记录控制程序_第1页
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文档简介

1、记录控制程序1、目的为有效控制管理体系运行过程中所产生的记录，客观反映管理体系运行状况，保存必要的证据，确保记录真实、清晰和完整，特制定本程序。2、适用范围 公司管理体系过程管理相关的记录均适用之。3、术语与定义3.1记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据。4、记录控制的流程/职责和工作要求工作流程职责工作要求/标准时间要求相关文件/记录开始1）记录表格表单制定2）记录的填写 各部门各部门1、各种记录表格由归口部门按公司统一标准设计，到公司办审定表格式、领到表格编号、备案，保证各有关工作场所使用有效版本记录表格。2、记录格式不得随意更改。若记录表格格式需新、增加、更改、应填写文件新增、变

2、更、作废申请单由部门负责人与相关部门审定，管理者代表批准后由公司办进行重新受控存档备案。公司办通知相关部门使用新记录格式。如因需继续使用旧表格的，需到公司办备案3、记录编号及格式（版次/修改次数）参考文件资料控制程序文件相关内容执行。1、记录内容必须及时、真实、准确、全面，字迹工整、清晰具参考价值，重要记录需经校对、审核和批准。 2、记录不得随意更改，需更改时，采用单划线方法，并在更改处签名及更同、改时间。3、记录填写原则上须使用不褪色的蓝黑墨水或碳素墨水，不可用铅笔填写。作流程职责工作要求/标准时间要求相关文件/记录 3）收集归档 4）记录存档5）借阅归还6）记录销毁结束各部门各部门各部门各

3、部门1、各记录保管部门应及时收集本部门记录，分类编目存放。每月由各部门统一收集本部门上月之记录，将记录分类装订成册。2、记录归档应按分类号、流水号依次晨顺序排列，如需须对某项记录查阅时，应确保及时调出。1、记录的保管期限由保管部门根据实际需要自行确定，具体记录保存期限参见受控文件、记录表格一览表。 2、记录应保存在防潮、防霉等适宜的环境，以防止损坏、变质和丢失。电子文档记录应注意备份和安全，防止数据被任意更改和丢失。1、借阅者填写文件借阅申请表保管部门负责人批准方可借阅，并应在规定的期限内归还保存部门。电子文件档记录也应征得保管部门负责人的同意方可阅读（属保密性的记录按相关规定执行）。 1、过期的或没有必要保存的记录，由部门保管人员填写文件新增、变更、作废申请单，经部门负责人审核批准后，必要时部分记录由管理者代表批准才可销毁，并作

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