Excel2003精品教程数据操作

1、Excel2003精品教程数据操作7.1 使用数据清单输入职工原始数据 在Excel中，用于管理数据的构造叫数据清单，它是包含一系列数据的工作表行。清单的第一行具有列标志，紧随其后的行是数据行，在标题与数据、数据与数据之间不能有空行，而且同一列数据必须具有同样的类型和含义。数据清单可以同数据库一样使用，其中行表示记录，列表示字段。实际上，在Excel中“数据库与“数据清单已成为同义词了。在执行数据操作的过程中，Excel会自动将数据清单视作数据库，即数据清单中的列被视作数据库的字段，数据清单的列标记被视作数据库的字段名称，数据清单的每一行被认为是数据库的一条记录。 7.1.1 创立并格式化表格

2、框架 初始化工作表 7.1.2 建立数据清单的规那么 每张工作表仅使用一个数据清单：防止在一张工作表中建立多个数据清单，因为某些清单管理功能只能在一个数据清单中使用一次。将相似项置于同一列：在设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相似的数据项。使清单独立：在数据清单与其他数据之间至少留出一个空白列和一个空白行，这样在执行排序、挑选和自动汇总等操作时，便于Excel检测和选定数据清单。将关键数据置于清单的顶部或底部：防止将关键数据放到数据清单的左右两侧。因为这些数据在挑选数据清单时可能会被隐藏。 显示行和列：在更改数据清单之前，请确保隐藏的行或列也被显示。假设清单中的行和列未被显示，那么数据有可

3、能会被删除。使用带格式的列标：在数据清单的第一行里建立列标志，利用这些标志，Excel可以创立报告并查找和组织数据。对于列标志应使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写款式等。使用单元格边框：假设要将标志和其他数据分开，应使用单元边框而不是空格或短划线在标志行下插入一行直线。防止空行和空列：在数据清单中可以有少量的空白单元格，但不可有空行或空列。不要在前面或后面键入空格：单元格中，各数据项前不要加多余的空格，以免影响数据处理。 7.1.3 建立数据清单 完成数据清单的构造设计后，就可以建立工作表了。首先在工作表的首行依次输入各个字段，操作步骤见视频7-1。 7.1.4 用

4、记录单管理数据清单 利用记录单，既可进展数据清单的建立工作，输入记录，也可以查看、修改、添加、删除和阅读记录等 7.2 排序工作表 排序就是按照一定顺序将数据清单中的数据重新排列。在Excel中，可以按默认序列，按升序或降序排列数据，也可以按一个或多个关键字排序，还可以按自定义的序列排序。 7.2.1 默认的排序次序 Excel可以根据数字、字母和日期等顺序排列数据。排序有递增和递减两种。按递增方式排序时，Excel使用顺序如下所示。数字：数字从最小的负数到最大的正数进展排序。按字母先后顺序排序：在按字母先后顺序对文本进展排序时，Excel从左到右一个字符一个字符地进展排序。例如，假设一个单元

5、格中含有文本“A100，那么这个单元格将排在含有“A1的单元格的后面，含有“A11的单元格的前面。文本以及包含数字的文本，按以下次序排序：0 1 2 3 4 5 6 7 8 9空格! “ # $ % & ( ) * , . / : ; ? _ + A B C X Y Z ，撇号“和连字符“-会被忽略。但例外情况是：假设两个文本字符串除了连字符不同外其余都一样，那么带连字符的文本排在后面。逻辑值：在逻辑值中，FALSE排在TRUE之前。错误值：所有错误值的优先级一样。空格：空格始终排在最后。 7.2.2 按单列排序 “工龄从大到小排列后的工作表 从大到小排序“工龄7.2.3 多列排序 使用工具栏

6、上的排序按钮虽然方便，但只能按单个字段名的内容进展排序，假设要根据两个或两个以上字段名的内容进展较为复杂的排序，那么可以利用“排序对话框来完成。 单击数据清单中的任一单元格 排序后的工作表 假设对排序还有一些特别要求，可单击“排序对话框中的“选项按钮，在翻开的“排序选项对话框中根据需要进展设置。 使用“排序命令最多可同时按3个字段名的递增或递减顺序对数据进展排序，假设要按4个数据列排序，那么必须重复使用两次或两次以上的排序操作来完成 7.2.4 按自定义序列排序 按自定义序列排序，首先创立自定义序列 创立的自定义序列自定义排序结果7.3 挑选数据 在Excel中，数据挑选是指在工作表中找出满足

7、一定条件的几行或几列数据，并将所有不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示那些满足条件的数据行。Excel提供了两种不同的挑选方式自动挑选和高级挑选。自动挑选可以轻松地显示出工作表中满足条件的记录行，高级挑选那么能完成比较复杂的多条件查询。 7.3.1 自动挑选 如：要查找职工学历为“本科的记录 此时，标题列右侧出现自动挑选箭头 挑选结果 在使用“自动挑选命令挑选数据时，还可以利用“自定义功能来限定一个或两个挑选条件，以显示出所需的数据。 设置挑选条件 “自定义挑选挑选出“工龄在710年的职工 7.3.2 高级挑选 使用高级挑选时，可以用两列或多于两列的条件，也可以用单列中的多个条件，甚至计算结果

8、也可以作为条件。高级挑选的结果可以放在原数据清单处，也可以复制到工作表中其他地方，它适用于复杂条件下的挑选。 条件区域与数据清单之间至少要有一个空列或空行“与关系挑选条件 单击“高级挑选对话框中 “条件区域右侧的折叠按钮，选择条件区域 单击“高级挑选对话框 中“复制到右侧的折叠按钮，选择复制到的位置 “与条件挑选结果 “或条件挑选结果 7.3.3 取消挑选 假设要在数据清单中取消对某一列进展的挑选，可以单击该列列首单元格右端的下拉箭头，再选择“全部选项。假设要在数据清单中取消对所有列进展的挑选，可选择“数据“挑选“全部显示菜单。假设要删除数据清单中的挑选箭头，可选择“数据“挑选“自动挑选菜单。

9、 7.4 分类汇总 分类汇总是指对不同逻辑组的数据进展规类，分类汇总能使人们快速地获得需要的数据并作出判断，例如当一个工作表中的数据行太多时，分类汇总可以帮助人们看清需要的信息。 7.4.1 自动分类汇总 第一需要注意数据清单的第一行必须有列标记。第二是要进展分类汇总的数据列是否已经排好序。要注意的是，这个排序的列表题称为分类汇总关键字，在进展分类汇总时，只能指定已经排好序的列标题作为汇总关键字。例如，要完成我们下面介绍的按性别分类汇总，那么必须首先对性别进展排序。 选择“数据“分类汇总菜单，翻开“分类汇总对话框 下面在“分类汇总工作表中按“性别对“年龄和“工龄进展汇总 分类汇总结果 7.4.

10、2 多重分类汇总 单击任一单元格，选择“数据“分类汇总菜单 设置分类汇总条件多重分类汇总 结果7.4.3 嵌套分类汇总 嵌套分类汇总，是指在一个已建立了分类汇总的工作表中，再进展另外一种分类汇总。与多重分类汇总的区别在于，多重分类汇总每次汇总的关键字一样，而嵌套分类汇总每次使用的关键字不同。 建立嵌套分类汇总前也首先需要对工作表中用来进展分类汇总的关键字进展排序。 在“分类汇总工作表中，要统计男女的平均工资和奖金，以及本科生和专科生的平均工资和奖金 先排序排序结果 单击数据清单中的任一单元格，选择“数据“分类汇总菜单 设置外局部类汇总 再次翻开“分类汇总对话框 并设置条件第2次分类汇总 7.4

11、.4 分级显示工作表 对数据清单分类汇总后，Excel便可以对工作表进展分级显示，这样就能按照所需的明细程度显示或隐藏内容。 1明细数据和汇总数据 明细数据是指在分类汇总中要进展汇总的详细数据，汇总数据是指对明细数据进展汇总的结果。明细数据和汇总数据是相对而言的。汇总数据可以是明细数据的求和，也可以是平均值、最大值或者其他汇总函数的结果。汇总数据必须与其汇总的明细数据相邻。汇总行可以在明细数据的下方或上方，一般在下方；汇总数据可以在明细数据的左方或右方，一般在右方。 2改变显示内容 在插入分类汇总后，数据窗口行号左边出现了“1、“2、“3的数字，还有“、大括号等符号，这些符号是Excel的分级

12、显示符号。 3取消分级显示 不需要分级显示时，可以删除一局部分级显示或全部的分级显示。假设要取消局部分级显示，先选定有关的行或列，然后选择“数据“组及分级显示“去除分级显示菜单。假设要取消全局部级显示，单击工作表中的任一单元格，选择“数据“组及分级显示“去除分级显示菜单。 4创立分级显示 分级显示可以自动建立也可以手工建立。在分类汇总时，Excel 按分类汇总格式建立了分级显示。我们可以取消已经建立的分级显示，然后选择“数据“组及分级显示“自动建立分级显示菜单，在数据清单中自动建立分级显示。 7.4.5 删除分类汇总 对于不需要的或错误的分类汇总，可以将其删除。在分类汇总数据清单中选择任一单元

13、格，然后 选择“数据“分类汇总菜单 7.5 列表 “列表命令使得对数据进展排序、挑选以及汇总变得非常容易。列表是指按一定条理组织的数据行。在工作表中可以设置多个列表，将某区域设置为列表后可方便地对列表中的数据进展管理，而不必理睬列表之外的数据。 7.5.1 创立列表 选择要指定为列表的数据区域，然后选择“数据“列表“创立列表菜单 翻开“创立列表对话框，此时所选区域显示在“列表中的数据的位置文本框中 带有蓝色边框线的区域为创立的列表，同时还显示了“列表工具栏 7.5.2 列表的相关操作 1插入行和列 单击包含星号的单元格A13，输入填充的内容 插入行 在右边的空列中键入数据，然后按【Enter】键，将自动插入一个新列 2删除行和列 删除行和列后的列表 3排序和挑选 在已创立列表的标题行中将自动添加“自动挑选箭头，因此可以对列表中的数据进展排序和挑选。如要挑选出“工龄是“9年的数据 。 单击“