档案管理计算机软件.doc

档 案 管 理 计 算 机 软 件中国电信股份有限公司泉州分公司 谭毓德 本文写于2003年档案信息化知识读本，福建省档案专业培训系列教材之一，由海峡文艺出版社出版，获福建省档案科技二等奖。随着人类社会不断进步，现代科技和生产的发展，导致了档案数量的急剧增加，档案利用率的不断提高，传统的手工管理档案，其工作程序重复、烦琐、效率低下等弊病日趋明显，成为严重阻碍档案事业发展的瓶颈。如何能够以较少的人力、物力更好地加工档案信息，为利用者提供准确快捷的服务，已成为亟待解决的问题。计算机具有运算速度快、精确度高、逻辑判断能力强、存储量大、容易操作、能够实现网络化多媒体管理等优点，正在各个领域广泛地应用。以计算机为核心的现代信息处理技术，正在深入到档案管理之中。在我国，档案管理以手工为主的传统手段正发生变化，逐渐向采用现代化先进技术手段过渡。当前，档案部门面临着档案管理应用软件的配置问题，应该选用什么类型的软件？档案部门在挑选软件时应注意什么？如何选用功能齐全、适用，与配备的设备兼容，安装操作方便、易学，运行安全、可靠，满足保密要求的软件。软件的功能扩充性怎样？软件的升级是否有保证？以上这些内容是档案管理部门引进新技术，挑选软件时所遇到的难题。本章分为两节。第一节档案管理计算机知识，主要内容是用简练的语言，首先全面叙述了微型计算机系统的基本组成，生动地描述档案管理计算机软件处理信息的输入-处理-输出过程；回顾档案部门应用计算机管理的发展阶段；论述档案管理部门应用计算机的发展趋势；详细介绍如何选择和评价档案管理计算机软件。通过介绍，使用户了解，在挑选软件时应注意档案管理软件的开发，要与档案工作流程有机地融合为一体，以及软件应具备的数据管理、数据保护和加密、系统维护、兼容性的四项基本功能，档案管理软件要体现的以人为本的理念。这些知识，起着指导档案部门根据本单位的实际情况选用软件的依据作用。第二节为档案管理软件基本构成，全面分析机关档案室软件与企事业档案室软件的异同，并系统地介绍了“福建科怡档案室系统3.1版本”和“福建科怡2000档案馆综合管理系统”两套档案管理软件所组成模块的功能。本章的特点是通过在档案管理事业上先行一步的档案管理人员的探索和经验，用这部分知识帮助广大的档案管理人员，掌握新技术，让更多的档案人员真正成为档案与电脑管理复合型人才。第一节 档案管理计算机软件基础知识档案计算机管理系统的构成，除配备适合的计算机系统设备外，还包括一套软件。如操作系统、数据库管理系统、编程语言工具、字符和图形处理软件等，以上这些与系统设备相关的软件都是随设备提供的。而面向档案管理工作的软件需另外配置，其获得软件的途径应优先考虑选购商品化的或通用的软件。档案管理人员只要熟悉软件的基本知识，那么在实际工作中，运用计算机来进行档案管理，能使本单位的管理工作趋于完善，并使整体功能和效率提高，达到优化。 一微型计算机系统的基本组成 计算机是一种不需要人的直接干预，能够对各种数字化信息进行算术和逻辑运算的快速运算工具。以微处理器为核心，加上由大规模集成电路实现的存储器、输入输出接口及系统总线所组装成的计算机称为微型计算机。一个完整的微型计算机系统应包括硬件系统和软件系统两大部分，微机系统基本组成如下：中央处理器（CPU）内存储器外存储器输入设备输出设备操作系统语言程序服务程序信息管理软件人事管理软件辅助设计软件档案管理软件主机微型计算机系统外部设备硬件系统软件软件应用软件（一）计算机硬件硬件是指构成电子计算机的电子元器件、部件或整个计算机及其有关设备。 硬件是组成计算机系统进行工作的物质基础，一般指的是一台微型计算机那些可以看得见、摸的着的物理装置，它是由实在的物理器件组成，主要包括：主机和外部设备（显示器、磁盘驱动器、键盘、打印机等。）1、主机：中央处理器CPU与内存储器合在一起，再加上输入输出接口，传统上叫主机。包括中央处理器、运算器、控制器、存储器、内存储器等。（1）中央处理器：控制器和运算器合称中央处理器，英文缩写为CPU。CPU是一块超大规模的集成电路，是计算机的核心。 （2）运算器：在电子计算机中，执行算术和逻辑操作的部件叫运算器。它负责对数字信息进行加工实现算术运算、逻辑运算及信息传送。运算器对代码进行各种基本运算，不仅能进行加、减、乘、除等基本算术运算，还可以进行基本逻辑运算，实现逻辑判断、比较和移位等操作。（3）控制器：是计算机的指挥系统，根据程序中的指令发出操作命令，指挥各部件协调一致地工作，从而完成用户所需要完成的任务。控制器的运算过程就是取指令分析指令执行指令。周而复始地重复这一过程，就形成了计算机按程序自动工作的特点。（4）存储器：在计算机中，起着记忆作用的部件叫存储器。存储器的存储作用是将计算机所需要记忆的信息保存起来，提供原始信息而又不被破坏；还可以将原始信息抹去，重新记录、保存新的信息。存储器里所保存的信息主要有程序与数据，其中包括原始数据、中间结果和最终的结果数据。存储器一般可分为内存储器和外存储器两大类。a、内存储器：计算机设置具有记忆功能的部件，实现程序和数据的存储。计算机的内存储器一般通过电路与中央处理器CPU相连，存取数据的速度与CPU执行指令的速度相匹配。内存储存储容量的大小决定了计算机存放数据和程序的数量，因此内存储器是衡量计算机性能的一项重要指标。内存储器按使用功能分为只读存储器(ROM)和随机存储器(RAM)。b、外存储器：简称外存或辅存。外存主要指那些容量比主存大、读取速度较慢、通常用来存放需要永久保存的或相对来说暂时不用的各种程序和数据的存储器。外存储器设备种类很多，目前微机常用的外存储器是软磁盘存储器、硬磁盘存储器和光盘存储器。2、外部设备：输入设备和输出设备统称为外部设备，是用户与计算机进行信息交换的设备。磁盘机、磁带机是既能输入又能输出的输入/输出设备。（1）输入设备：接受用户的程序和数据，并转换成二进制代码送入计算机的内存储器存储起来，待计算机运行时存取使用。常见的输入设备有：键盘、鼠标、扫描仪等。（2）输出设备：将输入的信息和计算机处理的结果转换成人们能够接收的形式，显示或打印出来。常见的输出设备有：显示器、打印机、绘图仪等。（二）计算机软件与电子计算机系统的操作有关的计算机程序，规程，规则及文件，统称为计算机软件。要使电子计算机能够有条不紊地工作，就要有合理的工作程序和必要的资料，电脑的程序和资料就构成了电脑的软件系统。计算机软件可以分为系统软件和应用软件两类。1、系统软件：是对计算机系统进行合理调度、管理、提供服务的一类软件。包括操作系统、语言程序、工具软件(服务程序)。（1）操作系统。它是面向计算机本身的一个大型的管理控制程序，是系统软件的核心程序。操作系统的功能如何，决定了能否充分发挥计算机的高工作效率。操作系统是系统软件中十分重要的组成部分，这是为提高计算机的利用率、方便用户使用、缩短计算机响应时间而配备的一批程序组，其主要功能是用于管理计算机的软硬件资源和控制程序的执行，使计算机硬件所提供的能力得以充分利用，支持应用软件的运行并提供相应的服务，是用户和计算机之间进行对话的一个接口。其功能：概括地说，一是对计算机的资源进行管理；二是为用户提供使用计算机的接口，为用户提供良好的工作环境和友好的界面。操作系统本身由许多控制管理程序组成，如CPU管理、IO管理、存储管理、中断管理、文件、数据和日常事务管理。操作系统具有进行批处理、分时处理、实时处理等方面的功能。常见的微机西文操作系统有：PCDOS，MSDOS，WINDOWS，UNIXXENIX等；中文操作系统有：CCDOS，UCDOS，中文WINDOWS，中文之星等。 （2）语言程序 它是面向用户的程序，用户使用的语言需要通过语言程序翻译成机器能执行的语言。如BASIC语言，FORTRAN语言，PASCAL语言；COBOL语言和C语言等。 （3） 工具软件(服务程序) 它是面向计算机维护管理人员的程序，是维护人员的软件工具。 诊断程序用于机器故障诊断。 查错程序检查程序中出错的程序语句。 监控程序具有使机器正常启动、调用汇编程序、编译程序、控制输入装置、输入信息、输入用户源程序及运行等功能。 调试程序对新编制的程序进行调试，以便发现或寻找错误。2、应用软件：应用软件是主要为了某一类的应用需要而设计的程序或用户为解决某个特定问题而编制的程序或系统管理软件。例如财务软件、图书馆检索软件、人事管理软件、辅助教学软件。档案管理计算机软件包括以下内容：档案的收集、档案的整理、鉴定销毁、档案保管、档案检索、档案利用、档案统计、档案编研、数据交换、光盘发布等。硬件和软件是一个不可分割的整体，如果说硬件是工具，那么软件是使用的方法。电子计算机硬件所具有的潜在功能是非常大的，计算机的运算能力，规模和档次都是由硬件决定的。但是只有编制更好的软件，才能使硬件所具有的这些潜在功能得以充分发挥。所以，人们将软件的制作称为“开发”。软件开发得越多，质量越好，计算机的潜能就发挥得越充分，它的应用领域就越广，作用就越大。二、档案管理计算机软件处理信息的过程计算机应用软件对原始数据进行收集、整理、分类、选择、输入、存贮等加工过程称为信息处理。现在的计算机不仅能记录、运算数字，而且还能处理数字以外的声音和图像等信息。电子计算机能按照人们事先编排的程序，自动地、高速地进行信息加工，计算机处理档案信息的过程可表示为“输入处理输出”。 (一) 档案信息的输入档案信息的输入，就是档案部门将收集到档案的内容和形式特征进行分析、选择、记录，最终将原始的档案信息转换成适合于输入到计算机的形式过程。从计算机的角度来说，称为档案的前期处理工作，从档案工作的角度来说，叫做档案的著录与标引。档案信息的输入，参照档案著录规则，文件级机读目录著录的必要项目有：分类号、文件编号、题名、责任者、保管期限、文件形成时间等。福建省地方标准文书档案目录数据交换格式与著录细则考虑到传统档案，又兼顾到今后立卷改革的方向，要求案卷级和文件级一起著录。为适应文书运转和文件立卷系统计算机处理信息的需要，档案管理软件在著录项目中增加了文件的外部信息，如文书处理过程的拟办、批办、承办信息和用于计算机组卷的标识符实体分类号。在文件处理阶段，文件录入人员按照文件的内容和形式特征，根据文件级和案卷级的著录范围，进行档案信息的采集工作，摘取每份文件的信息数据，分析、选择地输入计算机，为计算机下一步运行“处理输出”程序准备信息源。计算机具有对输入的数据一次输入，各级系统享用的功能。为此，输入计算机的原始档案数据的完整性、准确性，直接影响计算机管理档案的质量，影响计算机输出结果-检索档案的查准率和查全率。如果其输入数据错误百出，可比喻为“输入计算机的是垃圾，输出的仍然是垃圾”。由此可知，输入计算机数据的质量和输出信息的质量是紧密联系的，数据的错误输入，就会引起检索出来文件内容的误检和漏检。应用计算机管理档案不是简单地将档案数据输入计算机，而是需要精心地进行数据准备，确保输入计算机的原始档案数据和特征信息完整、准确。档案人员在计算机数据录入时，对录入的各项数据要认真核对，要比人工管理档案付出更加艰辛的努力，更加深入细致的工作，才能高质量的完成档案数据的输入工作，以确保计算机档案管理系统输出档案信息的高质量。（二） 档案信息的处理档案信息的处理过程中，计算机对输入的原始数据进行整理、分类、选择，把文件级数据库的数据，通过立卷、编目的程序，迁移存贮到档案数据库。对归档文件的处理，有自动组卷、手工组卷和档案调整。为使计算机能够处理全部归档文件的自身数据，无论是在收集齐全完整的基础上进行整理，还是在手工整理后全部录入，都要求计算机实现对归档文件数据的管理。1自动组卷自动组卷是档案管理软件根据组卷规则，对需归档的文件进行逻辑判断和数据迁移。在文件立卷前确定每一份文件的归档条件，计算机即可按照档案人员的要求，实现一批文件的快速自动组卷。计算机在文件自动立卷过程中，处理文件著录阶段输入的文件级数据，执行编写程序时，事先在软件中设置的立卷指令，依据组卷代码（分类号）+保管期限+文件时间三个参数进行组卷。在自动组卷过程中，软件能高速地筛选著录的文件级数据，对一批文件的组卷代码（实体分类号或称分类词、组卷特征词）进行分类、选择、排序，完成文件的组卷。应用计算机的计数、排序、逻辑判断等功能，可完成卷内文件的排列。档案管理软件的卷内文件排序规则是，相同的实体分类号和相同的保管期限的一组文件的排序，以文件形成的时间从小到大排序。同时也可以根据归档文件整理规则“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度排列。”的规定进行卷内文件序号的排列。2手工组卷手工组卷和自动组卷不同的是，计算机不能高速地完成整批文件的组卷，而是档案人员对需要组卷的纸质文件，事先进行整理、排序。对需要组卷的文件，必须根据内容特征，在每份文件标引组卷代码和文件的序号。计算机根据输入文件的组卷代码，把同一类组卷代码的文件，组合为一卷。卷内文件的排序，则依据档案实体组卷前，已经定义的卷内文件阿拉伯数字的序号进行排列。科技档案和会计档案的组卷，基本上采用手工组卷的方法。 3档案调整档案调整的功能是对已经归档的案卷级或者文件级的档号和文件序号进行调整。“档案调整”模块，供人工选择档案类型的调整。调整的项目有：卷内文件调整；分卷、合卷、拆卷调整；件号顺序调整；案卷顺序调整。计算机调整文件的方法，是根据档案人员输入要调整文件的档号，对需要分卷、合卷、拆卷的卷内文件进行数据的移进和移出。件号顺序调整是对需要调序组卷的文件重新排列调整卷内文件的序号，由计算机的逻辑排序功能实现。案卷顺序调整则是对需要调整的案卷重新由计算机逻辑排序。档案管理软件对信息的处理，还应具备鉴定销毁、档案保管、档案检索、档案利用、档案统计、档案编研、数据交换等功能。（三）档案信息的输出档案信息的输出分为打印输出和显示输出两部分。打印输出：计算机完成档案信息的“输入处理”程序，必须有计算机输出设备支撑整个系统，打印机是计算机输出计算（或处理）结果的设备。通过打印机把输出的档案信息打印在纸张上。利用计算机的数据共享功能，打印机可根据用户的需求，打印出档案管理各种内容的表格，如案卷目录、卷内文件目录、分类目录、专题目录、档案统计报表等，减少手工操作大量繁琐的目录抄写和手工编目。用计算机编制目录，所耗的时间仅需以分或小时计算，档案的人工编目十分麻烦，往往要费几天、几个月甚至几年的时间，速度慢，质量无法保证。显示输出。运用计算机检索档案，检索的结果都是通过计算机的显示器出现在屏幕上的。目前尽管大多数计算机管理档案还是处在档案条目管理的情况下，计算机在处理大容量信息，查询速度和检索质量等方面已显示出人工不可比拟的优势。手工检索档案靠的是档案部门编制的有限检索工具全引目录，如果人工组卷案卷的质量不高，案卷标题拟写不准确，不能全部地概括卷内文件的内容信息，当利用者检索档案时，不能提出比较详细的查询条件，那么在检索文件时就要“翻箱倒柜”如同大海捞针。利用计算机模糊检索功能，尽管利用档案时，用户提出的条件不是非常地明确。计算机检索系统，可以根据利用者的需求，虚拟出专题案卷或虚拟全宗。利用者只要将需要查询档案的内部信息（机读文件著录项目）的有关字段输入计算机，组合成查询条件，计算机能自动查找数据库文件，并将符合检索条件的所有档案数据输出。利用者通过计算机管理软件检索到自己所需要的一份文件后，还想检索与这份档案有事由关联的其他档案条目，并将检索结果显示出来，供利用者参阅，这种在计算机运行中需要使用的虚拟关联，档案管理软件已经实现了该功能。虚拟关联的建立可以跨越分类界限，无论归档文件是否属于同一保管期限、同一年度、同一组织机构和问题，都可以建立事由虚拟关联或是其他虚拟关联，以最大限度的保证利用者检索档案的完整与准确。三计算机在档案管理部门的应用（一）档案部门应用计算机管理的现状我国档案计算机管理应用已有近20年的历史，期间大体经历了以下几个发展阶段：一是，20世纪70年代未的论证阶段，1977年开始，个别档案馆开始对计算机在档案部门应用的必要性可能性等问题进行了调研论证工作。二是，80年代后期到90年代初期的应用普及阶段，1983年，有少数几个档案馆和企业档案部门，使用计算机开发了档案管理实验性的应用系统。开始档案著录标引方法的摸索，着手制定档案著录的国家标准。三是，随着国家档案著录规则的颁布，档案计算机开发进入了标准化管理阶段，从1985年开始，档案部门攻克了计算机应用于档案管理的一些难关，国内部分计算机公司立足于档案管理软件的开发，出现了一些较好的档案目录信息管理的实用系统及应用成果。四是，90年代中期开始的网络化阶段，不仅使档案工作包容于计算机网络之中，而且还把档案工作与文书工作、科研、生产、经营管理等其他工作连接在一起，形成了更大范围的计算机应用方式。五是，进入21世纪后开始启动以数字档案馆建设为标志的档案信息化阶段。我省档案部门应用计算机管理起步较迟，在90年代初期，计算机技术力量比较雄厚的海关、电力、邮电、银行等系统自主开发了适应在本系统使用的档案管理软件；90年代中、末期有部分基层档案管理部门引进了“超星”、“津科”等软件；1999年全省档案管理部门开始批量地引进了“北京世纪科怡”在档案室和档案馆应用的计算机软件。2001年“福建科怡”立足于结合本省档案管理的实际情况，已经开发并在全省推广使用规范的档案管理软件，其中包括适用于机关、企事业单位和适用于综合档案馆的两大系列单机版和网络版软件。（二）档案部门应用计算机管理的发展趋势1网络化的信息资源共享我国档案数亿卷，无疑是一笔可观的财富，然而许多地方目前管理状况，要利用档案就必须到档案馆阅览室查阅档案信息，档案信息还需要大量的纸质检索体系、检索工具辅助查询。珍贵的档案无法再利用和产生更大的价值而沦为一摊流不动的“死水”。大量的档案堆积如山，有限的档案库房因而爆满。于是人们在思索如何有效地保存、管理和利用这些宝贵的档案信息资源？显然出路之一就是在档案部门采用现代信息网络技术，开发档案信息潜力，实现档案信息资源共享。档案信息网络的建立，可以使各级档案馆积极开发馆藏信息资源，使各类档案的收集渠道畅通，保证馆藏的不断丰富。已经启动的“数字福建”建设系统工程，正式将档案资源信息化建设列入“数字福建”的“339”计划。档案分布式基础数据库作为基础工程之一，与统计、测绘、地质、气象一起确定为重点建设的5个基础数据库，将通过政务信息共享平台，为各级各部门提供基础信息。档案资源信息化是21世纪福建省档案事业发展的重要战略选择，它以档案信息资源建设为核心，以信息技术在档案工作领域的应用为基础，以档案信息资源的社会共享为目标，是国民经济与社会化的一项重要内容。作为全省性国民经济与社会信息化的“数字福建”，将在整体上对福建省今后的档案领域信息化建设产生巨大而深远的影响。全省政务信息网等工程的建成开通，省直机关宽带网、省市县纵向网、电信、有线电视、计算机三网融合的传送网络的建成，将构成覆盖全省的信息共享网络体系，全省的档案室和档案馆组成的档案信息网络将利用和借助于这些共享网络体系和信息传送通道，实现档案资源社会化的服务和网络化的信息传送，实现档案信息的网上接收等管理，形成全省档案系统互联互通、多层次、开放式的档案网络体系。2电子文件在文档领域的发展 随着计算机应用的普及，办公自动化进程的加快，各类电子文件数量的急剧增加，文件的发布由纸质载体转化为电子数据载体。例如，一些省市或部委的办公自动化网络中的电子文件数量，有的一年要产生约2万件。这给档案管理带来了很大的变化，也造成了很大的压力。一方面电子文件在办公自动化系统非常方便地转化为电子档案，另一方面其作为档案所应具备的原始性、真实性、完整性和可靠性等也需要特殊的技术保证。CAD（计算机辅助设计）电子文件的管理方法研究已纳入国家重点支持的科技进步计划，已经取得了较大的进展。与此同时，国家档案局也积极推动了对办公自动化电子文件归档管理方法的研究，并取得了初步的进展。3与档案计算机管理有关的一些新技术的发展（1）当前计算机领域的每一项新的技术发展，几乎都会在档案管理中找到用武之地。档案信息的多样，及其巨大的数量，为新技术的运用提供了广阔的天地。例如，在档案机读目录的著录方面利用语音识别技术，档案人员只要面对着计算机的麦克风，用普通话朗读文件的著录信息，就能实现数据无键盘输入。要把大量的文件原文储存到计算机，文字扫描模式识别、超文本和超媒体信息处理等方面的应用已逐步从研究阶段进入到实用领域，在某些档案馆利用OCR技术（汉字自动识别系统，即把经过扫描仪扫描的原文图像文件保存格式转换为文本文件格式）建立起较大的档案全文（文本）数据库。（2）计算机多媒体技术的发展，使检索档案不仅是文本文件的信息，而且还能进行影像和声音的传送。由档案部门建立、被链接在一起并通过因特网或公共网络向社会提供查询服务的档案网站的普及，不仅能方便快捷地向社会提供利用，而且还能通过举办网上展览、网上档案编研成果展示等形式，在互联网上开辟社会主义精神文明宣传和爱国主义教育宣传的新天地，提高社会的档案意识，扩大档案工作的影响。四如何选择与评价档案管理计算机软件如前所述，我国计算机管理档案已经过了几个阶段的发展已初具规模，适用档案管理的各种电脑软件已投入市场，由于各软件公司的开发水平存在着差异，因而造成了档案管理计算机软件的良莠不分。不少软件在功能设置方面存在着缺陷，造成应具备的功能短缺，很少用到的次要功能又过多过繁，甚至有的为赶时髦采用了一些不成熟的技术造成较大的隐患。档案软件的这些缺点给基层档案人员的现代化管理带来了种种的不便。档案人员要求选用兼容性强、功能齐全、易操作的档案管理软件， 这样才有利于档案管理部门应用计算机水平的提高及档案信息电子数据馆室衔接的实现。基层档案部门选择与评价档案管理计算机软件要掌握以下四点，一是档案管理软件要与档案工作流程有机地融合为一体；二是软件应具备四项基本功能；三是档案管理软件要体现人本理念；四是选用档案管理软件要根据本单位的实际情况。一 档案管理软件要与档案工作流程有机地融合为一体。 认定一个好的软件，首先要确认档案管理计算机软件应具备档案管理的规范和工作流程，既档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八个基本环节。计算机数据流程的设计能与目前档案管理工作流程有机地融合，并能做到一次数据录入，各级系统共享。软件的界面设置要有人性化，整体上要体现以人为本的理念。（一） 档案的收集、整理编目方面文件管理和档案管理模块，设置档案数据的前期输入项目包含各种门类档案的案卷级、文件级机读文件著录条目要执行的国家规范化标准，系统中数据管理形式要实现目录管理和原文（图形、图象、文本）管理。文件录入模块，要提供用户录入档案信息数据的功能，并能够修改和删除录入时的错误字段。录入文件的顺序号应有多种的重排方法，用户可根据文件管理的需求，对文件进行序号的重排。例如选择责任者和文件时间的组合条件进行排序，计算机能把相同责任者的文件条目，按照文件形成先后顺序来排列序号。系统还应能实现主题词（或关键词）、分类号自动标引。档案整理模块，用户能根据本单位文件形成的具体情况，自主设置辅助组卷实体分类体系的一、二级类目和三级实体类目。组卷功能应包含简化组卷和传统组卷两种组卷方法。文件归档前后的系统标识符：如实体分类号、责任者、文件编号、题名、保管期限、载体数量等对应的字符型 (C)和数字型(N)格式必须保持一致。计算机文件归档的处理，文件的归档标识要能够有效迁移，文件收发阶段著录的全宗号、保管期限、实体分类号应在计算机文件归档结束后，转换为统一标准的档号格式。同时还应具有形成在档案管理中需要的各种目录、统计及报表自动生成和打印的功能。合格的计算机软件对于整批文件的处理（编目）时间和文件组卷收发文数据库迁移到档案库的时间均少于10秒。（二） 检索方面为提高查询档案的查准率和查全率，软件应具备对文件在运转过程和归档后的各类档案信息数据进行多种途径和多种方式的检索功能,并具有较高的文件及档案信息的查全率和查准率，在几秒钟的时间里，计算机能为档案人员检索出所需查询的所有文件。档案软件应设置必备的检索项目如：题名、责任者、形成时间项、主题词、分类号，还有辅助检索项文件编号、档号等。检索模块应配置档案人员使用的简单检索和多条件组合查询功能，要能进行文件级和案卷级的目录检索、文件级的全文检索、图文声像的一体化检索。计算机的档案检索，合格的计算机软件检索文件速度是很快的，在测试阶段模拟5000条机读目录数据，查询文件的时间应少于2秒。（三）档案移交、鉴定、密级管理、利用、统计、编研方面：在日常的档案移交的工作中，软件对档案移交应有时间、来源、交接人、种类、数量、载体等项目，供档案人员对移交的档案进行动态管理。档案鉴定必须具备档案划控、保管期限变更、密级变更、鉴定销毁的功能。档案的利用过程软件应包括：手续审核、权限认定、调档审核、借阅手续办理、催还、续借、归还等工作流程。软件设置的统计项目，应包含档案馆和档案室基本情况年报及各类统计报表。档案的编研包括大事记、组织沿革、全宗介绍、基础数字汇编等。总之，这些功能要能将相关的传统工作流程较系统地纳入计算机的自动处理流程。二档案软件应具备的四个基本功能（一） 数据管理功能人们进行日常事务处理和科学决策，需要对大量数据进行组织、存储、管理，这都属于数据库管理的范畴。软件通过数据管理功能模块，实现对数据库数据的管理，其内容包括数据备份、数据恢复及数据整理三个方面。国家档案局规定开发档案管理软件在必备数据的建立、修改、删除等功能的基础上，还专门确定了数据应采用DBF格式（数据库文件格式），因为这种数据格式被所有主流数据库管理系统兼容。此外，对于图纸文件的管理，从使用的角度规定，软件对图纸的处理幅面为A0、其处理的精度为200dpi（图象扫描的分辨率）。这些指标的确定可以满足使用部门应用要求的下限，有利于用户选择合理的技术设备节约了资金的投入。另外，还对其他种类的信息的格式也做了规定，如文字型信息采用XML文档（编写网页的一种扩展性标识语言）和RTF格式（一种非常流行的文件结构，可支持很多文件编辑器，比如字体和段落设置,页面设置等等信息都可以存在RTF格式中）、TXT格式（文本文件格式，它仅有文字讯息），扫描图象数据采用JPEG格式（该格式可以支持16M种颜色，能很好地再现全彩色图像，较适合摄影图像的存储。JPEG格式的压缩算法是采用平衡像素之间的亮度色彩来压缩的，因而更有利于表现带有渐变色彩且没有清晰轮廓的图像。）或TIFF格式（不压缩不失真的带标记的图象文件格式），视频数据采用MPEG格式（运动图像压缩算法的国际标准，压缩标准是针对运动图像而设计的，现已被几乎所有的计算机平台共同支持）、AVI格式（叫做音频视频交错格式，AVI格式允许视频和音频交错在一起同步播放），音频数据采用MP3格式(该格式可以使音乐文件在音色失真很小的情况下将文件压缩，标准的MP3压缩比是10：1，一个三分钟长的音乐文件压缩后大约是4 MB。)、WAV格式（微软制定的标准音频格式）等。这些格式的确定为档案信息的传输、交换和长期保管及有效恢复创造了条件。（二） 数据保护及加密功能为确保档案信息的安全，要求档案软件的研制、安装、运行必须符合国家的安全保密规定。在用户登录系统时，要设置不同用户访问权限的控制。必须有用户自设密码的认证，包括使用权限控制和防越权控制，无关人员不能登录档案管理系统。数据保护包含采集、存储、处理、传递、使用、销毁及操作密级识别，数据加密。系统安全保密监控要有操作监控管理的功能。访问系统的密码控制、档案数据的保护、数据加密、系统安全监控等指标要符合国家或部门的规定要求及所能达到的指标。（三） 系统维护功能。这部分功能主要是针对保证系统的可维护性、可运行性设定的。系统的维护，必须有用户权限管理、系统日志管理、数据备份、系统恢复及扩展能力等指标。用户权限管理是要求在整个系统和各子系统都应设置操作权限管理及数据操作权限管理，必须有操作者的身份判定和拒绝非法进入系统并有警示、记录的功能。系统日志管理能详细地记录登录档案管理系统人员的姓名、登录的时间。网络版本的档案管理软件的系统日志中，还能记录对方用什么设备访问档案管理系统、访问查询内容、用户在利用档案的时候是采用阅读、拷贝或者是打印文件的方式。系统记录的日志是隐蔽的，提供了详细情况的查询，并能做到自动转存及备份。系统维护中档案文件数据的备份与恢复是非常重要的，一个档案管理系统如果没有这部分的功能，那么万一遇到计算机中毒或者计算机硬件设备瘫痪，全部录入的档案文件数据，就如泥牛入海无消息，这个后果是很严重的。（四） 兼容性功能。软件的兼容性，要求档案管理计算机软件应能够实现在多种硬件或者操作系统软件环境支持下具备良好的运行状况，也就是说一种档案软件要在三种不同型号的主机如：惠普、联想、TCL三个不同厂家的产品运行，以及在三种不同的操作系统Windows95/98/2000软件环境的支持下运行。说明书上标明软件所适应的全部设备要完全兼容，运行正常。有的计算机安装档案管理软件后，出现经常停机（死机）情况，或在档案管理系统软件环境打印机不能打印各种目录，或者操作系统出现提示：“该程序执行了非法操作，即将关闭。”以上这些现象是主要设备与软件存在不兼容。计算机软件产品的衡量标准随着业务的发展，用户会有新的需求，包括新的档案管理方式，更高的计算机体系结构、更大容量的存储要求等，档案管理软件必须能够方便地扩充才能满足新的业务需求。系统还必须提供数据的多种存储备份方式，保证数据的安全。档案的来源于各业务部门，计算机档案管理系统和办公自动化系统之间存在着必然的联系。档案系统中的数据要能和办公自动化系统实现无缝衔接。三、档案管理软件要体现人本理念软件体现以人为本理念，就是要使软件的实用性和具备的灵活性两方面完美地结合。实用性指的是软件的总体模块设置，要符合档案管理工作的范畴。软件的易安装、易操作，包括技术操作说明清晰程度、系统提供完整的帮助用户如何使用软件的信息。软件界面设置的人性化，档案人员跨入计算机管理档案的门槛就会变得很低。因为，人机对话界面的合理性、易懂性，能使档案人员迅速地驾驭计算机。档案人员在操作中遇到困难时，软件能在线提供清晰明确完整的解决问题的帮助信息。如果软件安装繁琐，在运行操作中需经常查阅手册或专门技术培训，没有提供在线帮助，这样的软件是不合格的。另外，软件在一定的范围内应具备灵活性，经常使用的功能，如著录、检索、报表输出等模块，能提供档案人员根据本单位的管理需求，自主进行数据项的设置，其包括灵活的实体分类、标准著录与动态著录、报表灵活设计与输出等。这样，才能适应不同的行业，运用计算机管理档案。四、选用档案管理软件要根据本单位的实际情况。软件的选型，要根据本单位档案收集、整理的工作流程，选择单机版或者网络版，避免造成不必要的资源浪费。如果在一个立档单位，文书和档案工作由一个人承担，选择单机版就可以了；文书和档案工作由两个人承担，本单位内部还没有自己的局域网络，可暂时选择单机版，在单机运行的条件下，文书和档案人员通过使用软盘进行数据传递，同时可以实现档案的收集、整理、编目工作。如果本单位的局域网络已经形成，就要根据实际情况选择客户机/服务器或者浏览器/服务器模式的网络版。总之，基层档案室选择软件要从以上四个方面考虑，一个好的档案管理软件应该是，软件的流程适合档案管理的八个基本环节的需求，系统模块功能齐全。此外，档案管理软件应遵循档案的相关标准，包括著录标准、信息分类和主题词标引规则、数据整理、数据交换标准、电子文件存储标准等。档案管理软件具有较高的安全性能，包含数据存储的安全性、系统必须提供多种存储备份方法，保证数据的安全；数据要有相应级别的安全管理措施，防止被非法修改、删除，保证数据的原始性。档案软件要让档案人员一看就懂，一用就会，档案数据各种操作都应便于掌握，易于操作。第二节 档案管理软件基本构成一、单机版与网络版档案计算机管理可分为单机运行方式和网络运行方式。为适应以上的两种运行方式，专门开发了单机版和网络版的软件。（一） 单机版从档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八个基本环节，都是在一台计算机上，由一个人来独立完成的，不能实现档案信息资源共享。适用的范围是比较小的立档单位。（二） 网络版网络版是在计算机的网络环境下，通过系统管理权限的设定，由不同的角色完成档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等工作，在一个单位内部或网络用户的环境下，实现档案信息资源共享。档案管理软件网络运行的环境有局域网、广域网两种类型。1局域网。是处于同一建筑、同一校园或方圆几公里远地域内的专用网络。当我们的电脑和他人的电脑发生网络上的连接时，其实就出现了“局域网”的概念了（点与点的连结，扩充成“面”，即是一个小的区域概念）。局域网是一个通讯系统，它允许数台彼此独立的计算机在适当的区域内、以适当的传输速度率直接进行沟通。2广域网。是一种跨跃大地域的网络，通常包含一个国家和洲。当超过一个“局域网”的时候，就会进入到“广域网”的范围内。或者我们可以这样看，“广域网”等于是把“局域网”连接起来成为更大的网络。我们经常讨论的课题，如何实现档案数据的馆、室衔接和省、地（市）、县档案部门的联网，就是通过广域网来进行档案数据传输的，其支撑的软件就是档案管理网络版。目前开发的档案管理网络版软件有C/S和B/S两种模式。（一）客户机/服务器(C/S,Client/Server)体系结构，是在网络中通过技术手段，将处理任务分配给客户机和服务器的一种计算结构。客户机需要服务器提供信息；而服务器存贮数据和程序，并向客户机提供全网范围的服务。这种安排把应用分成明显的两部分：前端客户应用和后端服务器应用，从而充分利用可得到的计算机资源。客户机服务器（CS，ClientServer）概念来源于日常生活中常见的一种工作方式。例如，在一个大餐馆中，食客向招待员点菜，招待员把食客要求通知厨房的厨师，厨师按食客要求做好菜让招待员端给食客，这就是一种餐馆的CS工作方式。餐馆中的招待员和厨师进行了分工：招待员直接面向食客，了解食客要求并向食客提供最终服务；厨师看不到食客，但具体运作食客提交的任务。如果把餐馆看成一个系统，则招待员与厨师的分工就是一种系统的分工，CS工作方式就是一种系统分工、协同的工作方式，有时也称为CS模式、CS系统。招待员与厨师的分工关系是一种系统的结构关系，所以CS实际上也是一种系统结构模式。（二）随着网络软件开发技术以及网络分布式对象技术的飞速发展，导致了很多应用系统的体系结构从C/S结构，向更加灵活的多级分布结构演变，使得软件系统的网络体系结构跨入一个新阶段，即B/S体系结构（Browser/Server的简称，浏览器/服务器模式）。B/S方式其实也是一种客户机/服务器方式，只不过它的客户端是浏览器。为了区别于传统的C/S模式，才特意将其称为B/S（浏览器/服务器）模式。在系统的性能方面，B/S占有优势的是其灵活性，它不受时间、地点和计算机终端型号的限制，只要可以使用浏览器上网，就可以使用B/S系统的终端。（三）客户机/服务器（C/S）和浏览器/服务器（B/S）模式，不同的特点是安装网络版档案管理软件，两种模式分别采用不同的技术手段。1客户机/服务器模式，采用的安装方法是，所有网络用户的客户端（计算机）和服务器，都必须安装网络版的档案管理软件。假如，某个局域网有100个用户，3台服务器，那么这100个用户的个人计算机和3台服务器，都要安装同一版本的档案管理软件。这种模式，给以后的日常维护和版本升级工作带来了很大的麻烦。如果用户维修或更换计算机，那么，这些计算机必须重新安装软件。如果遇到版本升级，网络全部用户的计算机和服务器都要安装升级软件。2浏览器/服务器模式，则是采用计算机上互联网的方式，只要知道网页的网址，在任何时间和地点，通过计算机就可以浏览该网站的所有内容。运用浏览器/服务器模式，安装网络版的档案管理软件，只要在网络的服务器安装档案管理软件，其他的客户端不必安装档案管理软件，通过网络权限的设置，就能够进入自己工作职责范围的档案管理软件模块。其优点是方便维护和版本升级工作。认识到以上两种模式的异同之处和特征，对于以后本单位档案管理系统软件的选型，档案管理网络采用何种网络版模式来组网是很关键的。 二、档案室软件功能介绍（一）国家档案局推广的几种档案管理软件 我国档案管理软件的开发与应用已经有十几年的时间了，从最早使用的CCDOS、2.13H、UCDOS操作系统，到现在的WINDOWS98、WINDOWS2000、WINDOWS-XP。据有关部门的不完全统计，我国各部门先后开发的计算机档案管理软件接近1000个，其中仍在使用的软件不少于400个。市场上有如此丰富的软件资源可供各级各类档案部门选用，应当说是很可喜的事。但从实际情况来看，并非这么乐观，一方面很多档案管理者挑来挑去找不到满意的软件，另一方面一些软件由于局限性或某种缺陷而难于推广。国家档案局科研所组织专家对市场上的档案管理软件进行测评，重点推广了几种产品质量较好的软件如：世纪科怡、津科、泰坦、兰台、超星、量子等。这些软件均执行国家档案管理标准规范，软件的开发坚持通用化、系列化、组合化、用户化的方针，上述软件的模块功能设置，基本上采用以下的模块：文件管理模块，用于收发文件的登记、处理；组卷模块，适应文书、科技、会计、声像、实物档案的组卷：档案管理模块，对组卷的各种门类的档案进行管理，具有档案录入、组卷、档案调整（拆、并、重新组卷）、制作目录等功能；检索模块，用于档案的文件级和案卷级查询；还有资料管理、全宗管理、借阅管理、移交接收、信息统计、打印输出、系统维护等模块。以上的软件有着其各自的优点，但是也存在着某些不足之处。1国家档案局科研所和北京世纪科怡软件公司联合开发的“世纪科怡档案管理”软件。1999年开发科怡2.X系列软件，在使用过程中，发现该软件存在的问题是：适应性、灵活性不够和功能、安全上不够完善；2000年科怡3.0系统的开发增强了功能的扩展性和灵活性，但与此同时也造成系统稳定性和易用性的不足，而且用户界面和功能键的不统一增加了用户的使用难度。2001年开发的世纪科怡3.1（标准版）综合了以上两种软件版本的优点应运而生，它在保证灵活性和扩展性的同时使产品的稳定性和易用性也达到了一定高度。2.天津津科电子有限公司开发的“津科档案管理软件”。津科JI-110是专门针对机关、企事业档案馆(室)及各级综合性档案馆而研制开发的软件，实现了档案、文件、附件的三级管理。根据实际的情况，一份文件可以有多个附件，改变了以往文件和附件没有区别对待的情况。该软件新增了“馆室概况”模块，可以使用户进行档案馆（室）内的一般性事务的管理，同时拟补了系统所缺的“档案编研”模块。该软件的缺点是组卷过程过于繁琐，不利于档案人员的操作。3.珠海泰坦软件有限公司和珠海市档案局联合开发的“泰坦超越2000文件档案资料综合管理系统”软件。该系统包括了文件、档案、资料、扫描、存储、系统设置等功能模块，从日常的收文开始，到档案的主题词自动标引和自动归档，数据一次录入，永久共享；系统提供了拆件、插件、鉴定、销毁、借阅、接收、统计、汇总、用户权限设置等较为齐全的功能；其设计的多种表格模块，可直接调用，既能套打，也能全表输出；系统的多种条件和智能模糊检索功能，查准率达100%，查全率达99%以上。但系统中，文书档案著录的条目增加了“人名”、“机构”的著录条目，与文件的内部信息所反映出的著录项目存在着不规范的现象。此外，文书的立卷要经过筛选、全选、补充著录、立卷归档、编目等工作流程太繁琐。4.凯普公司与中央档案馆技术部合作开发的“兰台档案管理”软件。该软件实现了文书处理与文书档案管理一体化，减少了文书处理与文书档案管理中的重复劳动,提高了工作效率。软件中集成了主题词自动标引、光盘数据存储及光盘塔（库）入网、大幅面扫描图象的压缩与动态解压、多媒体档案存储、与兰台协同办公系统无缝连接等高新技术。但该软件主要立足于计算机技术的应用，软件提供的档案库结构、屏幕输入画面和报表格式的自由定义功能，未经过计算机专业培训的档案人员很难掌握软件的运用技术。 5. 北京市超星电子技术公司开发的“超星文档管理软件”。该软件的模块比较简单，由公文管理、组卷归档、档案管理、自由库管理、系统维护等模块组成，档案的利用，统计、鉴定、保管等模块设置的功能较少。数据库的管理是让用户每年建立一个公文和档案数据库，对当年的收发文件和归档文件进行管理。从软件的操作方面来评价该软件，简明、易懂，还是适应档案人员的操作习惯。但是，如果计算机存储的档案数据数量很大，不知道文件的形成具体年度，因为，归档文件分别建立数据库的缘故，所以很难检索到模糊的档案信息。最近几年，超星公司把科研精力放在数字化图书馆软件的开发上，因此档案管理软件的升级还不够理想。（二）福建科怡档案室软件功能介绍福建科怡档案管理系统3.1（标准版）档案室软件，是2001年引进“世纪科怡”软件的核心技术，在总结科怡2.X系列和3.0系统经验的基础上，结合福建省档案管理实际情况和用户的需求，而为基层档案室开发出来的软件。作为标准版，为契合初级档案管理人员易学易用的目的，系统涵盖了档案管理中最重要的业务处理过程，包括著录、组卷、调整、检索、制作目录等环节。在系统中，用户不仅可以灵活定义信息门类结构，动态调整实体分类和档号格式，个性化地设计操作界面，还可以在轻点之中轻松实现数据的备份与恢复，确保数据安全无误。系统以人性化管理为出发点，以向导的方式一步步引导和提示用户实现其功能。即使用户计算机和档案业务水平不高，也可以在循序渐进的学习中掌握使用。福建科怡档案管理系统3.1（标准版）适应单全宗和多全宗立档单位的档案管理，整个系统由文件管理、档案管理、资料管理、检索、利用、保管、鉴定、移交接收、编研、统计、数据管理和系统维护等12个功能模块组成。在初次使用文件管理和档案管理之前必须首先在系统维护模块中的初始化项目中，选择无全宗、单全宗和多全宗三种立档单位的管理形式，并在实体分类项目中根据本单位管理职能，以及档案形成的特点编制适应计算机识别的文件归档实体分类表。它由类目序号、类目名称、上级分类号、下级分类号组成。档号定义由使用该系统的文档人员根