非招招标管理办法

非招招标管理办法一、总则（一）目的为规范本公司/组织非招标采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织除依法必须进行招标项目以外的各类货物、工程和服务的采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：非招标采购活动应当严格遵守国家法律法规及行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正的原则，保障所有参与采购的供应商享有平等的机会，不得歧视任何一方。3.公开透明原则：采购过程和结果应保持公开透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.诚实信用原则：采购活动各方当事人应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假资料或采取不正当手段谋取利益。（四）职责分工1.采购部门负责非招标采购活动的组织实施，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订等。对采购项目的需求进行调研和分析，确保采购需求明确、合理。建立和维护供应商库，定期对供应商进行评估和管理。2.需求部门提出采购需求，对采购需求的合理性、准确性负责。参与采购过程中的技术、商务谈判，提供技术支持和商务意见。协助采购部门进行采购项目的验收工作。3.财务部门负责采购资金的预算安排和支付管理。对采购项目的成本进行核算和控制，参与采购合同的审核。4.审计部门对非招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等。对采购过程中的违规行为进行调查和处理。5.法务部门为非招标采购活动提供法律咨询和支持，审核采购合同等法律文件。协助处理采购过程中的法律纠纷。二、采购方式及适用范围（一）询价采购1.适用范围采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购金额较小的采购项目，具体金额标准由本公司/组织根据实际情况确定。2.采购程序成立询价小组：询价小组由采购部门、需求部门及相关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数。制定询价文件：询价文件应明确采购项目的规格、标准、数量、交货时间、交货地点等要求。发布询价公告：在公司内部网站或其他指定媒体发布询价公告，邀请符合条件的供应商参与询价。接收报价文件：供应商应在规定时间内提交报价文件，报价文件应包含报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表等内容。评审报价文件：询价小组对供应商的报价文件进行评审，按照满足采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。签订采购合同：采购部门与成交供应商签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采购程序成立谈判小组：谈判小组由采购部门、需求部门及相关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数。制定谈判文件：谈判文件应明确采购项目的技术、商务要求，谈判程序、评定成交的标准等内容。发布谈判公告：在公司内部网站或其他指定媒体发布谈判公告，邀请符合条件的供应商参与谈判。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中可以要求供应商对其报价进行澄清、说明或提供补充资料。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组按照谈判文件规定的评定成交的标准，确定成交供应商。签订采购合同：采购部门与成交供应商签订采购合同。（三）单一来源采购1.适用范围只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序提出申请：需求部门填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、规格、数量、金额、采购理由等内容，并附相关证明材料。审核：采购部门对需求部门提交的申请表进行审核，审核通过后报公司领导审批。公示：经公司领导审批同意后，在公司内部网站或其他指定媒体进行公示，公示期不得少于五个工作日。签订采购合同：公示无异议后，采购部门与单一来源供应商签订采购合同。（四）竞争性磋商采购1.适用范围政府购买服务项目。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目。按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。2.采购程序成立磋商小组：磋商小组由采购部门、需求部门及相关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数。制定磋商文件：磋商文件应明确采购项目的技术、商务要求，磋商程序、评定成交的标准等内容。发布磋商公告：在公司内部网站或其他指定媒体发布磋商公告，邀请符合条件的供应商参与磋商。磋商：磋商小组与供应商进行磋商，磋商过程中可以要求供应商对其报价进行澄清、说明或提供补充资料。确定成交供应商：磋商结束后，磋商小组按照磋商文件规定的评定成交的标准，确定成交供应商。签订采购合同：采购部门与成交供应商签订采购合同。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门根据本部门业务发展需要和实际工作情况，提出采购需求，填写采购申请表。采购申请表应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间、技术要求、售后服务要求等内容。2.采购部门对需求部门提交的采购申请表进行汇总和审核，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间、采购方式等内容。3.采购计划经采购部门负责人审核后，报公司领导审批。公司领导根据公司战略规划、资金状况等因素，对采购计划进行审批，审批通过后的采购计划作为采购活动的依据。（二）供应商选择与管理1.供应商库建立采购部门负责建立和维护供应商库，收集、整理供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等资料。对供应商进行分类管理，根据供应商的经营范围、产品特点等因素，将供应商分为不同的类别，如货物供应商、工程供应商、服务供应商等。2.供应商评估采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务、企业信誉等方面。评估方式可以采用实地考察、问卷调查、数据分析、供应商自评等多种方式相结合。根据评估结果，对供应商进行分级管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商等不同等级。对于优秀供应商，给予优先合作、价格优惠等奖励措施；对于不合格供应商，限制其参与公司采购活动，并要求其限期整改。3.供应商选择根据采购项目的需求和特点，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。对于采用询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购、竞争性磋商采购等方式的采购项目，采购部门应按照相应的采购程序，邀请符合条件的供应商参与采购活动。在选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务、企业信誉等因素，选择最优的供应商。（三）采购文件编制1.根据采购项目的需求和采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、询价文件、谈判文件、磋商文件、单一来源采购文件等。2.采购文件应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、采购程序、评定成交的标准、合同条款、技术要求、售后服务要求等内容。3.采购文件编制完成后，经采购部门负责人审核后，报公司领导审批。公司领导根据采购项目的重要性、复杂性等因素，对采购文件进行审批，审批通过后的采购文件作为采购活动的依据。（四）采购实施1.发布采购信息根据采购文件的要求，在公司内部网站或其他指定媒体发布采购信息，邀请符合条件的供应商参与采购活动。采购信息应包括采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、采购程序、报名时间、报名方式、采购文件获取方式等内容。2.报名与资格审查供应商应在规定的报名时间内，按照采购信息的要求，提交报名资料。报名资料应包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人授权书、资质证明文件、业绩证明文件、产品样本等内容。采购部门对供应商提交的报名资料进行资格审查，审查内容包括供应商的经营范围、资质等级、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等方面。对于符合资格要求的供应商，采购部门发放采购文件；对于不符合资格要求的供应商，采购部门通知其不通过资格审查。3.采购文件答疑与澄清供应商在获取采购文件后，如有疑问，可以在规定的时间内，向采购部门提出答疑申请。采购部门对供应商提出的疑问进行整理和汇总，并及时给予答复。在采购活动过程中，如采购文件需要澄清或修改，采购部门应及时发布澄清或修改公告，并将澄清或修改后的采购文件发送给所有已获取采购文件的供应商。4.采购谈判、磋商或询价根据采购项目的需求和采购方式，采购部门组织供应商进行谈判、磋商或询价。在谈判、磋商或询价过程中，采购部门应按照采购文件规定的程序和评定成交的标准，与供应商进行沟通和协商，确定成交供应商。谈判、磋商或询价过程中，采购部门应做好记录，包括谈判、磋商或询价的时间、地点、参与人员、谈判、磋商或询价内容、供应商的报价及承诺等内容。（五）合同签订与履行1.确定成交供应商后，采购部门应及时与成交供应商签订采购合同采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务要求等内容。采购合同签订后，采购部门应将采购合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。2.采购合同履行过程中，采购部门应跟踪合同执行情况及时协调解决合同履行过程中出现的问题，如交货期延迟、产品质量问题、售后服务问题等。对于因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行或部分无法履行的情况，采购部门应及时与供应商协商解决，并按照合同约定或法律法规的规定办理相关手续。3.采购项目完成后，采购部门应组织需求部门等相关部门对采购项目进行验收验收内容包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、技术要求、售后服务要求等方面。验收合格后，采购部门应填写验收报告，并将验收报告送财务部门、需求部门等相关部门备案。四、监督与管理（一）内部监督1.审计部门定期对非招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性、采购合同的履行情况等。2.审计部门在审计过程中，如发现采购活动存在违规行为，应及时提出整改意见，并督促采购部门进行整改。3.采购部门应积极配合审计部门的审计工作，如实提供相关资料和信息。（二）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定的时间内，向采购部门提出投诉。投诉应包括投诉事项、投诉理由、相关证明材料等内容。2.采购部门收到供应商的投诉后，应及时进行调查和处理，并在规定的时间内将处理结果通知供应商。3.如供应商对采购部门的处理结果不满意，可以向公司领导或上级主管部门提出申诉。公司领导或上级主管部门应及时对申诉事项进行调