出口方案跟单设计

/光联光电公司光纤光缆出口跟单方案摘要：跟单员在国际贸易中起着举足轻重的作用，外贸跟单能对业务进程中现实的或潜在的风险进行有效的限制，以及产品质量上的了解。跟单是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或者全部环节进行跟踪或操作，帮助履行合同，湖南光联光电科技有限公司作为一个国内外销售兼顾的光纤光缆生产出口商，本文将依据光纤光缆出口合同设计详细的跟单流程和操作方法，主要设计光纤光缆出口跟单问题的解决方案。关键字：出口合同跟单光纤光缆书目TOC\o"1-3"\h\u一、引言 21.1光纤光缆发呈现状 21.2跟单员的重要性 3二、光联光电科技公司背景介绍 3三、光纤光缆出口跟单流程介绍 43.1下达产品合同 43.2下达包装材料 53.3托付货代公司订舱 63.4支配光缆及相关产品验货 7四、光纤光缆跟单流程中存在的问题 84.1合同、订单跟踪表建立不完整 84.2托付订舱和出货地点不合理问题 84.3交货期不精确、产品质量差以及验货支配不妥当 84.4光纤光缆产品跟单上技术欠发达 9五、解决光纤光缆出口跟单问题的方案 95.1细致核对合同微小环节，并合理支配生产 95.2下达的合同包装资料齐全、最新、刚好 105.3精确确认出货形式和刚好支配验货 115.4公司应扩大光纤光缆生产规模，提高产业地位 11总结 12参考文献 12引言1.1光纤光缆发呈现状2014年，全球各地区对光纤光缆需求都呈现较大幅度增长，印度和南亚相关地区高达60%，西欧增长20%，东欧增长13%，北美增长19%。中国原纤维出货量达23%。依据CRU分析，2014年中国光纤光缆需求增速8%，下面介绍湖南省光纤光缆月度产量状况分析，如图所示：时间当月产量（芯千米）当月同比（%）2014年03月32740.00-29.31%2014年04月42646.0024.20%2014年05月98346.0045.94%2014年06月122673.00178.37%1.2跟单员的重要性外贸企业的生存和发展，都是以订单为主线条的，作为订单的跟进者，跟单员的工作跨越了整个企业运作体系的每一个环节，湖南光联光电科技公司是一家出口光纤光缆的流通性外贸公司。有利于促进外贸企业经营管理有序化，有利于外贸业务进程中的风险限制，有利于沟通信息和处理信息。收集来自生产、物流、海关、商检等各部门的信息，在履行每一笔合同中，能够进行有效的处理信息和完成业务跟单任务，本设计基于光纤光缆相关产品出口跟单实行的一系列方案。二、光联光电科技公司背景介绍湖南光联光电科技有限公司专业生产光纤光缆，2004年通过信息产业部电信入网许可证书，2008年获得ADSS和OPGW光缆的许可证书。湖南光联作为最早的光纤光缆厂家之一，我们始终追求“质量创建品牌，服务成就我们”的原则，严把质量关，从选料到产品生产，留意产品检验，确认产品合格，完善产品生产链，面对日益多元化的需求，我们研发的团队，始终在探讨适应新型环境下的光缆，先后完成电力光缆特种光缆（ADSS、OPGW、OPPC、OPLC光缆），矿用阻燃新型光缆（MGTSV、MGXTSV、GYFTZY光缆），野外地埋光缆（GYTA53、GYTY53）等特别光缆的研发生产，长期以来，公司凭高品质的产品、高素养的服务、以及良好的信誉赢得了广袤的客户和国内外市场。三、光纤光缆出口跟单流程介绍外贸跟单员按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类，前程跟单是指跟到出口货物交到指定出口仓库为止，中程跟单是指跟到装船清关为止，全程跟单是指跟到货款到账，合同履行完毕为止。本文以光联光电科技有限公司和阿尔巴尼亚客户TELESYS-ABsh.p.k公司出口光纤光缆相关产品的合同流程：下达合同——下达包装资料——托付货代公司订舱——支配验货——支配拖柜——装箱确认来做详细说明。3.1下达产品合同第一，查看公司合同下达的消息，如合同号、PO号、产品品名、工厂、数量、客人、客户经理、产品经理、包装资料、备注信息记录。其次，收到合同正本后，细致细致审核合同内容，包括检查是否有产品经理及副经理两个人的签名，确保合同的有效性。第三，将合同的相关信息输入到订单跟踪表中，确保其刚好性和精确性，便利日后对整个订单的跟踪。第四，收到寄回的合同正本后，归档并将系统中此合同下达消息删除。图一：光缆产品订单跟踪3.2下达包装材料第一，向公司工厂催要确认样，和客户部确认是否收到确认样。其次，催问客户部供应合同的包装材料。第三，整顿、审核、理解包装材料内容。第四，把此合同的包装材料以邮件形式转发给工厂生产，和其跟单打电话确认是否收到，以便工厂顺当支配生产、及包装。图三：商业发票3.3托付货代公司订舱第一，向工厂要光缆的木轴包装的外箱尺寸、毛净重、货号时间。其次，比照合同光缆及光纤分路器相关产品总数为610PCS，货代公司确认其出货形式走一个1*20GP。第三，光联光电科技有限公司有自己的工厂，因此确定工厂拖柜地点为光联光电工厂地点。同时检查合同内相关内容检查无误后，打印合同托运单备份并将托单发给单证相关部门刚好托付长沙罗世物流货代托运。图四：装箱单3.4支配光缆及相关产品验货阿尔及利亚客人的货物都要求客检，但在支配客检之前，为了确保货物质量，首先要支配公司自检。跟单员首先要和工厂确认货号时间，转达工厂预检时间、客检时间，刚好验货。支配拖柜：确认合同的拖柜邮件后，和光联光电公司工厂确认出货时间，确认时间后，记录拖柜出货时间、实际船期。装箱确认：按拖柜时间、合同号、装箱单传真件和装柜图片记录文件夹，收到装箱单之后，核对其装箱数据和合同托单的数据是否一样，即共为610箱，无溢短装。四、光纤光缆跟单流程中存在的问题4.1合同、订单跟踪表建立不完整合同是以美金为交易货币、合同上标明此合同项下的货物是须要客检的、此合同项下的客人是有详细订舱要求的、并且此合同的客人是有自己指定的货代等，在实际跟单过程中，我们很简洁因为不细致的缘由而漏掉某个信息，导致后期跟单、单证及运输操作也简洁出错。4.2托付订舱和出货地点不合理问题订舱前未留意合同的相关备注，如合同是否为美元合同、是否为商检产品、货物所在工厂是否有所更改、光缆光纤是否以混装、套装形式来包装等，导致在托付订舱中没有写明备注，从而使货运状况出现一系列问题。要求商检的产品（如木质产品等），光缆的包装是木轴。在出运前未做商检，海关查验时发觉会导致扣留。同时出货地点不合理，又或者在确认拖柜时间时，没有刚好通知精确变更地点，导致集装箱重复来回托运，产生一系列运输费用。4.3交货期不精确、产品质量差以及验货支配不妥当由于工厂确认的交期不精确，引起我公司的客检时间不精确，同时在客检时，工厂光缆产品品质有缺陷，出现客检不合格的状况，又得重新申请客检时间，产生重验费，产品返工费。假如是船期很紧，这样的问题将会导致无法按时出货，则会引起客户投诉索赔等问题。同一工厂，未把几票货物支配在同一时间验货，并且验货时间临时有变动的，没有刚好通知QC调度员，奢侈公司人力、物力、财力。同时相关合同货物漏排验货，但是出货时间已经确认，导致无法供应验货照片、验货报告给客人。导致客人无法接受出货。4.4光纤光缆产品跟单上技术欠发达在产业链上，光联光电科技公司并没有通过打破外国公司在光纤光缆预制棒上的发展而导致技术封锁，公司未能驾驭先进的等离子气象沉积法制棒技术，无法降低了生产成本，这样导致公司从光棒、光纤到光缆和原材料，缺乏完整的产业链。在光纤预制棒的技术方面，国内的亨通、中天科技和烽火通信，现在都有了光纤预制棒项目，而富通集团是国内首家驾驭具有自主学问产权光纤有预制棒技术的企业，明显光联光电在产品技术上须要加大发展力度。光纤光缆在企业成本竞争上，将会越来越激烈。这也是国内企业开拓市场的缘由。五、解决光纤光缆出口跟单问题的方案5.1细致核对合同微小环节，并合理支配生产在订舱过程中，如此合同项下的产品是否要求商检（如木质产品），或者是否为美元合同，在备注栏标明：“此合同为美元合同，工厂托付报”，则需在系统托单上体现出来，光联光电公司光纤光缆产品木质的包装须要商检。刚好发行生产支配，为了驾驭各方面的生产数据，协调各方面的生产环节，有针对性的进行生产。我们以下图参考合理的支配生产:5.2下达的合同包装资料齐全、最新、刚好在下达合同包装资料前，我们确定要对应合同号的交货期、船期、查询该合同资料是否已经全部到位，假如没有和还欠缺资料的必需催问相关负责人，特别是合同交期、船期较紧的。若邮件中有相关产品描述、产品图片、产品要求，都要存档在相应合同的文件记录中。和此同时，在此批货物出运前，必需时刻追踪是否为最新的包装资料，若资料已光盘形式供应，在寄工厂时，确保已存档。严格限制合同交期、船期，刚好订舱。在订舱前，必需明确客人的订舱要求，如要求出货的柜型及立方数的限制。然后一般在合同船期前20天就须要订舱，须要向工厂询问相关合同号的实际外箱尺寸和毛净重以及工厂预料船期，假如工厂告知的交货时间超过了合同要求的船期，则必需刚好将状况反馈给相关部门。下面以光联光电公司本次出口客户举例说明：光缆光纤订舱要求立方数：20GP:28CBM，40GP:58CBM，40HQ:68CBM。一个订单假如是有整柜也有散货的要分开托单、订舱，其次订舱必需在船期前二周完成。5.3精确确认出货形式和刚好支配验货订舱前必需依据产品实际外箱尺寸和毛净重确定出货形式，是出整柜还是散货，确定要合理算柜，一般来说一个20GP的集装箱，最多能装28个立方。一个40GP最多能装58个立方，一个40HQ最多能装68个立方。假如是不同产品配同一个柜的时候，我们必需要考虑到纸箱之间是否凑箱以及工厂在封箱时是否平整等因素，避开发生短装。并且确定好合理的出货地点，工厂离什么港口近就走哪个港口。还有依据合同交期、船期，在确保产品质量基础上，刚好和工厂确认精确的交期，并相应的支配QC验货和客检。同一工厂，不同类型的货号，完货时间接近，在不影响出货的状况下，尽量把同工厂的几票货物支配在同一个时间。5.4公司应扩大光纤光缆生产规模，提高产业地位面对世界性光纤光缆的需求，光联光电科技公司现在的生产规模还有待扩大，利用现在国内反倾销政策的便利，抓住已有的海外客户资源，扩大出口的同时，应做大做强自己，不断提升行业中的地位，增加产品知名度。同时成为FTTX建设中成为光纤光缆产品的供应商，光联光电可以供应具有价格优势的产品，以降低FTTX的总成本。比如华为公司就是FTTX解决方案的运营商之一。应主动效仿学习，增加国内外市场份额。总结在国际贸易中，跟单员是整批货物最干脆的管理者。工作性质是支配性、管理型的。本设计针对依据光联光电科技有限公司跟单流程中一些环节中所出现的问题，提出一系列解决方案。跟单员的作用在外贸生产企业中的作用