荣和新城物业业户档案管理工作规程

1、精品文档 精心整理精品文档 可编辑的精品文档荣和新城物业业户档案管理工作规程1. 目的规范业户资料，档案的编号、分类、整理、保管工作，为日后查考相关数据信息提供方便。2范围适用于荣和新城三期管理处对业户资料的收集，归档管理工作。3. 定义3.1业主档案：指在业主入伙时开始收集和掌握业主情况的第一手资料，包含业主姓名、楼座层号、籍贯工作单位、联系电话以及有效身份证明；用户签署或填写的公共契约、入伙手续书、业主房屋接收单、业主入住登记表维修情况登记等。3.2装修档案:指业主对房屋的二次装修新办理的手续书.包含填写的装修申请表、鉴定的装修超范围但不属违章的承诺书，以及装修单的营业执照、资质证书和施工

2、人员身份证复印件。社区部必须保存的业户资料：业主姓名，性别，出生年月，籍贯。 身份证复印件（派出所要求） C 通讯地址，联络电话 D物业管理公共契约业主签字联 E物业管理委托合同业主签字联 F业主公约业主签字联G业主房屋接收单，入伙手续书H装修申请表及附件I装修完工验收单J与个别业主就特殊事项达成的书面协议K催款律师函邮发凭证4职责4.1 前台组长负责监督档案管理的实施工作。42 文员负责业主档案的日常管理。4.3 社区管家负责与业主沟通，及时将信息变化知会文员。4.4 前台接待员负责收集业主入伙及装修申请资料。5.作业流程图：附件1：业主档案管理作业流程图附件2：装修档案管理作业流程图附件3

3、：业主档案目录6. 方法与措施6.1业主档案和装修档案内容包括：6.1.1经业主签署的公共契约6.1.26.1.36.1.4装修申请表相关图纸及装修施工队资料，装修施工人员身份证复印件。6.1.5业主的有关证件复印件。6.1.6其他应保存的资料。6.2 档案盒的制作6.2.1 根据档案盒的规格准备相应的档案标贴纸。6.2.2 在档案标贴纸上打印标准黑一号字体的档案类别名称、其格式一般由组织机构、名称组成。如社区部业主档案表示为SQ业主档案。6.2.3 将制好的标贴纸在档案盒左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。6.3 档案袋的制作6.3.1在档案袋上注明“楼座层号、业主姓名、性别、房屋

4、面积”等。6.3.2将业主情况、装修等有关资料存放在档案袋内。6.4 将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案袋内。6.5 按档案袋内的各页档案排列顺序，将档案有关内容登记在档案目录上。内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、装修情况、档案页数、备注等栏目。6.6 档案的编号方法6.6.1部门编号a)办公室 编号为：BGb)财务室 编号为：CWc)社区部 编号为：SQd)保安部 编号为：BAe)维修部 编号为：WXf)绿化部 编号为：LHg)保洁部 编号为：BJ6.6.2年份编号：引用年份序号-2000、2001、20026.6.3档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数

5、字-001、002、0036.7 业主档案的跟踪6.7.1当业主发生变更或通讯电话联络方式发生变化时，管家应将变化情况通知文员做相应变更。6.7.2业主档案跟踪管理，由前台组长每月至少两次抽查档案收集情况。6.8 业主档案及装修档案要严格保密，特殊情况如需查阅须报部门主管批准；外来单位如要查阅，要审查其身份证明及介绍信等材料，并由管理处经理批准后方可查阅。6.9 文员定期将业主资料及装修资料输入电脑进行管理。7. 参考文件和记录公司内部公文管理规定8附件及记录81 业主档案目录 附件1：业主档案管理作业流程图业主备齐入伙资料业主备齐入伙资料到业主服务中心办理入伙手续续到业主服务中心办理入伙手续续值班人员收集资料负责管理的服务经理整理资料编目归档将业主档案输入电脑 附件2：装修档案管理作业流程图收集：1、装修申请表、改造资料收集：1、装修申请表、改造资料2、企业资质证书工商行政管理部门核发的营业执照及施工人员身份证复印件。3、登记领取水电图、平面图表格等装修资料资料收集资料收集资料分类管理分类：1、装修规定资料分类管理分类：1、装修规定 2、改造资料 3、住户资料 4、监理装修记录归档：根据档案序号、业主栋号