档案柜管理制度

档案柜管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的安全、完整与有效利用，特制定本档案柜管理制度。本制度适用于公司各部门及全体员工。（二）适用范围本制度所指档案包括公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、记录等各种形式的信息载体，涵盖纸质档案、电子档案等。档案柜作为存放档案的重要设施，其管理遵循本制度规定。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，确保档案管理的规范化、标准化。2.安全保密原则档案管理应严格遵守国家有关法律法规和公司保密规定，确保档案信息的安全，防止档案的丢失、损坏、泄露。3.方便利用原则档案管理应便于公司内部各部门及员工查阅利用，提高工作效率，同时满足公司对外提供档案信息服务的需求。二、档案柜的配置与管理（一）档案柜的配置1.根据公司档案管理的实际需求，综合考虑档案数量、种类、保存期限等因素，合理配置档案柜。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，材质应符合相关标准要求。2.档案柜应按照档案类别、年度、保管期限等进行分类标识，确保档案存放有序，便于查找。（二）档案柜的编号与标识1.对每一组档案柜进行统一编号，编号应清晰、准确、唯一，便于识别和管理。编号规则应保持一致性，可采用数字编号或字母与数字组合编号。2.在档案柜显著位置张贴编号标识，并标注档案存放类别、范围等简要信息，方便档案管理人员和查阅人员快速定位档案。（三）档案柜的定期检查与维护1.档案管理部门应定期对档案柜进行检查，检查内容包括档案柜的外观是否完好、柜门能否正常开关、锁具是否有效等。每月至少进行一次全面检查，并做好检查记录。2.如发现档案柜存在损坏、变形等问题，应及时安排维修或更换。对于影响档案安全的重大问题，应立即采取措施进行处理，并向上级报告。3.定期对档案柜进行清洁保养，保持档案柜的整洁卫生，防止灰尘、污渍等对档案造成损害。可根据实际情况，每季度或半年进行一次清洁保养工作。三、档案的分类与存放（一）档案的分类公司档案按照以下类别进行分类：1.行政管理类包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、管理制度、会议纪要、工作计划与总结、行政公文、人事档案、财务档案等。2.业务经营类涵盖市场营销、销售合同、客户资料、项目策划与实施、产品研发、生产管理、质量控制、采购与供应等业务活动中形成的档案。3.财务审计类包含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等财务相关档案。4.技术研发类涉及公司技术研发项目的立项报告、技术方案、实验数据、图纸、专利证书等技术档案。5.合同协议类包括各类合同、协议、意向书等具有法律效力的文件。6.其他类不属于上述类别的其他档案，如荣誉证书、资质证书、宣传资料等。（二）档案的存放1.档案应按照分类要求，分别存放在相应的档案柜中。同一类别的档案应按照年度顺序排列，不同年度的档案应分开存放。2.对于纸质档案，应按照档案盒或文件夹进行整理装订，在档案盒或文件夹上标注档案名称、年度、保管期限等信息。档案应竖放，避免平放导致档案变形损坏。3.电子档案应存储在专用的存储设备中，并进行分类备份。存储设备应定期进行检查和维护，确保数据的安全可靠。电子档案应建立相应的目录索引，便于查找和利用。4.对于重要、机密档案，应设置专门的档案柜进行存放，并采取加密、限制访问等安全措施，确保档案信息的安全保密。四、档案的借阅与归还（一）借阅申请1.公司内部员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还日期等信息。2.《档案借阅申请表》应经所在部门负责人审批签字后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请内容进行审核，对于符合借阅规定的申请予以批准。（二）借阅审批1.档案管理部门应对借阅申请进行严格审批，重点审查借阅目的是否合理、借阅期限是否适当、借阅人员的权限等。对于涉及重要、机密档案的借阅申请，应报公司主管领导审批。2.审批通过后，档案管理部门应在《档案借阅申请表》上签署意见，并告知借阅人员借阅的相关规定和注意事项。（三）档案借阅1.借阅人员凭审批通过的《档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员应根据申请表内容，准确提供所需档案，并在借阅登记本上记录借阅档案的名称（或编号）、数量、借阅日期、预计归还日期、借阅人员姓名及部门等信息。2.借阅人员应按照规定的借阅期限及时归还档案，如需延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。未经批准逾期未归还的，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应处理。（四）档案归还1.借阅人员归还档案时，应确保档案的完整性和整洁性，不得在档案上涂改、污损、抽取或丢失页张。档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，如发现问题应及时向借阅人员核实并要求其妥善处理。2.档案管理人员在确认档案完好无损后，在借阅登记本上记录归还日期，并将档案归还原位。同时，在《档案借阅申请表》上注明归还情况，将申请表存档。五、档案的查阅与利用（一）查阅申请1.公司内部员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、数量、用途等信息。2.《档案查阅申请表》应经所在部门负责人审批签字后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请内容进行审核，对于符合查阅规定的申请予以批准。（二）查阅审批1.档案管理部门应对查阅申请进行严格审批，重点审查查阅目的是否合理、查阅范围是否适当等。对于涉及重要、机密档案的查阅申请，应报公司主管领导审批。2.审批通过后，档案管理部门应在《档案查阅申请表》上签署意见，并告知查阅人员查阅的相关规定和注意事项。（三）档案查阅1.查阅人员凭审批通过的《档案查阅申请表》到档案管理部门指定地点查阅档案。档案管理人员应根据申请表内容，提供所需档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员遵守查阅规定，不得擅自将档案带出指定地点、不得私自复制、摘抄档案内容等。2.查阅人员如需摘录或复制档案内容，应事先向档案管理部门提出申请，经批准后方可进行。摘录或复制的档案内容应注明出处，并加盖档案管理部门印章。（四）档案利用1.公司应鼓励员工充分利用档案信息，为公司的决策、业务开展、技术创新等提供支持。档案管理部门应积极配合各部门的工作需求，提供必要的档案查阅和利用服务。2.在档案利用过程中，如发现档案存在问题或需要进一步核实的信息，档案管理部门应及时进行调查和处理，并向相关部门反馈情况。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。鉴定工作应遵循国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司实际情况，由档案管理人员、业务部门负责人及相关专家组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、来源、重要程度等因素，对档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见，确定档案的保管期限和是否需要销毁。（二）保管期限划分公司档案保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括公司章程、公司设立及变更的重要文件材料、公司年度财务决算报告、重要的合同协议、公司主要领导的任免文件等。2.长期保管凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案列为长期保管。保管期限一般为15年至50年。主要包括公司一般性的管理制度、业务活动中的重要文件、财务报表、项目资料等。3.短期保管凡是反映公司一般工作活动，在较短时间内对公司有查考利用价值的档案列为短期保管。保管期限一般为5年以下。主要包括一般性的文件、资料、报表等。（三）档案销毁1.对于经过鉴定确定需要销毁的档案，档案管理部门应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、年度、保管期限、数量等信息。2.《档案销毁清册》应经公司主管领导审批签字后，方可进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的安全、彻底。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认销毁情况。3.档案销毁方式可根据档案的性质和数量选择合适的方法，如焚烧、粉碎等。销毁过程中应注意环境保护，避免造成环境污染。4.在档案销毁后，档案管理部门应将《档案销毁清册》永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的安全与保密（一）安全管理1.档案管理部门应加强档案柜及档案存放场所的安全管理，配备必要安全设施，如防火设备、防盗报警装置、监控设备等，确保档案的安全存放。2.档案存放场所应保持整洁、通风良好，温度、湿度应符合档案保管要求。定期对档案存放环境进行检测和调控，防止档案因环境因素受损。3.严格限制非档案管理人员进入档案存放场所，确因工作需要进入的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。（二）保密管理1.档案管理人员应严格遵守公司保密制度，对档案信息予以保密。不得擅自泄露档案内容，不得将档案提供给无关人员查阅、使用。2.对于涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等机密档案，应采取严格的保密措施，如加密存储保管、限制访问权限等。3.在档案查阅、借阅、利用过程中，档案管理人员应提醒查阅人员遵守保密规定，防止档案信息泄露。如发现档案信息有泄露迹象，应立即采取措施进行处理，并及时报告公司领导。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司档案的收集、整理、分类、编号、存储、保管等日常管理工作。3.负责档案的查阅、借阅、归还等利用服务工作，按照规定办理相关手续，确保档案利用的规范、有序。4.负责档案的鉴定、销毁工作，编制档案鉴定报告和销毁清册，经批准后组织实施销毁工作。5.负责档案管理设施设备的配置、维护和管理，确保档案管理工作的正常开展。6.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高公司整体档案管理水平。（二）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的具体收集、整理和保管工作，确保档案的完整、准确、系统。3.按照档案分类和编号规则，对档案进