2024年高等教育文学类自考-01513文书与档案管理笔试考试历年高频考点试题摘选含答案

2024年高等教育文学类自考-01513文书与档案管理笔试考试历年高频考点试题摘选含答案第1卷一.参考题库(共75题)1.档案在销毁时，必须由（）名以上的专人监督执行。2.什么是文书工作？文书工作的特点是什么？ 3.文书语言表达的要求是什麽？4.本.单位的会计年报应列入文书档案的归档范围。5.简述档案馆对历史档案的接收与征集。6.省人民政府主送文件给杭州市人民政府，同时抄送给杭州市属各县、乡人民政府。这种行文方式是（）。A、逐级行文B、多级行文C、越级行文D、特殊行文7.什麽是文书现实执行性？什麽是档案原始记录性？8.档案保管工作的任务包括哪几点？9.用磨木浆造出的新闻纸，寿命大约有500年。10.办理完毕是指文件所指工作全部办理完毕。11.提要项在条目著录格式的第（）段。A、一B、二C、三D、四12.文书处理过程中有那些特点？13.简述行政公文的基本格式。 14.档案价值鉴定工作的主要内容是什么？15.谈谈运用文书形式进行管理的优缺点。 16.以下人员中不适合作为拟办的承担者的是（）A、机关领导B、业务部门负责人C、直接承办人或专职人员17.简述文书发文办理的基本流程。 18.封口的方法有：（）、（）、（）和（）四种。19.发文字号中的年代号应用（）括上。A、小括号B、中括号C、大括号20.上级业务指导机关制发的普发性业务文件，单位有具体贯彻意见的，存入定期30年。21.档案工作中编制检索工具是档案的（）工作。A、收集B、保管C、整理D、鉴定22.档案馆指南属于（）检索工具。A、查找性B、报道性C、馆藏性D、存储性23.试述推行由档案室立卷归档制度的优点。 24.单份文件整理的档号章栏目包括（）、类别号、保管期限、年度、机构、件号。25.试述档案的作用。 26.文书工作是以（）为主的。A、非常规工作B、被动工作C、主动工作27.全宗内档案分类的方法有哪些？28.简述档案利用的方式和途径。29.常见档案检索工具有哪些？30.张秘书请李副局长到阅文室看机密文件。李副局长说：“我正忙着，请你把文件送到我办公室来吧。”按规定，重要机密文件应在阅文室看，但领导说了，张秘书只好送了过去。李副局长说，放在这里吧，等我看了就还过去。但当时没有签字，后来他又外出开会去了。几天后，上级机关要收回那份文件。张秘书找李副局长收回文件，可李副局长把此事忘得一干二净，说他没拿此文件，是不是张秘书自己弄丢了。秘书若丢失了机密文件，可是个大事故，急得张秘书满头大汗，四处寻找。后来，还是在李副局长的办公室里找到了它。从本案例中，我们应当在文书处理程序的收文处理部分如何有效监管“传阅”环节。 31.编制档案检索工具有哪些基本质量要求？32.简述公文的行文规则。33.案卷目录的编制是在案卷排列（）进行。A、之前B、之后C、同时D、当中34.档案安全检查应包括哪几个方面？35.“函”是上、下、平级机关之间都可以使用的商洽性、问答性公文，不具有指挥的作用。36.归档的质量要求是什麽？37.简述计算机检索系统需要的物质技术条件。38.试述档案的起源与演变。 39.文书转化为档案的基本条件：办理完毕、保存价值、系统整理、（）。40.著录卡片尺寸为12.5cm*7.5cm，著录时卡片四周均应留1cm的空隙。41.在确定档案保管期限时应掌握：销毁从宽、保存从严；本从宽、副本从严；对介于“两可”之间的文件，可采取“就高不就低”的方法处理。42.公务文书的形成过程包括：（）、（）、（）和（）。43.档案工作现代化的内容主要包括哪些？ 44.大事记的内容，主要由（）和（）两部分组成。45.举例说明拟写案卷标题要求与方法。46.什么是国家档案全宗？ 47.简述参考资料的种类。48.简述文书形成的基本步骤。49.机关文书工作的组织形式有哪几种？ 50.简述归档说明的主要内容。51.什么是国家全部档案？52.编写大事记有哪些具体要求？ 53.简述公文发文字号的组成要素。54.简述档案主题标引的程序。55.急件、机要文书处理应该主要注意什么问题？56.简述我国已发布的档案工作标准。57.简述建立档案检索体系的理由。58.简述请示与报告的特征及主要区别之处。 59.在单份文件整理方法中，转发件与被转发件可作为一件来处理。60.归档时每份文件必须齐全完整，即（）必须完整齐全。A、文件的定稿与正本B、主件与附件C、正本与副本D、转发件与被转发件61.列入永久保管为档范围的文件材料主要内容有哪些？62.拟稿时有哪些基本要求？ 63.文书工作的基本原则是什么？ 64.优化档案馆馆藏的主要原则有哪些？ 65.核稿的根本目的在于（）A、提高公文质量B、提高公文运转速度C、提高文书工作人员素质66.试分析档案定义的四个要素。 67.简述文书整理归档的范围。68.档案检索工具的具体作用表现在哪几方面？ 69.简述参考资料的编写一般方法。70.开展档案利用工作的方式和途径有哪些？ 71.简述文书整理的含义。72.简述文书立卷的方法。 73.在鉴定某省民政厅解放初期的档案时，机关档案人员最先接触到一卷该单位工作组写的在某乡进行民主建政的试点报告，发现被定为“短期”保存。机关档案人员认为在解放初期的民主建政是一项很重要的工作，拟改为“永久”保存。但是后来经过整理又发现一卷以该厅名义向上级机关报告的全省民主建政工作总结，内容有全省民主建政工作的情况概述，还有各个试点乡民主建政情况的基本统计数据，被定为“永久”保存。于是放弃了将某乡进行民主建政的试点报告的案卷改为“永久”保存的打算。将“某乡进行民主建政的试点报告”定为“短期”保存的合理性有哪些？ 74.草拟时如需引用公文，应当先引文号，后引标题。75.归档文件管理工作由档案室完成，文件承办部门或业务部门应在每年（）月将文件向档案室移交。第2卷一.参考题库(共75题)1.编写档号时应遵循哪些基本原则？ 2.简述实现档案现代化的条件。3.档案保管工作包括哪些方面的内容？4.简述计算机检索系统的优点。5.档号采用（），即以档案实体分类的从属、层次关系为排列顺序的代码。6.人民来信来访文书的处理程序各有哪些？ 7.常用档案检索工具有哪些？ 8.怎样处理好丰富和优化档案馆馆藏工作中的各种关系？ 9.零散文件的整理大体有哪些路径？10.论述“美观”是文书形成的必然要求。11.简述编研工作的内容。12.现行公文有多少类，举例说明。13.简述平时归卷工作的步骤及其内容。 14.公文标题由（）组成。A、公文的责任者B、公文的事由C、公文的文种D、公文的年度15.中华人民共和国公民和组织持有（）和（）等合法证明，可以利用已经开放的档案。16.档案检索工作的内容主要有哪些？17.关于文书与档案之间的关系，表述错误的是（）。A、文书是档案的前身B、档案是文书的归宿C、档案与文书是同一事物的不同发展阶段D、文书对今后工作起查考和凭证作用18.传阅的方法有：（）、（）和（）。19.试结合《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》，论述向社会开放历史档案的涵义？ 20.从形成的主体或者所有权归属来看，档案分为私人档案和（）。A、历史档案B、现行档案C、国家档案D、公务档案21.如何确定案盒内文书？22.案卷的含义是什么？23.常用档案分类法之一是（）。A、工作分类法B、问题分类法C、事件分类法D、人事分类法24.文书正文写作要求有哪些？25.档案销毁的原因有哪些？26.科技成果简介是科技档案的编研成果之一。27.下列公文标题拟写有误的是（）。A、关于开展档案安全检查的通知B、中华人民共和国主席令C、关于表彰先进党组织的通报D、关于要求补助档案抢救经费的报告28.撰写拟办意见时应注意哪些方面？29.浅谈高校档案的利用与保密性原则。30.文件归档范围划分的原则是（1）“（）”，以本.单位工作活动为主；（2）“有文必档”与“有档不归”。31.采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。32.档案库房的日常管理包括哪些？33.档案库房内使用的人工光源，应以（）为好，因为日光灯（）比白炽灯含量高。34.将下列文件合理地组为两卷，分别为其拟定案卷标题，并说明组卷特征。 1、××大学关于举办50周年校庆文艺晚会的通知 2、××省教委关于进一步在高校中深入开展人事改革的通知 3、××大学关于深入开展人事改革的决定 4、××大学关于评选50周年校庆文艺晚会优秀组织奖的通知 5、××大学50周年校庆文艺晚会节目单 6、××大学关于实行中层干部竞聘上岗的决定 7、××大学校长张××在校庆文艺晚会上的讲话35.简述档案工作现代化的标志。36.文书工作和档案管理的基本原则和要求是什麽？37.公文的签发应注意些什么？ 38.主题的作用、依据、要求是什麽？39.简述档案检索工具种类。40.档案价值实现的规律性不包括（）。A、档案价值的扩展律B、档案价值的时效律C、档案价值的条件律D、档案价值的因果律41.档案整理工作的主要内容不包括（）。A、区分全宗B、全宗内的分类C、收集D、案卷的排列和案卷目录的编制42.以下不属于档案发挥作用的规律的选项是（）。A、作用递减B、密级递减C、范围递减D、空间递减43.以“案盒”取代“案卷”的意义是什麽？44.大事记就是按照（）简要地记载一定时期内发生的重大事件的一种参考资料。A、人物事件B、时间顺序C、重大问题D、历史时期45.《归档文件目录》的主要组成部分是：（）、（）。46.档案复制本分为（）两种。A、正本和副本B、正本和摘录C、副本和摘录D、复印和摘录47.档案材料外借，必须经过（）手续方能外借。A、审批B、登记C、签名D、借阅48.保管一般纸质档案的温度为（），相对湿度是（），昼夜允许温度变化范围为（），湿度为（）。49.简述档案收集工作的基本要求。 50.文书工作组织形式选择的依据是什么？51.成套的会议文件应全部归档，可按同一期限统一编制档号。52.试析文书工作与档案工作的关系。 53.收文登记的作用是什么？ 54.公文审核的重点是什么？ 55.（）是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。A、法律作用B、文化作用C、业务作用D、行政作用56.档案鉴定工作的意义是什么？57.会计文书的特点一般表现为：（1）形成上的（）；（2）构成上的（）。58.档案工作的主要性质有哪些？59.以下文种属于上行文的是（）。A、命令B、公函C、议案D、报告60.简述批办的作用。 61.简述文书收文办理的基本流程。 62.简述档案工作标准化的含义。 63.发文机关应当使用（）。A、发文机关的简称或缩写B、发文机关的全称或简称C、发文机关的全称或别称D、发文机关的全称或规范化简称64.如何组织档案的系统整理和技术整理工作？ 65.根据《公文格式》规定，有条件的机关和涉外部门的公文幅面尺寸，可推荐采用国际标准（）型。A、A2B、A3C、A4D、A566.催办的方式有哪几种？ 67.主题词的组配，一般有（）和（）两种。68.简述档案整理工作的基本原则。 69.国家某部派出了调查组到某省的信访局，调查A县刘某关于一起行政诉讼案的上访材料。刘某曾因此案败诉被判刑，刘某不服，曾给某省领导写过申诉信，涉及到与案情相关的重要情况。省领导在申诉信上做了批示，省信访局将该批示转给A县县委办公室负责办理。 省信访局的档案员来到档案室查找有关档案，结果没有找到。其中最重要的材料，省领导的批示件和该县县委的回复都不知去向。档案员查找领导交办登记簿，也没有查到刘某来信的记载，反复查询均无着落。无奈之下，只得派人专门驱车往A县信访办查找，但县信访办并无经手此信的相关材料。经过县信访办主任的回忆，当时他在县委工作的时候，曾经见过县委的回复材料。但是查找县委也无所获，甚至连发文登记本也没有找到。半个月过去了，因为档案材料不全使得调查无法进行，调查小组只好失望而归。 然而时隔5年，省信访局在收集整理5年前的一些案卷归档时，才发现与此案相关的来信处理记录和A县县委办回复材料都保存在领导交办信件处理卷宗中，共计5份材料12页纸及省领导的批示。但是，当这批档案材料送达后，诉讼当事人已经在服刑期间因为意外事故而死亡。结合材料谈一谈日常档案业务基础工作的重要性。70.简述公告与通告的区别。71.简述编研工作的意义。72.档案鉴定工作指的是（）的鉴定工作。A、档案价值B、保管期限C、档案内容D、档案时间73.基础数字汇集，又叫（），是反映一个单位、系统或某一方面基本情况的一种（）材料。74.档案工作中贯彻始终的一项基本原则是（）。A、统一领导，分级管理B、维护档案的完整与安全C、便于社会各方面利用D、便于保持文件间内在历史联系75.活动式密集架的地面负荷量较固定架大，采用前必须先查明原库房地面的负荷能力第1卷参考答案一.参考题库1.参考答案：两2.参考答案： 所谓文书工作，有广义和狭义两种概念。广义的文书工作，就是指运用科学的原则、程序和方法，完成对机关文件的制发、处理与管理的一系列工作。狭义的文书工作，就是指机关单位内文书工作人员所承担的文书的收发、登记、催办、整理与保管等方面的工作。 文书工作的特点是： （1）政治性 （2）机密性 （3）规范性 （4）时间性 （5）事务性3.参考答案： 第一，表达的明确性。 第二，表达的简接性洁性。 第三，语言的平易性。 第四，表达的文明性。 第五，表达的程式性。4.参考答案：正确5.参考答案： 收集历史档案的对象与途径： 1.收集散存在国家机关、社会组织中的一些历史档案。 2.征集收藏于和人手中的历史档案。 3.征集少数名族地区的历史档案。 4.收集党史、地方志办公室以及政协等文史组织及其他学术历史研究部门所征集到历史档案。 5.收集散失在国外的历史档案。6.参考答案：A7.参考答案：文书现实执行性主要有两方面含义：一是说文书有执行性，在有关职责权限范围内，文件一旦制发，旧必须贯彻执行；二是说在一定的时间内有执行性，也就是现实执行性。档案的原始记录性是指档案是历史的记录，历史怎样发展，人们怎样活动，档案就怎样记录。档案无论从形式和内容特征上都表现出原始性，也只有这种原始记录性才能真正反映历史原貌，从而使档案成为最真实、最可靠，也更加宝贵的材料。原始记录性是档案最本质的属性，是区别于其他文书、信息、图书情报等材料的根本特征。8.参考答案： 包括以下三点： 第一，防止档案的损坏 第二，延长档案的寿命 第三，维护档案的安全9.参考答案：正确10.参考答案：错误11.参考答案：D12.参考答案： 有以下特点： （一）确定性。文书处理的各个工作环节不可缺少而且相对独立，每个环节都有特定的功能和内容。 （二）连续性。文书处理的每个工作环节是紧密衔接的，不允许随意割裂、颠倒。 （三）规范性。文书处理的每个环节都必须遵循严格的工作规范。13.参考答案：公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。组成公文的要素分为：（一）眉首置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，包括6个要素：1.公文份数序号。2.秘密等级和保密期限。3.紧急程度。4.公文机关标识。5.发文字号。6.签发人。（二）主体置于红色反线至主题词之间的各要素统称主体；包括7要素：1. 标题；2. 主送机关；3. 正文；4. 附件说明；5. 成文日期；6. 印章；7. 附注（三）版记置于主题词以下的各要素统称版记。包括3各要素：1. 主题词；2. 抄送机关；3. 印发机关和印发日期14.参考答案： 主要内容包括三个方面： （一）制定档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表 （二）具体分析档案的价值，划分和确定不同保存价值的档案的保管期限。 （三）拣出无保存价值或已失去保存价值的档案予以销毁，以及围绕上述工作而进行的一系列审慎而严密的鉴定组织工作。15.参考答案： 文书的优点：所述内容详细周密，记载信息稳定准确，多次传达而不会发生误差；对领导意图具有正式代表性，能作为办事依据和查考凭证；一文多发，可多头同时进行，突破时空的限制。 文书的缺点：必须要有一套统一的文书工作制度，以保证文书运行畅通，确保信息的沟通。16.参考答案：A17.参考答案：发文办理是指机关内部为制发公文所进行的拟制、处置与管理活动。发文办理的一般程序为：拟稿、会商、审核、签发，核发、登记、缮印、用印或签署，分装、发出，处置办毕公文。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。18.参考答案：粘封；缝封；轧封；捆封19.参考答案：B20.参考答案：错误21.参考答案：A22.参考答案：B23.参考答案： 主要有以下几项优点： （1）由文件的承办和处理部门立卷，有利于加强对文件的形成、积累、整理的控制，便于机关的领导人、业务人员、秘书人员及其他人员在近期内就近使用，便于全面、系统地研究和处理问题。 （2）由文件的承办和处理部门立卷，可以充分地发挥文件的承办和处理者熟悉业务的优势，从而有效地保证归档案卷的质量，为档案管理打下良好的基础。 （3）由文件的承办和管理部门依据事先编写的“立卷类目”，将平时形成的文件，随时归入立卷类目的相应条款。 （4）由文件的承办和处理部门立卷，不但可以保证立卷的质量，也可以依据一定的归档时间及时向档案室归档，从而为档案室工作的全面开展，为档案发挥积极的作用创造了条件。24.参考答案：全宗号25.参考答案： （1）机关工作的查考凭证 （2）社会实践和生产活动的参考依据 （3）科学研究的可靠资料 （4）宣传教育的生动素材26.参考答案：B27.参考答案： 1.年度分类方法，按照文件形成和处理的年度将全宗内档案分成若干类别； 2.组织机构分类法，就是根据单位的内部组织机构将全宗内档案分成若干类别； 3.问题分类法，按照文件内容所反映的问题将全宗内档案分成若干类别。28.参考答案：1.开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅；2.档案外借；3.制发档案复制本；4.举办档案展览；5.出具档案证明；6.提供咨询服务；7.印发目录。29.参考答案：1、案卷目录：案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。2、全引目录：案卷文件目录亦称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。3、全宗目录：全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具，它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。4、分类目录：分类目录是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。5、主题目录：主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺序排列的一种目录。主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。6、专题目录：专题目录是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具。7、文号索引：文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。8、人名索引：人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。9、地名索引：地名索引是揭示档案中所涉及的地名并指明出处的一种检索工具。10、档案馆指南：档案馆指南是一种全面、系统介绍馆藏档案情况的工具书，又称档案馆介绍。11、全宗指南：全宗指南是揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书，又称全宗介绍。全宗指南的内容主要包括以下3个部分。12、专题指南：专题指南是介绍报道档案馆中反映某一特定题目档案的工具书，又称专题介绍。13.档案馆指南14.智能化管理和信息共享30.参考答案：公文传阅就是机关文秘部门或专职人员按照领导签署的传阅意见，及时将来文送有关领导和科处室人员阅知。它是文书处理工作中的比较重要的环节，是办公室文秘人员当好领导参谋助手的基本功。笔者通过公文传阅的工作实践，对这项工作的性质、意义、特点以及如何做好这项工作，有了一些粗浅的认识，主要有如下几个方面：（1）公文传阅的不可替代性公文传阅是领导之间交流认识、统一思想的过程，通过公文传阅互相通气，交换看法，可以避免对一些问题产生歧义，有助于领导之间取得共识；通过公文传阅，集领导亲笔签署意见于一纸，可以实现公文处理过程的完整记录，形成准确的文书档案；公文传阅与复制分送相比，慢中见快，所有阅文者的意见在传阅过程中均跃然纸上，可以提高办事效率，避免失误、遗忘和其它漏洞。（2）公文传阅的多样性公文传阅工作看似简单，其实是一项重要而复杂的工作。如果不采取适当的传阅方式，就无法有效地控制文件的行踪和传阅速度，造成积压、断线，乃至出现泄密、丢失文件的现象。公文传阅有专传、回传、集中传阅方式。（一）专传是指专人将传阅文件送传给有关领导阅批的过程。这种传阅方式通常用于特急件、绝密件或领导专门交代的文件。为确保在很短的时间内阅毕，并杜绝泄密，文秘人员必须严格按照限定的阅知范围，亲自将这种文件按指定时间迅速送达有关领导阅批，坐候领导阅完签名、注明时间，再由送文人直送下一位阅文领导，直至传阅全程终结。（二）回传即后面阅批人的指示意见需向前面已经作过指示的领导通报，是一个倒流的传阅过程。这种传阅方式通常是领导A对一个文件已作了批示，要求传给领导B和领导C阅知，B同意A的意见，而C却批了同A相反的意见，这时文秘人员应将C的意见回传给A和B，目的就是使他们的意见能够互通。而且对于一些批交部门办理的文件，如果领导的意见不一致，承办部门就会无所适从。（三）集中传阅是指因紧急程度或密级所要求，一份公文需在极短的时间内由多人传阅，而阅件人办公地分散、采用专传方式还不能达要求时，将阅件人集中在一起传阅公文的方式。公文传阅的各种方式在实际操作过程中并非各自孤立存在，而是相互联系，有时是交叉使用的。文秘书人员在具体操作时，要根据领导的要求和各自的工作习惯，合理地组织传阅。但无论采用哪种传阅方式都必须遵循有序、及时、安全的原则。（3）公文传阅的原则（一）有序的原则。公文传阅，顺序很重要，在实际操作中，文秘人员既要遵循公文传阅的一般程序，又不能死搬硬套，要特殊情况特殊处理，否则，不仅会给领导之间造成矛盾，而且还会影响公文的效率和质量。（二）及时的原则。公文传阅的时效性很强，快速和及时是公文传阅的基本要求。怎样才能保证公文及时传阅呢？一是取送及时。收到文件之后，马上进行清点、登记、分发，保证了公文传阅的顺畅。二是适当调整传阅顺序。有些文件传阅范围很广，需要很多领导和部门阅知，如果始终按一个固定顺序传阅，遇上领导外出开会或办事，定会影响传阅的时间和进度。因此，不失时机地适当地调整一下传阅顺序，便可加快公文传阅的进度。三是承办部门优先阅文。有的文件需要某个或某几个部门承办，并且时效要求较强的，如果等所有的领导都阅定后再送给部门阅处，势必耽误部门办理。主要领导阅后，即可给承办部门阅办，然后接着送其他领导传阅。（三）安全的原则。一是建立文件的接收、登记制度。文秘部门还应使用文件传阅、交接登记簿。避免了盲目传阅，出现文件遗失的情况，就能知道问题出在哪个环节上，既利于查寻，又便于确定责任。二是公文传阅要由专人负责到底，其他人员均不得代行其职。文秘人员一人经手，全权负责，以避免多人插手导致的职责不清和相互推诿。四是严格按照阅文范围和领导确定范围组织传阅，既不能随意扩大，也不能随意缩小；既不能多传一个人，也不能少传一个人。31.参考答案： （一）档案检索工具信息存储要丰富； （二）检索要准确及时； （三）检索要方便实用 （四）档案检索工具要实现标准化、规范化32.参考答案： 公文的行文规则： 一、按机关隶属关系和职责范围行文。 二、授权行文。按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，这就可以通过授权行文来解决。三、联合行文。单位之间，就某些互相有关的业务，经过会商一致后可以联合行文。 四、一般情况下不越级行文。 五、不越权行文。 六、“请示”不直接报送领导者个人。 行文规则中还要说明的是党的领导机关根据工作需要，可向同级政府及部门或下级政府机关行文；而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。33.参考答案：B34.参考答案：1.检查档案有无被泄密、毁灭、遗失、盗窃，即使发现不安全因素，采取有效措施；2.检查档案有无发黄变脆、字迹褪色，潮湿发霉及鼠害等自然损毁现象，即使防治；机读档案定时倒带和上机检查；3.检查有无火灾、水灾等隐患，用电设备是否完好，消防器材是否齐全，门窗是否牢固，杜绝意外事故发生；4.检查受损害文件的数量和情况，是有档案数量与登记簿册中的数量是否符合；5.对于库房管理、提供利用等各项制度的执行情况和在系统、编目鉴定等工作中的缺点等。35.参考答案：正确36.参考答案： 1.整理归档的文书应齐全完整。 2.整理归档的文书要符合档案保护的要求。 3.整理归档的文书的保管期限应界定准确。37.参考答案： 1.系统本身需要的设备条件 2.档案原件的准备工作 3.有适合档案馆管理系统的计算机软件38.参考答案： 档案的起源： 档案是人类社会活动的产物，是人们社会实践活动的历史记录，并非是随人类的出现就同时出现的一种社会现象和物质实体。在漫长的原始社会，人们为了不让记忆受到时间和空间的限制而遗忘和失真，人们创造了结绳和刻契来录。随着社会生产的发展，人们的交往日益扩大；文字的发明，为档案的产生提供了社会条件。人们在社会实践中使用文字记录，并且将这些文字记录保存起来便形成了档案。 档案演变中的几种档案：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案和纸质档案。39.参考答案：移交归档40.参考答案：正确41.参考答案：正确42.参考答案：酝酿阶段；起草阶段；审批阶段；印制阶段43.参考答案： 一、运用电子计算机技术，实现档案管理的自动化 二、运用现代通信技术，实现档案信息传递网络化 三、运用现代光学技术，实现档案缩微化 四、档案保护技术水平的提高44.参考答案：大事记述；大事时间45.参考答案： 要求： （1）政治观点正确，符合有关方针政策。 （2）文字简明确切。 （3）结构要完整，各部分之间的排列顺序要统一。 方法： （1）标明文件的作者 （2）标明文件的问题 （3）标明文件的文种名称 （4）标明文件针对的时间 （5）标明文件通讯者 （6）标明文件涉及的地区46.参考答案：国家档案全宗，又称“国家全部档案“，是指归国家所有的、由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和。47.参考答案： 大事记的种类有： Ａ、机关工作大事记 Ｂ、国家和地区大事记 Ｃ、专题大事记 Ｄ、个人生平大事记：也称为年谱 组织沿革种类有： A.机关组织沿革 B.地区组织沿革 C.专业系统组织沿革； 专题概要：专题概要是以文章叙述的形式简要地说明和反映某一方面的工作、生产或其它社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资料。 会议简介：简明我要地记叙会议基本情况的一种文字材料。 统计数字汇集：统计数字汇集又称“基础数字汇集”。 企业年鉴：记录和汇集一个企业一年间的生产、经营、基本建设、科学研究等各类大事的有关文献、照片和统计数据等是一种综合性的参考资料。 科技成果简介：是科技档案的编研成果之一，是指对获得成果的科研设计项目的档案资料，扼要摘录其内容，汇集编印成册的一种参考资料。48.参考答案： 有以下步骤： （一）思想准备。 （二）拟订提纲。 （三）草拟初稿。 （四）征求意见。 （五）反复修改。 （六）誊抄文稿。 （七）确定标印。49.参考答案：机关文书工作的组织形式分为3种，分别是集中形式、分散形式和混合形式。50.参考答案： （1）本.单位基本情况（单位名称、性质、隶属关系、工作职能、年度工作概况） （2）组织机构设置、主要领导人任职等及其变化情况 （3）本年度文书立卷情况（立卷工作的组织、文件完整性、数量、存在问题）51.参考答案：是指归国家所有的、由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和。52.参考答案： 其具体要求有三： 第一，观点正确，用材真实； 第二，大事突出，要事不漏，小时不要； 第三，系统条理，简明扼要。53.参考答案：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布。54.参考答案： 1.审读文件或案卷，确定主题 2.主题分析 3.主题概念转换 4.主题及主题词的校对审核55.参考答案： 急件办理中应注意的问题： 对于发文单位的要求： （1）文件的决策者或签发人，应当实事求是地从发文内容和性质去考虑，严肃慎重地决定应否列入急件。 （2）一旦确定为急件，拟稿人须加速撰写，签发人须加速审核，其他环节的工作人员也必须加速缮印、校对、封发等。 （3）要根据文件内容需要和送达时间，仔细地安排确定递送渠道和方式。 对送文人员和收文部门的要求： （1）做好急件的一切交接工作 （2）一切递送人员对急件都要做到随手随送 （3）加强催办。 机要文件的管理应注意问题： （1）提高保密意识 （2）尊重保密部门的意见 （3）加强对机要工作的环境、设备与用具的管理 （4）控制密件发行和阅读范围 （5）采取各种措施以保证密件在传递中的绝对安全。56.参考答案： 1.针对档案内容所包涵的信息为适用范围的标准； 2.针对档案的载体为适用范围的标准； 3.针对档案的保管的装具、库房及外部条件为适用范围的标准； 4.针对档案工作中的业务技术原则、方法、措施为适用范围的标准。57.参考答案： 档案检索体系失当案管理部门为满足不同需要而编制的各类型的在功能上相互联系，相互补充的档案检索工具的集合体.建立档案检索体系是必要的。 1.建立档案检索体系.是提高检索效率的需要。 2.建立档案检索体系是扩大档案部门影响，宣传报道馆藏的需要。 3.建立档案检索体系是实现资源共享 扩大对外交流的需要。58.参考答案：请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文。报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公文。区别：请示是下级机关向上级机关请求；报告是向上级机关汇报，请示是上级机关是一定要答复，报告并不要答复，视报告的内容情况，可以答复也可以不答复；另外，请示请求批准某种事项。报告是汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。总体讲，两者都是上行文。59.参考答案：正确60.参考答案：A,B,D61.参考答案： 1）、本机关制定的法规性政策性文件材料； 2）、本机关召开的重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料； 3）、本机关职能活动形成的重要业务文件材料； 4）、本机关机构演变、人事任免、奖惩、人员名册等文件材料； 5）、本机关有关土地、房屋等重要合同协议、资产凭证性材料； 6）、本机关反映单位基本历史面貌的文件材料； 7）、关于重要问题的请示与上级机关的批复、指示； 8）、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； 9）、同级、下级机关关于重要业务问题的来函、请示及本机关的批复材料。62.参考答案： （1）要符合国家的法律法规、方针政策及有关规定。 （2）拟写的文稿要情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，文字精练，字词规范，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。 （3）文稿中的人名、地名、数字、引文要准确无误。 （4）文稿中涉及到计量单位时，必须使用国家法定的标准计量单位。 （5）拟稿用词要准确，用字要规范。63.参考答案：文书工作的基本原则就是及时、准确、安全。64.参考答案： （一）完整性原则 （二）系统性原则 （三）利用性原则 （四）价值性原则 （五）特色性原则65.参考答案：A66.参考答案： 第一，档案的来源和形成原因：档案来源于机关、社会组织和个人，是其自身在社会活动中形成的。 第二，档案保存的价值因素：档案是保存起来的有查考价值的文字材料； 第三，档案的形式和载体因素：档案的形式和载体是丰富多彩的； 第四，历史的原始记录特征：档案是人们社会活动的原始记录。67.参考答案： 具体包括： 1.上级机关来文。 2.本机关文件。 3.下级机关来文。 4.同级或 非隶属机关的来文。 5.其他文件资料。68.参考答案： （一）桥梁作用 （二）交流作用 （三）管理作用 档案检索工69.参考答案： 1、制定编写计划 2、收集材料 3、综合编写70.参考答案：一、开设阅览室，直接提供档案原件或复印件借阅二、档案外借三、制发档案复制本四、举办档案展览五、出具档案证明六、提供咨询服务七、印发目录71.参考答案：文书整理归档是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒、归档的过程。72.参考答案： 就是在文件收集齐全的基础上，将文件按一定的属性，逐项分开的过程。有四个环节：分年度、分机构、分问题、分期限。 1.分年度：就是将文件按其形成或针对的年度分开。 2.分机构：就是按其形成或承办部门分类，首先分开级别，然后再在每一级别中，按不同部门分开， 3.分问题：就是将文件按其内容所反映的问题或事物分类。 4.分期限：就是将文件按照规定的不同保管期限分开。文书档案的保管期限定为：永久、长期、短期三种，长期16-50年，短期15年以下。 分期限应按学校制定的保管期限表进行。73.参考答案：列为永久保存的档案，是对国家和社会的各项工作以至永世久代具有查考作用的档案；列为长期保存的档案，是不具有广泛社会意义和科学历史意义的，而属本机关在较长时间内进行机关工作需要查考的文件材料；列为短期保存的档案，是低于上述两个层次的，本机关在较短时间内需要查考的文件材料。定位短期保存的合理性是针对当时的民政厅而言，该报告不具有最终性质，它是一个试点报告，未来会形成一个最终的报告，因此设定为短期保存。74.参考答案：错误75.参考答案：1至2第2卷参考答案一.参考题库1.参考答案： （1）专指性原则 （2）合理性原则 （3）稳定性原则 （4）发展性原则 （5）简明性原则2.参考答案： 社会条件和内部条件。 社会条件包括：1.需要一个安定的、政治民主化的社会大环境；2.要有足够的资金投入，经济上的大力支持；3.科学技术条件的支持。 内部条件：1.档案业务与技术的标准化；2.档案工作人员专业化。3.参考答案： （1）凭籍柜具或库房对档案实施日常管理 （2）对一切可能损毁档案的社会的、自然的不利因素采取必要的防范措施。4.参考答案：1.工作效率高；2.检全、检准率高；3.检索途径多；4.能够产生多种形式的目录与索引；5.通过通讯线路和终端设备，能就地向远方检索档案材料，提高了服务效果，节省了经费、人力和时间。5.参考答案：层次码6.参考答案：处理人民来信的基本程序是：一拆封；二阅信；三登记；四办理；五立案；六复信。7.参考答案：1、案卷目录2、分类目录3、卷内文件目录汇编4、全宗文件目录5、专题目录6、主题卡片7、人名索引8、文号索引9、全宗指南10、专题指南11、档案室指南12、档案馆指南13、联合目录14、智能化管理和信息共享8.参考答案： （一）档案室与档案馆的业务衔接与互利关系 （二）馆藏建设的特色与综合的关系 （三）馆藏档案与资料的关系 （四）馆藏档案的广度与深度关系9.参考答案： （1）区分全宗 （2）全宗内档案的分类 （3）立卷、拟写案卷标题草稿 （4）调查案卷，修改标题，系统排列卷内文件 （5）结合整理案卷，初步划分保管期限 （6）案卷的加工整理：卷内文件编号，填写卷内文件目录和卷末备考表，填写案卷封面，进行案卷装订等 （7）案卷的排列和编号 （8）案卷目录的编制10.参考答案： 审美以及对美的追求是人们的普遍心态，文书是社会交际的工具，离不开审美的规律文书形成的目的不是给自己看，而是为了办事目的需要，是给其他机关或者有关人员阅读的，这就要求文书能给人以美感，使人赏心悦目，愿意读下去，从而达到目的，因此，“美观”是文书形成的必然要求，也是文书形成的重要原理。文书的美，一是体现在形式的安排上要美观；二是体现在内容上要有美感；三是体现在语言以及逻辑结构等方面要有美感。文书要讲求整齐，即层次分明，无参差错乱，眉目清楚，适宜得体；问题排列有序；语句整齐一致。 文书立卷的基本原则 1.保持稳健之间的内在联系和完整性 2.要正确反映机关工作的历史面貌 3.要便于管理、查找和利用。 拟写案卷标题的要求 案卷标题，是对卷内全部文件内容与成分的概括和揭示，是案卷封面中最主要的部分11.参考答案： 1.熟悉与研究档案内容，编写档案参考资料。 2.汇编现行机关的档案问及和编撰档案史料。 3.以馆藏为基础，参加历史研究和编史修志，撰写有关的文章和著作。12.参考答案：现行行政公文的分类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。13.参考答案： 平时归卷工作的步骤主要有收集、鉴别和归卷。 收集就是指及时收集机关办理完毕的公文。 鉴别主要是检查公文的办毕情况。 归卷就是要把随时收集、鉴别的公文随时归卷，不要积压、错归，且要填写《归卷文件登记薄》。14.参考答案：A,B,C15.参考答案：介绍信；身份证16.参考答案： （一）档案信息存储阶段的主要内容：著录标引；编制检索工具 （二）档案信息查检阶段的主要内容：确定查找内容；具体查找操作 （三）档案检索效率17.参考答案：D18.参考答案：轮辐式传阅法；接力式传阅法；指派专人传送法19.参考答案：所谓开放历史档案就是将保密期满和其他可以公开的档案，解除“封闭”，向社会开放，只要履行一般的手续即可通过一定的方式进行利用。《中华人民共和国档案法》第十九条规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自行成之日其满30年向社会开放：经济、科学、技术、文化等档案向社会开放的期限，可以少于30年；涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行”。《中华人民共和国档案法实施办法》进一步规定：“各级各类档案馆保管的档案，应当按照《档案法》的规定，分期分批地向社会开放。”20.参考答案：D21.参考答案：是指在平时归整的基础上，详细检查每个案盒内积累的文件，按照文书归类的原则和要求进行调整，并进行案盒内文件的排列、编号，最后确定案盒内归档文书。22.参考答案：是文件立卷的结果。它是有关某一问题或某项工作活动的系统的、有密切联系的文件组合体，是文书档案的基本保管单位。23.参考答案：B24.参考答案： 正文的内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规。提出新的政策要注意保持连续性，提法要以公布的文件相衔接。 第二正文反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的措施和办法必须切合工作实际，切实可行。 第三，内容涉及的有关部门要经过协调、会商，取得一致意见。 第四，在文件表达上要概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号。 第五，用数字表示多层结构数字，第一层用“一”，第二层用“（二）”，第三层用“1”第四层用“（1）”。25.参考答案： 档案销毁的因素有人为因素和自然因素两个方面。  人为的损毁，主要表现在三个方面： 其一，由于政治斗争及其他各种原因，对某些档案文件进行有计划、有意识的破坏； 其二，由于档案管理工作人员或接触档案的有关人员麻痹大意，玩忽职守，或不遵守规章，以及缺乏档案学知识等，导致管理或使用不善造成档案的丢失、损坏或档案系统的紊乱； 其三，档案在管理和利用过程中发生的磨损和老化。  自然的损毁，一是内因—档案本身，即文件制成材料，如纸张、胶片、磁带等载体材料，墨水、油墨等书写、印刷材料及其他附着材料，这些因素的变化直接影响档案的寿命。二是外因—档案所处的环境和保管档案的条件，如温度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火以及机械磨损等因素对档案的破坏。26.参考答案：正确27.参考答案：D28.参考答案：撰写写拟办意见应注意要具有参考性、差异性、概括性。参考性，即拟办意见有时相当于一份建议或者请示，但并不是最后的决定，只供领导批办时参考；差异性，即拟办意见如有两个以上，应彼此有所区别和差异，以利于领导选择；概括性，既拟办意见应简明扼要而又合乎工作规律和情理。29.参考答案： 档案的利用和保密性在高校档案管理工作中起着相当重要的作用。高校人事管理部门是收集和管理高校教学科研人力资源财富，传播档案信息，为教学、科研提供原始的人才凭证，维护历史真实面貌的重要基地。近年来，作为高校人事管理部门每年都会收入大量的、具有很高的学术研究和科技开发价值的人力资源信息。因此，做好高校人力资源的保密工作至关重要。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，不可偏颇。 人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。人事档案的保密性是由它的政治性、机密性所决定的。人事档案从产生之日起，就为一定的阶级所掌握，为一定的社会制度服务或为一定的集团所利用。在社会主义条件下，人事档案的存在与发展是无产阶级的政治和国家根本利益需要，它是党和国家干部、人事工作的重要组成部分，是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策，选贤举能，知人善任，进行社会主义现代化建设服务的。 1、关于档案利用的分析与探索 1.1档案的开放工作 1.2档案利用的监督工作 2、关于档案保密性原则的分析与论述 2.1关于档案保密性原则的概念论述 2.2关于档案保密性原则的重要性 2.3电子档案为档案的保密性原则和档案管理带来了新的挑战 3、关于协调档案利用和档案保密性原则之间关系的一些措施 3.1普及档案管理以及档案利用、保密原则的相关知识，让人们能够充分认识到其中的厉害关系 3.2加强《档案法》、《宪法》等法律法规中关于档案的法律规定或者是法律条文的宣传与推广 3.3对外公布档案开放的消息以及范围，扩大档案利用的范围提高利用的效率 3.4提高档案的收集力度，用与时俱进的眼光看待档案管理30.参考答案：以我为主31.参考答案：正确32.参考答案：1.建立健全的库房管理制度（安全制度，档案进出库房登记制度，库藏档案定期检查制度，设备管理制度，清洁卫生制度）；2.温湿度调节和清洁卫生；3.注意档案在流动中的保护；4.定期安全检查。33.参考答案：白炽灯；温度34.参考答案： 1，4，5，7为一组 组卷特征：作者特征内容特征 案卷标题：××大学关于50周年校庆文艺晚会的文件材料 2，3，6为一组 组卷特征：内容特征 案卷标题：××省教委、××大学关于深入开展人事改革、实行中层干部竞聘上岗的通知、决定35.参考答案： 1.档案工作技术与设备的现代化 2.管理机构布局与馆（室）藏机构的合理化 3、档案信息服务的社会化 4.档案工作组织管理的科学化。36.参考答案：文书工作的基本原则是：坚持实事求是、反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义；注重实用，高效率地做好文书工作。文书工作的具体要求是：准确、及时、安全、保密。档案工作的基本原则就是：集中统一地管理国家全部档案维护档案的完整与安全，便于党和国家各项工作的利用。档案管理的具体要求是完整、安全、有效。37.参考答案：以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发；以机关内某一业务机构或部门名义发出的文件，则应由其负责人签发。38.参考答案：第一，从主题与内容的关系看，主题具有统摄作用。第二，从主题与形式诸要素关系看，主题起着支配作用。总之主题在文书形成中具有统摄和支配的作用。正因为如此，在文书形成中必须首先确立主题，做到“意”在笔先。文书确定的依据是四个方面：一，行文目的要求。第二，党和国家的路线、方针政策和上级指示精神。第三，处理事务和社会交往的客观要求。第四，事务的共同特征和发展规律。文书主题要求包括两方面：（1）是主题提炼过程中要达到的要求第一，要反应事物的本质。第二，要恰如其分。第三，主题力求新颖。（2）是表达过程中的要求。第一，主题要集中。第二，主题要清晰明确。第三，主题要前后一致。第四，主题要露而不藏。39.参考答案：档案检索工具的种类较多，根据不同的标准可进行不同的分类。目前比较常见的分类方法有以下几种：1、按编制方式分为：目录、索引、指南2、按载体形式分为：书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微检索工具、机读式检索工具3、按检索范围分为：全宗范围检索工具、档案馆范围检索工具、专题范围检索工具、馆际检索工具4、按功能分：馆藏性检索工具、查检性检索工具、介绍性检索工具40.参考答案：D41.参考答案：C42.参考答案：D43.参考答案： 1.方便文书档案的借阅和查找。 2.方便档案的复制与保密。 3.简化了装订手续。 4.使文书工作和档案工作统一起来。44.参考答案：B45.参考答案：案卷目录；卷内文件目录46.参考答案：C47.参考答案：A48.参考答案：14~24℃；45%~65%；正负2摄氏度；正负5%49.参考答案：档案收集工作的基本要求是：（1）加强档案馆（室）外的调查和指导工作；（2）积极推行入馆（室）档案的标准化；（3）保证归档和入馆档案的齐全完整；（4）维护全宗和全宗群的相对完整性。50.参考答案：本机关的工作性质、任务和职能范围；本机关内部机构设置的层次与数量；本机关收发文件的数量；本机关各组织机构驻地的情况；人员的配备情况