OA办公操作手册(一)

一、目的

标准公司0A办公操作流程，增强广阔干部职工的0A办公能力，提高

信息化办公的水平和质量，提升企业开展层次。

二、职责和权限

（一）公司综合办公室

公司综合办公室为0A办公系统运用的主控部门，负责按《0A办公操

作手册》组织、指导、监督、检查0A办公系统的运用实施情次；并对办

公操作流程进行修订与完善。

（二）公司信息中心

公司信息中心为0A办公系统运用的协管部门，负责提供技术支持和

系统维护。

（三）公司机关其他职能部门、直管部（分公司）

按照《0A办公操作手册》的有关要求，及时收发文或审批相关表单，保证

公司各种管理信息的通场流通，快捷、高效推进各项管理工作；职能部门

根据业务要求，提供业务表单样式并编制处理流程。

三、文件处理要求

（一）及时性

公司通过0A系统下发的文件，职能部门、直管部（分公司）收文员

要及时按文件要求处理，单个文件规定的处理时限为2个工作日（紧急文

件除外），若在规定时限内没有处理，公司将给与相应处分。

（二）针对性

在选择文件加签或者知会对象之前，要先仔细阅读并掌握文件内容，

针对性地转发给文件所涉及或需要告知的人员，坚决杜绝漫无目的地普

发。

（三）时效性较强的文件，收文员要进行追踪处理。

四、《0A办公操作手册》主要内容

（一）登陆界面和控件安装

（二）公司上行文、下行文（行政红头文件）管理

1.发文管理

2,收文管理

（三）公司便笺红头文件管理

1.发文管理

2.收文管理

（四）公司协同文件管理

1.发协同

2.收协同

（五）文件的撤销、回退、终止

（六）归档文件的查阅和共享

1.归档文件的查悦

2.归档文件的新建和操作

3.归档文件的共享

（七）发布公告和新闻

1.发布公告

2.发布新闻

五、0A办公系统的实施流程

（一）登陆界面和控件安装

1.登录网址

电信、铁通网络登录地址：

联通网络登录地址：

3/33

然后点击“平安〃一”自定义级别〃

Internet选项U2SJ

常视私।内容।连接।程序।高级।

调为不同区域的hb内容指定安全设置Q)

受信任的站点

金损害您的计站点/).•.

诩z域的安全级别g

自定义

覆翻矗麟手蹲魏舐那

目定义皴别也)」歌U级别6)

安全设置a凶

设・9：

ActiveX控件和插件

引ActiveX控件自动提示

进入以下，O禁用于关的设置设为“启用〃，

®启用

M对标记为可安全执行脚本的ActiveX控件执行牌N

点击确定。O禁用

®启用

O提示

目对没有标记为安全的ActiveX控件进行初始化和£

O禁用

O启用

e提示

C-5*・，6Mn-^/二上JJ

11

确定取消

翻开“隐私〃窗口，将下方小方框内的勾去掉，并点确定。

（2）进入首页面后，在右上角处点击“辅助程序安装〃

安装插件，登陆界面一辅助程序安装一安装所有插件，操作如下:

言送择中文（篇体）

点击此处安袈

UFIDAAC协同・0A

在弹;企北集团板（并发数500）6定等待系统自动安装。

也可选择一E安装。

辅助程序。析ce控件

Office插件高级版本（手写批注）客户端控件

尊敬的客户:

来自网页的

当前您选择的是0做髓件高级版本（手写批注）

@点击确定迸行安装,点击脱肖放弃

确定取｝肖

（二）公司上行文、下行文（行政红头文件）管理流程

1.公司发文管理流程

（1）拟文

点击“公文管理〃中的“发文管理〃一”拟文〃，选择“公司发文模

板〃，点击“确定〃弹出公司发文稿纸（发文单），分别选择拟稿部门、

主送部门、抄送部门（视情况而定是否选择）和文件名称，填写好文单之

后，点击“正文〃插入正文，若文件有附件，则点击“插入〃上传相应的

附件。最后点击左上方的“发送〃。

（2）部门主管核稿

拟文程序结束点击发送之后，文件以及文单根据系统中预先设置好的

流程自动发送到部门主管进行核稿。文件发起者可以在“跟踪事项〃跟踪

整个流程的运行过程和节点处理情况。

（3）文号管理

文件经过发起者部门主管审核签字之后，文件流程到“文号管理〃节

点，由具有相应权限的公司发文人员进行处理，给与该行政文件相应的文

号，文号通过手工输入，并且同一个文号在发文系统中限用一次。输入后

点击“确定〃和“提交"按钮，提交给分管领导（班子成员）、主管领导

会签。

m班利一\»日门目系

H国必话怔4

公文断号选择

O时号也挣

三泞ED办

（s>手工。入公文文号

三逢ED四发C2014>27」

-b此按钮手工榆入相应文号

（4）文件套红

上行文、下行文（行政红头文件）的会签由公司所涉业务的分管领导、

总经理会签；最后由公司法定代表人（董事长）签发。

云南建工第四建设有限公司发文稿纸

绕争普通密级普通

签发1会签।

【已阅】同意孟春柳

【同意】同意，按规定办理吕小林2014-02014-04-2409:51

4-2409:51【同意】同意马利波2014-04-2409:20

拟稿部门物资管理部拟稿杨雪核稿同意廖学智201

4-04-2309:54

所发文件通过领导会签、签发之后，流程到公司发文人员进行文件套

红。按照以下流程选择文件红头模板，并严格按照《党政机关公文格式》

（GB/T9704-2012）进行调整，调整至标准格式之后提交到下一节点。

9/33

来自网页的消息X

正文套红将会自动清稿，话确认是否继续?

取消

X

话选择套用模棱：

:公司行政文件CF行）J

点上下拉4年选择布应的文件纽头慢板

h-t<-i）；匚：、一定||取消

云南虹第四建设有限公司文件.

♦

云建四政发（2014）30号。

♦

云南建工第四建设有限公司

关于彭福定等同志任免职的通知.

（4）印章管理（加盖电子印章）

文件红头套好之后，要在文件落款处加盖电子印章，此节点由具有加

盖电子章权限的公司发文员来操作，具体流程如下：点击“签章〃按钮弹

出签章对话框一在“电子印章〃栏目中输入签章密码，弹出印章图样一点

击右上方“确定〃按钮一调整印章在文件上的位置（加盖在文件落款处）

点击“提交〃。

乂上同志的任免职时间均从2014年3月24日起计算。~

（5）发文归档和交换

点击右上方按钮选择“部门归档〃，弹出归档网页对话框，选择相应

的文件夹进行归档处理。

归档成功之后选中“交单位收发员交换〃点击“提交〃。

;节点权限:封发

d回退

。已阅同意不同意;力比飞河索口j

4消息推送

至鄢口收发员至电

友菊立收羲声杨晓婷

暂存待办

备注：“交部门收发员交换〃与“交单位收发员交换〃功能相同；区

别在于选择“交部门收发员交换〃自动默认本部门的收发员，选择“交单

位收发员交换〃则显示公司所有收发员，包括除行政系统外的党工群、纪

检等系统的收发员，要选择执行人。

（6）文件封发

“封发〃是发文的最后一步流程，选择文件封发执行人一点击“确

定〃按钮，弹出公文送文单，点击“发送〃，文件发出，整个发文流程结

束。

选择节点执行人

选播节点执行人

公司发文柜（单人执行）执行人：杨晓好?

点击此下拉菜中轰择文件行发执i

公九"

履云南切温喇2司关开缰国!能任娜曲

mt眦喔品屯务睥、guilts.欲加建,色嚣.姓守取film.邸务队i!翳、人力资配、市薪发歆法皆弱

m数蚓j的城里

卷姒毅晓201阐用田

公史博z?3«（a）iO3）§公娴

物1til巍服

2.公司收文管理流程

(1)签收

公文签收单弹出之后，先填写签收编号，建议采用当日日期作为文件

的签收编号，例如“〃，然后点击“签收〃按钮。系统自动弹出“调用模

板〃对话框之后，依据文件来源选择相应模板，”部门文件传阅单〃用来

签收公司所发文件，“公司收文单〃用来签收集团所发文件。

调用模板

直收文模板4正文漉程

言部门文件传阅单，•1■=)-

.=公司收文至'■二：：一二＞

13/33

(2)发送

公文篓

三第建工第zw&m公U关于影■定易同有任免"赛通知

»XA|ti

发文单位彳合办公安

世住单依£.DWAB.H廿九以fi«

D言卷套安・二处V

瞌Tryf触『八>询JLW-B幅、MB'嗑¥翻及，用

签d一位算合办公室公文冷奥

公文文号云建国BRU20M)30号0

蜜袋«ifi

签发人X«BM81，年，月1<日

基收入差枚dMl刈■4月1，日

签收编号〈^0140414____«71MWW

登记入【逢勇人局J

缪廉例传说第

u一盛一一二>①gII打即।

选择收文模板之后，只需填写收文时间，点击发送。

云南四建文件传阅单

躺部n胎於室

1-----------

201444-14文件编号

文ftSE云南建工第的设稠公司关注酸等配任曳能1比

(3)填写拟办意见

若选择的是“部门文件传阅单〃，则弹出“云南四建文件传阅单〃，

需要收文员填写拟办意见再发往部门主管批示；若选择的是“公司收文

单〃则弹出“云南建工第四建设有限公司文件审批单〃，直接发往部门主

管填写拟办意见。下列图分别为“部门文件传阅单〃模式和“公司收文单〃

模式。

云南四建文件传阅单

编制部门综合办公室

收文时间2014-05-06文件编号

文件标题关于成立机构

拟办意见.

工同意】建议转发领导班子及部门人兵传闻。杨晓婷2014-05-061422

▼

此朽拟办意也由公司收文技埴写

领导批示：,1：<-I.<

云南建工第四建设有限公司文件审批单

来文机关云南建工集团有限公司本部收文日期

云南建工集团有限公司关于对“3.31”等4起生产安全事故调查报告的批复

文件标题

原文字号办文编号20140221

密级普通缓急普通

【同意】建议转发公司领导班子，各直管部（分公司）以及机关各部门，同

拟办意见时由安全生产部负责督导宣传落实，汲取经验教训，强化安全管理,呈报孙

副总阅批。王春富2014-04-211358（由部门主•管鹏写扳办想见）

领导批示

t同意】同意办公室意见孙明书2014-04-221252

意见

（由相关领导阅批）

（4）收文归档

点击“部门归档〃在弹出的目标文件夹中选择相应的文件夹进行收文

归档。点击“确定〃按钮确认归档成功。

＞节点板眼力甲

归仁列…然归铛目录J

上宣日卜「Q触发/修改文单

芭》公告G加三k.域竺

。向总不同忌

o

httc"/，16.24Q.5.13/"wcn/udIntern—I候H用

(5)收又办理

按照收文单领导批示意见办理该文件，点击“加签〃或者“知会〃从

系统中选择需要加签或者知会的人员，点击“确定〃和“提交〃发送。收

文办理流程结束。

融瞬无节图慢用文书管理

目阳无

「茶签WDJ3整I肃公告>>

第改文华

。己用RS不两也

«»?3-月贡对话理

®nig'[-Ma-1关M员|

云皿口皿设孑T・图I311台皿

口安全JLF

CJu

CjjsiiKsa

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♦:0从系统中选择要加签知会的人员3：檀/

跟器彷18SA

处端后屣

。人员高位

B^w存待办

H

O^

C

M

M

H

特别注意：在收文办理中，收文员在“加签〃或者“知会〃给别的人

员的同时，也给自己加签或者知会一份，并将该文件处于“待办事项〃状

态，收文员在这个文件的办理流程中就能起到把控作用。每隔15天，收

文员对文件流程进行“终止〃处理，这就解决了因流程长时间处理不完而

积压问题。文件流程被强制终止后，流程中所有节点视为被本人处理。具

体操作如下：

文件办理15天后，点击待办事项中的文件一点击右上方箭头按钮一

选择“终止〃，该文件所有流程(包括加签、知会对象)终止。

收文员在终止处理之后，文件流程如下显示:

海文

场晓婷发起者发起者部门主管发起者

@-1

李爰杰

期办］Git示】戊书管理】

峭读】

杨淡婷

-良

闸阂

（三）公司便笺红头文件管理流程

1.发文管理

（1）拟文

点击“公文管理〃中的“发文管理〃一“拟文〃，选择“公司发通知

模板〃，点击“确定〃弹出公司发文稿纸（发文单），分别选择拟稿部门、

主送部门、抄送部门（视情况而定是否选择）和文件名称，填写好文单之

后，点击“正文〃插入正文，若文件有附件，则点击“插入〃上传相应的

附件。最后点击左上方的“发送〃。

公文・印•发:文XI3?WC攵

十）次送I俾m寺发夕£痴4；-i♦网用桢板《：冽西入口正文盘出▼I］正文（03如设H

4E用**g网R对诿0

http://l16.249.5.13/seoyon/ger»ericController.do?V»owPacje-coIlaboration/templete/index8ccateg

1H用怏帧

夕行：

小爱立横恒文.］［正友］［丁

而公・1冷。械”5Ir^-t-r-rm2^；《

-”e：

云南建工第四建设仃限公司发文稿纸

（2）复核

通知拟文点击发送之后，文稿复核工作由发起者办理，填写复核意见,

点击提交。

书点权限豆核

I—回退金？止

。同意不同意一丰田涪

（应知龙演"K至此"二尉叮一衩急见.）

（3）通夕插入附件（0）

CZE2>苫存符办

所发文件通过部门主管核稿、经分管领导签发之后，流程到公司发文

人员进行文件套.红。

云南建工第四建设有限公司发文稿纸

谖急m宝级.通

*发，aSi

（由分管领导填写筌发意更）

【同意】同意马利彼2014-05-1916:59

按照以下流程选择通知红头模板，并严格按照《党政机关公文格式》

(GB/T9704-2012)进行调整，调整至标准格式之后提交到下一节点。

Q消息候

提交暂存待办

云南建工第!1!建设有限公司.

云南建工第四建设有限公司关于

2014年五一劳动节放假的通知

公司各职能部门，直管部、分公司：~

（4）印章管理（加盖电子章）

通知红头套好之后，要在通知落款处加盖电子章，此节点也是由具有

加盖电子章权限的公司发文员来操作，具体流程如下：点击“签章〃按钮

弹出签章对话框一在“电子印章〃栏目中输入签章密码，弹出印章图样一

点击右上方“确定〃按钮一调整印章在文件上的位置（加盖在文件落款处）

一点击“提交〃。

（5）发通知归档和交换

点击右上方按钮选择“部门归档〃，弹出归档网页对话框，选择相应

的文件夹进行归档处理。

，9旧后—阿贞对玷悔

选择口标文档央

文科中心

：t..।2012

4二2011

⑷.।企侑部文档（公南罐工）

•公共资源（质量技术、安全）

田；।公司文件

♦3本汝iM士以

同।人力资源芒栏

•J企业现拿制度

同企业文化建设

•企业信息化学栏

3市场经营廿栏

解信技术专栏

吟・^3^厂

归档成功之后选中“交部门收发员交换〃点击“提交〃。

（6）文件封发

“封发〃是发文的最后一步流程，选择文件封发执行人一点击“确定〃

按钮，弹出公文送文单，点击“发送〃，文件发出，整个发文流程结束。

21/33

诜择牝息执行人

选择节点执行人

公司发文蛆（单人执行）执行人杨晓妙

点击比下拄条隼选界文件封成执行人

公文法文单

标会关于召开经济台的通知

送往单位综合办公定

送文人发文单位绘合力2室

筌发人签发日期20M空月7日

公文文号公文总矣

者也普通

主麴河份效0

（2打印

翅睛Hi皆狷好■囹职行劭公戢翅

S-取i®

踊踱

2.收文管理

收便笺红头文件流程与收行政红头文件流程相同，可参照以上“公司

收文管理流程〃。

（四）公司协同文件管理流程

1.发协同

点击“协同工作〃一新建事项，填写所发内容标题，选择流程（所发

往的对象）。若是发送文档文件，则点击“插入〃按钮插入文档或者通过

“正文类型〃插入相应珞式的文档；若是发送图片文件，则点击下方绿色

图标上传图片文件。

公外阳M&?蝇锂电得件脚巽tAH於力公Illi

点击此处插入文当文件

的U：

X2A物n，物”「对期@鼎船”忧1的

插入文件。点击“插入〃，选择相应格式，弹出上传文件网页对话框,

点击”浏览〃选择目标文件（注意：选择上传的文件要小于50MB）。点击

“确定〃完成上传。

插入图片。点击绿色图标，弹出上传图片对话框，点击”浏览〃选择

目标图片（注意：将选择上传的图片属性宽度更改为“700〃，以到达图

片在系统的最正确显示）。点击“确定〃完成上传。

最后点击“发送〃完成。

协同工作公文管理表单应用知识管理电子邮件计划/会议/|

,沙三协同工作•新建事项，.J

已保存待发酒存为草稿后存为模板下编辑流理.调用模卷

标题：〈点击此处填写标题》

流程：＜点击新建流程〉

2.收协同

收到协同之后，依文件情况点击右上方的箭头选择“加签〃、“减签〃、

终止〃三个按键处

理，但处理结果有所不同。撤销即将整个文件流程取消；回退即将文件流

程返回到上一节点；终止即将整个文件流程在该节点终止，该节点之后的

流程无法进行。

」父师核稿

汇力跟夕傀改正文H图改印件

/

占土此处找法“*V

，一"■»IA

（六）归档文件的查阅和共享

1,归档文件的查悦

在收文、发文过程中已经进行归档的文件，是为了方便以后直接在系

统中查询。下列图为查询步骤：点击系统中“知识管理〃中的“文档中心〃，

左侧就显示出所有已建的文件夹，根据文件类型、年份就可以查询相应已

归档的文件，包括该文件的创立人、创立时间等。

YUZZAZARCHITECTURAL

♦“在线769人协同工作公文管理表单应用知识管理

树至结构当前文档夹：我的文档

L_j尹S中心口新建▼U上传文件二」发送到▼咨移动E

田.口我的文档

1+13柒团文档回类型名称

回广单位文档

国臼项目文档

+13公文档W

SJ_企宣部立档（云南建

由公共费源（百星技;

G，、=i”在

♦”在线769人协网工作公文管理表单应用知识管理电子由|5件计划/会议/日程

树型结构

当前文档夹：单位文档•综合办公室•收文归档•集团通知

,文档中心口新建▼4上传文件「发送到~它移动或删除直|高级=的树型结构

田田的加

E一士集团文档0类型名称内容类型

13合单位文档EF2014年集团通知文档夹

日一综合办公室

昌关于召开2014年年度安全生产暨消防安全…公文

E一」收文归程B

司

囹国关于2014年元旦放^安排的通知公文

iS

田

H云南建工集团有限公司关于2013年度忖科…公文

山口二

E或Hi.云南建工集团有限公司关于保障房建设项…公文

®寸

B国云南建工集团有限公司关于统计保蹿房主…公文

寸

甲

约

图A云南建工集团有限公司关于报送2013年度…公文

n03

@合n云南建工集团有限公司关于报送2014201...公文

同

图J

爆园

(B云南建工集团有限公司关于孑睦诉讼案件…公文

2.归档文件的新建和操作

25/33

点击系统中“知识管理〃中的“文档中心〃，点击“新建〃下拉菜单,

选择相应格式新建归档目录。（归档文件夹的名称最好以文件类型和收发

年份来区分。）

♦，）在钱772人协同工作公文道理表单应用电子四件计划/会议/日程

点击此下拉菜单选择相:

杓萼建芝•位文构•集台办公室•收文归位

\茄可j上传文件发送到▼台移幼

讣M-Lim5高级▼口料泰结t

♦3霰团文行D突空名秣_____内容奥®_

-C«GCTiSa公切会*es文管夹

so年会办公ai

□云建四办文档夹

分伫）公wa£□公司通知文档夹

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囹o9m□

囹CD公司：第团文件文苜夷

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外串立又件文恃关

协同工作公文管理表单应用知识管理电子邮件计划/会议/日程

当前文档夹：单位文档-季台办公室-收文归档

口轴建▼工上传文件）发送到▼花移动味删除回高级▼口树a

0类型名称内苔类型

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n.□云建四办

.J发送到•

!□।公司通知

o第印通知

u俞〉

0」公司发行政文件

0-集团文件《

综合办茸他部门未文口共享

m综合自发文（司文档日志

0U）外单位文件3文档讶阅

（JI曷性

3.归档文件夹的共享

点击系统中“知识管理〃中的“文档中心〃，显示出归档文件夹，点击

文件名称后面的“操作〃图标，选择“共享〃，弹出属性对话框，选择“添

加〃或者“删除〃设置相应人员对该归档文件夹的查询权限。

♦»在续772人协同工作公文管理表单应用知识管理电子削件计划/会议/日程入

知识谊甲!

t♦»罡刖文档夹；单位文性-综合办公交-收文归伐

知识中心U新建▼j上传文件发送到▼色移动豚朋除钝石▼口树吸