大学档案保密制度

大学档案保密制度一、总则（一）目的为加强大学档案的保密管理，确保档案信息的安全与完整，维护学校的正常教学、科研和管理秩序，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于大学各学院、部门及全体教职员工、学生在档案管理、使用过程中涉及的保密工作。（三）基本原则1.依法保密原则：严格遵守国家法律法规中关于保密工作的规定，依法开展档案保密工作。2.预防为主原则：强化保密意识，采取有效的防范措施，防止档案信息泄露事件的发生。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理，明确不同级别档案的保密要求和管理权限。4.谁使用谁负责原则：档案的使用人员对所使用档案的保密安全负责，严格按照规定使用和保管档案。二、档案的分类与保密等级划分（一）档案分类1.教学档案：包括教学计划、课程安排、学生成绩单、教学评估等。2.科研档案：涵盖科研项目申报书、研究成果、实验数据等。3.人事档案：包含教职工个人基本信息、工资待遇、考核评价等。4.行政管理档案：如学校规章制度、会议纪要、工作计划等。5.学生档案：涉及学生入学登记表、学籍变动记录、奖惩情况等。（二）保密等级划分1.绝密级档案：涉及学校核心机密，一旦泄露将对学校造成极其严重的损失，如未公开的重大科研成果、关键技术资料等。2.机密级档案：包含重要的教学、科研、人事等信息，泄露后会对学校工作产生较大影响，如尚未公布的招生计划、重要人事任免文件等。3.秘密级档案：一般的档案信息，泄露后可能对学校正常秩序有一定干扰，如一般性的教学总结、普通行政文件等。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门、学院应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造档案内容。3.对于重要档案，应在形成后及时收集，避免丢失或遗漏。（二）整理规范1.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理，确保档案条理清晰。2.对档案进行编号、编目，建立档案目录索引，便于查找和管理。3.对电子档案应进行规范命名和分类存储，确保电子档案的可读性和可管理性。四、档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，备份存储设备应异地存放。3.对于重要档案，应采用加密存储方式，确保档案信息的安全性。（二）保管措施1.档案库房应设置专人管理，严格控制库房进出人员，并做好出入登记。2.定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整性和安全性，发现问题及时处理。3.对损坏或变质的档案，应及时进行修复或处理，确保档案的可利用价值。4.加强对档案存储环境的监控，确保库房温度、湿度等条件符合要求。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及查阅范围等。2.申请表经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅档案。3.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出查阅场所。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（二）借阅规定1.确因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人及档案管理部门负责人审批同意后，方可办理借阅手续。3.借阅档案一般不得超过规定期限，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应对所借阅档案的安全负责，不得转借他人，不得擅自复印、拍照或传播档案内容。5.借阅期满后，借阅人员应及时归还所借档案，档案管理部门应对归还档案进行认真检查，如发现问题应及时追究借阅人员责任。六、档案的利用与公开（一）利用原则1.档案的利用应遵循合法、合理、必要的原则，确保档案信息的正确使用。2.在利用档案时，不得损害学校和他人的合法权益。（二）公开程序1.对于需要公开的档案，应按照学校相关规定进行审核和审批。2.经批准公开的档案，应按照规定的方式和范围进行公开，确保公开信息的准确性和一致性。3.在档案公开过程中，应注意保护个人隐私和学校机密信息，不得泄露不应公开的内容。七、档案的销毁（一）销毁条件1.档案已超过保管期限，且无继续保存价值的。2.档案因损坏、变质等原因无法使用，且无修复或复制价值的。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对拟销毁的档案进行清理和鉴定，提出销毁意见。2.销毁意见经学校主管领导审批后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底、安全。4.销毁过程应详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并由监销人员签字确认。八、保密监督与检查（一）监督机制1.学校设立档案保密工作监督小组，定期对档案保密制度的执行情况进行监督检查。2.各部门、学院应设立兼职保密员，负责本部门、学院档案保密工作的日常监督。（二）检查内容1.档案的收集、整理、存储、保管等环节是否符合保密要求。2.档案的查阅、借阅、利用、公开等手续是否齐全、规范。3.档案销毁程序是否符合规定。4.保密制度的宣传教育和执行情况。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门、人员限期整改。2.对违反档案保密制度的行为，应视情节轻重给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。九、保密教育与培训（一）教育对象全体教职员工和学生均应接受档案保密教育与培训。（二）教育内容1.国家有关保密工作的法律法规和政策。2.学校档案保密制度的各项规定。3.档案保密意识和技能培训。（三）培训方式1.定期组织集中培训，邀请专家进行讲座，讲解保密知识和技能。2.发放保密宣传资料，开