流，随时 修改和调整各信息模块: * 在理顺各模块的基础上， 统一系统的运营过程， 由公司各部门派出相关人员， 负责系统 各程序的确认和磨合; 1 9 9 7 年1 2 月至年底，学习和培训: * 在各程序和模块磨合的同时， 项目 小组派专人负责对公司员工进行培训和应用辅导， 包 括o u t l l o o k , e x c h a n g e 以 及内部信息交流的基础知识; * 同时公司老总要求凡是五十岁以下的员工在半年内必须取得计算机初级以上的证书， 以 尽快适应e r p 系统的全面应用: 1 9 9 8 年1 月3 日 1 月1 0 日系统设备的安装调试阶段: 在不影响公司正常工作的前提下， 项目 小组和公司协调小组利用下班时间将服务器和p c 小型外贸企业e r p实施战略( 复旦大学硕士论文) 终端全部落实到位，分两个测试组进行每台p c 机的程序安装和测试工作: 1 9 9 8 年1 月1 1 日 1 月3 1 日 各程序间的联网调试和贯通过程: * 为保证e r p 系统的调试不影响正常的工作秩序， 因此项目开发小组和公司协调小组根据 公司办公会议的决定，采用 “ 两条腿” 走路的方式，保持人工记录和电脑程序的并行操 作以确保业务信息的完整性: * 用户整理初始数据并逐步导入系统，仿真测试向正式数据录入过渡; 1 9 9 8 年2 月1 日 起公司正式开通信息管理系统的运作: * 要求公司各业务流程的操作全部录入e r p 系统， 但由于财务部门的特殊情况， 在程序设 计初期，强调财务对外帐目的要求，没有完整考虑财务部门的业务流程，因此财务模块 形成了先天缺陷。 1 9 9 9 年6 月随着计算机的2 0 0 0 年问题提上议事日 程，公司要求项目 小组对系统千年虫 的问题进行测试保障。 1 9 9 9 年6 月3 0日 与国京信息技术公司签定了有关e r p 系统千年虫问题的协议，保证到 2 0 0 0 年公司的e r p 系统不受干扰，正常运行。 1 9 9 9 年7 月1 0日 7 月3 1 日 项目 小组与公司协调小组对e r p 系统进行了模拟2 0 0 0 年的程序测试工作，结果表明，完全可以避免千年虫的问题，程序一切正常运行。 3 . 3项目开发计划( 附全文) i综述 1 . 1 系统目 标 . 初步实现内 部 信息 共享与 信息交换， 提高 业务 处理 速度 及业务 人员 工作效率 . 为领导层的科学决策提供及时，准确的信息支持 . 逐步实现与外界的信息交互 1 . 2 用户的基本要求 . 系统的实现应以简单实用为原则，切实提高业务处理速度 . 以业务部，财务部，办公室为中心，初步实现业务流程内部无纸化 小型外贸企业e r p实施战略( 复旦大学硕士论文) 对信息的访问设定严格安全的权限分级 投资经费预算 应在叫短时间内实现系统的基本功能 2 . 1 系统的初步分析 处理流程与数据流程 总经理 . 及时动态地掌握整个公司的业务流程与资金流程概况 . 监督 ( 查询)业务人员的工作情况 . 对必要的决策支持信息的浏览 总经济师 . 从业务员处获取资金使用计划，并安排整个公司的资金融通 . 资金融通的总体信息上报总经理 . 对短期闲置资金的投资，获取汇率，利率，股市行情等最新的经济指数，以便决策 . 对业务员的考核 办公室 . 外贸合同的归档管理 . 公司经营统计报表的上报 ( 劳动工资，养老保险，医疗保险等) . 对业务人员实施岗位考核 . 掌握老客户的信息，进行必要的公关活动 财务部 . 根据业务员的单证进行核算，并向业务部提供业务人员的销售 . 利润等统计信息 . 财产的相关处理均采用财政部认可的专用软件实现 . 统计并上报公司的外汇收支信息 . 出口退税的管理与信息的上报 业务 ( 一，二)部 . 外贸单证的处理与管理 小型外贸企业e r p 实施战略 复旦大学硕士论文) . 进出口合同核算表的填制 . 根据合同向财务部，银行申请付款，并从财务部查询业务人员销售，利润，费用分 帐统计信息 . 根据合同向总经济师申报资金使用额度 . 大宗客户基本信息的管理 开发部 . 需要掌握产品的国际市场价格信息 . 向总经理提供拓展新业务与市场的信息 2 . 2 现有系统的局限性 . 业务部的主要业务处理 ( 单证，票据处理等)多数采用手工方式处理不便 . 各部门之间的信息流转主要通过纸面方式，速度慢，实时性差 . 公共信息的收集，传递方式主要依靠传统的手工方式.效率低。共享性差 . 无法简单地实现与外部的信息交互 . 现行的多种专用处理系统只面向特定的主管部门，系统间无信息共享，造成有关人 员的重复劳动 . 系统初步设计方案 3 . 1 系统工作环境及开发环境 . 网络环境w i n d o w s n t+w i n d o w s 9 5 . 后台数据库s q l s e r v e r . 前台开发环境d e l p h i 3 . 2 系统结构 . 1 系统的主干部分 . 业务处理模块:以业务流程为中心:实现业务处理的电 脑化 . 增设业务处理信息库，由业务部门主要负责，通过对该库信息的共享来替代现行系 统中部门间信息流转方式 . 原有的财务系统保持不变， 财务部从业务处理信息库获取业务流转信息 . 与i n t e r n e t 的接口模块: 向业务部， 总经理及其他部门提供外部信息的访问，内部 用户的信息互通 ( e - m a i l ) 小 型 外 贸 企 业e r p 实 施 战 路 ( 复 旦 大 学 硕 士 论 文 )_ _ 3 . 2 . 2 系统的附加部分 业务员考核模块: 在业务处理信息库的基础上扩充日常办公事务信息子库积累考核内容涉及的信息，实现 人员考核的自动化 公共信息模块: . 增设业务处理中常用信息的公共信息库.提供便捷的使用方式，提高信息的共享度 3 . 3 对现有业务的改进 . 通过对业务处理部分的电脑化，简化部门见的信息流转，提高业务处理速度 . 初步实现公司内部的信息联网，能有效地减少重复劳动 . 改变传统的办公方式，为以后进入信息社会，与国际接轨做必要的准备 4 .项目开发计划 4 . 1 主要参加人员 . 技术总监:诸鸿文教授副总监:张容富 . 技术负责:郭金杰 4. 2 参加设计人员:杨杰，施建俊，翁亮，李翔，王辉，薛质，吴虎，朱小刚 提供的最终产品 4 . 2 . 1 程序 . 可执行代码 ( 版权归国立，交大双方公有) . 源程序 4 . 2 . 2 文件 . 项目 开发计划 . 软件需求说明书 ( 软件需求说明，测试计划) . 使用说明书 ( 用户手册，操作手册，联机帮助) . 测试分析报告 ( 模块开发卷宗，测试分析报告) . 项目开发总结 4 . 2 . 3 服务 . 用户培训 . 一年的免费维护服务 小型外贸企业e r p 实施战略( 复旦大学硕士论文) . 3 项目实施计划 4 . 3 . 1 工作任务分解 鉴于用户对系统开发期限要求很紧， 且系统结构可以较明确地划分为主干部分与附 加部分两大块，主干部分是以外贸业务流转为核心，而附加部分则是在主干部分基础上 增加的，系统的实施可分为两阶段。 . 阶段 1 :开发系统的主干不部分，同时建立公司的网络环境 . 阶段 2 :系统主干部分投入试运行并在实际使用中不断改进，同时并发系统附加部 分。 4 . 4 用户的支持 . 需求分析阶段 业务流程的调研 权限分级的确定 测试数据的制备 . 系统试运行维护阶段 及时的信息反馈 . 系统交付阶段 用户的培训 有关规章制度的建立健全 3 . 4 系统功能说明( 附全文) 系统硬件环境: 终端:h p p e n t i u m 1 3 3 内存: 1 6 m 硬盘:)5 0 0 m 显示器:v g a( 或与之兼容的其他显示器) 软驱;1 . 4 4 m 主机:h p n e t s e r v e r l d p r o 小型外贸企业e r p 实施战略( 复旦大学硕士论文) 其他:激光打印机 h u b 系统软件环境: 中文版w i n d o w s 9 5 s q l s e r v e r 6 . 0 系统功能说明 飞 . 功能概述 本系统是在分析了国立进出口公司现有业务流程的基础上， 并依据公司即将实施的 新考核方法而设计开发的。 系统主要提供内部信息的共享和流转， 逐步实现办公自 动化。 系统的核心功能是对进出口 业务的处理。 这就是依据现有的合同核算表， 合同流转 表和个人费用台帐，实现现有工作流程的电脑化。该功能根据公司的各项考核指标，为 公司对员工的最终业绩考核提供及时而准确的数据。同时，根据业务员的要求和实际可 行性，系统提供进出口单证管理功能，可处理大量的公司自 制单证，以减少业务员和单 证员的工作量。 除业务流程外， 根据公司的具体要求， 系统提供了总经理， 总经济师等集成功能模 块，为公司的管理和决策提供支持。 2 . 办公室 2 . 1 . 人事信息管理 人事管理是办公室的一项重要日常管理工作，本模块将提供完整的人事管理功能: 1 ,登记所有员工的各种管理信息，包括每个人的人事信息，公务信息，个人学历， 个人简历，家庭成员。 2 、提供岗位工资审批表，全员劳动合同书岗位 ( 职务)聘约，离岗通知单和退工 通知单的输入和管理。 3 、在进行一般管理的同时系统根据实际需要，提供多种分类报表的打印，如按学 历，政治面貌，部门，岗位等。报表打印同时提供预览功能。 小型外贸企业e r p实施战略( 复旦大学硕士论文) 2 . 2 员工录工及离工管理 人才信息库是为公司建立的后备人事e r p 系统，如申请人信息等。人才信息库为公 司在录用新人时提供方便。员工录工及离工管理包括: 推荐人员情况表 员工录用审批表 岗位工资评定 职工离岗手续等，以上所有功能均可打印正式表格。 2 . 3 培划 11 管理 培训管理包括:岗位培训，职称培训，电脑培训，外语培训，其他培训。提供打印 功能，管理人员可以通过打印报表随时了解培训信息 2 . 4 费用管理 2 . 4 . 1 行车费用管理 这是对每个工作人员员的车费用管理。这部分费用是业务员的三费之一，统计数据 将随时能提供给各业务员和财务部，供了解和考核使用。 行车费用管理分个人，部门，办公室和行车司机四个部分: 工作人员个人向部门经理提出用车申请，填写日期，目的地，报送人姓名，乘车人姓名 及所在部门自 动生成。 部门经理将该请求提交办公室有关人员， 并填上本人意见 ( 同意， 不同意) 。办公室同意后，业务员的行车申请即得到批准。 用车结束后，司机或业务员要输入实际行车公里，等候时间，其他费用，以供费用统计 之用。 办公室的行车管理主要负责审批业务部门 提交上来的行车表。在给定的时间范围内可以 随时给出每个业务员的使用台帐，供业务员和财务人员查询，并作为考核依据。 2 . 4 . 2 用餐管理 由办公室管理，须由业务员再单证上签字，并由管理员及时输入电脑。该功能可以 随时给出每个业务员在给定时间范围内的使用情况，供业务员和财务人员查询，并作为 考核依据。 2 . 4 . 3 寄信费用管理 由办公室管理，管理人员应及时对寄信费用进行登记，作为考核依据。 小型外贸企业e r p 实施战略( 复旦大学硕士论文) 2 . 4 . 4 传真管理 目 前需由业务员填写相应的单证备查。管理人员应及时将其输入电脑，以备财务人 员使用。财务人员没月将每人的使用情况作为业务员的费用输入电脑，作为查询、考核 依据。 2 . 4 . 5 礼品管理 礼品由办公室统一管理，管理人员 应及时对礼品费用进行登记，作为考核依据。 2 . 5 书刊管理 由办公室统一管理，对公司书刊的订阅、借阅和归还情况进行统计。 2 . 6出口信用管理 出口信用证由办公室统一录入管理，业务员和财务人员在需要时可随时查看相关信息。 2 . 7 配额管理 配额由办公室统一管理，业务员可对之进行查询。 2 . 8 合同号签发 在合同号分配界面中，办公室负责人员可以浏览所有待分配合同号的合同，并根据 其主管人的意见，分配合同号。借此，办公室可以对每一个合同的概貌有所把握。分配 了合同号的合同就进入实施阶段，财务人员可对之填写实绩，业务员可以查看本人的核 算表和流转单，以了解本人合同的进展情况。 通过该界面办公室负责人员也可以对所有已经签发的合同的进行浏览。 2 . 9 合同登记 对已 进入履行的 合同， 办公 室负责人员可大 意成交日 期、 总金额、 商品子 表进行登 记和修改。 2 . 1 0 填写报关单和提单 合同相关的 报关和提单由办公室统一登记， 只有在该内 容填写完后登记好的 报关单 和提单可以提供给相应的工作人员查询。 2 . n文档管理 文档管理包括文件管理系统和文档阅读系统 在文件管理系统中文档管理员将收到的文档资料归档，然后将该资料通过网 络发送给需 要阅 读该资料的人， 接受到文档资料的人通过文档阅读系统阅 读该文档 9 . 9 h i 丝 e 些壑( a进 t i e 竺一-_ 系统记录每份文件的阅读情况，提供给管理员。 2 . 1 2 办公室实绩考评 办公室主任对办公室工作人员的年终实绩给出考评分。 3 . 业务部 业务部是本系统实施的重点，也是整个单证流转的核心环节。本系统的编制是围绕 着原有的工作流程，以核算表和合同流