房地产中介公司办公设备管理办法

房地产中介公司办公设备管理办法

房地产中介公司办公设备管理办法一、总则（一）目的为加强本房地产中介公司办公设备的管理，确保办公设备的正常使用，提高办公效率，降低运营成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构所有办公设备的采购、使用、维护、报废等管理活动。（三）管理原则1.统一管理原则。办公设备由公司行政部门统一管理，制定相关管理制度和流程。2.责任到人原则。明确每台办公设备的使用责任人，确保设备的正确使用和日常维护。3.效益优先原则。合理配置办公设备，提高设备的利用率，降低资源浪费，实现资源效益最大化。二、办公设备的分类与采购（一）办公设备分类1.计算机类：包括台式电脑、笔记本电脑、服务器等。2.办公电器类：如打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪等。3.办公家具类：办公桌、办公椅、文件柜、会议桌椅等。4.其他设备：碎纸机、点钞机、考勤机等。（二）采购需求申请1.各部门根据工作需要，填写《办公设备采购需求申请表》，详细说明设备名称、规格、数量、用途等信息。2.部门负责人对申请进行审核，确认需求的合理性后，提交至行政部门。（三）采购流程1.行政部门汇总各部门的采购需求，结合公司预算和现有设备情况，制定年度办公设备采购计划。2.对于计划内的采购项目，行政部门按照公司采购流程，通过招标、询价、谈判等方式选择合适的供应商进行采购。3.对于计划外的紧急采购项目，需经公司领导特批后，行政部门方可进行采购。（四）采购验收1.办公设备到货后，行政部门会同使用部门共同进行验收。2.验收内容包括设备的数量、规格、型号、外观等是否与采购合同一致，设备的性能是否符合要求等。3.验收合格后，填写《办公设备验收单》，相关人员签字确认。如验收不合格，行政部门应及时与供应商沟通，要求其采取更换、退货等措施。三、办公设备的使用与保管（一）设备领用1.行政部门根据验收结果，将办公设备分配至各使用部门。使用部门指定专人负责领取设备，并填写《办公设备领用登记表》。2.领用人员在领用设备时，应检查设备的完好情况，如有问题及时向行政部门反馈。（二）使用责任人制度1.每台办公设备确定一名使用责任人，使用责任人负责设备的日常使用、保养和简单维护。2.使用责任人应严格按照设备的操作规程进行操作，不得擅自更改设备的设置和参数。3.如因工作需要，设备的使用责任人发生变更，应及时到行政部门办理变更手续。（三）设备保管1.使用部门应妥善保管办公设备，保持设备的清洁和完好。对于贵重设备和易损设备，应采取必要的防护措施。2.办公设备应放置在安全、适宜的环境中，避免因环境因素导致设备损坏。3.严禁将办公设备私自外借或带出公司，如有特殊情况需要外借，必须经公司领导批准，并办理相关借用手续。四、办公设备的维护与维修（一）日常维护1.使用责任人应定期对办公设备进行清洁、保养，如擦拭灰尘、添加耗材等。2.行政部门应定期组织对办公设备进行巡检，检查设备的使用情况和运行状况，及时发现并解决潜在问题。（二）维修申请1.当办公设备出现故障时，使用责任人应及时填写《办公设备维修申请表》，详细描述故障现象和发生时间等信息，提交至行政部门。2.行政部门对维修申请进行审核，判断故障的严重程度和维修需求。对于简单故障，可安排公司内部技术人员进行维修；对于复杂故障，应联系专业的维修机构进行维修。（三）维修流程1.内部维修：行政部门安排内部技术人员对办公设备进行维修。技术人员维修完成后，填写《办公设备维修记录单》，记录维修过程和结果，由使用责任人签字确认。2.外部维修：行政部门选择具有资质和良好信誉的专业维修机构进行维修。维修前，应与维修机构签订维修合同，明确维修内容、维修费用、维修期限等事项。维修完成后，行政部门会同使用部门对维修结果进行验收，验收合格后，办理维修费用结算手续。（四）维修费用管理1.办公设备的维修费用应纳入公司预算管理，严格控制维修成本。2.行政部门应建立维修费用台账，记录每台设备的维修费用支出情况，定期进行统计分析，查找费用超支原因，采取相应措施进行改进。五、办公设备的盘点与清查（一）定期盘点1.行政部门应定期组织对办公设备进行盘点，原则上每半年进行一次全面盘点。2.盘点前，行政部门制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法和人员分工等。3.盘点过程中，盘点人员应认真核对设备的实物与台账记录，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的设备，应详细记录并查明原因。（二）清查处理1.盘点结束后，行政部门编制《办公设备盘点报告》，将盘点结果上报公司领导。2.对于盘盈的办公设备，应及时查明来源，办理入账手续；对于盘亏的设备，应追究相关责任人的责任，并根据公司规定进行处理。3.根据盘点结果，行政部门对办公设备台账进行更新和调整，确保台账信息的准确性和及时性。六、办公设备的报废与处置（一）报废条件1.办公设备已达到规定的使用年限，且技术性能落后，无法满足工作需要。2.因意外事故或自然灾害等原因导致设备严重损坏，无法修复或修复成本过高。3.国家法律法规或政策规定淘汰的设备。（二）报废申请1.使用部门根据报废条件，对符合报废标准的办公设备填写《办公设备报废申请表》，详细说明设备名称、型号、购置时间、报废原因等信息，并提交相关证明材料。2.部门负责人对报废申请进行审核，确认无误后，提交至行政部门。（三）报废鉴定与审批1.行政部门收到报废申请后，组织相关技术人员对设备进行报废鉴定，确定设备是否符合报废条件。2.经鉴定符合报废条件的设备，行政部门将《办公设备报废申请表》及鉴定意见上报公司领导审批。（四）报废处置1.经公司领导批准报废的办公设备，行政部门应按照国家相关法律法规和公司规定进行处置。处置方式包括出售给有资质的废品回收公司、捐赠给公益机构等。2.处置报废办公设备取得的收入应及时上缴公司财务部门，按照公司财务制度进行管理。3.行政部门应做好报废设备处置的记录工作，包括处置时间、处置方式、处置收入等信息，并存档备查。七、监督与考核（一）监督机制1.公司行政部门负责对办公设备管理工作进行日常监督，定期检查各部门办公设备的使用、维护、保管等情况。2.公司审计部门定期对办公设备的采购、维修、报废等管理活动进行审计监督，确保管理工作的合规性和经济性。（二）考核指标1.建立办公设备管理考核指标体系，对各部门和相关人员的办公设备管理工作进行考核评价。考核指标包括设备完好率、设备利用率、维修费用控制率等。2.设备完好率=（完好设备数量/设备总数量）×100%。反映办公设备的整体运行状况。3.设备利用率=（实际使用设备数量/可使用设备数量）×100%。衡量办公设备的使用效率。4.维修费用控制率=（实际维修费用/预算维修费用）×100%。考核维修费用的控制情况。（三）奖惩措施1.对于在办公设备管理工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予物质奖励等。2.对于违反本办法规定，导致办公设备损坏、丢失或浪费的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、经济处罚等处理。八、附则（一）解释权本办法由