贸易公司进出管理制度

贸易公司进出管理制度一、总则（一）目的为加强公司进出口业务管理，规范货物进出流程，确保公司进出口业务的顺利开展，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有进出口业务活动，包括但不限于货物采购、销售、仓储、运输等环节涉及的进出口操作。（三）基本原则1.合规性原则严格遵守国家法律法规、海关及相关部门的规定，确保公司进出口业务合法合规。2.准确性原则各项进出口业务操作必须准确无误，保证货物信息、单证信息等的真实性和一致性。3.效率性原则优化进出口流程，提高工作效率，降低运营成本，确保货物及时、顺畅地进出。4.责任明确原则明确各部门及岗位在进出口业务中的职责，做到责任到人，便于监督和考核。二、进出口业务流程（一）业务洽谈与合同签订1.业务部门负责与国内外客户进行业务洽谈，就货物的品种、规格、数量、价格、交货期、付款方式等条款达成一致。2.根据洽谈结果，起草进出口合同草本，合同内容应符合国家法律法规及公司规定，明确双方的权利和义务。3.合同草本经相关部门审核，包括法务部门审核合同的合法性、合规性，财务部门审核付款条款及资金安排，业务部门审核业务条款的合理性等。审核通过后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章，正式签订进出口合同。（二）进口业务流程1.开证申请业务部门根据进口合同要求，填写开证申请书，明确信用证的各项条款，如开证金额、付款期限、装运期、有效期、单据要求等。将开证申请书提交给财务部门审核，财务部门审核无误后，安排资金开立信用证。2.租船订舱业务部门根据进口合同规定的交货期，及时向货代公司或船运公司办理租船订舱手续，确定船名、航次、提单号等信息。通知供应商货物的装运期和预计到达日期，要求供应商按照合同规定按时发货。3.保险安排根据进口货物的性质、价值等因素，业务部门确定是否需要办理货物运输保险。如需办理，填写投保单，明确投保金额、险别等内容。将投保单提交给保险公司，办理货物运输保险手续。4.报关报检货代公司或报关行根据业务部门提供的提单、发票、装箱单等资料，在货物到达目的港前向海关办理报关手续。报关单填写应准确、完整，如实申报货物的品名、规格、数量、价值、原产地等信息。对于需要检验检疫的货物，货代公司或报检行按照国家相关规定，向检验检疫机构办理报检手续。报检时需提供报检委托书、合同、发票、装箱单、提单等相关资料。5.提货货物到达目的港后，货代公司或报关行及时办理海关放行手续。业务部门凭提货单到指定的码头或仓库提货，提货时应仔细核对货物的数量、质量、包装等是否与合同约定相符。6.进口付汇财务部门在收到银行转来的国外寄单通知书及相关单据后，按照信用证条款进行审核。审核无误后，在规定的付款期限内对外支付货款。财务部门办理进口付汇后，及时进行账务处理，记录进口付汇的相关信息。（三）出口业务流程1.备货业务部门根据出口合同要求，下达生产或采购订单给生产部门或供应商，明确货物的品种、规格、数量、质量、包装等要求。生产部门或供应商按照订单要求组织生产或采购货物，确保货物按时、按质、按量备齐。业务部门安排专人对货物进行检验，检验合格后方可办理出口手续。2.租船订舱业务部门根据出口合同规定的交货期，及时向货代公司或船运公司办理租船订舱手续，确定船名、航次、提单号等信息。将船期信息通知生产部门或供应商，要求其在规定的时间内将货物运至指定的码头或仓库。3.报关报检货代公司或报关行根据业务部门提供的发票、装箱单、报关单等资料，在货物装运前向海关办理报关手续。报关单填写应准确、完整，如实申报货物的品名、规格、数量、价值、目的地等信息。对于需要检验检疫的货物，货代公司或报检行按照国家相关规定，向检验检疫机构办理报检手续。报检时需提供报检委托书、合同、发票、装箱单等相关资料。海关和检验检疫机构对货物进行查验和检验检疫，合格后予以放行。4.货物装运货代公司或船运公司按照业务部门的要求，将货物装上指定的船舶，并出具提单。提单是货物所有权的凭证，业务部门应妥善保管。业务部门及时将提单副本、发票、装箱单等单据提交给客户，以便客户办理提货手续。5.出口收汇财务部门根据出口合同的付款方式，跟踪货款的回收情况。对于采用信用证结算的，财务部门在收到国外银行开来的信用证后，应及时通知业务部门进行审证。业务部门按照信用证要求，按时发货并提交全套合格单据。银行审核单据无误后，按照信用证规定对外付款。财务部门及时办理出口收汇手续，将收汇情况记录入账。三、单证管理（一）单证种类1.进口单证：包括进口合同、开证申请书、提单、发票、装箱单、报关单、报检单、保险单、提货单、国外寄单通知书等。2.出口单证：包括出口合同、发票、装箱单、报关单、报检单、提单、产地证、普惠制原产地证、出口收汇核销单、出口退税报关单等。（二）单证制作要求1.准确性单证内容必须准确无误，与货物实际情况、合同条款及相关规定相符。各项数据应清晰、完整，不得涂改。2.完整性单证应包含所有必要的信息，按照规定的格式和内容填写齐全。缺项、漏项可能导致单证无效或影响业务操作。3.一致性单证之间的内容应相互一致，如发票、装箱单与提单上的货物信息应一致，报关单与合同、发票等单据的内容应一致。（三）单证审核1.业务部门审核业务人员在制作单证过程中，应进行自我审核，确保单证内容符合业务要求和合同规定。完成制作后，提交给部门负责人进行审核。部门负责人重点审核单证与业务的一致性、准确性以及是否满足客户和相关部门的要求。2.相关部门联审财务部门审核单证中的付款条款、金额计算、收汇方式等与财务规定和资金安排是否相符。法务部门审核单证的合法性、合规性，确保不存在法律风险。货代公司或报关行审核单证的格式、填写规范等是否符合海关及相关部门的要求。经各部门审核无误的单证方可提交给客户或办理后续业务手续。（四）单证归档1.业务完成后，业务部门负责将进出口业务涉及的所有单证整理归档。归档的单证应按照时间顺序、业务类别进行分类存放，便于查询和查阅。2.建立单证档案管理制度，明确档案的保管期限、查阅权限等。一般情况下，进出口单证档案的保管期限为[x]年，重要单证档案应长期保存。未经授权，任何人不得擅自查阅、复制或销毁档案。四、货物仓储管理（一）仓库规划与布局1.根据公司进出口业务的规模和特点，合理规划仓库的存储空间，划分不同的功能区域，如收货区、存储区、发货区、退货区等。2.对货物进行分类存放，按照货物的品种、规格、性质、用途等因素进行标识，便于货物的查找和管理。（二）货物入库1.仓库管理人员在收到货物时，应核对送货单与合同、发票等单据上的货物信息是否一致，包括货物的品种、规格、数量、质量、包装等。2.对货物进行外观检查，如发现货物有破损、短缺、变质等情况，应及时与送货人员或供应商联系，并做好记录。3.货物验收合格后，仓库管理人员办理入库手续，填写入库单，注明货物的入库日期、存放位置、数量等信息。入库单应一式多联，分别留存仓库、业务部门、财务部门等。（三）货物存储1.按照货物的存储要求，将货物存放在相应的区域，确保货物的安全和质量。对于有特殊存储条件要求的货物，如易燃易爆品、易腐食品等，应采取专门的存储措施。2.定期对货物进行盘点，确保账实相符。盘点时，应详细记录货物的实际数量、质量状况等信息，发现差异及时查明原因并进行处理。3.做好仓库的日常清洁、通风、防潮、防虫等工作，保持仓库环境整洁，防止货物受损。（四）货物出库1.业务部门根据客户订单或发货通知，填写出库单，注明货物的名称、规格、数量、提货日期等信息。出库单经相关部门审核签字后，交仓库管理人员办理出库手续。2.仓库管理人员按照出库单的要求，核对货物信息，组织货物出库。在发货过程中，应认真核对提货人员的身份和提货凭证，确保货物准确无误地发出。3.货物发出后，仓库管理人员及时更新库存台账，记录货物的出库日期、去向等信息。（五）货物退货管理1.对于因质量问题、客户拒收等原因需要退货的货物，业务部门应及时与供应商或客户沟通协调，确定退货事宜。2.仓库管理人员收到退货通知后，安排接收退货货物。对退货货物进行检验，如发现货物有损坏或与退货原因不符的情况，应及时与相关方联系。3.办理退货入库手续，将退货货物存放在指定的退货区，并在库存台账中进行相应记录。同时，业务部门应及时与供应商协商退货退款等事宜。五、运输管理（一）运输方式选择1.根据货物的性质、数量、交货期、运输成本等因素，综合考虑选择合适的运输方式，如海运、空运、陆运等。2.在选择运输方式时，应充分了解不同运输方式的特点和优势，以及相关运输公司的信誉和服务质量，确保货物能够安全、及时地送达目的地。（二）货代公司选择与管理1.建立货代公司评估和选择机制，对货代公司的资质、信誉、服务质量、价格等方面进行综合评估。选择具有良好口碑、专业能力强、服务周到的货代公司作为合作伙伴。2.与货代公司签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括服务内容、费用标准、责任界定、结算方式等条款。3.定期对货代公司的服务质量进行考核，如运输及时性、货物安全性、单证准确性等方面。对于服务质量不达标的货代公司，及时提出整改要求或终止合作。（三）运输过程跟踪1.业务部门负责对货物的运输过程进行跟踪，及时了解货物的运输状态，如船期、航班动态、货物到达时间等信息。2.货代公司或运输公司应定期向业务部门反馈货物运输情况，提供相关的运输单据和信息，如提单副本、运输进度报告等。3.如发现货物运输过程中出现异常情况，如延误、损坏、丢失等，业务部门应及时与货代公司或运输公司沟通协调，采取相应的措施解决问题，并向相关部门报告。六、海关与检验检疫管理（一）海关管理1.遵守海关法律法规，如实向海关申报进出口货物的情况。业务部门应准确填写报关单，提供真实、完整的货物信息和相关单证。2.配合海关的查验工作，按照海关要求及时提供货物的相关资料，协助海关进行查验。对于海关提出的问题，应如实解答。3.按时缴纳进出口关税、增值税等税费，确保公司进出口业务的正常开展。财务部门应及时核算税费金额，办理缴纳手续。（二）检验检疫管理1.对于国家规定需要检验检疫的进出口货物，按照相关规定办理报检手续。报检时应提供准确、完整的报检资料，配合检验检疫机构的检验检疫工作。2.确保出口货物符合国家质量标准和相关检验检疫要求，进口货物符合合同约定和国家规定。如货物经检验检疫不合格，应按照检验检疫机构的要求进行处理，如返工、换货、退货等。七、风险管理（一）风险识别1.业务部门、财务部门、法务部门等相关部门应定期对进出口业务进行风险评估，识别可能存在的风险因素，如市场风险、信用风险、法律风险、政策风险等。2.关注国内外政治、经济形势的变化，以及行业动态和市场趋势，及时发现潜在的风险。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级。2.对于高风险的业务活动，应制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性或减轻风险带来的损失。（三）风险应对1.市场风险应对加强市场调研和分析，及时了解市场需求和价格波动情况，合理安排进出口业务计划，避免因市场变化导致的损失。与客户签订合理的价格调整条款或套期保值协议，降低价格波动风险。2.信用风险应对建立客户信用评估体系，对客户的信用状况进行调查和评估。对于信用不佳的客户，采取谨慎的交易策略，如要求预付款、增加担保措施等。加强应收账款管理，定期跟踪客户的付款情况，及时催收逾期账款。3.法律风险应对加强法务审核，确保进出口业务合同和相关单据的合法性、合规性。关注国家法律法规的变化，及时调整业务操作流程，避免因法律风险导致的损失。4.政策风险应对密切关注国家进出口政策的变化，及时了解政策调整对公司业务的影响。加强与政府相关部门的沟通与协调，积极争取政策支持，降低政策风险。八、监督与考核（一）监督机制1.设立专门的监督岗位或成立监督小组，对进出口业务流程进行定期检查和不定期抽查。监督内容包括单证制作、货物仓储、运输管理、海关与检验检疫管理等方面。2.建立内部审计制度，定期对进出口业务进行审计，审查业务操作的合规性、准确性和效益性。审计结果应及时反馈给相关部门，并提出整改建议。（二）考核指标1.业务完成指标考核进出口业务的完成情况，包括进出口额、利润额、订单完成率等指标。2.单证质量指标考核单证制作的准确性、完整性和及时性，如单证差错率、单证按时提交率等指标。3.货物管理指标考核货物仓储、运输过程中的管理情况，如货物损耗率、货物按时交付率等指标。4.风险管理指标考核风险识别、评估和应对措施的执行情况，如风险事件发生率、风险损失降低率等指标。（三）考核方式1.定期考核每月或每