企业会议日程安排及议题跟进表

企业日常会议日程安排及议题跟踪表工具模板一、适用工作场景本模板适用于企业各类常规会议的筹备、召开及后续跟进，包括但不限于：部门周例会、月度工作总结会、项目推进会、跨部门协调会、季度/年度工作规划会等。通过结构化记录会议信息，可明确会议目标、规范议程节奏、跟踪议题进展，提升会议效率与执行落地效果，尤其适合需要跨部门协作、多任务并行推进的企业场景。二、模板使用步骤（一）会议筹备：明确目标与基础信息确定会议核心目的根据业务需求明确会议需解决的核心问题（如“Q3销售目标拆解”“新产品上线进度协调”等），避免召开无明确目标的“泛泛而谈会”。梳理参会人员范围列出必须参会的人员（决策层、执行负责人、记录人等），可选择性列席人员（提供支持但无需决策的部门代表），提前3个工作日发送会议邀约（含时间、地点、主题），确认参会availability。制定初步议程框架按会议目标拆分议题，每个议题明确“讨论内容+负责人+预计时长”，例如：“销售部Q3目标分解（经理，20分钟）”“研发部技术难点支持请求（主管，15分钟）”。（二）会议召开：实时记录关键信息填写会议基础信息在“会议日程安排表”中记录会议名称、日期、具体时间（精确到分钟）、地点（线上需注明会议/平台）、主持人、记录人等基础信息，保证可追溯。动态更新议程进展按预设议程顺序推进，记录每个议题的实际讨论内容、关键结论（如“同意调整KPI考核指标”“需在周五前提供技术方案”），对临时新增议题标注“加急”或“后续专项讨论”，避免会议节奏失控。明确议题责任人与deadlines对每个需跟进的议题，当场确定具体负责人（避免“大家负责”的模糊表述）及计划完成时间（精确到日），同步记录“风险提示”（如“需采购部配合，存在到货延迟风险”）。（三）会议后：跟踪落地与复盘优化24小时内分发会议纪要整理会议记录，提炼“决议事项+负责人+完成时间”，形成简洁版纪要（建议不超过2页），通过企业内部系统/邮件发送给所有参会人及相关方，抄送上级领导。更新议题跟踪表将会议中明确的待办事项录入“议题跟踪表”，标注“新建”状态，设置“下次跟进时间”（一般为议题截止日期前1-2天）。定期复盘与闭环管理每周/每月对议题跟踪表进行复盘，标记“已完成”“逾期”“进行中”状态，对逾期事项分析原因（资源不足、需求变更等），协调解决或调整计划；对长期未推进的议题启动“清零行动”，避免议题“烂尾”。三、模板表格设计（一）企业会议日程安排表会议名称日期时间地点/线上主持人记录人例：2023年Q3销售目标推进会2023/7/1014:00-16:003号会议室*经理*助理参会人员（销售总监）、（市场经理）、（财务主管）、（记录人）会议目标明确Q3各区域销售目标分解方案，协调资源支持，达成共识议程安排序号议题内容负责人预计时长实际时长1销售部Q3目标分解方案汇报*经理30分钟25分钟2市场部推广资源匹配申请*经理20分钟30分钟3财务部回款周期调整说明*主管15分钟15分钟备注下次会议时间：2023/7/1714:00，议题：Q3目标执行情况首次复盘（二）会议议题跟踪表议题编号议题名称所属会议负责人计划完成时间当前状态进展说明风险问题/解决方案下次跟进时间20230710-01华东区域销售目标调整方案Q3销售目标推进会*经理2023/7/15进行中已与区域负责人沟通，待确认数据数据需财务部复核，*同步跟进2023/7/1420230710-02线上推广预算增加申请Q3销售目标推进会*经理2023/7/12已完成预算申请单已提交财务部无-20230710-03大客户回款延期流程制定Q3销售目标推进会*主管2023/7/20未开始需法务部协助审核流程条款法务部人手紧张，需提前3天对接2023/7/18四、使用注意事项（一）会前充分准备，避免“临时议题”泛滥议题需提前1-2天收集并确认，临时新增议题原则上不超过总议程的20%，保证会议聚焦核心目标；重要议题需提前分发背景资料（如数据报告、方案初稿），让参会人提前熟悉内容，减少现场讨论时间。（二）会中聚焦决策，避免“议而不决”主持人需严格控制各议题时长，对偏离主题的讨论及时引导；对存在争议的议题，明确“当场决策”或“会后24小时内反馈意见”，避免会议拖沓；所有决议需明确“做什么（What）、谁来做（Who）、何时做（When）”，避免模糊表述。（三）会后及时跟进，避免“重开会、轻落地”议题跟踪表需指定专人维护（如行政助理或项目助理），每周更新状态并同步给相关方；对逾期未完成的议题，需在24小时内启动原因排查，必要时上报上级协调资源；会议纪要需经主持人审核后分发，保证记录准确无误，避免责任不清。（四）模板灵活调整，适配不同会议类型