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采购流程及技巧 2013年12月 1 提纲 一 了解采购二 采购的基本流程三 公司采购管理程序四 浅谈采购技巧 2 一 了解采购 从两句名言谈起名言之一 采购人员不是在为公司讨价还价 而是在为顾客讨价还价 我们应该为顾客争取最低的价钱 山姆沃尔顿沃尔玛的创始人 3 一 了解采购 从两句名言谈起名言之二 在一个公司里 采购和销售是仅有的两个能够产生收入的部门 其他任何部门发生的都是管理费用 杰克韦尔奇通用电气前任CEO 4 一 了解采购 采购的定义 是以合理的价格从最合适的供应商处适时获得所需的物品及服务的有关活动 也称 供应管理 5 一 了解采购 采购 购买 采购的误区 6 一 了解采购 从传统采购到战略采购 7 一 了解采购 小结 采购发展的历史已近百年 上表中按时间表介绍了采购管理的进展 从表中可见 采购管理从思想上越来越深入 从方法上越来越精细 采购发展的历史就是从传统采购走向战略采购的过程 其间经历了战术采购阶段 8 一 了解采购 战略采购的四个关键特征 从传统采购走向战略采购 是采购发展的趋势 因此要把握战略采购的关键特征 一个采购组织是否具备战备采购的思想 判断依据也是基于这些关键特征 对采购发展的各个阶段特征进行对比归纳 可以发现战略采购区别于传统采购有四个鲜明的特征 特征一 从关注单价到更多地关注总成本 特征二 供应商的数目由多到少甚至到单一 特征三 与供应商的关系由短期交易到长期合作 特征四 采购部门的角色由被动执行到主动参与 9 一 了解采购 采购金额下降对利润的影响 是提高销售额 降低采购额 还是降低人工成本 10 一 了解采购 一语中的 采购节约的1元钱所付出的价值远大于生产各环节的1元钱 降低采购成本是提高公司利润水平的另一捷径 11 一 了解采购 采购的五大功能 采购的五大功能 最合适时间 最合适品质 最合适数量 最合适供应商 最合适价格 12 一 了解采购 采购的功能 13 一 了解采购 采购是 三明治 公使司用内部门 采购部门 供应商 14 一 了解采购 不良库存发生的原因及 1 库存补充的错估2 成本意识的不彻底3 销售计划的剧烈变更4 安全库存定的过大5 保管或出库手续不当6 对市场的预测不准确7 公司各部门联系欠妥8 预估进货或生产过多 不良库存 1 影响利息负担的升高2 保管费用的增加3 管理费用的增加4 陈旧化及过时化导致的损失 成本增高 利润减少 后果 15 二 采购的基本流程 16 二 采购的基本流程 一个完整的采购流程大致可以分为以下几个过程 1 需求确定与采购计划的制定需求的确定是采购流程的初始环节 需求的确认过程就是采购部门收到采购申请 制订采购计划的过程 2 供应商的搜寻与分析这些标准包括供应商的实力 以往在产品设计上的表现 质量承诺 管理水平 技术能力 成本控制 送货服务 优化流程和开发产品的技术能力等 17 二 采购的基本流程 3 定价常见的有竞争性报价及谈判两种 1 竞争性报价竞争性报价适用下列特征 采购量足够大 值得进行竞争性报价 供应商很清楚细节和要求 有能力准确估计生产所需的成本 竞争性的市场环境 即有足够多的合格竞争者 买方只向技术合格的供应商发出竞标 而愿意合作的供应商则进行报价 买方没有优先考虑的供应商 18 二 采购的基本流程 2 谈判谈判下列情况适合 当前述任何竞争性报价的标准都不存在时 当采购要求诸多绩效因素 如价格 质量 交货 风险分摊以及产品支持等方面 必须达成一致时 当买方要求供应商的早期参与时 当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时 这通常会使预测供应商的采购成本变得更难 而只有供应商做到以下几点才能确保谈判的公平性 1 以高效率的方式运作2 保持价格与成本的相关性3 不利用单一供应商的优势4 对于采购商的要求能够进行适当合理的调整5 愿意考虑采购商的特殊情况 19 二 采购的基本流程 4 拟定并发出订单 采购订单的定义 采购订单有时也被称为采购合同 一般在选择供应商后订立采购订单 采购部门拟定采购合同时必须特别注意用词 因为它是具有法律效力的文件 几乎所有的采购订单都包括与违约相关的标准法律条款 采购订单描述了采购所需的重要细节信息 数量 物料规格 质量要求 价格 交货日期 交货方式 送达地址 20 二 采购的基本流程 综合采购订单 如果要重复地从一个供应商那里订购一种或一组商品 采购部门就可以发出综合采购订单 这是一种开放式订单 有效期为一年 包括了重复采购的一种或一组商品 综合订单方便了客户 使其不必一有需求就发出采购订单 在买方同供应商订立了综合订单之后 采购一种商品只需发送常规订单就可以了 买卖双方已经议定了采购合同的条件 综合订单使物料发送成为买卖双方之间的常规事件 21 二 采购的基本流程 采购订单要素 定单包括的要素有 定单编号 产品的名称 规格 品质简介 单价 需求数量 交易条件 运输方式 交货期限 交货地址 发票单位等 22 二 采购的基本流程 采购订单操作规范 23 二 采购的基本流程 24 二 采购的基本流程 5 定单的跟踪和跟催6 验货和收货 1 货物检验的几个步骤 确定检验时间和地点 确定检验部门及人员 货物检验 不合格货物处理 对采购货物检验完毕后 检验人员要填写采购物品验收报告 2 接收的几个步骤 协商送货事宜 货物接收入库 货物接收过程中的问题 25 二 采购的基本流程 7 开票和支付货款付款操作的具体过程是 1 查询物料入库信息 2 准备付款申请单据 3 付款审批 4 向供应商付款 5 供应商收款8 记录维护一些必须要保存的记录有以下几种 1 采购定单目录 2 采购定单卷宗 3 商品文件 4 供应商历史文件 26 二 采购的基本流程 采购作业流程 购买决策阶段 购买阶段 购后反思阶段 27 二 采购的基本流程 购买决策阶段 购买阶段 购后反思阶段 1 确定需求2 选择采购途径内外环境和可行性分析3 编制采购计划确定采购品种 规格 质量 数量和购买时间 采购作业流程 28 二 采购的基本流程 采购作业流程 购买阶段 购买决策阶段 购后反思阶段 1 物色供应商2 精选供应商3 确定供应商4 签订合同 详细购买计划和需求信息 5 履行合同 运输 入库验收 支付货款 29 二 采购的基本流程 采购作业流程 购后反思阶段 购买阶段 购买决策阶段 1 检查合同履行情况 不合格品退货 2 产 销对供货商的反馈3 采购经济效益总评 30 二 采购的基本流程 采购作业流程的七大注意点 31 三 公司采购管理程序 为了提高公司采购效率 明确岗位职责 有效降低采购成本 满足工公司对优质资源的需求 进一步规范物资采购流程 加强与各部门间的配合 特制订本制度 管理程序适用于公司所有的物料及耗材品 物料 指本公司所经营所需之直接与间接物料 采购人员 采购部执行采购业务人员 需求人员 各部门开具请购申请之人员 32 三 公司采购管理程序 1 请购的定义 请购是指某人或者某部门根据生产及生活需求确定一种或几种物料 并按照规定的格式填写物料申请给部门负责人审核后提交采购部 2 采购作业是从接受物料需求一选择适当的厂商 并确定物料之名称 规格质理交货期等要求 和订单发出 确认及物料接收并按时请款之过程 3 应在合格供应商中选择供应商 如需采购物品现有的供货商无法达成 就在网上或朋友介绍开发新的供应商 则由采购部对其供货商进行选择及评估流程对供应商进行选择 考核等作业 如需采购的产品中有被客户批准或指定的供应商 则采购部在采购产品时 必须从客户批准和指定的供应商名单上采购有关产品 如采购部要从其他供货商处采购时 必须将此供货商提供给客户批准 并经客户批准被列与客户指定的供应商后 采购方可从该供应商处采购物料 如客户有新批准的供应商名单或客户对原批准的供应商名单做修改和更改时 采购人员必须及时对此客户批准的供应商名单进行更新 一 严格执行采购作业流程 33 三 公司采购管理程序 4 对直接购买的物料 由采购人员收到请购单时对请购的物料进行审核及供应商价格 数量及交期等的确认 如果是重复性的采购 采购直接在系统里生产采购订单并打印 经采购部主管经理签核后传真给供应商 如果是新物料或新供应商 则进行供应商选择和评估及样品评估流程 进行记录 然后才能执行采购流程传真给供应商 采购须进行采购追踪及监控采购的物料 及时准确的到达公司入库 然后财务根据送货单 入库单进行对账 如供应商无法按交期交货时 采购应征求相关单位是否调料 或采取紧急对应措施 自行提货 如周期较长的物料可先行订货 但要征求采购部门主管及经理的同意 5 间接物料采购 由需求人员填写采购申请单 经部门经理批准并写申请单号后交采购人员进行采购作业 采购人员对申请单进行审核以及交期确认 如采购的产品之质量对提交给客户的产品质量基本上无任何影响的物料采购 如 文具 消耗品 劳保等 由需求部门根据其实际工作需要报经采购经理审批 由采购员直接进行采购作业 6 采购产品的质量要求应在采购单上说明 如所采购的产品质量无法描述清楚时 则需求部门 质检部以及技术部应附上相关的采购产品的质量标准 要求 且采购须与供应商确认采购物料之版次是否相符 一 严格执行采购作业流程 34 三 公司采购管理程序 二 严格执行供应商选择及评估流程 1 新供应商的选择 客户指定之供应商由客户依据其本身规定进行评估 须注明针对某客户 且不能因此而直接被推存为成其他客户的供应商 2 供应商的评估和考核 根据采购部的预选供应商名单及供应商评估调查表 采购部负责组织SQA部门和采购人员组成评估小组到预选供应商处进行供应商的评估和考核 并将评估和考核的结果记录与供应商评估调查中 评估小组根据质量体系和特定的质量保证要求和供应商调查表中的项目及内容对供应商提供的相关资料和样品以及供应商的生产现场和生产能力等进行评估和考核 3 合格供应商核准 SQA部将供应商评估和考核的结果及资料进行整理后呈报公司领导核准 经公司领导批准后的供应商被列为合格供应商 由SQA部将其登记合格供应商清册 并将其资料整理建档 同时将合格供应商名单包采购部 如供应商符合或具备以下条件 只需对其建立供应商评估调查表 即可 无须对其进行其他评估和考核 此资料经公司领导特准后 可将其列为合格供应商 35 三 公司采购管理程序 三 严格按请购单和其提报规定及格式填写 1 请购单应按照要求填写完整 清晰 总公司的采购应由总公司相关部门填写 报部门副总裁 财务总监 总裁审批 批准后报采购部门 分公司的采购应由分公司相关部门填写 报分公司领导班子审批 批准后报采购部门 分公司额外性质 不属常规计划性采购 采购应由分公司相关部门填写 报分公司领导班子审批 上报总公司 经财务总监 总裁 董事长及执行董事长审批 批准后报采购部门 2 请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份 3 涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交 为提高效率该清单的电子文档也需一并提交 4 请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部 36 2020 1 27 37 三 公司采购管理程序 三 严格按请购单和其提报规定及格式填写 38 三 公司采购管理程序 三 严格按请购单和其提报规定及格式填写 公司标准采购计划表举例 2013年5月库车采购计划 xls 39 三 公司采购管理程序 四 公司物资请购单的提报部门 1 公司经营生产的物资 劳务 固定资产 工程及其他项目由生产部门提报 2 公司生活及办公的物资 固定资产 服务或其他生活及办公项目由办公室提报 3 公司各部门专用的物资由各部门自行提报 40 三 公司采购管理程序 五 采购部严格执行接收请购单作业流程 1 请购的接收要点 1 采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整 清晰 检查请购单是否经过公司领导审批 2 接收请购单时应遵循无计划不采购 名称规格等不完整清晰不采购 图纸及技术资料不全不采购 库存已超储积压的物资不采购的原则 3 通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存 4 对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门 2 请购单的分发规定 1 对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理 2 对于紧急请购项目应优先处理 3 无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门 4 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议 41 三 公司采购管理程序 六 严格执行询价及其规定 1 询价请应认真审阅请购单的品名 规格 数量 名称 了解图纸及其技术要求 遇到问题应及时的与请购部门沟通 2 属于相同类型或属性近似的产品应整理 归类集中打包采购 3 对于紧急请购项目应优先处理 4 对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品 5 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价 6 比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力 具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力 7 在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示 42 三 公司采购管理程序 七 严格按合同的签订及规定执行 1 合同 采购订单 合同是当事人或当事双方之间设立 变更 终止民事关系的协议 依法成立的合同 受法律保护 广义合同指所有法律部门中确定权利 义务关系的协议 1 合同正文应包含的要素a 合同名称 编号 签订时间 签订地点 b 采购物品 项目的名称 规格 数量 清单 技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分 c 包装要求 d 合同总额应含税 含运达公司的总价 特殊情况应注明 e 付款方式 f 质量保证期 g 质量要求及规范 h 违约责任和解决纠纷的办法 i 双方的公司信息 j 其他约定 43 三 公司采购管理程序 七 严格按合同的签订及规定执行 2 合同签订及其规定 a 如涉及到技术问题及公司机密的 注意保密责任 b 以定合同条款时一定要将各种风险降低到最低 c 为防止合同订单增加或增加无依据 打包采购时要求供货方提供分项报价清单 d 遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点 e 质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期 f 详细约定发票的提供时间及要求 g 针对不同的合同约定不同的付款方式 如设备类的合同一般应分按照预付款 验收款 调试服务款 质量保证金的顺序明确付款额度 付款时间和付款条件等 h 与初次合作的单位合作时 应少付预付款或不付预付款 i 违约责任一定要详细 具体 j 签订的所有合同应及时报送财务部门 44 三 公司采购管理程序 八 严格执行物资采购的标准 1 单位金额较大 数量较多的大宗物品 或者生产耗用物资 应上报公司高管 经过会议商定之后 进行采购 2 技术上有特殊要求的采购项目 应当咨询技术部门 了解标准之后 再进行采购 或者邀请技术部门配合协同采购 相应的技术指标的文件或者图纸必须有技术人员签字后方可执行采购计划 45 三 公司采购管理程序 九 采购物品入库的办理制度 1 物品采购回来后首先办理入库手续 由采购人员向库房管理员逐件交接 库房管理员要根据采购计划单的项目认真清点所要入库物品的数量 并检查好物品的规格 质量 做到数量 规格 品种准确无误 质量完好 配套齐全 并在接收单上签字 2 库房管理员需按所购物品的名称 供应商 数量 质量 规格 品种 价格等做好入库登记 3 库房管理员要对所有库存物品进行登记建账 并定期核实情况 4 入库物品 要按照不同材质 规格 功能分类存储 46 三 公司采购管理程序 十 采购退货管理制度 1 采购员依据企业的相关规定 经常采购货物的性质 特点及常见的供应商供货问题等上报采购部经理审核和监管采购的总裁助理审批后贯彻执行 2 采购员根据各相关部门生产 经营的需要 进行采购工作 若供应商按时发货 到货后各分厂的库管对货物进行清点核对 数量无误后组织相关部门进行质量检验 3 若检验过程中发现货物存在质量问题 质检部反馈书面的质检报告到采购部 采购部提出具体解决方案上报监管采购的总裁助理审批 若供应商不能及时发货 按照合同规定 采购部亦应视具体情况及时提出解决办法 以免影响企业的正常生产 经营秩序 4 解决方案经领导审批后 由采购部组织实施 具体有两种方案 一是采购部根据检验结果开具退货单 并与供应商交涉退回 赔偿事宜 供应商核对信息后 取回不合格的货物并进行赔偿 采购部视情况重新进行市场采购程序或是进行替代品采购审批程序 另一种方案是由采购部开具退货单 双方协商后 由供应商取回不合格货物后 重新发货 并赔偿由此给企业造成的损失 47 三 公司采购管理程序 十一 采购的招标工作程序 为规范公司的招标活动 加强公司对招标工作的管理 保证采购项目质量 降低采购项目成本 提高公司效率 根据国家和地方现行法律法规并结合公司实际 特制定本本程序 48 三 公司采购管理程序 十一 采购的招标工作程序 1 总则2 招标管理职责3 招标计划与立项4 投标管理5 开标6 评标7 定标8 合同的签订与履行 49 四 采购技巧 什么是谈判 由谈和判两个字组成 谈是指双方或多方之间的沟通和交流 判就是决定一件事情 50 四 采购技巧 衡量成功谈判的三个标准 明智 有效 友善 谈判的三个层次 51 四 采购技巧 阵地式谈判与理性谈判 1 阵地式谈判的特点 结果不够理想谈判没有效率给友谊带来危险多方参与时更为不妙友善并非答案 52 四 采购技巧 理性谈判 1 理性谈判的特点主要体现在以下4个方面 人 把人与事分开 朋友是朋友 敌人是敌人 喜欢你或者不喜欢你 与谈判 合作无关 对事不对人 利益 集中精力于利益 而不是阵地 通过双方的合作与交流 能够实现各自的利益 而不是把精力集中在阵地上 选择 在决定之前分析所有可能性 不是一时头脑发热 而是做全面的分析 分析所有的可能性再做出决定 标准 坚持运用客观标准 用大家共同认可的客观标准判断整个谈判的过程 53 四 采购技巧 2 阵地式谈判与理性谈判的区别 54 四 采购技巧 2 双赢 金三角 55 四 采购技巧 3 谈判中的给予 舍与得 56 四 采购技巧 谈判的类型 1 日常管理型谈判2 商业型谈判 57 四 采购技巧 善于界定目标范围 而且能够灵活变通 善于探索扩大选择范围的可能性 充满准备的能力 沟通能力 即善于倾听对方又能向对方提问 分清轻重缓急的能力 成功谈判者需要的核心技能 58 四 采购技巧 谈判的准备阶段 59 四 采购技巧 一 怎样评估谈判对手1 给予充分的准备时间2 调查和了解对方公司的情况3 谈判者的个人情况及谈判风格4 评估对方的实力5 猜测对手的目标 分析对手弱点 二 怎样评估谈判对手1 产品演示设备2 产品样本3 记录工具4 职业谈判装5 对手有力的证据资料6 对手同行业竞争资料7 本公司的资料介绍8 合同公章 60 四 采购技巧 信息操纵滞留信息吹牛皮 泄露 信息侧面试探喋喋不休 操纵的技巧 时间操纵故意迟到多次中断拖延时间急促决定 情绪操纵过分亲密心不在焉冷嘲热讽一言不发 61 四 采购技巧 开价与还价 极不情愿 你必须作得更好 上级权力好人坏人声东击西 谈判的其它技巧 62 四 采购技巧 找出 要谈判的问题 找出多个 两方均能接受及有利的方案 找出 两方的人的因素 小 集中在价值 利益 不是立场 小 用客观条件 事实及数据来谈判人的因素 两方关系我做什么会激怒他 我做什么会让他对我有正面的