财务中心档案制度

财务中心档案制度一、总则（一）目的为加强财务中心档案管理，确保财务档案的完整、准确、系统和安全，便于财务档案的查阅、使用和保管，根据国家有关法律法规及公司相关规定，结合财务中心实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于财务中心各部门在财务活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：财务中心档案由专门的档案管理人员集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映财务活动的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、使用和日常管理。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善财务中心档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理财务中心各类档案，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告、税务资料、合同协议、财务文件等。3.对档案进行分类、编号、装订、上架等整理工作，确保档案的整齐规范。4.建立档案目录索引，便于档案的查找和利用。5.负责档案的保管、安全防护和定期检查，确保档案的安全完整。6.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁等处置工作。7.提供档案查阅、借阅等服务，做好相关登记和记录。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在财务活动中形成档案资料的收集、整理和初步审核，确保档案资料的真实、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案资料移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的信息和解释。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管、查阅、借阅登记等。3.定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时报告并采取措施解决。4.严格遵守档案管理的各项规定，保守档案机密，确保档案安全。5.积极参加档案管理培训，不断提高自身业务水平。三、档案分类与编号（一）档案分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账等。3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。4.审计报告类：内部审计报告、外部审计报告等。5.税务资料类：纳税申报表、税务审计报告、税务发票等。6.合同协议类：各类财务相关合同、协议，如借款合同、投资协议、采购合同等。7.财务文件类：财务管理制度、财务预算、财务分析报告、财务决策文件等。8.其他类：与财务活动相关的其他重要资料，如银行对账单、余额调节表、财务印章使用记录等。（二）编号规则1.采用数字编号方式，按照档案类别顺序进行编号。2.编号由四部分组成，第一部分为档案类别代码，用两位数字表示，如01表示会计凭证类；第二部分为年份代码，用四位数字表示，如2023表示2023年；第三部分为月份代码，用两位数字表示，如01表示1月份；第四部分为流水号，用三位数字表示，从001开始依次编号。3.例如，2023年1月份的第5本会计凭证编号为：01202301005。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应在财务活动结束后及时收集本部门形成的档案资料，并进行初步整理。2.档案资料应内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全，符合档案管理的要求。3.对于电子档案资料（如电子发票、电子合同等），应确保其存储格式规范、内容完整，并进行备份保存。（二）整理方法1.会计凭证整理：按照记账凭证的编号顺序，将原始凭证附在相应记账凭证后面，进行折叠、粘贴，确保整齐美观。然后按照本制度规定的编号规则进行编号，装订成册，并在封面上注明年度、月份、册数、起止日期、凭证种类、起讫号码等信息。2.会计账簿整理：将各类账簿按照年度、月份顺序排列，检查账页是否齐全、编号是否连续、记录是否清晰。对于活页账，应去除空白账页，装订成册，并在封面上注明账簿名称、年度、月份等信息。3.财务报告整理：按照月度、季度、年度顺序，将财务报告进行分类整理，检查报告内容是否完整、数据是否准确、签字盖章是否齐全。然后按照本制度规定的编号规则进行编号，装订成册，并在封面上注明报告名称、年度、月份等信息。4.其他档案整理：对于合同协议、财务文件等其他档案资料，应按照类别进行分类整理，按照本制度规定的编号规则进行编号，并制作相应的目录索引。五、档案保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告：月度、季度财务报告保管期限为10年，年度财务报告永久保管。4.审计报告：内部审计报告保管期限为10年，外部审计报告按照相关规定执行。5.税务资料：纳税申报表等保管期限为10年，税务发票等按照税务部门规定执行。6.合同协议：按照合同约定的履行期限及相关法律法规规定确定保管期限，一般为10年以上。7.财务文件：重要的财务文件永久保管，一般性文件保管期限为10年。8.其他类档案：根据实际情况确定保管期限，一般为5年至30年不等。（二）保管条件1.档案保管应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫的专用库房，并配备必要的消防器材和防虫、防霉药品。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列上架，便于查找和管理。4.对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份保存，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）保管检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、编号等，发现问题及时报告并采取措施解决。2.每年应对档案进行一次全面盘点，确保档案的账实相符。3.对于超过保管期限或已失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅财务档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请表提供的信息，及时提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案。3.查阅财务档案一般应在档案管理部门指定的地点进行，如需借出档案管理部门查阅，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关借阅手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅财务档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应根据申请表提供相应的档案资料，并在借阅登记本上详细记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。如因保管不善造成档案丢失、损坏的，应承担相应的责任。（三）查阅与借阅审批流程1.查阅申请表：查阅人填写→所在部门负责人签字→档案管理部门负责人签字（如需借出档案管理部门查阅）→档案管理部门提供档案查阅2.借阅申请表：借阅人填写→所在部门负责人签字→档案管理部门负责人签字→档案管理部门办理借阅手续并提供档案七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由财务中心负责人、档案管理部门负责人、财务人员等组成，负责对超过保管期限或已失去保存价值的档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.已超过保管期限，且无继续保存价值的档案。2.已完成历史使命，不需要继续保存的档案。3.因保管不善或其他原因导致档案内容不完整、无法使用的档案。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出鉴定意见，编制《档案销毁清单