活动档案记录制度

活动档案记录制度一、总则（一）目的为加强公司/组织活动档案的管理，确保活动档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥活动档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织举办的各类活动所形成的档案记录管理，包括但不限于会议、培训、庆典、竞赛、调研等活动。（三）基本原则1.真实性原则：活动档案应如实反映活动的全过程和实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集活动各个环节产生的文件、资料、图像等，保证档案的完整性。3.系统性原则：对活动档案进行科学分类、整理和编目，使其具有系统性和逻辑性。4.保密性原则：对于涉及公司/组织机密或敏感信息的活动档案，严格按照保密规定进行管理。二、活动档案的收集（一）收集范围1.活动策划阶段：包括活动方案、策划书、预算、审批文件等。2.活动实施阶段：会议活动：会议议程、会议记录、签到表、发言材料、决议文件等。培训活动：培训计划、培训教材、学员名单、考核资料等。庆典活动：活动流程安排、嘉宾名单、致辞稿、照片、视频等。竞赛活动：竞赛规则、参赛人员名单、成绩记录、获奖名单等。调研活动：调研方案、调查问卷、访谈记录、调研报告等。3.活动总结阶段：总结报告、评估材料、反馈意见等。（二）收集要求1.明确各部门和人员在活动档案收集工作中的职责，确保档案收集工作的顺利进行。2.活动承办部门应在活动结束后[X]个工作日内，将活动档案资料整理齐全，并移交至档案管理部门。3.档案管理部门应及时对接收的活动档案进行审核，发现问题及时反馈给承办部门进行补充或修正。三、活动档案的整理（一）分类标准1.按活动类型分类：分为会议档案、培训档案、庆典档案、竞赛档案、调研档案等。2.按时间顺序分类：按照活动举办的时间先后顺序进行排列。3.按保管期限分类：分为永久保管、定期保管（[X]年、[X]年等）。（二）整理方法1.文件材料的装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊或复制，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订。2.分类编号：按照分类标准对活动档案进行分类，并编制档案编号。编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制活动档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。目录应打印或装订成册，并置于档案盒内首页。四、活动档案的归档（一）归档流程1.档案管理部门对整理好的活动档案进行质量检查，确保档案符合归档要求。2.将活动档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息。3.按照档案库房的布局和分类要求，将活动档案存放在指定的档案架上，并建立档案存放索引。（二）归档要求1.归档的活动档案应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.档案盒应采用统一规格，材质应符合档案保管要求。3.档案存放应遵循便于查找和利用的原则，同时要注意防火、防潮、防虫、防盗等安全措施。五、活动档案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司/组织重大决策、长期规划、重要资产等具有长远历史价值和查考利用价值的活动档案。2.定期保管：根据活动档案的重要程度和实际需要，确定[X]年、[X]年等不同的保管期限。（二）保管措施1.档案库房应保持适宜的温度和湿度（温度控制在[X]℃[X]℃，湿度控制在[X]%[X]%），配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.定期对活动档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限变更等情况。六、活动档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门在工作中需要查阅活动档案，以了解相关活动情况，为决策、管理、业务开展等提供参考依据。2.外部单位因工作需要，按照规定程序申请查阅公司/组织活动档案。（二）利用流程1.内部利用：部门填写《活动档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。申请表经部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请表提供档案查阅服务，并做好查阅登记。2.外部利用：外部单位提交《活动档案查阅申请函》，说明查阅理由、查阅内容和范围等。申请函经公司/组织相关领导审批同意后，档案管理部门按照规定程序提供档案查阅服务，并与查阅单位签订保密协议。（三）利用要求1.查阅活动档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.如需复制活动档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的复制方式和数量进行复制。复制件应与原件核对无误，并注明出处。七、活动档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则定期对已到保管期限的活动档案进行鉴定，根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、相关业务部门和公司/组织领导组成的档案鉴定小组，负责活动档案的鉴定工作。（三）鉴定程序1.档案管理部门提出拟销毁的活动档案清单，包括档案编号、题名保管期限等信息。2.鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，根据鉴定原则确定档案的存毁。3.对确定销毁的档案，编制《活动档案销毁清册》，经鉴定小组组长签字确认后，报公司/组织领导审批。（四）销毁实施1.经批准销毁的活动档案，由档案管理部门指定专人负责监销。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案