大学财会类档案管理制度

1、大学财会类档案管理制度第一章总那么第一条为加强我校财会类档案工作的业务建设，不断 提高会计档案的质量和科学管理水平，依据档案法，财 政部、国家档案局会计档案管理方法，国家教委普通 高等学校档案管理方法，以及会计法等法律、法规、 规章，结合学校实际情况制定。第二条 本方法适用于学校各级财务部门。第三条学校财会类档案归口计划财务处管理。计划财 务处负责财会类档案的、整理、分类、装订、立卷、保 管、交接、查阅利用、期满销毁等工作。第四条 计划财务处须指定专人负责财会类档案的日常 管理，明确档案管理岗位的职责，建立健全财会类档案的内 部控制制度。第二章财会档案归档的原那么及范围第五条 归档的会计档案和

2、会计活动中形成的文件材料, 必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。第六条 财会档案必须实行集中统一管理，以确保其完 整、准确、系统和平安，便于开发利用。第七条 财会档案工作应纳入财会部门管理制度，纳入 财会工作计划、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。第八条财会档案工作应逐步采用先进的管理技术手段, 将所编制的财会档案数据贮入计算机中。大力开发档案信息 资料，为学校进行会计监督、分析、决策和制定教育开展计 划服务。第九条 归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会 计帐簿、会计报表、工资清册及会计活动中各个阶段形成的 不同类型的具有长期保存价值的文件材料等方面，具体范围 见各类档案归

3、档范围和保管年限。第十条上级有关财务的普发性（非专指高校）、不办的、 执行完毕的文件；未定稿的文件；重份文件及校内其他单位 发来的文件；未生效的合同、协议、单据；无查考利用价值 的一般性、临时性文件；与校外单位交换来的材料（可作资 料保存）。不作为归档的文件材料。第三章财会档案的内容第十一条学校的财会档案是指会计凭证、会计账簿、财 务报告及财会类重要文件等材料，是记录和反映学校经济业 务的重要资料和证据。财会类档案分为四类：会计凭证类、 会计账簿类、财务报告类和财务文件等其他类。第十二条 会计凭证包括原始凭证、记账凭证，其他会 计凭证。（一）原始凭证是在经济业务发生时，由经办人员直接 取得或填

4、制，用以说明某项经济业务已经发生或其完成情况 并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证是填制记账凭证 或登记账簿的原始依据，是重要的会计核算资料。原始凭证 包括外来原始凭证和自制原始凭证两种。（二）记账凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定 会计分录，并据以登记会计账簿的凭证。学校根据会计核算 的一般要求和学校的实际情况设置统一、通用的记账凭证。（三）其他会计凭证是指以上凭证之外的凭证。第十三条 会计账簿是指以会计凭证为依据，全面、连 续地记录一个单位的经济业务，对大量分散的数据或资料进 行分类归集整理，逐步加工成有用的会计信息的工具。会计 账簿由具有一定格式的账页组成。会计账簿包括总账、明细

5、账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿。第十四条财务报告指用来反映会计实体财务状况和事 业开展成果（经营成果）的总结性书面文件，包括会计报表、 附表以及财务情况文字说明等。第十五条其他类会计档案包括银行存款余额调节表， 银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案 移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，工资薪 金发放清册及财会类重要文件等；第十六条学校采用电子计算机进行会计核算，应当保 存打印出的纸质会计档案及电算化档案光盘。第十七条以下与财务会计核算相关的文件材料，也属 于财务部门档案管理的一局部，按照文书档案管理规定归档:（一）学校年度财务预算；（二）外部相关单位涉及的文件；（

6、三）学校对外投资的文件及相关投资证明；（四）各类审计决定、报告及意见；（五）教育、财政下达的与经费有关的文书；（六）国家及学校各项财务规章制度及奖牌等。第四章日常管理第十八条学校会计档案的封面及装订材料由计划财务 处统一制作。要设专人及时对形成的学校会计档案进行整理、 装订、立卷和归档。（一）建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序，健 全各类账簿的记录和保管要求，统一各类财务报告的格式和 编报时间，保证会计档案的完整、及时、规范；（二）各类会计凭证应及时进行整理和装订，防止凭证 的散乱和遗失。作为档案的会计凭证应按照规定的内容填制 齐全，审核人员、稽核人员、出纳人员应在办理完审核、复 核或收付

7、款手续后在凭证上签名和盖章。（三）会计账簿为采用电算化处理自动生成，应于年终 结账后打印出纸质会计档案，也应载明账簿名称及所属年度、 管理人员，并加盖校长签章。（四）对各类财务报告、年终决算报表等应加盖学校公章，校长及填报人签章。第十九条为方便会计档案的查阅和利用，各类会计档 案由专人保管，2年后移交学校档案馆集中管理，出纳人员 不得兼管会计档案。第二十条 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定 期保管期限为2年、5年、15年、25年四类。会计档案的保 管期限，从当年会计年度终了后的第一天算起。本方法规 定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保 管原那么上应当按照本方法附表所列期限

8、执行。第二十一条财务档案管理人员与档案馆之间交接财会 类档案，交接双方应当办理财会类档案交接手续。移交方， 应当编制财会类档案移交清册，列明应当移交的财会类档案 的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限、 已保管的期限等内容。交接档案时，交接双方应当按照财会 类档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后，交接双 方经办人和监交人应当在档案移交清册上签名或者盖章。第二十二条已经立卷归档的财务档案，任何人不得私 自拆封或抽换。第二十三条 档案管理人应当建立健全会计档案的查阅、 复制登记制度，既要方便查阅会计档案，又要保证会计档案 的平安。第二十四条 学校保存的财会类档案原那么上不得外借

9、。如有特殊需要，经计划财务处处长批准后方可办理借阅登记 手续，并要限期归还。第二十五条 档案管理人员应定期配合档案馆对会计档 案进行清理和鉴定，至少每年应清理一次。对保管期满并经 过鉴定，已无保存价值的会计档案应当按照规定程序及时销 毁。第二十六条财会类文件的收发由专人管理，收到文件 后要及时登记，按急件和一般文件及时送处长审阅，需立即 传达落实的文件要迅速分发、传阅、催办，任何人不得扣留 积压，否那么追究当事人责任。文件在各科传阅不得超过两天， 未经批准不得随意翻印。第二十七条处内人员借阅文件时，要填写借阅登记薄， 按规定时间归还，非本处人员借阅需经主管领导批准，并履 行借阅手续，否那么不得外借。年终后由计划财务处档案管理 人员，按照文书档案管理要求，收集、整理、立卷后移交学 校档案管理部门。第五章责任第二十八条 财务档案的立卷人在其保管期间要对档案 的完整性、立卷的及时性负责。第二十九条档案保管人员要妥善保管好各类财务档案, 做好防火、防盗、防霉、防蛀等工作。对由于以上原因而造 成档案毁损的，要追究保管人员的责任。第三十条各类档案使用人和查阅人应遵守档案查阅登 记制度。损坏、丧失档案的，要追究相关人员