管理沟通（第三版）第08章会议沟通

1、管理沟通第八章 会议沟通学习目标 通过本章学习，明确会议的含义和特征，了解会议的类型和功能，认识会议组织的基本过程，掌握有效会议的沟通策略。第一节 会议概述一、会议的含义 所谓会议，是人类社会中普遍存在的，有两个人以上参与的，有组织、有目的的，短时间聚集的集体活动形式。二、会议的基本特征1.普遍性2.目的性3.组织性4.集体性三、会议的功能 第一，会议通过最简单和最基本的方式界定了团队、群体或单位。 第二，会议为群体成员共享知识和经验提供了场所。 第三，会议帮助每个人去理解该群体的集体目标，去理解通过什么方式个人的工作能够有助于群体的成功，从而帮助群体找到实现目标的最佳途径。 第四，会议也使所

2、有出席者为最终制定的决策和追求的目标而承担义务，即使是不同意见者，他们可能会遗憾他们的意见未能被采纳，但是，他们会接受结果。而且，正是由于群体的决策约束了集体中所有的成员，所以，会议所制定的决策往往比单一经理作出的决策具有更高的权威性。 第五，在一些工作群体中，团队的领导通过他的出席来指导团队，即会议更好地体现领导者的角色和作用。 第六，会议上能更好地发现成员的地位上的差异。四、会议的类型1.谈判会议2.通知会议3.解决问题会议4.制定决策会议5.收集和交换意见的会议 第二节 会议的准备 一、Why?明确会议目的 1.信息共享 2.动员激励 3.信息传播 4.问题解决和决策制定二、What确定

3、议题和议程（一）会议议题的确定（二）拟定会议议程 会议议程的设计步骤如下： 1.突出问题，即根据上次会议列出突出问题。 2.提出新议题，：即通过预期目前发展和与会议成员的联系，提出管理活动或工作中的新议题。 3.选择重要议题，即针对诸多需要考虑的议题，确定最为主要和紧迫的事项。 4.分清主次顺序，即将例行项目放在开始，按逻辑关系或难度系数排列关键议题。 5.确定时间，即根据可用时间和与会者情况安排项目。 6.结束议程，即要求提出下次会议的细节，并在议程结尾处明确下次会议的日程。三、Where确定会议场地（一）会场的选定（二）会场的布置（三）会场内设备的准备四、When选定时间 1.要有充足的准

4、备时间。除非是处理紧急的突发事件，充分准备是召开会议的必要条件。 2.要考虑到与会者的工作时间及协调。 3.早上及星期二、三比较适合开重要会议。 4.除非特殊情况，会议的时间应控制在两个小时之内。 5.明确规定会议的起止时间，在会议通知书上说明，并提醒准时参加。五、Who确定与会人员 与会者指应邀参加会议的个人。与会者一般可以分为会议主席、会议成员和会议工作人员（如会议秘书、记录员等）三类。在有效的会议管理中，决定与会者群体的规模和构成是非常重要的。会议可能由于太多或太少的人员参加或不恰当的人员结构而流于失败。 六、How会议如何进行 1.开始阶段：主持人宣布正式开会，说明会议的目的及意义，介

5、绍与会的重要人物，提醒与会者注意相关的会议事项。 2.讨论或报告阶段：与会者在主持人的引导下分别针对会议目标提交报告或讨论，性质不同的会议，有不同的讨论方式。有些会议注重讨论，如对策会议；有些注重沟通，如协调会议。但不管何种形式，都必须紧扣会议目标，切忌离题或流于情绪性争辩。 3.总结阶段：在与会者充分讨论后，主持人应将各种意见加以整理、评价，作出结论或引导大家进行表决。切忌议而不决，浪费时间。 4.结束阶段：在宣布散会前，主持人或会议秘书应再次确认会议结论，以取得与会者认同。散会时，主持人应感谢大家的合作 。第三节 会议的实施一、传达开会通知 开会通知开会日期 星期 时间 地点与会者名单必须

6、出席者可选择性出席者主题安排者 电话开会目标会前准备工作议程二、明确与会者角色（一）会议主席的角色 1.会议控制 2.会议引导 3.促进讨论 4.处理不同意见 5.作出决定会议主席角色情形一： 某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为主”。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如采用“各个击破”

7、的方略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。 如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分析会议作总结，你又如何对“市场营销的重点”问题作总结? 会议主席角色情形二：某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二十一世纪的管理教学发展趋向”的研讨会。会议进行期间，就MBA教育的发展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法，有的认为MBA教学应该以“案例教学”为主；有的则认为应以理论修养的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学，甚至可以取消传统的教师讲解的形式；这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但

8、与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车”。 如果现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同主张分立的局面，你如何应付这种局面?你又如何就研讨的问题作总结? 二、明确与会者角色（二）与会者的角色 1.决定是否需要出席会议。 2.准备。 3.准时与会 4.就某些疑点或模糊问题征询清晰解释。 5.给出信息时，力求精确切题。 6.倾听。 7.支持他人。 8.确保公平参与。 9.反对要有依据。 10.以能提高团队绩效的方式行事。三、会议开始常用的介绍方法有： 1.自我介绍。 2.互相介绍。 3.主席介绍。由会议主席分别一一介绍参加会议的人员情况，这一方法适用 4.名片介绍。四、讨论主题（一）促进讨论（二）处理不同的讨论意见 具体可采取如下措施： 1.主席对不同的意见进行深思熟虑后，提出自已的观点。当然，这个观点在提出之前，必须有足够的把握，让与会的大多数人都能接受而结束争论。 2.对争论双方或各方的观点加以澄清。 3.分析造成分歧的因素。 4.研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性。 5.将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论，以便把会议引向深入。 6.若分歧难以弥合，那就暂时放下，将会议议程进入下一项。（