会议室管理制度工作流程

1、会议室管理工作流程作者:日期:会议室管理1.会议室协调原则1）先预定，先使用；2）先客户，后内部；3）优先使用公司内部会议系统，公司级重要会议并且有国外参会者方可使用商会通号码；4）公司内部级会议，不提供瓶装矿泉水及可乐；2.会议室服务1）会务管理员下班前，要查看一遍会议管理系统，并与第二天早上9: 00前预定会议室的人员确认是否需要准备设备、饮料等；2）根据确认结果，做出相应的准备工作 （如会议开始时间为8: 00之前，可同保洁留言 协助摆放，但需将物品准备好并同保洁做好交接）；3）早上到岗后先打开“会议室管理系统”，查询当天使用会议室人员所需要的设备，并开始计划怎样调配会议设备；4）上午还

2、要对会议室进行不定时的巡视、检查。WAMS统要不断的刷新，以便及时发现新的会议室预定信息，提前准备相关的需求；5）中午后要与预定下午会议室设备、饮料的人员进行确认，如出现申请设备冲突，要与预定人沟通协调解决；6）使用人领取设备及归还设备时，使用人均要要求在“会议设备领用登记表”上签字 确认，设备方可领走；7）在会议开始前5分钟及结束后5分钟的时间段中，要查看会议室中的设备是否可以正 常使用，发现问题及时协调解决；8）前一天要根据WAMS统的预定情况做好第二天的会议室使用登记，提前做好各项准备工作；9）对于下班后还在继续的会议，可委托晚班人员帮助将设备收回锁好，帮助处理其它 相关工作；3 .会议

3、室巡视（1）早上来到公司后要对各会议室进行一次查看，确保会议室情况正常；（2）中午12点左右要再次对会议室进行一次查看，确保会议室的整洁(3)在每天的下班前要做好会议室的检查、收尾工作，检查设备仪器、白板笔、板擦是否齐全并好用；绿植、桌椅的整齐、清洁程度；3)会务管理的巡视内容主要包括：电话会议设备、投影仪、投影仪遥控器、网线、电话线、白板、白板擦、白板笔、幕布遥控器、盒纸；会议桌、椅、地毯、绿植、卫生；4 .会议饮品1)需要饮品的会议，使用人需提前在 WAMS统中标明数量，前台要提前准备好；2)只有公司级重要会议或客户来访的重要会议，由会务管理员负责在会议开始前摆放好所需要的饮品；其它会议由

4、使用人到会议室管理员处登记领取；3)饮品只提供给公司的会议使用，各部门内部的活动不予提供；5 .商会通号码1)使用人如想长期占用一个商会通号码，需要向周总邮件申请，周总审批同意后，前台方 可发放.同时将发放的信息记录到“商会通号码使用登记表”中；2)临时使用人，需要邮件向前台申请并抄送给王总，等领导批准,(邮件中注明会议的起 始时间和申请使用商会通号码的原因)，前台根据手中可调配的号码以邮件的形式将 号码及使用方法发给申请人；同时在“商会通使用登记表”中记录相关信息；3)月底将各部门的费用进行统计汇总，并制作“商会通费用分摊表”报上级领导；4)前台手中可调配的商会通号码，要每三个月更改一次主持

5、人密码及与会人密码；对 于已分配的固定号码，前台要定期发邮件提醒使用人更改与会人密码，提醒邮件中 要将更改方法告知使用人；6 .商会通使用方法(1)主会方：国内用户拨58851011;根据提示输入：*会议号码*根据下一步提示输入：*主持人密码*(2)参会方：国内用户拨58851011;国外客户拨打各个国家的接入号根据提示输入：*会议号码*常用操作：(1)自我静音/取消静音：*6*(2)将所有参会人静音/取消静音：*52*(3)会议中加锁/解锁：*7*(4)外拨电话：*电话号码* (5)会议中寻求帮助：*10*(6)结束会议：*9*7 .内

6、部会议号码申请(1)申请人需要发邮件向前台人员申请，邮件中注明会议的起始时间和参会方的数量以及会议室的号码，前台人员根据手中可调配的分机号以邮件形式发给申请人。(2)在开会的前10分钟申请人需联系前台人员要求协助搭建电话会议，并且在会议室等待会议召集的电话，接到电话后不要挂断电话，此电话会议召集完毕。(3)电话会议开完后需要向前台人员说明解除此次电话会议。8 .内部电话会议搭建方法内部电话会议：一般情况下指所有的参会方都在国内，我们通知主会方的信息就是一个分机号码， 例如：8972,但是这个号码只是为建立电话会议做准备的，不能对外宣布这个号码，主持人拿到这 个号码以后会通知所以的参会方拨打这个

7、号码参加电话会议。我们所做的就是告诉她们一个号码和 建立电话会议，建立电话会议的步骤如下：建会议室*81*+2或3*+前台分机号(8972/8973) #(2或3是建立电话会议的号码)* 81*+2或3*+我方会议室分机号#注：通知参会人前台号即可参加会议，对方拨前台号用外线总机号+分机号：招集会议* 84*2 或 3#：取消会议* 83*2 或 3 #每次会后要取消电话会议例如：前台号为8972,会议室号为8169,会议室分配号为 2即可如下拨号：1):建立会议*81*2*8972 #ooooooooooooooo (8972 为前台分机的号码)* 81*2*8888#。(8888 为北京会

8、议室的号码)2):招集会议* 84*2 #3):取消会议* 83*2 #备注：内部电话会议方式也支持国际电话会议。常见问题：(1)在电话会议建成之后，在客户打进来的同时，我们不能拨外线(2)使用这种内部电话会议时，我们不建议我们拨给客户，一般都是让客户打进来我们打出去给客户的情况，我们以8972电话为例(1)*81*2*8972#(2)*81*2*会议室电话号码#(3)*81*2*9客户电话号码# (我们要给几方打电话，就搭建几个号码)(4)*84*2# (召集电话会议，几方必须同时接听)9 .polycom和投影仪的分配原则(1)先预定，先使用(2)先重要客户会议，后内部会议10 .投影仪的使用方法(1)投影仪设备包括：投影仪、电源线、数据线(2)电源线一头插电源，一头插投影仪上(3)打开投影仪上的总电源(4)手提电脑需切换一下