成本管理程序手册20130329

重庆兴拓置业有限公司成本合约管理程序手册（第二版/2013-3-29）文件认可行为签署日期编制审核批准目录第一部分总概 11.1引言 11.2项目联络方式 1第二部分合约往来函件及经济文件归档管理程序 22.1引言 22.2文件归档程序 22.3书面文件检索 32.4文件编码系统 32.5文件收发程序 32.6承包单位文件提交 42.7图纸管理 42.8借阅管理 4第三部分设计变更、工程洽商、工程签证管理程序 43.1引言 53.2工程变更管理程序 53.3工程洽商管理程序 53.4工程签证管理程序 6第四部分付款管理程序 94.1引言 94.2付款管理程序 9第五部分结算管理程序 145.1引言 145.2工程结算管理程序 155.3营销、设计、咨询结算管理程序 17第六部分标准表单和格式 196.1标准表格名称 196.2附表表单 206.3常用表单 431第一部分总概1.1引言成本合约管理程序手册定义了重庆兴拓置业有限公司的成本合约管理和实施中的原则、程序和责任。成本合约管理程序规范项目参与各方在本项目上的成本合约管理行为，标准程序标准格式和汇报程序本管理程序手册会根据实施的需要，适时进行更新和修改。未经公司总经理同意不能改动已经建立的程序。本成本合约管理程序手册只用于重庆兴拓置业有限公司公司指定的顾问和施工等单位。表格和内容归方兴地产所有。1.2项目联络方式第六部分标准表格和格式，附录了目前的项目联系表-附表1-01《工程参与单位及人员通讯录》,包括了联系电话和电子邮箱地址等。32第二部分合约往来函件及经济文件归档管理程序2.1引言健全的项目文件编码和文件档案管理对于提高项目管理效率至关重要。建立完善的文件档案调阅与收发程序能保证项目各项资讯通过正确渠道传输，且畅通无阻。本部分主要描述在高效的项目管理实际运作中常用的文件及其相关程序。在项目实际运作中，可能需要补充标准化的文件格式，届时将由成本合约部门负责人设计相关范本及其使用程序。2.2文件归档程序电子文件归档2.2.1成本合约部应将全部文件集中存储于一个在区域网络（LAN）上建立的成本合约部门专用文件夹中，使成本合约部所有成员均可调阅。这样，即使文件作者不在，仍可保证快速及准确地找到该文件。这也有利于成本合约部将所有相关数据单独备份。在成本合约部主文件夹下可根据不同功能建立若干子文件夹，例如：项目成本合约部文件夹项目成本合约部文件夹沟通管理文件夹合同控制文件夹文件模版文件夹参与单位通讯录发文记录收文记录投资估算文件夹合同文件夹合同变更管理文件夹记事管理文件夹设计变更文件夹工程洽商文件夹现场签证文件夹内部文件传阅单工作联系单格式付款台帐工程类文件夹采购供应类文件夹咨询类文件夹经济文件招标计划合约规划每一子文件夹可作为一根目录，并可以按需要扩建出更多子目录。一个文件需要按时间段保存的，需在标题中记录修改日期。合同等重要文件最终版转为PDF格式存档。书面文件归档2.2.6其他资料，如部门内部所用规范、书籍等另行立卷归档。2.3书面文件检索文档控制员应打印一份与项目文件夹存档一致的目录，并进行电子文件动态更新，放入对应的共享文件夹，以便各成员查阅文件索引。2.4文件编码系统文件编码按公司统一要求，文件编码方式可灵活掌握，一旦确定，即为唯一编码，不得随意更改，必须严格遵守。2.5文件收发程序任何监理、设计、咨询顾问方或承包商若未按规定之程序，格式来提交文件，则成本合约部有权要求其修改后重新提交。发函过程2.5.1发函：对外单位或其它部门的发函，须经过主管领导签字后，统一编号签发，并同时将电子版文件存入项目电子版文件夹中。对外发函有以下三种情况：（1）发往造价咨询单位的，由成本合约部直接发函；（2）发往非成本合约部对口主管单位的，如施工单位和监理单位，由工程及HSE部对外发函；设计单位由设计管理部对外发函；（3）发往对政府部门的须按公司对外发函流程办理。542.5.2如文件为对外发给承包商的文件，原则上将原件由承包商专人前来将原件取走，并在《发文记录表》（见附表2-03）上登记签字。2.6承包单位文件提交承包单位必须按照本手册规定的程序和格式要求提交正式文件。2.7图纸管理2.7.1图纸接收(1)正式发行的图纸需有签字、图签及发行版次和日期；(2)移交成本合约部的图纸需有设计管理部确认的图纸目录纸版和电子版（Excel格式文件）以便于更新图纸台账；(3)成本合约部经办人需确认图纸份数、图纸版次、张数是否与图纸目录标注一致后，方可签字接收。(4)设计管理部转送成本合约部图纸原则上不少于3套，存档1份、转造价咨询公司2份。2.7.2图纸发放图纸发放需使用《传送单》，后附图纸目录，且指定单位签字接收后方可取走。2.7.3旧图存档一旦有新图纸发行，需按照图纸目录将已升版的图纸放入整套图纸中，做好图纸变更管理记录，作废的图纸由合约工程师加盖作废章作为标记。2.8借阅管理外单位或其它部门人员借用成本合约部存档资料或查阅电子版文件，需填写《文件借阅表》（见附表2-02），经部门经理签字同意，借阅人签字借出。借阅人不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。

第三部分设计变更、工程洽商、工程签证管理程序3.1引言重庆兴拓置业有限公司施工过程中工程变更管理，规范工作流程，有效控制成本，提高工程变更的结算效率，特制定本管理流程。3.2设计变更管理程序3.3工程洽商管理程序63.4工程签证管理程序7序号阶段公司部门合作单位需求方领导审批备注成本合约部设计管理部工程及HSE部监理单位造价咨询公司设计单位承包单位1变更需求×需要时提出需要时提出××需要时提出需要时提出编制×2变更审批审核、会签审核、会签审核、会签审核、会签估算费用××发起会签批准2.1设计变更通知单×审查×编制、提供×××2.2技术变更（洽商）记录××编制、审查×××编制并提交费用估算××2.3现场收方记录表参加、鉴证×组织、鉴证参加、鉴证参加、鉴证×提供××3变更通知3.1设计变更通知单×签字、内部分发外部分发签字×签字签字××3.2技术变更（洽商）记录×需要时签字签字、内外分发签字×签字××3.3现场收方记录表签字签字、内外分发签字签字签字××4经济文件审批审核×审核×审核×编制，提交×批准5变更执行××协调、观察、监督观察、监督××执行××6变更确认、结算办理变更结算，确认最终金额⑤×对变更完成情况进行观察、评价、报告对变更完成情况观察、评价报告审核×编制、提交×批准98

第四部分付款管理程序4.1引言为规范付款流程，加快流转速度，满足履约要求，确保资金支付控制在资金预算、成本指标和合同约定的范围内，履行手续完备，特制定本管理流程。各职能部门按职责分工，各行其责，负责到底的原则执行。4.2付款管理程序10工程类合同付款程序序号工程类付款阶段公司部门合作单位领导审批备注成本合约部工程及HSE部监理单位造价咨询公司总承包单位专业分包单位1工程月进度完成情况表参加、观察、签字组织、通知、观察、评价参加、观察、评价参加、观察、签字编制、参加编制、参加×2付款申请文件××××编制、提交编制、提交×3工程款付款凭证签发审核、分发××审核审查专业分包单位完成的内容是否属实×批准3工程款支付审批审核发起××××批准1112营销、设计、咨询类合同付款程序营销、设计、咨询类合同付款管理责任核对表序号付款阶段公司部门承包单位单位领导审批备注专业部门相关部门成本合约部1工作成果确认审查，评议、确认审查审查是否符合合同规定提交2合同款支付申请初核、填写审核意见、会签×复核、填写审核意见、会签提交3合同款审批发起×审核×批准。1413

第五部分结算管理程序5.1引言为规范结算流程，提高结算工作的效率，合理的确定和控制工程造价，特制定本管理流程。各职能部门按职责分工，各行其责，负责到底的原则执行。155.2工程结算管理程序序号工程结算阶段公司部门合作单位领导审批备注成本合约部工程及HSE部监理单位造价咨询公司施工单位1竣工验收手续×组织、审查、验收、确认审查、验收、确认×发起批准2工程竣工结算启动单×核查、评价、确认××发起、配合×3竣工结算资料合规性审查、经济审核审查技术资料含竣工图等真实性和完整性×审核、出具审核报告提交×4第三方审核提供资料、配合配合配合配合配合、答复×5合同结算审批单发起签字×签字×批准6结算协议负责办理、分发×××盖章×16175.3营销、设计、咨询结算管理程序序号工程结算阶段公司部门供应商领导审批备注成本合约部专业管理部门1合同结算启动确认单×评价、确认、签字编制，发起×2结算资料审核审核提交×5合同结算审批单发起签字×批准6结算协议负责办理、分发×盖章×1918第六部分标准表单和格式6.1标准表格名称附表1-01《工程参与单位及人员通讯录》附表2-01《收文记录》附表2-02《文件借阅表》附表2-03《发文记录表》附表3-01《工程变更审批单》附表3-02《设计变更通知单》监理表附表3-03《技术变更（洽商）记录》附表3-04《经济文件审批单》附表3-05《工程变更确认单》附表3-06《现场收方记录表》附表4-01《工程月进度完成情况确认表》附表4-02《付款申请与付款凭证》（工程类合同）附表4-03《进度付款明细表》附表4-04《付款审批表》附表4-05《工作成果确认单》附表4-06《付款申请与付款凭证》（设计、营销、咨询类合同）附表5-01《工程竣工结算启动确认单》附表5-02《工程合同结算审批申请表》附表5-03《合同结算审批单》附表5-04《合同结算协议书》（工程类合同）附表5-05《合同结算协议书》（设计、营销、咨询类合同）附表5-06《合同结算启动确认单》（设计、咨询、营销类）附表5-07《合同结算审批申请表》（设计、营销、咨询类合同）常用表单表-01《档案标签》格式表-02《信息需求函》格式表-03《传送单》格式表-04《会议通知》格式表-05《会议签到单》格式表-06《会议纪要》格式表-07《文件内部会签单》格式表-08《合同多次付款动态跟踪表》格式表-09《合同台帐》格式表-10《变更洽商签证台账》格式206.2附表表单21222324附表3-0125262728293031323334353637附表5-023839附表5-04工程施工合同结算协议书业主:承包人:（下表中数据来自已审定的竣工结算报表）序号项目内容金额（元）备注1原合同金额2竣工结算金额3增减金额[2]-[1]4质量保修金[2]*%（返还日期年月日）一、本竣工结算协议仅为业主和承包人双方就《工合同》（以下简称本合同）项下工程的最终结算结论。二、业主和承包人同意本合同范围内的工程竣工结算总价为：（大写）（小写），本竣工结算协议是在充分考虑工程各种情况并做调整后得出的最终结算结论。本竣工结算协议生效之日起，除承包人须依据本合同约定继续承担工程保修责任和质量责任外，业主和承包人双方不得再就本合同项下的工程，依本结算协议签订前的相关文件主张对方违约或承担其它责任。三、质量保修期内承包人须继续按合同约定履行保修义务，否则业主有权从扣留的质量保修金内扣除应由承包人承担的工程返修费用和损失。四、本结算协议需经双方加盖公司公章即生效。五、本结算协议生效前双方所签相关文件中的工程价款若与本结算协议不一致时，以本结算协议为准。六、本结算协议一经生效，双方均明示放弃以任何理由主张撤销或变更此结算报告的权利。承包人（公司）同意以上结算价款为本竣工结算协议范围内工程的最终结算价款，并确认本价款为业主应支付承包人本结算协议范围内工程的费用总和。承包人（公司公章）：日期：业主（公司）同意以上最终结算价款并确认此最终结算价款是按合同条款调整计算后的总价，也是业主须支付承包人工程费用的全部总和。业主（公司公盖）：日期：40附表5-05项目合同结算协议书业主:供应商：（下表中数据来自已审定的竣工结算报告）序号项目内容金额（元）备注1原合同金额2竣工结算金额3增减金额[2]-[1]4质量保修金[2]*%（返还日期年月日）一、本竣工结算协议仅为业主、供应商就《合同》（以下简称本合同）项下工作内容的最终结算结论。二、业主、供应商同意本合同范围内的工作内容结算总价为：（大写）（小写）。本结算协议生效之日起，除供应商须依据本合同约定继续承担质量责任外，业主、供应商不得再就本合同项下的工作内容，依本结算协议签订前的相关文件主张对方违约或承担其它责任。三、质量保修期内供应商须继续按合同约定履行保修义务，否则业主有权从扣留的质量保修金内扣除应由供应商承担的损失。四、本协议需经协议双方加盖公司公章即生效。五、本协议生效前双方所签相关文件中的工程价款若与本结算协议不一致时，以本结算协议为准。六、本协议一经生效，双方均明示放弃以任何理由主张撤销或变更此结算报告的权利。供应商（公司）同意以上结算价款为本结算协议范围内工作内容的最终结算价款，并确认本价款为业主应支付供应商本结算协议范围内工作内容的费用总和。供应商（公司公章）：日期：业主（公司）同意以上最终结算价款并确认此最终结算价款是按合同条款调整计算后的总价，也是业主须