存货收发存管理办法

存货收发存管理办法一、总则（一）目的为加强公司存货管理，规范存货收发存流程，保障存货安全，提高存货运营效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内涉及存货采购、验收、存储、发出、盘点等各环节的管理活动。（三）基本原则1.准确性原则：确保存货数量、价值记录准确无误，为财务核算和管理决策提供可靠依据。2.及时性原则：存货的收发存各环节操作应及时进行，避免积压或延误。3.安全性原则：采取有效措施保障存货的安全，防止存货被盗、损坏、变质等情况发生。4.效益性原则：在保证存货管理满足公司运营需求的前提下，努力降低存货成本，提高经济效益。二、存货的分类与计价（一）存货分类1.原材料：指用于生产产品的各种基本原料，如钢材、木材、化工原料等。2.在产品：正在生产过程中尚未完工的产品，包括处于各生产工序的在制品。3.产成品：已经完成全部生产过程并验收入库，可以对外销售的产品。4.周转材料：企业能够多次使用、逐渐转移其价值但仍保持原有形态不确认为固定资产的材料，如包装物、低值易耗品等。5.委托加工物资：公司委托外单位加工的各种物资。（二）存货计价1.原材料：按实际采购成本计价，包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。2.在产品：根据所消耗的原材料、直接人工以及按一定方法分配的制造费用计算确定成本。3.产成品：按实际生产成本计价，生产成本包括原材料成本、直接人工成本和制造费用。4.周转材料：采用一次转销法或分次摊销法进行摊销，并计入相关成本费用。5.委托加工物资：按照实际耗用的原材料或者半成品成本、加工费、运输费、装卸费等费用以及按规定应计入成本的税金，作为实际成本。三、存货采购管理（一）采购计划1.需求预测：各部门应定期根据生产计划、销售订单等情况，对存货需求进行预测，并提交至采购部门。2.采购预算编制：采购部门结合需求预测和库存状况，编制年度、季度和月度采购预算，报公司管理层审批。3.采购计划下达：经审批后的采购预算转化为具体的采购计划，明确采购物资的品种、规格、数量、预计采购时间等，并下达给采购人员执行。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门应建立供应商评估体系，对潜在供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格等方面进行综合评估，选择合格的供应商。2.供应商准入：对于符合要求的供应商，采购部门应与其签订采购合同或框架协议，明确双方的权利和义务，并将供应商信息录入供应商管理系统。3.供应商考核：定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行考核评价，对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、取消资格等措施。（三）采购合同管理1.合同签订：采购人员应根据采购计划与选定的供应商签订采购合同，合同内容应符合《合同法》等相关法律法规的规定，明确物资名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。2.合同审批：采购合同签订后，应按照公司合同审批流程进行审批，确保合同的合法性、合规性和有效性。3.合同执行与跟踪：采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。如遇合同变更或解除等情况，应按照规定程序办理相关手续。四、存货验收管理（一）验收准备1.资料准备：采购部门在物资到货前，应将采购合同、发票、装箱单、质量检验报告等相关资料提交给验收部门。2.场地与人员准备：验收部门应安排合适的验收场地，配备专业的验收人员，并明确验收人员的职责。（二）验收流程1.数量验收：验收人员根据送货单、采购合同等核对物资的数量，确保到货数量与合同约定一致。2.质量验收：按照合同约定的质量标准或相关行业标准，对物资的质量进行检验。对于重要物资或有特殊质量要求的物资，可委托专业检测机构进行检验。3.验收结果处理：验收合格的物资，验收人员应在验收报告上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并做好记录。五、存货存储管理（一）仓库规划1.仓库布局：根据存货的类别、特点和存储要求，合理规划仓库布局，划分不同的存储区域，如原材料区、在产品区、产成品区、周转材料区等。2.存储设施配备：配备必要的存储设施，如货架、货柜、托盘、消防设备、通风设备、防潮设备等，确保存货存储安全。（二）入库管理1.入库通知：采购部门在物资验收合格后，应及时通知仓库办理入库手续。2.入库手续办理：仓库管理人员根据验收报告和送货单，核对物资的名称、规格、数量、质量等信息无误后，办理入库手续，填写入库单，并将物资存放到指定的存储区域。3.库存记录更新：仓库管理人员应及时将入库信息录入库存管理系统，更新库存台账，确保库存数据的准确性。（三）存储保管1.日常巡查：仓库管理人员应定期对存货进行巡查，检查存货的存储状态、数量、质量等情况，发现问题及时处理。2.存储条件维护：根据存货的特性，采取相应的存储措施，保持适宜的存储环境，如温度、湿度、通风等，防止存货损坏、变质。3.安全防范：加强仓库的安全管理，设置门禁系统、监控设备等，防止存货被盗、被破坏。同时，做好防火、防潮、防虫、防鼠等工作。（四）出库管理1.出库申请：各部门因生产、销售等需要领用存货时，应填写出库申请单，注明领用物资的名称、规格、数量、用途等，并经部门负责人审批。2.出库审批：仓库管理人员根据出库申请单进行审核，对于手续齐全的申请，报仓库主管审批。3.出库作业：仓库主管审批通过后，仓库管理人员按照出库申请单的要求，办理出库手续，填写出库单，并组织发货。4.库存记录更新：仓库管理人员在发货后，应及时更新库存管理系统和库存台账，确保库存数据的准确性。六、存货发出管理（一）生产领用1.生产计划下达：生产部门根据销售订单和生产能力，制定生产计划，并下达给各生产车间。2.领料单开具：各生产车间根据生产计划，填写领料单，注明领用物资的名称、规格、数量、用途等，并经车间负责人审批。3.领料审批与发货：仓库管理人员根据领料单进行审核，对于手续齐全的领料单，报仓库主管审批后，办理发货手续。（二）销售发货1.销售订单处理：销售部门接到客户订单后，进行订单评审，确认订单的可行性，并将订单信息传递给仓库和财务部门。2.发货通知：仓库根据销售订单和库存情况，开具发货通知单，通知生产部门安排生产或备货。3.发货作业：生产部门完成生产或备货后，仓库管理人员按照发货通知单的要求，办理发货手续，填写发货单，并组织发货。发货时，应核对发货单与销售订单的一致性，确保发货数量、品种、规格等准确无误。4.运输安排：对于需要运输的货物，销售部门应根据客户要求和货物特点，选择合适的运输方式，并安排运输车辆或物流公司进行运输。在运输过程中，应做好货物的保护措施，确保货物安全运输。（三）其他发出1.委托加工发出：公司委托外单位加工物资时，应填写委托加工发料单，注明委托加工物资的名称、规格、数量、加工单位等信息，并经相关部门负责人审批后，办理发货手续。2.捐赠发出：公司对外捐赠存货时，应填写捐赠发料单，注明捐赠物资的名称、规格、数量、受赠单位等信息，并经公司管理层审批后，办理发货手续。七、存货盘点管理（一）盘点计划1.盘点周期确定：公司应根据存货的特点和管理要求，确定合理的盘点周期，一般分为年度全面盘点和月度、季度局部盘点。2.盘点人员安排：成立盘点小组，明确小组成员的职责分工，包括盘点负责人、盘点人员、监盘人员等。3.盘点时间安排：提前确定盘点时间，并通知各部门做好相关准备工作。盘点时间应选择在业务相对清淡、存货流动较小的时间段进行。（二）盘点准备1.资料准备：盘点小组应收集存货的相关资料，如库存台账、出入库记录、采购合同、发票等，以便核对盘点数据。2.场地与工具准备：清理盘点场地，准备好盘点所需的工具，如盘点表、计算器、卡尺、磅秤等。3.人员培训：对盘点人员进行培训，使其熟悉盘点流程和方法，确保盘点工作的准确性和规范性。（三）盘点实施1.实地盘点：盘点人员按照预先确定的盘点范围和方法，对存货进行实地清点，记录存货的实际数量、规格、状态等信息。2.数据核对：将盘点结果与库存台账、出入库记录等资料进行核对，找出差异，并记录差异情况。3.盘点结果汇总：盘点结束后，盘点人员应及时将盘点结果进行汇总，编制盘点报告，注明盘点日期、盘点范围、盘点结果、差异情况及原因分析等内容。（四）盘点结果处理1.差异分析：对于盘点差异，应组织相关人员进行分析，查找差异产生的原因，如收发记录错误、存货丢失、损坏、变质等。2.账务调整：根据盘点结果和差异分析情况，财务部门应及时对库存账务进行调整，确保账实相符。3.责任追究：对于因人为原因导致盘点差异的，应追究相关人员的责任，并采取相应的整改措施，防止类似问题再次发生。八、存货核算与财务处理（一）存货核算方法1.采用的核算方法：公司存货核算采用[具体核算方法，如先进先出法、加权平均法等]。2.核算流程：仓库管理人员应及时将存货的出入库信息传递给财务部门，财务人员根据相关凭证进行存货的账务处理，包括存货的增加、减少、成本结转等。（二）财务处理1.采购入账：财务部门根据采购发票、入库单等凭证，将采购成本计入存货账户，并确认应付账款。2.发出成本结转：根据存货发出的用途，将发出存货的成本分别计入生产成本、销售成本、管理费用等相关账户。3.盘盈盘亏处理：对于存货盘盈，应冲减管理费用；对于存货盘亏，应根据不同原因分别计入管理费用、营业外支出等账户，并调整存货账面价值。九、监督与检查（一）内部审计监督1.定期审计：公司内部审计部门应定期对存货收发存管理情况进行审计，检查各项管理制度的执行情况、存货账务处理的准确性、存货实物的安全性等。2.专项审计：对于存货管理中出现的重大问题或异常情况，应开展专项审计，深入调查原因，提出改进建议。（二）