病案首页系统-用户手册

附件 2 国家中医重点专科中医住院病案首页国家中医重点专科中医住院病案首页 采集系统操作指南采集系统操作指南 数据上报员适用 数据上报员适用 中国中医科学院中医药数据中心中国中医科学院中医药数据中心 国家中医重点专科中医住院病案首页国家中医重点专科中医住院病案首页采集系统 产品文档产品文档 文档名称 数据上报员操作指南 文档版本 V1 0 程序版本 完成时间 2015 年 8 月 说明 本文档使用与系统前期测试及预采集 预计 8 月 17 日进行预采集 正 式采集的操作指南会有根据测试通过系统作微调 本文档是国家中医重点专科中医住院病案首页操作指南 包含了数据上报员利用本系 统完成数据上报工作的操作说明 旨在指导您正确快速地掌握本系统上报户的数据上报功 能 本手册可以作为国家中医重点专科中医住院病案首页采集系统的培训教材 也可以作 为国家中医重点专科中医住院病案首页采集系统的日常操作指南 本文档适用的国家中医重点专科中医住院病案首页采集系统测试版本为 V1 0 中国中医科学院中医药数据中心中国中医科学院中医药数据中心 地地 址址 北京市东直门内南小街 16 号 邮邮 编编 100700 联系电话 联系电话 010 64089654 1 目录目录 国家中医重点专科中医住院病案首页国家中医重点专科中医住院病案首页 1 采集系统操作指南采集系统操作指南 1 数据上报员适用 数据上报员适用 1 1 系统登陆 1 1 1 用户名规则 2 1 2 进入系统 2 2 数据报批 3 2 1 病案 DBF 文件上传 3 2 2 病案直接填报上传 7 2 3 已上传病案数据核查 7 2 4 已上传 DBF 文件管理 8 3 系统安全 9 3 1 初次登录系统时必须修改医院信息 9 3 2 初次登录系统时必须修改密码 9 4 其他功能 10 4 1 在线交流 10 4 2 通知 10 1 病案首页上报导入流程病案首页上报导入流程 在国家中医重点专科中医住院病案首页采集系统中 操作用户根据角色的不同 可分 为 1 中医药数据中心用户 中国中医科学院中医药数据中心人员 2 医院用户 各省市上报医院病案首页数据系统管理员且仅有一个 各类角色的权限 1 医院用户 数据上报员 主要进行病案首页数据上报 2 数据中心用户 主要进行系统管理 包括查看下级机构 查看系统日志 数据分 析权限 管理下级机构与用户等 在国家中医重点专科中医住院病案首页采集系统中 必须为数据中心指定医疗单位方 可以上报病案首页数据 病案数据整体上报流程图如下 1 系统登陆系统登陆 在 IE 中输入国家中医重点专科中医住院病案首页采集系统服务器地址后 系统将进入 到国家中医重点专科中医住院病案首页采集系统的登陆界面 系统登录 病案 DBF 文 件上报 病案手工填写 上报 合格入库 系统 审核 不合格 修改病案 数据 不合格 原因 2 图 1 1 1 1 用户名规则用户名规则 在图 1 1 的输入框中输入用户名以及密码 用户名由中国中医科学院中医药数据中心 统一编制分配 初始密码为 666666 初次登陆后请修改密码 以保障登陆安全 1 2 进入系统进入系统 用户名和密码填写完后 点击按钮系统将检验填写是否正确 如果不正确 系统将会提示 图 1 2 重新填写 用户名密码填写正确后便可进入到系统 图 1 3 为进入到 国家中医重点专科 中医住院病案首页监测系统 后的主界面 图 1 3 3 2 数据数据报批报批 在数据报批流程中 数据上报人员在线上报数据后 经审核无误后就可将数据上报到 服务器 系统会自行校验并可以打开浏览文件 如果数据在自动校验环节中没有通过的 上报户必须重新上传 只有经过所有数据通过系统校验才可以保存数据 数据才算合格 2 1 病案病案 DBF 文件上传文件上传 该功能为提供医院支持 DBF 文件上传单位 进入到系统后 便可进行病案 DBF 文件 数据批量上报 在图 1 3 中点击主界面左侧功能菜单中的 病案 DBF 文件上传 打开页面 如下图 2 1 图 2 1 点击 可以打开 DBF 数据包所在的文件夹 如下图 2 2 所示 4 图 2 2 选择需上传的病案 DBF 文件进行病案数据批量上传 如 DBF 病案数据批量上传成功 会提示如图 2 3 如失败会提示相应失败信息 图 2 3 EXCEL 生成 DBF 文件说明 DBF 文件不能大于 500M 如果大于 500M 需生成多个 DBF 文件上传 同时单个 DBF 文 件包含的数据不能多于 10000 条 建议单个 DBF 文件的数据不要超过一个季度 有部分省份或地区由于上报病案数据未使用 DBF 文件 可通过如下方法生成 DBF 文件 5 1 进入系统点击 EXCEL 转 DBF 工具 下载并安装 2 进入 EXCEL 工具箱 菜单 处理工具 点击 更多 如图 3 点击 另存为 DBF 文件 再点击 智能调整字段长度 I 一定要点击 智能调整字 段长度 I 对数据长度进行自动调整 否则可能出现数据不完整问题 如图 4 点击 智能调整字段长度 I 后再点击 是 Y 此处一定要点击 是 Y 如图 6 5 最后点击 另存为 DBF S 保存文件及可生成 DBF 文件如图 整体操作可参考 7 2 2 病案直接填报上传病案直接填报上传 该功能为提供医院手工填报病案数据上传单位 在图 1 3 中点击主界面左侧功能菜单 中的 病案直接填报上传 打开页面如下图 2 4 该页面完成病案数据全手工录入上传 2 3 已上传病案数据核查已上传病案数据核查 为了控制数据的规范性 保证数据的有效性 无论是 2 1 病案 DBF 文件上传 还是 2 2 病案直接填报上传 系统都需要自动对数据进行逻辑校验 在完成 2 1 病案 DBF 文 件 或 2 2 病案直接填报上传 上传后 用户需点击左侧 完 成数据完整可用性自查 如图 2 5 红色条目表示该患者病案信息系统逻辑校验未通过 黑 色为系统逻辑校验通过 无论通过还是未通过填报人员均可点击相应 查看详细 再次对 数据进行修改 用户可输入上传时间段和数据有效性进行数据查询 8 图 2 5 点击 查看详细 后打开可修改数据页面如下图 该页面可对数据进行修改保存 2 4 已上传已上传 DBF 文件管理文件管理 中心会对所以上传病案 DBF 文件进行存档 用户可进入 查阅病案 DBF 文件上传情况和下载曾上传成功的病案 DBF 文件如图 2 6 可通过输入上传 时间段查询 图 2 6 9 3 系统安全系统安全 3 1 初次登录系统时必须修改医院信息初次登录系统时必须修改医院信息 用户初次登录系统时需要先进行 后填写相关信息如 1 医院 名称 2 联系人 3 联系电话 4 邮箱 5 备注 带红色 号的为必填内容 见下图所示图 3 1 图 3 1 设置完毕并点击 确定 按钮以保存修改信息 3 2 初次登录系统时必须修改密码初次登录系统时必须修改密码 为了数据的安全性 上报户可以对自己的密码进行修改 修改方式为 点击主界面左 10 侧功能菜单中的用户管理 功能 图 3 2 4 其他功能其他功能 4 1 在线交流在线交流