档案管理自查制度

档案管理自查制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本自查制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的自查活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案管理自查工作合法合规。2.全面覆盖原则：涵盖公司各类档案，包括但不限于文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等，确保无遗漏。3.定期自查原则：定期开展档案管理自查工作，及时发现问题并采取措施加以整改。4.责任明确原则：明确各部门及人员在档案管理自查工作中的职责，确保工作落实到位。二、档案管理自查组织与职责（一）自查工作领导小组公司成立档案管理自查工作领导小组，由公司总经理担任组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调档案管理自查工作，制定自查计划，审议自查报告，研究解决自查工作中的重大问题。（二）自查工作小组各部门设立档案管理自查工作小组，由部门负责人担任组长，指定专人负责具体自查工作。自查工作小组负责本部门档案管理自查工作的组织实施，按照自查标准进行详细检查，及时发现并整改存在的问题。（三）职责分工1.总经理职责：领导档案管理自查工作，审批自查计划和报告，对自查工作中的重大问题做出决策。2.各部门负责人职责：组织本部门档案管理自查工作，确保自查工作按时完成，对自查结果负责，督促整改存在的问题。3.档案管理人员职责：协助各部门开展自查工作，提供档案管理业务指导，负责收集、整理自查资料，撰写自查报告。三、档案管理自查内容与标准（一）档案收集1.各类文件材料应及时收集，确保齐全完整。重点检查文件的形成、积累、整理是否符合规定程序，有无遗漏重要文件。2.收集的文件材料应真实有效，字迹清晰，签署完备，符合档案归档要求。（二）档案整理1.按照档案分类方案进行分类整理，分类准确，层次分明。检查档案的排列顺序是否合理，编号是否规范。2.档案装订应牢固整齐，目录与档案内容相符，备考表填写完整准确。（三）档案保管1.档案库房应符合安全要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施。检查库房设施设备是否正常运行，温湿度是否符合规定标准。2.档案存放应科学有序，便于查找利用。定期对档案进行清查盘点，确保账实相符。（四）档案利用1.建立健全档案利用制度，严格履行借阅审批手续。检查借阅登记是否完整，归还档案是否及时，有无逾期未还情况。2.档案利用应遵循保密规定；确保档案信息安全。查阅利用档案应在规定场所进行，严禁擅自将档案带出或转借他人。（五）电子档案管理1.电子档案应进行备份，存储介质应安全可靠。定期对电子档案进行检查，确保数据完整可用。2.电子档案的整理、存储、利用应符合相关技术标准和管理要求，建立电子档案检索系统，方便查询利用。四、档案管理自查工作流程（一）自查准备1.制定自查计划，明确自查范围、内容、方法、时间安排和人员分工。2.收集相关法律法规、行业标准及公司档案管理制度，作为自查依据。3.准备自查所需的表格、工具等。（二）自查实施1.各部门自查工作小组按照自查标准，对本部门档案管理情况进行全面检查。2.检查过程中应详细记录发现的问题，包括问题描述、存在位置、责任人等。3.对于能够立即整改的问题，应及时进行整改；对于暂时无法整改的问题，应制定整改计划，明确整改措施、责任人和整改期限。（三）自查总结1.各部门自查工作小组对自查情况进行总结，撰写自查报告，报告应包括自查基本情况、发现的问题、整改情况及下一步工作计划等内容。2.档案管理人员对各部门自查报告进行汇总分析，撰写公司档案管理自查总结报告。（四）整改落实1.公司档案管理自查工作领导小组对自查总结报告进行审议，针对存在的问题提出整改意见。2.各部门按照整改意见，组织实施整改工作，确保问题得到有效解决。3.整改完成后，各部门应向公司档案管理自查工作领导小组提交整改报告，说明整改情况。五、档案管理自查工作监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理自查工作领导小组定期对各部门档案管理自查工作进行监督检查，确保自查工作质量。2.对自查工作不认真、走过场的部门，责令重新进行自查，并追究相关人员责任。（二）考核评价1.将档案管理自查工作纳入公司绩效考核体系，对各部门档案管理工作进行考核评价。2.根据考核结果，对档案管理工作表现优秀的部门和个人进