Excel的使用方法与技巧.ppt

Excel的使用方法和技术，教职员：ding Li，Excel第一部分的基础知识，第一，Excel2003功能概述于1985年出现，被认为是最完整、技术最先进、最易于使用的电子表格软件。在Excel中，您可以创建和修改工作表、三维图表以及分析管理数据。第二，启动Excel2003和界面简介1。按快捷方式按钮。2.单击鼠标以打开“开始”“进程”“Microsoft Excel，Excel”。3 .界面介绍显示Excel2003的基本元素工作簿、工作表、单元格和Excel2003工作簿是计算和存储数据的文件，每个工作簿包含多个工作表。工作表是Excel2003完成操作的基本单位，可用于组织和分析数据。您可以在多个工作表中同时输入和编辑数据，在多个工作表中聚合和计算，以及以图形方式显示工作表数据。工作表的默认分区是单元格。1 .启动新工作簿Excel2003时，将自动创建新的空工作簿。在实际应用程序中，用户可以随时创建新工作簿。您可以通过选择“文件”-“新建”命令手动创建新工作簿。在主工具栏上，单击“新建”“快捷方式”按钮。提示：按： ctrl n可快速创建新的空工作簿。2 .输入工作表数据，然后在单元格中输入数据。主要有三种方法可以单击单元格并直接输入。复盖原始数据。双击单元格，出现插入数据的光标时，将光标移动到所需位置，然后输入数据。通常用于修改单元格中的某些数据。单击单元格，然后单击编辑栏以输入数据。效果等于b。默认情况下，数字右对齐，文本左对齐。3.插入符号和特殊字符“插入”-选择“符号”命令。4 .自动填充选定的单元格，拖动右下角的填充手柄，或者选择“编辑”-“填充”-“序列”命令，可以快速将不同类型的数据系列填充到Excel工作表中。复制行或列中的数据，然后拖动单元格填充句柄即可。您可以填充一系列数字、日期等，并在Excel中拖动这些数字、日期或期间，以自动持续这一系列数字、日期或期间等。提示2您可以按Ctrl D键向下填充。按Ctrl R键右填充。序列自动填充，提示：分数必须为整数分数格式。否则，日期将设置为默认值。例如，1/21月2日输入0空格将1/2显示为1/2技巧：如果在输入数字之前添加字符，则可以将数字视为文本，如“，”。提示：在Excel2003中，日期和时间被视为数字。输入的数字如果Excel可以识别，则会向右对齐。示例：2006-6-5；对于Excel无法识别的日期和时间，它被视为文本并与左侧对齐。与2006.6.5相同。4。保存工作簿a .直接保存工作簿；b .以新文件名保存工作簿。5.关闭工作簿6。打开现有工作簿a .直接在Windows资源管理器中查找工作簿文件；b .在“文件和窗口”菜单下，默认情况下显示最近使用Excel打开的四个文件。中选择所需的构件。提示：要更改此处列出的文件数，请选择“工具”-“选项”-“常规”命令。编辑和管理第二节工作表，1，编辑单元格1。选择整个选定单元格行或列单击选定行或列的行号和列号。选择多个行和列将鼠标指针指向起始行号或列编号，按住鼠标左键，然后拖动到结束行号或列编号。选择整个工作表中的所有单元格按Ctrl A，或单击整个表选择，0行0列。，使用选定的连续单元格区域a鼠标选择区域的左上角单元格，按住左键并拖动到该区域的右下角，然后释放键；b首先使用鼠标定义区域左上角的单元格，按shift键，然后单击区域右下角的单元格，即可选择该单元格。选择非连续单元格区域选择第一个单元格区域，然后按住ctrl键+2.选择单元格区域。2.编辑和清除单元格内容3。复制和移动单元格内容4。插入和删除单元格a选择“插入”或“行”或“列”命令。b在选定区域上单击鼠标右键，然后从快捷菜单中选择“插入”命令。c选择多个行或列，单击鼠标右键，然后选择“插入”以插入相应的行或列。删除单元格与插入单元格步骤类似。5 .查找和替换选择项编辑命令，或按ctrl F打开查找和替换对话框的查找选项卡。在查找内容下拉列表框中输入要查找的内容，然后单击查找下一个按钮，将光标移动到与要查找的内容匹配的单元格中。可以多次单击查找下一个按钮，直到找到所需的单元格位置。提示：要在对话框下方列出所有相关单元格信息，请单击查找全部按钮，单击替换选项卡，在查找内容和替换内容下拉列表框中输入所需内容，单击查找下一个按钮，导航到要替换的单元格，然后单击替换按钮，即可快速查看工作表中特定单元格的内容。您也可以直接按一下全部取代按钮。6.注解储存格是附加至储存格，以区别于其他储存格内容的注解。具有注释的单元格的右上角有红色三角形的注释标识符。用鼠标指向单元格时，将显示其注释。选择下一个：a中的单元格，然后选择“插入-注释”命令。或者，右键单击，然后选择“插入注释”，在B弹出的注释框中输入内容。输入c，然后单击外部工作表区域。二、设置工作表格式，1 .选择单元格字体设置格式-单击单元格、字体选项卡技术：后，可以使用“字体”选项卡的“特殊效果选项”组中的“上标”复选框将数字或字符设置为指数。2.设置单元格对齐方式-选择“单元格”，然后选择“对齐”标签3。设置单元格边框“格式”-单击“单元格”，然后单击“边框”标签4。设置单元格数字格式-选择“单元格”，单击“数字”选项卡，然后单击5。选择样式格式-应用“样式”命令，从“样式名称”下拉列表框中选择默认样式，然后从“包含样式”选项组中选择所需样式。最后，单击“确定”。6.选择需要自动格式化a自动格式化的单元格区域。b选择“自动应用格式”，单击要应用的数据表样式，然后在要应用的格式选项组中选择所需的格式。c单击“确定”按钮即可。7.条件格式的工作表可以包含很多数据，某些数据需要特别显示。您可以利用Excel的条件格式设置功能。单击“格式”命令，然后选择。如果学生成绩单上用红色标出不及格的成绩。8.设定背景以选取整个工作表。选择“格式”“工作表”命令项“背景”，然后在“工作表背景”对话框中选择图片。单击“插入”即可。9 .选择图形、图片、剪贴画和艺术单词添加和选择“插入”“图片”。10.指定工作表标签颜色可以吸引眼球，便于查看，还可以为工作表标签指定颜色，以便于查找。通过选择“格式”“工作表”命令项“工作表标签颜色”，在显示的“设置工作表标签颜色”对话框中选择所需颜色。iii，工作表管理，1 .切换工作表2。新建、重命名和删除工作表3。复制和移动工作表4。要隐藏和取消隐藏工作表工作簿，请选择“窗口”-“隐藏”命令。可以通过选择“窗口-取消隐藏”命令来恢复。您可以选择“格式”-“工作表”-“隐藏”命令来隐藏工作表。您可以选择“格式”-“工作表”-“取消隐藏”命令来恢复工作表。技术：1。Excel大量资料开启需要同时输入技术资料输入的Excel表格，然后选取需要填入资料的储存格。如果某些单元格不相邻，请按住Ctrl键并单击鼠标左键，逐个选择这些单元格。然后，如果释放Ctrl键，在单元格中输入需要填充的数据，然后按Ctrl+Enter键，则刚才选择的所有单元格都将同时填充数据。2.将光标移动到需要快速输入大写中文数字的单元格中。在单元格中输入相应的小写数字。右键单击单元格，然后单击“设置单元格格式”，以在弹出的“设置单元格格式”对话框中选择“数字”选项。然后从“特殊”列表框中选择“中文大写字母”选项。最后，单击“确定”按钮即可。3.有时，Excel单元格文本会在任何时候换行到Excel，您可能需要在一个单元格中拆分为多行以显示内容(例如文字)。这种方法通常可以通过在“格式”菜单的单元下为对齐选择“自动换行”选项并单击“确定”来完成。这个方法应该分阶段工作，而不是特别想使用。另一种方法是，需要重新开始输入一行时，只需按住Alt键，然后按enter键。4.在Excel中插入空行要在行上方插入几个空行，请使用鼠标拖动此行以选择行数，然后单击鼠标右键并选择插入。在每行上方插入空行时，可以在按住Ctrl键的同时依次单击要插入新行的行标签按钮，然后单击鼠标右键并选择插入。Excel中的删除零值单元格计算结果为0时，默认情况下显示0。这显然有点妨碍。出现0时，如果单元格为空，则可以执行此操作。如果打开“工具”“选项”“视图”，然后取消“零值”复合选项之前的，则当前工作表中所有值为零的单元格都将显示为空白。6.快速隐藏在打印工作表时，有时需要隐藏某些行或列，但是调整菜单命令或行号(列标签)边框的方法则更为麻烦。在英语中，按“Ctrl 9”或“Ctrl 0”可以快速隐藏光标所在的行或列。7 .在Excel中，快速选择“空白”和“数据”单元格。单独选择空单元可能会更麻烦。打开编辑定位窗口，然后单击定位条件按钮。在“位置条件”下，选择“空”并单击“确定”将选择所有空单元格。要选择仅包含数据的单元格，请在上面的“方法位置条件”窗口中选择“常量”，然后单击“确定包含数据的所有单元格都将被选中。8.快速获取列宽与行高如果列的数据宽度匹配，则可以选择列，将鼠标移动到列标题的右侧框中，然后变为双向箭头，将鼠标拖动到适当宽度，使列宽度的列均匀。如果每列的数据宽度不一致，我们往往很麻烦按列调整。选择包含数据的列，将鼠标移动到其中一个列标题的右侧框，当鼠标指针变为双向箭头时，双击鼠标左键会将每个列的列宽设置为“最适合的列宽度”。也就是说，列宽可以准确地显示单元格数据。使用此方法还可以获得“最佳行高”。双击行标题的下边框。9 .活动单元的快速移动通常在数据区域的开始和结束、最左侧和最右端前后移动。无需多次单击滚动条或多次滚动鼠标滚轮。如果鼠标指向当前单元格的下边框，鼠标指针变为四个箭头的十字线，则双击会将活动单元格快速放置在当前数据区域中当前列的最后一行。双击单元格的顶部边框将到达顶部行，双击左侧边框和右侧边框将分别快速到达最左端和最右端。10 .数据分离技术使用Excel输入数据时，如果在一行中输入的内容过长，可以快速分类。在选定单元格中输入数据或文本，然后选择要拆分的数据区域，如下所示：单击菜单栏“数据”。在弹出对话框中，选择“固定宽度”，然后单击“下一步”。在“预览数据”中，单击分隔线，导航到指定位置，然后单击“下一步”。选择“列数据格式”，然后单击“完成”。11。在批量转换日期格式之前，在Excel中输入员工出生日期时，只需以“yymmdd”格式输入，但是上级部门始终要求您以“yyyy-mm-dd”格式输入，因此不能手动转换超过一千个员工出生日期。最快的方法是先选取要转换的区域。单击“数据”“分离”以显示“分离文本向导”对话框。选择固定宽度，连续单击下一步按钮两次，然后在步骤3对话框的列数据格式中选择日期，选择YMD表单，然后单击完成按钮，将上一文本转换为所需日期。12 .您可以在Excel中向上和向下移动选定的单元格，而无需使用箭头键。要选择选定单元格周围的单元格，可以按向上和向下箭头键进行移动。这样可以节省时间并加快工作速度，按Tab键可以快速选择选定单元右侧的单元。可以同时按Shift Tab键来选择左侧的单元格。按Enter键选择下方的单元。您可以同时按Shift Enter键来选择上方的单元格。13 .可以轻松移动“复制”工具栏按钮。在某些情况下，您可能需要将最常用的工具栏按钮放在更中心的位置。也就是说，您可以移动工具栏按钮。您可以在拖动工具栏按钮的同时按住ALT键，将其移动到其他位置。要将工具栏上的按钮复制到工具栏上的其他位置，可以在按住ALT CTRL键的同时将按钮拖动到其他位置。复制工具栏按钮后，如果不需要，可以按住ALT SHIFT键并将不需要的按钮拖动到工具栏以外的区域。14 .在Excel中，删除提示a名称中的空格，运行编辑替换命令，在查找内容列中输入空格，在替换内容列中不输入任何内容，然后单击全部替换命令退出。还有将b名称左对齐和右对齐两个单词和三个单词的技术。选择删除了空格的名称单元格，单击“格式单元格”，然后在打开的“单元格格式”对话框的水平对齐中选择“分布对齐”选项以退出，学生姓名将按单词左右对齐。15.使用Excel数据验证方法，打开学生成绩表，选择数据区域(:的数据区域不包含标题行或列)，然后单击“数据”“有效性”命令，导航到“数据有效性”对话框。在“设置”选项卡上，将“允许”项设置为“小数”、“数据”项设置为“介于”，为“最小值”和“最大值”分别输入“0”和“100”，然后单击“确定”退出然后运行“视图”“工具栏”“公式审核”命令以打开“公式审核”工具栏。现在只需直接单击“释放无效数据源”按钮。现在，您可以看到表中所有无效的数据立即被识别为红色圆圈。如果更正了错误的数据，红色圆圈标记将自动消失。16.将多个工作表的页眉和页脚设置为同时将一个Excel文件中的多个工作表设置为相同的页眉和页脚，这样设置每个工作表可能会很麻烦。您可以同时设置多个工作表的页眉和页脚。如果将鼠标移到工作表名称上(每个表未命名，Excel会自动命名为工作表1、工作表2、工作