办公室文档归档与信息管理制度模板

办公室文档归档与信息管理制度模板第一章总则一、制度目的为规范公司办公室文档的收集、整理、归档、保管及使用流程，保证文档信息的完整性、安全性和可追溯性，提高办公效率，防范信息泄露风险，依据《中华人民共和国档案法》及公司内部管理规定，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、各部门在办公过程中形成的各类纸质文档、电子文档（含邮件、扫描件、电子表格等）的管理，涵盖行政、人事、财务、业务、合同等各类具有保存价值的文件材料。三、管理原则文档归档与信息管理遵循“分类清晰、及时归档、安全保密、规范使用”的原则，明确各部门职责，保证管理流程标准化、制度化。第二章职责分工一、办公室统筹职责办公室作为文档归档与信息管理的归口部门，负责制定和完善管理制度、组织培训、监督检查各部门执行情况，统筹档案室（柜）的管理与维护。二、各部门执行职责各部门负责人为本部门文档管理第一责任人，指定专人（部门文员）负责本部门文档的日常收集、整理、初步分类及定期移交工作，保证文档内容真实、完整。三、档案管理员职责档案管理员（档案管理员）由办公室专职或兼职担任，负责接收各部门移交的归档文档，进行审核、编码、登记、入库保管，以及文档借阅、复制、鉴定、销毁等管理工作，建立档案管理台账。第三章文档分类与编码标准一、文档分类方法文档按“部门-文种-年度”三级分类法进行划分，具体分类行政类：包括通知、会议纪要、工作计划、总结、规章制度等；人事类：包括劳动合同、员工档案、考勤记录、薪资福利文件等；财务类：包括凭证、账簿、报表、审计报告、费用报销单等；业务类：包括合同协议、项目方案、客户资料、招投标文件等；其他类：未纳入上述类别的具有保存价值的文件。二、文档编码规则文档采用“部门代码-年度-分类代码-流水号”的编码方式，示例：部门代码：行政部（XZ）、人事部（RS）、财务部（CW）、业务部（YW）；分类代码：行政类（01）、人事类（02）、财务类（03）、业务类（04）；流水号：按归档顺序三位阿拉伯数字，从001开始。示例：XZ-2023-01-001表示“2023年行政部行政类第1号归档文件”。第四章文档归档全流程操作步骤第一步：文档收集与初步筛选收集范围：各部门在处理日常事务中形成的具有查考、利用价值的正式文件，包括但不限于上级来文、本部门发文、合同、报表、会议记录等；收集责任：各部门文员于每月最后一个工作日梳理本月文件，剔除重复件、草稿件（无保存价值的草稿、修改稿可经部门负责人确认后销毁）；特殊文件处理：涉密文件（如未公开合同、财务数据）需单独标注“密级”，由部门负责人直接移交档案管理员，不得留存部门内部。第二步：文档整理与分类排序装订：将筛选后的文件按“时间顺序+逻辑关联”排列，纸质文件使用无酸纸夹装订（不得使用订书钉），破损文件需修补；填写附件：每份文件需附《文档归档移交清单》（见附件1），注明文件名称、编码、页数、形成日期、密级等信息；电子文档处理：电子文档需统一命名（格式：编码+文件名，如“XZ-2023-01-001年度工作总结”），存储于部门共享文件夹指定子目录，同步打印《电子文档归档登记表》（见附件2）纸质版。第三步：移交与审核归档移交时间：各部门于每季度最后一个月25日前完成本季度文档整理，向档案管理员移交；移交流程：部门文员与档案管理员共同清点文件数量、核对编码及附件信息；双方确认无误后，在《文档归档移交清单》上签字，各执一份留存；档案管理员审核：对移交文件进行规范性检查（如编码是否唯一、页数是否完整、分类是否准确），不符合要求的退回部门重新整理。第四步：入库与保管入库登记：档案管理员审核通过后，将文档录入档案管理系统（或Excel台账），标注存放位置（如：档案室-A柜-1层-3格）；存放要求：纸质文档：竖直存放于防潮、防火、防虫、防鼠的档案柜中，标签朝外清晰可见；电子文档：备份至公司专用服务器，定期（每月）进行异地备份，重要加密文件需设置访问权限；密级管理：涉密文档存放于带锁保密柜，钥匙由档案管理员和办公室主任共同保管，查阅需经分管领导审批。第五章文档借阅与使用管理一、借阅权限普通文档：部门员工因工作需要借阅本部门文档，经部门负责人*签字后，可向档案管理员申请；跨部门借阅：需填写《跨部门文档借阅申请表》（见附件3），经借阅部门及档案管理部门负责人*审批；涉密文档：借阅需提交书面申请，经分管领导及总经理审批，借阅期限不超过3个工作日。二、借阅流程借阅人填写《文档借阅登记表》（见附件4），注明借阅文档名称、编码、借阅事由、归还日期等信息；档案管理员核对审批手续，确认无误后发放文档，电子文档通过内部系统授权查看；借阅人应在归还日期前归还，如需续借，需提前1个工作日办理续借手续，续借期限不超过原期限。三、使用规范借阅文档不得涂改、勾画、抽取、撤换，不得擅自复制、拍照（经审批的除外）；借阅期间文档丢失或损坏的，借阅人需承担相应责任，情节严重的按公司规定处理；电子文档严禁外传至个人设备或外部网络，查阅后需及时退出系统。第六章电子文档专项管理一、电子文档范围包括但不限于：通过OA系统流转的文件、邮件、扫描件、电子表格、演示文稿、CAD图纸等。二、归档要求电子文档需在办理完毕后24小时内至公司档案管理系统，同步关联纸质文档编码；电子文档需为最终版本，不得保留修改痕迹（如需保留修改记录，需附说明文件）；定期对电子文档进行格式转换（如旧版文档转为PDF/A格式），保证长期可读性。三、安全管理电子文档系统需设置访问权限，实行“一人一账号”，密码定期更换；档案管理员每季度对电子文档备份有效性进行检测，保证备份数据可恢复；禁止在私人设备上处理或存储公司电子文档，严禁使用非公司授权的云存储服务。第七章监督检查与责任追究一、定期检查办公室每半年组织一次文档管理专项检查，重点检查各部门归档及时性、分类准确性、借阅记录完整性，检查结果纳入部门年度绩效考核。二、责任追究未按制度及时归档导致文档丢失的，对部门文员扣发当月绩效的10%，部门负责人承担连带责任；擅自复制、外传涉密文档的，视情节轻重给予警告、降职直至解除劳动合同，造成公司损失的依法追究法律责任；档案管理员因管理不善导致档案损坏、丢失的，扣发当月绩效20%，情节严重的调离岗位。第八章附则一、制度解释权本制度由公司办公室负责解释，如有修订需经总经理办公会审议通过后发布。二、生效日期本制度自2023年月日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。附件列表附件1：《文档归档移交清单》附件2：《电子文档归档登记表》附件3：《跨部门文档借阅申请表》附件4：《文档借阅登记表》附件1：文档归档移交清单移交部门移交人移交日期文档编码文档名称页数形成日期密