财务档案制度

财务档案制度一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，确保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的财务档案管理工作。（三）定义1.财务档案：指公司在各项财务活动中形成的具有保存价值的各种会计凭证、会计账簿、财务报告及其他会计资料。2.会计凭证：包括原始凭证和记账凭证，是记录经济业务发生和完成情况、明确经济责任的书面证明，是登记账簿的依据。3.会计账簿：指以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍，包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿。4.财务报告：指公司对外提供的反映公司某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量等会计信息的文件，包括年度、半年度、季度和月度财务报告。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司财务部门负责统一管理财务档案工作，各分公司、子公司财务部门负责本单位财务档案的具体管理，并接受公司财务部门的指导和监督。2.依法合规原则。财务档案管理工作必须严格遵守国家法律法规及行业标准，确保财务档案的合法性、真实性和完整性。3.安全保密原则。采取有效措施确保财务档案的安全，防止财务档案的损坏、丢失和泄密。对涉及公司商业秘密的财务档案，应严格保密。4.便于利用原则。财务档案的整理、保管和利用应便于查阅和检索，满足公司经营管理和决策的需要。二、财务档案的分类与编号（一）分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务报告类：包括年度、半年度、季度和月度财务报告，以及财务情况说明书等。4.其他会计资料类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。（二）编号1.财务档案应按照分类进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.会计凭证编号：按照月份和凭证顺序号进行编号，如“20XX年X月001号”。3.会计账簿编号：总账编号为“1”，明细账编号为“2”，日记账编号为“3”，固定资产卡片编号为“4”，其他辅助性账簿编号为“5”，并在账簿首页注明编号。4.财务报告编号：按照年份和报告期进行编号，如“20XX年度第1期”。5.其他会计资料编号：按照资料类别和顺序号进行编号，如“银行存款余额调节表20XX年X月001号”。三、财务档案的整理与装订（一）会计凭证的整理与装订1.每月终了，会计人员应及时将本月的会计凭证进行整理。整理时，应将原始凭证按照记账凭证的编号顺序进行排列，检查原始凭证的张数、内容是否齐全，对破损或褪色的原始凭证应进行修复或复制。2.记账凭证应按照编号顺序进行整理，并检查记账凭证的日期、编号、摘要、会计科目、金额、附件张数等是否齐全、准确。3.会计凭证整理完毕后，应进行装订。装订时，应使用会计凭证封面和封底，将记账凭证和原始凭证整齐地装订在一起。装订线应加封签，并由装订人员在封签处签名或盖章。4.会计凭证封面上应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止编号、凭证张数等内容。（二）会计账簿的整理与装订1.年度终了，会计人员应将本年度的会计账簿进行整理。整理时，应检查账簿的账页是否齐全、完整，账页编号是否连续，记账是否正确，结账是否及时。2.对于活页式账簿，应将账页按照顺序编号，并加具账夹。对于卡片式账簿，应将卡片按照类别和编号顺序排列，并装订成册。3.会计账簿整理完毕后，应在账簿首页加盖单位公章，并由记账人员、会计机构负责人（会计主管人员）签名或盖章。4.会计账簿封面上应注明单位名称、账簿名称、年度、月份等内容。（三）财务报告的整理与装订1.年度终了，会计人员应将本年度的财务报告进行整理。整理时，应检查财务报告的内容是否齐全、完整，数据是否准确，报表之间的勾稽关系是否正确。2.财务报告应按照顺序编号，并加具封面。封面上应注明单位名称、年度、月份、报告期、报告种类等内容。3.财务报告整理完毕后，应在报告首页加盖单位公章，并由单位负责人、主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名或盖章。（四）其他会计资料类的整理与装订1.其他会计资料应按照类别和时间顺序进行整理，并加具封面。封面上应注明单位名称、资料类别、年度、月份等内容。2.对于零散的其他会计资料，应进行分类装订，并在装订处加盖单位公章。四、财务档案保管期限（一）会计凭证类1.原始凭证、记账凭证和汇总凭证保管期限为30年。2.涉及外事和对私改造的会计凭证保管期限为永久。（二）会计账簿类1.总账、明细账、日记账保管期限为30年。2.固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.辅助账簿保管期限为30年。（三）财务报告类1.月度、季度财务报告保管期限为10年。2.年度财务报告（决算）保管期限为永久。（四）其他会计资料类1.银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年。2.纳税申报表保管期限为10年。3.会计档案移交清册保管期限为30年。4.会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限为永久。五、财务档案的保管（一）保管部门及人员1.公司财务部门应设立专门的财务档案保管库（室），配备必要的保管设备，如档案柜、保险柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保财务档案的安全保管。2.财务档案保管库（室）应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和专业知识，熟悉财务档案管理业务。（二）保管要求1.财务档案应分类存放，整齐有序，并建立相应的索引目录，便于查找和利用。2.财务档案保管库（室）应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对磁性介质保存的财务档案，应定期进行检查和复制，防止数据丢失。4.财务档案保管人员应定期对财务档案进行清查盘点，确保财务档案的账实相符。如发现财务档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施。（三）借阅与归还1.公司内部人员因工作需要查阅财务档案时，应填写《财务档案查阅申请表》（以下简称《申请表》），注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.财务部门负责人审批通过后，由保管人员按照《申请表》的要求提供查阅，并在查阅过程中进行监督。查阅人员不得在财务档案上涂改、标记、拆散原卷册，也不得抽换、复制重要凭证和账页等。3.外部单位或个人因工作需要查阅财务档案时，应持有单位介绍信，并填写《申请表》，经公司法定代表人或授权人签字同意后，报财务部门负责人审批。审批通过后，由保管人员按照规定提供查阅，并在查阅过程中进行监督。查阅人员不得将财务档案带出公司，如需复制，应经财务部门负责人批准，并按规定办理相关手续。4.查阅人员查阅完毕后，应及时将财务档案归还保管人员，并在《申请表》上签字确认。保管人员应认真核对归还的财务档案是否完整、无损，如有问题应及时查明原因并处理。（四）调阅与复印1.公司内部人员因工作需要调阅财务档案时，应填写《申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。审批通过后，由保管人员按照《申请表》的要求提供调阅，并在调阅过程中进行监督。调阅人员不得擅自将财务档案调离保管库（室），如需复印，应经财务部门负责人批准，并按规定办理相关手续。2.外部单位或个人因工作需要调阅财务档案时，应持有单位介绍信，并填写《申请表》，经公司法定代表人或授权人签字同意后，报财务部门负责人审批。审批通过后，由保管人员按照规定提供调阅，并在调阅过程中进行监督。调阅人员不得将财务档案带出公司，如需复印，应经财务部门负责人批准，并按规定办理相关手续。3.复印财务档案时，保管人员应按照规定的内容和数量进行复印，并在复印件上加盖“与原件核对无误”章，注明复印日期、复印人员等信息。六、财务档案的销毁（一）销毁条件财务档案保管期满，需要销毁时，由财务部门提出销毁意见，会同公司档案管理部门共同鉴定，严格审查，编造财务档案销毁清册。对其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。（二）销毁程序1.财务档案销毁清册应包括财务档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号（或文号）、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.公司法定代表人或授权人应在财务档案销毁清册上签署意见。3.销毁财务档案时，应由财务部门、档案管理部门共同派员监销。监销人员在销毁财务档案前，应按照销毁清册所列内容清点核对所要销毁的财务档案；销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司法定代表人或授权人。（三）销毁记录财务档案销毁清册应作为会计档案保管，保管期限为永久