单位档案制度完善

单位档案制度完善一、总则（一）目的为加强本单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：单位档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映单位的工作活动和历史面貌，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集和保存单位在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案管理效率，为单位各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责单位档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本单位的各类档案资料，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.指导和监督各部门的档案工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。4.开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化、科学化和规范化。5.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。6.参与单位重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。7.负责向国家综合档案馆移交应进馆的档案资料。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常工作，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和霉变等。4.按照规定的程序和方法，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。5.负责档案的查阅、借阅登记和利用服务工作，为利用者提供便利，同时做好档案利用效果的跟踪和反馈。6.积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。7.完成档案管理部门交办的其他工作任务。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.行政管理类档案：包括单位的各类文件、通知、报告、会议记录、工作计划与总结、重要活动资料等。2.人事管理类档案：员工的招聘、录用、考核、晋升、奖惩、培训、工资福利、劳动合同等相关资料。3.财务管理类档案：会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、税务资料等。4.业务经营类档案：合同协议、项目资料、市场调研、销售记录、客户信息等。5.基本建设类档案：工程项目的立项审批、设计图纸、施工资料、竣工验收等相关文件。6.设备仪器类档案：设备仪器的购置合同、说明书手册、安装调试记录、维修保养记录等。7.科研技术类档案：科研项目的立项申报、研究过程资料、成果鉴定与奖励等相关材料。8.其他类档案：单位获得的荣誉证书、资质证书、知识产权相关资料等。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案资料，并定期移交档案管理部门。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁或丢失。3.对于重要的档案资料，应同时收集电子文档和纸质文档，确保档案信息的一致性和可查阅性。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理效率。（四）档案整理方法与步骤1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为若干类别，如行政管理类、人事管理类、财务管理类等。2.编号：为每个类别和每份档案编制唯一的编号，以便于识别和管理。编号应遵循一定的编码规则，确保编号的系统性和逻辑性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固，便于长期保存。5.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于查找和利用。四、档案的保管（一）档案保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、温湿度计、防虫药品、消防器材等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案保管方式1.纸质档案应采用密集架或档案柜存放，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的档案资料，应采用多种保管方式，如纸质档案与电子档案同时保存，或进行缩微、光盘存储等，以确保档案的长期保存和利用。（三）档案保管期限1.根据国家有关规定和单位实际情况，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映单位一般工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）档案保管期限的调整1.档案保管期限应根据国家法律法规和单位实际情况的变化进行适时调整。对于已过保管期限的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。对于保管期限需要延长或缩短的档案，应由档案管理部门提出意见，报单位领导审批后进行调整。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定组织成立档案鉴定工作小组由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定工作。（二）档案鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面鉴定。2.对于已过保管期限且确无保存价值的档案，应予以销毁。3.对于保管期限未满但已失去利用价值的档案，经鉴定工作小组审核批准后，可进行降密或提前销毁。（三）档案销毁程序1.档案管理部门拟制档案销毁清册，详细列出拟销毁档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定工作小组审核签字后，报单位领导审批。3.经批准销毁的档案，应在指定的地点进行销毁，销毁过程应进行现场监督，并由监销人员在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案销毁工作的记录。六、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应定期报送单位领导和上级主管部门，为档案管理决策提供依据。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报或漏报。（二）档案移交1.按照国家有关规定，定期向国家综合档案馆移交应进馆的档案资料。2.档案移交时，应编制档案移交清单，详细列出移交档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，并与国家综合档案馆办理交接手续。3.对于单位内部各部门之间因工作需要移交的档案，也应按照规定办理移交手续，确保档案交接的规范和准确。七、档案的查阅与利用（一）查阅利用范围1.本单位员工因工作需要，可查阅利用本单位的档案资料。2.外单位因工作需要查阅利用本单位档案资料的，应按照规定办理查阅利用手续。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅利用。（二）查阅利用手续1.本单位员工查阅利用档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅利用的目的、内容和范围，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外单位查阅利用档案，应提前向本单位档案管理部门提交查阅利用申请函，说明查阅利用的目的、内容和范围，并加盖单位公章。经本单位档案管理部门审核同意后，办理查阅手续。3.查阅利用档案时，查阅利用者应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（三）查阅利用登记档案管理部门应建立档案查阅利用登记制度，对查阅利用档案的时间地点、查阅利用者姓名、单位、查阅利用内容等信息进行详细登记。查阅利用登记册应永久保存，作为档案利用工作的记录。（四）档案利用效果跟踪档案管理部门应定期对档案利用效果进行跟踪和反馈，了解查阅利用者对档案利用的满意度和意见建议，不断改进档案利用服务工作。八、档案信息化建设（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，提升档案服务水平，为单位各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设：开发或选用适合本单位的档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.数据安全管理：建立健全档案信息化数据安全管理制度，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案数据的安全。（三）信息化建设实施步骤1.规划阶段：制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.实施阶段：按照规划要求，组织开展档案数字化、档案管理系统建设等工作。3.验收阶段：对档案信息化建设项目进行验收，确保系统功能和数据质量符合要求。4.运行维护阶段：建立档案信息化系统运行维护机制，定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门的档案管理情况进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等工作的落实情况。2.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题