公司采购业务运作精要

公司采购业务运作精要1公司采购业务运作精要采购基本知识采购作业流程采购需求描述

采购准备工作

采购实施作业

采购控制作业

供应商的管理采购谈判技巧采购品质管理

采购成本控制2公司采购业务运作精要(一)3采购基础知识采购基础知识4采购基础知识采购的含义采购管理的内涵采购的范围采购的职能采购人员的业务素质采购基础知识5采购的含义(1)1、狭义的采购(Purchase)——是指限于“购买”(Buying)的方式，由买方支付对等的代价，向卖方换取物品的行为过程，亦即所谓的“一手交钱，一手交货”或“银货两讫”。个人——满足消费需求；公司——满足生产需求注意点：在狭义的采购之下，买方一定要先具备支付能力，也就是要有“钱”才能换取他人的物品，未满足自己的需求。“钱”-现金的价值与重要性采购基础知识6采购的含义(2)2、广义的采购（Procurement)——购置系指除了以购买的方式，占有物品之外，还可以用下列途径取得物品的使用权，来达到满足需求的目的。

租赁：即一方以支付租金的方式取得他人物品的使用权。（举例：1、租结婚礼服。2、租录影带或武侠/爱情小说。3、租用货车等）

借贷：即一方以无需支付任何代价的方式，取得他人物品的使用权；使用完毕，仅返还原物品。（举例：1、朋友之间借钱/借房。2、各母,子公司之间，生产资料彼此调拨）

交换：以物易物的方式，取得物品的所有权及使用权。（举例：1、中国前苏联。2、美国通用汽车公司埃及纳塞汽车公司)

征收：政府以有偿和无偿方式，取得民间物品的使用权或所有权。（举例：战争时，政府征用钢铁厂及机械厂，作为生产武器弹药的用途）装满216节火车车厢的芒果汁一架IL-28型客机技术及员工培训小汽车采购基础知识71、公司功能的内涵适当的供应商（RightVendor）…….合格的供应商（QualifiedVendor)

关键点：建立平等互需的买卖机会，维持长期合作的交易关系适当的品质（RightQuality）

关键点：品质以适合可用为原则适当的时间（RightTime)…….JIT适时管理

关键点：适时采购，及时交货是最好的管理原则适当的价格（RightPrice)关键点：“一分价钱一分货”适当的数量（RightQuality)关键点：避免“过与不及” 采购管理的内涵(1)采购基础知识82、管理功能的内涵事前规划（Planning)：组织建立&作业流程&预算事中执行（Doing)：竞争策略&一般策略&行动计划事后控制（Seeing)：采购人员行为规范&工作绩效评估&内、外关系协调.采购基础知识采购管理的内涵(2)9

有形的物品

1、原料：直接使用于生产之原料。

（举例：织布用的棉纱，生产电路所用的晶片，生产水泥所用的石灰石等）2、副料：除了原料之外所耗用的材料。

（举例：化学催化剂；螺丝；锉刀；瓦斯；包装袋和打包带等）3、半成品：已经过一次或多次处理并将在后面的阶段进行深加工。

（举例：钢板，钢丝和塑料薄片等）4、成品：包括被用来销售而采购的所有产品。

（举例：汽车，收音机等）5、机具及设备：指制造产品的主要工具。6、事务用品：办公室生产线人员在文书作业上所需的设施及夹具，纸张，以及任何其它杂项购置。

（举例：桌椅，帐册，计算机，扫把和衣架等）采购基础知识采购的范围(1)10无形的劳务务1、技术：取得正确确操作或使使用机器，，设备，原原料等的专专业知识(Knowhow)。2、服务：售前服务：：指卖方在在交易前提提供产品的的资讯。包包括产品说说明，操作作示范制作作过程或材材料规范，，参观设施施等。关键点:此此项服服务要增加加采购人员员的产品的的专业知识识,对决策策有帮助.售后服务：：指卖方提提供机器，，设备之安安装或修护护，操作或或使用方法法的教育训训练，运送送及退换货货品等。专业服务：：指聘专家家，管理顾顾问，律师师等专业人人员所提供供的特殊服服务。勤务服务：：指日常作作业性质的的服务，包包括资讯传传达，膳食食服务，搬搬运，清洁洁，警卫等等。3、工程发发包：包括括厂房，办办公室等建建筑之营造造与修缮。。采购基础知知识采购的范围围(2)11采购职能战术采购订购职能内部用户确定规格选择供应商制定协议供应商谈判签定合同订购发货和评估进度检查和评估供应商原料来源供应购买购置采购职能活活动：确定需要购购买的商品品和服务的的规格（按按照要求的的质量和数数量）；选择最合适适的供应商商；为制定协议议做准备和和实施与供供应商的谈谈判；将订单发给给优先供应应商；订单的监督督和支出控控制；后续工作和和评估（解解决索赔，，产品和供供应商档案案的更新，，供应商评评级和分类类）附：采购职职能不包括括物资需求求计划、原原料的安排排、存货管管理、引入入检查和质质量控制方方面的责任任。采购基础知知识采购的职能能12国内采购界界流传“一一张嘴，两两条腿，外外带一付好好下水”采购人员的的业务能力力：了解购买的的物品和所所在行业———产品原原理，性能能要求。了解市场———行情，价格格走势。了解供应商———供应商实实力，报价的的合理性。供应保证———实地考察供供应商供应保保证能力（质质量标准，交交货及时性等等）谈判能力和计计划能力———用来获取最最低总价格。。产品成本分析析能力（举例：1999年IBM被美国采购协协会评为全球球最佳采购组组织，IBM公司资深副总总裁，首席采采购官GeneRitcher在获知识一消消息之后，发发表了热情洋洋溢的讲话““…………..”)采购基础知识识采购人员的业业务素质13管理能力的发发展则是对具具有潜力的采采购人员施以以管理能力的的训练，使他他们在不久的的将来可以进进入管理阶层层中，成为经经理人才。教育训练自我评估资格认证管理能力发展采购人员培训对具有潜力的采购人员施以管理能力的训练借由外界的资格考试来取得采购技能的认识经由自我评估来了解本身采购能力的优缺点并设计改进计划经由系统化的训练计划来培养专业的采购人员举例：采购管管理人员的发发展采购基础知识识14采购作业流程程采购作业流程程15采购作业流程程采购作业流程程基本步骤流程控制手法法采购表单采购作业流程程16举例：某外资资电子公司采采购人员角色色及训练整体成本的考量(Totalcostthinkers)销售技巧训练后勤运送专家(Logisticexperts)清楚地了解顾客的需求(Knowledgeableaboutcustomers’needs)清楚地了解公司的需求(Knowledgeableaboutcompany’sneeds)具有远见(Long-termthinkers)生意人(Businessman)法务专家(Legalexperts)绝佳人际关系处理能力(Excellentpeoplerelationsmanagers)与工程人员共事的能力(Abletoworkengineers)最佳供应商的选择能力(Selectingbestsuppliers)谈判者(Negotiators)采购者的角色与能力一般管理训练汇率波动影响ISO9000认证标准供应商关系处理能力班-PQA90训练法务及合约签订训练谈判技巧训练自制或外购训练物流能力训练基本采购训练国际贸易及运输训练需受的训练采购基础知识识17采购作业流程程基本步骤：：采购之来源———国内采购购，国外采购购。采购的方式———议价，比比价，招标。。作作业业细节上有差差异采购的对象———物料，工工程发包等。。流流程程大同小异公司规模越大大，采购金额额偏高者，对对程序的设计计越为重要。。举例：介绍美美国采购学者者威斯订（J.H.Weting））采购作业步骤骤:一般采购作业业流程设计关关键点：（下页）采购作业流程程(1)采购作业流程程18举例：介绍美美国采购学者者威斯订（J.H.Weting））采购作业步骤骤（1）确认需求。即即在采购之前前，应先确定定买哪些物料料？买多少？？何时买？由由谁决定等？？需求说明。即即确认需求之之后，对需求求的细节如品品质、包装、、售后服务、、运输及检验验方式等，均均须加以明确确说明，以便便来源选择及及价格谈判等等作业能顺利利进行。选择可能的供供应来源。即即就需求说明明，从原有供供应商中，选选择实绩良好好厂商，通知知其报价。或或以登报公告告等方式，公公开征求。合宜宜价价格格决决定定。。即即决决定定可可能能的的供供应应商商后后，，进进行行价价格格谈谈判判。。订单单安安排排。。即即于于价价格格谈谈妥妥后后，，应应办办理理订订货货签签约约手手续续。。订订单单或或合合约约，，均均属属具具有有法法律律效效力力的的书书面面文文件件，，对对买买卖卖双双方方的的要要求求及及权权利利义义务务，，须须予予列列明明。。采购作业业流程19订单追踪踪与稽核核。即签签约订货货之后，，为求销销售厂商商之如期期、如质质、如量量交货，，应依据据合约规规定，督督促厂商商按规定定交运，，并予严严格检查查收入库库。核对发票票。厂商商交货验验收合格格后，随随即开具具发票，，要求付付清货款款时，对对于发票票的内容容是否正正确，应应先经采采购部门门核对，，财务部部门才能能办理理付款。。不符与退退货处理理。即凡凡厂商所所交货品品与合约约规定不不符而验验收不合合格者，，应依照照合约规规定退货货。并立立即办理理重购，，予以结结案。结案。即即凡验收收合格付付款，或或验收不不合格退退货，均均须办理理结案手手续，清清查各项项书面资资料有无无缺失，，绩效好好坏等，，签报高高阶层管管理或权权责部门门核阅批批示。记录与与档案案维护护。即即凡经经结案案批示示后之之购案案，应应列入入档案案登记记编号号分类类，予予以保保管，，以备备参阅阅或事事后发发生问问题之之查考考。档档案都都有一一定保保管期期限之之规定定。举例：：介绍绍美国国采购购学者者威斯斯订（（J.H.Weting））采购作作业步步骤（（2）采购作业流流程20一般采购作作业流程设设计的关键键点:注意先后顺顺序及时控控制。即应注意其其流畅性与与一致性，，并考虑作作业流程所所需时限。。譬如，避避免同一主主管对同一一采购案件件，做数次次的签核；；避免同注意关键点之设置。即为便于控制，使各项在处理中的采购作业，在各阶段均能追踪管制。如：国外采购，从询价，报价、申请输入许可证、开信用状、装船、报关、提货等均有管制要领或办理时限。注意划分权责或任务。即各项作业手续及查核责任，应有明确权责规定及查核办法。如：请购、采购、验收、付款等权责均应予区分，并指定主办单位。避免作业过程中发生摩擦、重复与混乱。即注意变化性或弹性范围以及偶发事件之因应法则，譬如“紧急采购”及“外部授权”，系有权宜办法或流程来特别处理。采购作业流流程(2)采购作业流流程215.程序繁简或或被重视的的程度,应应与所处理理业务或采采购项目的的重要性或或价值的大大小相适应应。即凡涉及数数量较大，，价值较高高或易发生生舞弊之作作业，应有有较严密之之处理监督督。反之，，则可略予予放宽，以以求提高工工作效率。。处理程序应应合时宜。。即应注意程程序的及时时改进，早早期设计的的处理程序序和流程，，经过若干干时日后，，应加以检检讨，不断断改进，配合作业方式的改善。譬如手工的作业方式改变为电脑化作业，因此流程与表单需作相当程度的调整或重新设计。采购作业流流程(3)一般采购作作业流程设设计的关键键点:采购作业流流程案例22流程是指使使用资源将将输入转化化为输出的的活动或一一组活动。。流程控制是是指系统的的识别和管管理组织内内所应用的的流程，特特别是这些些流程之间间的相互作作用。流程控制力力求实现持持续改进的的动态循环环，使组织织获得可观观的收益，，典型表现现在产品，，业绩，有有效性，效效率和成本本方面。ACPDACPD时间改善目标手法:PDCA（策划---做---检查---行动动)P(策划):根根据顾客的的要求和组组织的方针针为提供结结果建立必必要的目标标和流程.D(做):实施施流程.C(检查):根根据方针,目标和产产品要求,对流程和和产品进行行监视和测测量,并报报告结果.A(行动):采采取措施,以持续改进流程业业绩.流程控制手手法采购作业流流程23采购作业流流程——以以采购表单单进行其实实际申请及及承办手续续。采购表单设设计采用一次自自动套写（（

采用单一功能（Multi-FunctionorUsers)1、请购单（PurchaseRequisition_PR)2、订购单（PurchaseOrder_PO)采购购表表单单案例例采购购作作业业流流程程24采购购需需求求描描述述采购购需需求求描25采购购需需求求描描述述采购购的的核核心心工工作作采购购规规格格其他他采采购购说说明明如何何选选择择正正确确的的方方法法描描述述采采购购需需求求采购购需需求求描描述述26采购购的的核核心心工工作作：：采购购描描述述（（PurchaseDescription)采购购的的核核心心工工作作(1)采购购需需求求描描述述27采购购描描述述直直接接影影响响了了采采购购商商品品的的品品质质、、功功能能与与价价款款价价格格。。采购描述要提提供下述几个个目标。所欲购买的产产品为何？采购订单主要要内容。建立验收，测测试与品质检检查的标准。。采购说明可分分为两大类：：详细式的规格格其他采购说明明采购的的核心心工作作(2)采购需需求描描述28产品制制作规规格包包含四四要素素：基本功功能的的设计计要素素；消费者者可接接受程程度的的行销销要素素；符合经经济效效益的的制造造要素素；市场，，原料料之取取得，，供应应商能能力及及成本本的采采购；；如何设设计合合适的的规格格:采购早早期介正式委员会非正式组织采购协调者采购规规格(1)采购29撰写规规格为了设设计与与行销销所需需的功功能性性特质质、化化学属属性、、尺寸寸、外外观等等。为了制制造所所需的的材料料之操操作性性。为了检检验所所需可可以测测试材材料是是否符符合规规格。。为了仓仓储所所需而而能有有效率率的收收料、、储存存及发发料。。为了生生产控控制所所需而而能有有效率率地规规划材材料的的使用用。具备获获取材材料的的采购购能力力且供供应来来源有有充分分的竞竞争性性。必要时时，生生产控控制部部门及及采购购部门门皆有有能力力取得得材料料替代代品。。使厂商商能以以最低低的总总成本本取得得适当当品质质的需需求。。使厂商商使用用商业业或工工业标标准材材料之之需求求。当当经常常使用用非标标准化化的材材料时时亦能能建立立公司司的标标准。。采购规规格(2)采购需需求描描述30规格的的种类类商业标标准设计规规格工程设设计图图原料及及制造造方法法的规规格采购规规格(3)采购需需求描描述31功能性性的规规格（举例例：电电线的的功能能性的的规格格，----耐耐热程程度，，电阻阻等导导电能能力））功能及适当当规格品牌或商标标样品市场等级级经认证的的产品混合法实际状况况方法采采购项目目（%））品牌25商业标准准26混合法8其他10100此表根据据史丹福福大学商商研所针针对168家其它采购购说明采购需求求摘述方方法注意点:无论论使用何何种方法法描述采采购需求求,让让产品执执行其功功能的最采购需求求描述32如何选择择正确小量及非非重要的的采购使使用品牌牌是描述述需求的的最佳方方式。利用品牌当做做规格说明特特别可使用于于：所欲取得之技技术与品质水水准的规格不不易描述；采购者的最终终产品会因为为使用这项品品牌而得到广广告的效果而而获取利益；；当使用者对对品牌有偏偏好或偏见见，且这些些偏见几乎乎是不可能能消除的时时候；当采用品牌牌或样本是是无法说明明需求时，，就要使用用某种规格格说明，但但要考虑的的是竞争的的重要性以以及避免不不必要的限限制。采购需求描描述33采购准备工工作采购准备工工作34采购准备工工作采购准备工工作采购准备采购预算采购计划编订采购数量计划的目的决定采购数量之资料基础采购数量之计算与订购方法决定最适当的采购数量什么是采购预算采购计划与预算之影响因素35采购计划(1)编订采购数数计划的目目的:预估计划需需用数量与与时间，防防止供应中中断，影响响产销活动动。避免材料储储存过多，，积压资金金，及占用用堆积的空空间。配合公司生生产计划与与资金调度度。使采购部门门事先准备备，选择有有利时机购购入材料。。确立材料耗耗用标准，，以便管制制材料购用用数量及成成本。采购准备工工作36决定采购数数量之资料料基础生产计划（（ProductionSchedule)生产计划依依据销售数数量，加上上预期的期期末存货减减去期初存存货来拟订订。用料清表（（BillofMaterial)产品的用料料需求量（（MaterialRequirement)。用料清表存量管制卡（Card)

建立物料的存量管制卡，以表明某一物料目前的库存状况。采购计划(2)采购准备工工作37采购数量之之计算与订订购方法定期订购法法时间（Time)定量订购法法订购点（OrderPoint)采购计划(3)采购准备工工作38决定最适当的采购数量

经济订购数量（EconomicOrderingQuantity,EOQ)EOQ=

其中，D为某段期间需求量；S为每次订购成本及费用；

I为单位储存成本占商品成本的百分比；C为商品（原物料）之单位成本。兹假设某公司之年物料需求为110单位；每次订购费用为$45；每月每单位之储存成本为15%；物料的单位成本为$10。由于储存成本以月计算，故每月平均需求量为9个单位（110÷12），因此：

EQC==23.24

所以，此公司的全年需求计划及订购量如下表所示：2DSIC2*9*4510*15%采购计划(4)月份预估需求量计划订购量234567891011121010147123071552323232323110115某公司年度物产需求及订购计划表采购准备工作39采购预算（（PurchasingBudget）预算（Budget）=物料需求计计划（MRP）X标准成本（（Standard.Cost）采购计划与与预算之影影响因素年度行销计计划年度生产计计划用料清表存量管制卡卡物料标准成成本之设定定生产效率价格预期采购准备工工作40续公司采购购业务运作作精要(二二)419、静夜四无无邻，荒居居旧业贫。。。1月-231月-23Friday,January6,202310、雨雨中中黄黄叶叶树树，，灯灯下下白白头头人人。。。。13:49:1313:49:1313:491/6/20231:49:13PM11、以我独独沈久，，愧君相相见频。。。1月-2313:49:1313:49Jan-2306-Jan-2312、故人江海海别，几度度隔山川。。。13:49:1313:49:1313:49Friday,January6,202313、乍见翻疑梦梦，相悲各问问年。。1月-231月-2313:49:1313:49:13January6,202314、他他乡乡生生白白发发，，旧旧国国见见青青山山。。。。06一一月月20231:49:13下下午午13:49:131月月-2315、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。。一月231:49下午午1月-2313:49January6,202316、行动出成果果，工作出财财富。。2023/1/613:49:1313:49:1306January202317、做前，能够够环视四周；；做时，你只只能或者最好好沿着以脚为为起点的射线线向前。。1:49:14下午1:49下下午13:49:141月-239、没没有有失失败败，，只只有有暂暂时时停停止止成成功功！！。。1月-231月-23Friday,January6,202310、很多多事情情努力力了未未必有有结果果，但但是不不努力力却什什么改改变也也没有有。。。13:49:1413:49:1413:491/6/20231:49:14PM11、成功就是日日复一日那一一点点小小努努力的积累。。。1月-2313:49:1413:49Jan-2306-Jan-2312、世世间间成成事事，，不不求求其其绝绝对对圆圆满满，，留留一一份份不不足足，，可可得得无无限限完完美美。。