某投资有限公司管理制度合同管理篇

某投资有限公司管理制度合同管理篇一、总则1.目的为加强某投资有限公司（以下简称"公司"）合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同、协议（以下统称"合同"）。3.管理原则合同管理遵循依法合规、审慎严谨、全程管控、责权明确的原则。二、合同管理部门及职责1.法务部门负责合同文本的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规要求进行把关，防范法律风险。参与合同谈判，提供法律意见和建议，协助解决合同签订和履行过程中的法律问题。建立合同法律审查档案，对审查过的合同进行分类存档，以便查阅和分析。定期开展合同法律风险培训，提高公司员工的法律意识和合同风险防范能力。2.业务部门负责合同的前期调研、谈判、起草工作，确保合同内容符合业务实际需求和公司利益。负责合同的履行跟踪，及时向相关部门反馈合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。对合同相对方的主体资格、信用状况等进行调查和评估，建立合作方信息档案。根据合同履行情况，及时提出合同变更、解除等申请，并配合相关部门办理手续。3.财务部门参与合同涉及财务条款的审核，对合同中的付款方式、结算周期、资金安排等财务内容进行审查，确保财务风险可控。负责根据合同约定进行款项收付，对合同执行过程中的财务数据进行记录和分析，为合同管理提供财务支持。协助业务部门对合同相对方的财务状况进行评估，关注合同款项的回收情况，及时预警财务风险。4.综合管理部门负责合同的编号、归档、保管等工作，建立合同台账，确保合同资料的完整性和可追溯性。监督合同的签订和履行过程，对合同管理中的违规行为进行纠正和处理。负责合同专用章的保管和使用登记，按照规定流程用印，确保印章使用安全。三、合同签订流程1.合同立项业务部门根据业务需求提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同签订的背景、目的、主要内容、预计金额、履行期限等信息，并附上相关的业务资料和初步调研情况。申请表经部门负责人审核签字后，提交至法务部门进行法律风险初步评估。2.合同起草法务部门对合同立项申请进行法律风险评估后，如认为可行，业务部门负责起草合同文本。合同文本应使用规范的语言文字，明确各方的权利义务、合同标的、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。在起草过程中，业务部门应充分考虑业务实际情况和可能出现的风险，确保合同条款清晰、准确、完整。3.合同审核业务部门审核：合同起草完成后，先由业务部门内部进行审核。审核内容包括合同条款是否符合业务需求、是否存在潜在风险、与合作方的沟通情况等。业务部门审核通过后，将合同文本及相关资料提交至法务部门进行合法性审查。法务部门审核：法务部门对合同进行全面的合法性审查，重点审查合同条款是否符合法律法规规定、是否存在法律风险漏洞、是否侵犯公司合法权益等。法务部门审核过程中如有疑问或需要修改的地方，及时与业务部门沟通协商。审核通过后，法务部门出具《合同法律审查意见书》。财务部门审核：财务部门对合同中涉及的财务条款进行审核，包括付款方式、结算周期、资金预算、税务处理等。财务部门审核通过后，在合同审核表上签字确认。综合管理部门审核：综合管理部门对合同的格式、编号、审批流程等进行审核，确保合同文件的规范性和完整性。审核通过后，在合同审核表上签字确认。4.合同审批经业务部门、法务部门、财务部门和综合管理部门审核通过的合同，按照公司内部审批流程提交审批。审批流程根据合同金额大小、重要程度等因素分为不同层级，一般合同由部门负责人、分管领导审批；重大合同还需提交总经理办公会或董事会审议批准。审批通过后，在合同文本上加盖公司公章或合同专用章。5.合同签订合同审批通过后，业务部门负责与合同相对方签订合同。签订合同时，应确保合同文本与审批通过的版本一致，双方签字盖章齐全。合同签订后，业务部门将合同副本分送法务部门、财务部门、综合管理部门等相关部门存档。四、合同履行管理1.履行跟踪业务部门负责合同的履行跟踪，指定专人定期对合同履行情况进行检查和监督，及时掌握合同进展情况。在履行过程中，如发现问题或风险，应及时向部门负责人汇报，并采取有效措施加以解决。2.信息沟通合同履行过程中，业务部门应与合同相对方保持密切沟通，及时了解对方的履行情况和需求变化，确保双方信息畅通。同时，业务部门应定期向法务部门、财务部门等相关部门通报合同履行情况，以便各部门及时掌握动态，协调解决问题。3.变更管理合同履行过程中如需变更合同内容，业务部门应及时提出书面申请，填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。申请经相关部门审核通过，并按照合同签订时的审批流程进行审批后，方可签订合同变更协议。合同变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。4.解除管理合同履行过程中如需解除合同，业务部门应提出书面申请，填写《合同解除申请表》，说明解除合同的原因、依据、对公司的影响等。申请经相关部门审核通过，并按照合同签订时的审批流程进行审批后，方可与合同相对方协商解除合同事宜。解除合同应签订书面协议，明确双方的权利义务和责任承担方式。5.纠纷处理合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时向公司报告，并会同法务部门共同研究解决方案。纠纷处理过程中，应积极收集证据，维护公司合法权益。如纠纷涉及诉讼或仲裁，法务部门应负责组织相关人员参与诉讼或仲裁活动，按照法律程序进行处理。五、合同档案管理1.归档范围公司签订的各类合同及其相关文件，包括合同文本、合同审批表、合同变更协议、合同解除协议、往来函件、补充条款、附件等均属于归档范围。2.编号规则合同编号采用统一的编码规则，由综合管理部门负责编制。编号应具有唯一性，以便于识别和查询。合同编号一般由年份、部门代码、合同类别代码、顺序号等部分组成。3.归档流程合同签订后，业务部门应在规定时间内将合同副本及相关资料提交至综合管理部门。综合管理部门对合同资料进行审核、整理、编号后，按照档案管理要求进行归档保存。归档后的合同应建立电子和纸质档案，电子档案应定期备份，确保数据安全。4.保管期限合同档案的保管期限根据合同性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。短期合同档案保管期限为3年，中期合同档案保管期限为5年，长期合同档案保管期限为10年以上。保管期限届满后，经综合管理部门审核批准，方可进行销毁处理。5.查阅利用公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到综合管理部门办理查阅手续。查阅时应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照、涂改合同档案内容。因特殊情况需要外借合同档案的，需经综合管理部门负责人批准，并办理借阅登记手续，限期归还。六、合同专用章管理1.印章保管合同专用章由综合管理部门指定专人保管，保管人员应妥善保管印章，确保印章安全。印章应存放在专用保险柜中，实行双人保管制度，钥匙分别由两人持有，开启保险柜时需两人同时在场。2.使用登记建立合同专用章使用登记制度，严格记录印章使用情况。每次使用合同专用章前，使用人应填写《合同专用章使用申请表》，注明用印合同名称、编号、用印内容、用印日期等信息，并经相关部门负责人和分管领导审批。审批通过后，保管人员方可在合同文本上加盖印章，并在《合同专用章使用登记簿》上进行登记，登记内容应包括用印日期、合同名称、编号、用印人、审批人等。3.使用审批合同专用章的使用必须经过严格的审批流程。一般合同用印由业务部门负责人、分管领导审批；重大合同用印还需提交总经理办公会或董事会审议批准。审批人应认真审核用印申请，确保用印事项符合公司规定和业务需求。4.印章保管人职责负责合同专用章的日常保管，确保印章安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。严格按照规定流程使用合同专用章，对用印申请进行审核，未经审批不得擅自用印。定期对合同专用章的使用情况进行统计和核对，发现问题及时报告并处理。配合公司内部审计、纪检等部门对合同专用章使用情况的检查和审计工作。七、监督与考核1.监督检查公司定期对合同管理情况进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、变更、解除、档案管理、印章使用等环节。监督检查可以采取内部审计、专项检查、定期抽查等方式进行。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.考核评价建立合同管理考核评价制度，对各部门的合同管理工作进行量化考核。考核指标包括合同签订合规率、合同履行率、合同纠纷发生率、合同档案管理规范率、合同专用章使用合规率等。考核结果与部门和个人的绩效挂钩