时间管理培训-焦莉丽(牛商网)课件

1、时间管理法焦莉丽 2013.7.30什么是时间？有人说，“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”假设：有家银行，每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也无任何规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天用，也不能节余归自己。也就是说，前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。请问：你如何对待这笔钱？ 那么，时间到底是什么时间是一种供给毫无弹性、无法积蓄、无可取代、无法失而复得的宝贵资源你的时间,每分每秒都在消亡,包括此刻区别仅在于，这一刻是否有意义，怎样让它有意义。如果，我们平均80岁寿命？1-20、60-80忽略不计，余

2、40 项目 每天耗时 40年耗时 结余我们剩下多少年的时间去创造生命的价值？一日三餐 小时 年 年 交通 小时 年 年电话 小时 年 年看电视、上网 小时 年 年 看报、聊天 小时 年 年刷牙、洗脸、洗澡 小时 年 年休假、白日梦 闹情绪、身体不适 小时 年 年 ?1-20、60-80忽略不计，余40 项目 每天耗时 40年耗时 结余我们只有3.3年的时间去创造价值！我们如何管理它？睡眠 8小时 13.3年 26.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5交通 1.5小时 2.5年 20电话 1小时 1.7年 18.3看电视、上网 3小时 5年 13.3看报、聊天 3小时 5年 8.3刷牙、洗

3、脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6休假、白日梦 闹情绪、身体不适 2小时 3.3年 3.3 人的一生应该这样来度过的：当他回首往事时，不因虚度年华而悔恨，也不因过去的碌碌无为而羞耻。 保尔柯察金问问自己你经常来不及吃早餐吗？每周你不止一次要加班工作吗？会出现忙碌了一天，却又不知道忙了多少事情吗？会出现偶尔时间很紧张，偶尔又闲的闷得慌吗？你需要5分钟甚至更多的时间在电脑里找一份文件吗？你是否总觉得计划赶不上变化？你是否觉得不受打扰，专心工作的时间越来越短了？你在某件工作上耗费的时间总是大于之前的预计？“没时间”是你的口头禅吗？你忘记了重要承诺和约会。 如果你有5个问题回答是肯定的！你就需要学习如

4、何有效地进行时间管理！耗时因素分析1、电话11、没有沟通或沟通不准确2、不速之客的干扰12、下属的训练和发展不充分3、会议（预约、没预约）13、拖延、犹豫、做白日梦4、争吵、发火14、不会说“不”5、缺乏目标、时间计划、优先计划15、做事不能善始善终6、杂乱的办公室和办公桌、个人的无序性16、很少交派下属办事7、无效率的代表、委托人17、员工不足或工作不力8、做无用的尝试18、闲谈私事过多9、同一时间，想法、尝试过多19、缺乏自我约束10、不现实的时间期望20、缺乏协调和团队精神 请在上述耗时因素清单中找出您在时间损失中最经常出现、最浪费时间的5个因素！1. 2.3.4.5.时间管理误区 之

5、组织工作不当恶性循环忙人的恶性循环时间管理误区 之 时间控制不够时间管理误区 之 整理整顿不足时间管理误区 之 进取意识不强如何做好时间管理？ 时间管理六项基本原则原则一 明确目标目标是指你想或期望通过努力而取得的一个确切的、明确的结果。SMART原则S-Specific 具体的，不能笼统M-Measurable 可衡量的A-Attainable 可达到的，指付出努力的情况下可以实现，避免过高或过低的目标R-Relevant 相关的，指目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性T-Time based 基于时间的，指完成目标的期限有效的目标冲洗并清洁这辆汽车经常温习学校功课对所有客户提供

6、更好的服务需大大减少投诉的数量今天下班以前尽快处理不具体不可衡量时间约束不清楚每周冲洗并清洁这辆汽车的里里外外每天至少花一小时温习数学功课在24小时内回复每位客户的电子邮件在目前的基础上，将客户投诉数量减少50%今天下午18：00以前明天到公司第一件要做的事情所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划通过采取适当的步骤和方法最终达成有效的结果 原则二 有计划、有组织地进行工作目标任务描述输入方法、步骤、工具输出完成考核标准开始时间结束时间原则之三 分清工作的轻重缓急紧急不紧急重要不重要 重要且急迫 重要不急迫 紧急但不重要 不紧急也不重要紧急不紧急重要不重要 危机急迫的问题有

7、限期的任务，会议的 准备事项 准备及预防工作计划关系的建立培训，授权，创新 细琐的工作浪费时间的闲聊无关紧要的信件看太多的电视 干扰，一些电话一些会议一些紧急事件凑热闹的活动偏重于第三象限结果： 短视近利 缺乏自制力，怪罪他人 危机处理 轻视目标与计划偏重于要第四象限结果： 全无责任感 依赖他人或社会机构维生 危机处理 忙于收拾残局结果：有远见，有理想 平衡，纪律，自制 少有危机 运用四象限法则 在正确的时间做正确的事！案例小故事：穆尔于1939年大学毕业后，在哥利登油漆公司找到业务员的工作。当时的月薪是160美元，但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个月薪1000美元的目标。当穆尔逐渐对工作感到得心

8、应手后，他立即拿出客户资料以及销售图表，以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现，80%的业绩都来自于20%的客户中，同时，不管客户的购买量大小，他花在每个客户身上的时间都是一样的。于是，穆尔的下一步就是将其中购买量最小的36个客户退回公司，然后全力服务其余20%的客户。 结果如何？第一年，他就实现了月薪1000美元的目标，第二年便轻易地超越了这个目标，而成为美国西海岸数一数二的油漆制造商。最后还当了凯利穆尔油漆公司（Kelly-Moore Paint Company)的董事长。 原则之四 合理地安排时间这个故事除了告诉我们树立正确的目标的重要性，还体现了帕累托定律（也称80/20定律）：总结果

9、的80%是由总消耗时间中的20%所形成的，按事情的重要程度编排行事优先次序的准则是建立在重要的少数与琐碎的多数的原理的基础上。80%的销售额是源自20%的顾客； 80%的电话是来自20%的朋友； 80%的总产量来自20%的产品； 80%的财富集中在20%的人手中；80/20原则启示启示：20%的工作事项创造80%的工作价值；抓住工作的关键，集中80%的主要精力做20%的主要工作，可以保证80%的工作结果；改进这20%的工作处理方法，可以获得80%的新效果。误区：面面俱到都想做好；完全主义都想做完；平均分配时间和精力。80/20法则团体中的重要项目，是由全体中小部分的比例造成的当你面临很多工作而

10、不知所措时，应该想到帕累托原则锻炼自己寻找20重要工作，并解决它。因为我们不是全能，也不想做完美主义者，能力、时间、空间总是会受到限制的。所以另80的工作没有完成，就不再显得那么重要了。 把时间用于少数重要的事。掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。原则五 与别人的时间取得协作团 队尊 重协 作时间安排原则六 制定规则、遵守纪律在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。 即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。 由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。分析自己使用时间的方式和状况1、实施步骤熟悉并准备一份“时间使用清单

11、表”（如表一）在表一中列出约30项每星期中的主要活动，并分成五或六类在列出在所有活动并予以分类后，将每一活动按顺序编号，如表一准备一份的“一星期日志与简略分析表”（如表二），将表一中的活动对应地列在表二中在下周一开始的时候，请注意随时携带你的表二，每半小时在表二的适当位置记上该活动的号码该星期结束时，表二的所有空格都应该有一个号码。现在统计每一项活动出现的次数然后把表二中的“时间小计”填到表一的“每星期实际花费时间”上将“每星期估计花费时间”减“每星期实际花费时间”的余数填在表一的“上两项时间的差额”上。如果是负数，表示你花费在该活动上的时间多于你的估计；如果是正数，则正好相反为每项活动算出“

12、占每星期总时间的百分比”，公式如下：百分比（%）=（每星期实际花费时间168）100检查数目字。“每星期实际花费时间”的总计应该等于168，而“占每星期总时间的百分比”的总计应该是100%。若有些微差异，不必担心。本项练习的目的在于显示你的时间去处，而不是一项讲精确的练习再把每一类所有活动的数目字相加，并分门别类制成一表，可对你如何使用时间有更明显的印象。如表三表一：时间使用清单表 时间统计 表二：一星期时间日志与简略分析表时间表三 一星期时间总结表 时间统计拿出几张纸、你的时间使用清单以及你写下来的目标，详细考虑后，写出你对下列问题的答案： 1、我如何浪费我的时间？未来有何途径可预防或减低时

13、间的浪费？ 2、我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？我应如何预防不使其发生？ 3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？ 4、别人如何浪费我的时间？未来有没有方法减少或排除其发生？如果有的话，是什么方法？ 5、我做的哪些事既重要又紧急？ 6、我做的哪些事对我的目标很重要？ 7、我是否花费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何在？如果有，是哪些事？这些问题的答案应能提供许多使你将时间使用得更理想的构想。每6个月做一份一星期时间使用清单，也是极佳的构想，第二次做的时候就轻松多了。新的坏习惯在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。如同萨缪尔约翰生所言：“习惯的束缚平常是感觉不出来的

14、，等到发现时又已经变得难以破除了。”定期使用清单，使你有一个更好的机会打破那些束缚。 时间管理并没有什么高超的技巧，关键就在于持之以恒。1、认识计划战略计划应用于组织，为之设立总体目标和寻求组织在环境中地位的计划。战略计划趋向于覆盖较久的时间间隔，通常以年为单位，涉及较宽的领域和不规定具体的目标；作业计划规定目标如何实现的细节的计划。作业计划趋向于覆盖较短的时间间隔，如月度计划、周计划、日计划，主要偏重于实现的方法。如何制定计划2、计划注意事项 事先的了解： 所在部门的业务定位 所在岗位的业务定位 上级主管的业务目标 上级主管对你的期望和要求 与其它相关岗位的业务接口关系 遵循5W2H原则 W

15、hy: 为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持 What： 任务的内容和达成的目标 When： 在什么时间段进行 Where： 任务发生的地点 Who： 哪些人员参加此任务，由谁负责 How to： 用什么方法进行 How much：需要多少成本 如何制定计划设置控制点（milestone）在目标或任务中设置阶段性的里程碑，通过检查，可以及时发现问题，对自己难以解决的，还可以获得同事或领导的支持。比方说，我们计划在3天之内给六层楼的地面刷上油漆，那么第一天就要设立控制点，如果不能刷完2层，显然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保证任务最后的如期完成。 坚持工作周记和工作日记，对计划的

16、执行情况进行总结，发现和纠正各种偏差，同时对计划进行调整和滚动。另外，还可以对前期的工作时间分配进行分析，不断改进时间管理。如何制定计划计划管理WBS（工作任务分解）WBS（工作任务分解）是创造出产品所必须进行的全部活动的清单，它是PERT、GANTT分层计划以及预算和人员分配的基础。PERT （网络计划评审技术） PERT（网络计划评审技术）是以网络图的形式制定计划，求得计划的最优方案，并据以组织和控制开发进程，达到预定目标的一种科学管理方法。利用计划工具不要让别人浪费你的时间1、打电话的艺术事先的约定与准备保持简短而明确的开场白控制通话时间、保持通话主题过滤电话2、当你被打断时来自上司的打

17、断有一位职员，每当他应召支见上司时，他手上总是带着一件仍待完成的工作：编写一份报告、检查报告草案、或者阅读必要的资料等，一来可以利用在一旁等待上司打电话或是其他事务处理的时间，二来可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以尽快结束对话或事情的安排，三来还可以让主管对他的工作态度留下深刻的印象。不要让别人浪费你的时间来自下属的打断你是否曾经训练你的助理，将他人可能的打扰含集中起来，然后每天或每星期一次地向你汇报？ 你是不是尽可能地把集体例会列为每日/周工作的一部分？ 你是不是每天都会保留一段固定的时间，供下属向你提出问题，同时在一旦发觉某些工作日程发生改变时，会告诉对方何时见面较合适？ 你是不是曾经鼓励下属以便条/邮件方式提出问题，而不必亲自上门打扰你的工作？ 你是不是立即向下属回话，使他们不至于认为他们必须经常打扰你，才能立刻获得回应？来自同事的打扰双方应事先达成共识。你应该力求对他们的要求保持热心、同情及随时愿意协助的态度，可是，你更应该让他们知道这么做往往会影响到你的工作效率。 不要随意打扰对方。你可以从容、预先地与同事联系你的要求、时间等。 想想为什么你的中断情形