档案封存制度之前

档案封存制度之前一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，规范档案封存制度之前的各项工作流程，确保档案的真实性、完整性和保密性，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司/组织内涉及档案管理的所有部门和人员，包括但不限于档案的形成、收集、整理、保管、利用等环节。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司/组织的实际业务活动，数据准确无误。3.完整安全原则：保证档案的完整性，防止档案缺失、损坏，同时确保档案信息的安全性，防止泄露。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，满足公司/组织内外部对档案信息的合理需求。二、档案形成与收集（一）档案形成要求1.各部门在开展业务活动过程中，应及时形成各类文件材料，确保文件内容清晰、准确、完整，符合公文格式要求。2.文件形成过程中，涉及多个部门协作的，牵头部门应负责协调各方，保证文件内容的一致性和连贯性。（二）收集范围1.行政管理类档案：包括公司/组织的各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案等。2.业务管理类档案：涵盖市场营销、生产运营、财务管理、质量管理等业务领域产生的合同协议、业务报表、项目文档、技术资料等。3.客户关系类档案：如客户信息、合作意向书、客户投诉处理记录等。4.其他类档案：如公司/组织的荣誉证书、资质证明、审计报告、税务资料等。（三）收集时间1.日常业务活动产生的文件材料，应在业务完成后的[X]个工作日内收集整理完毕。2.定期形成的文件材料，如月度报表、季度总结等，应在规定时间后的[X]个工作日内完成收集。3.重大项目或重要活动结束后，相关部门应在[X]个工作日内将项目文档、活动资料等收集齐全。（四）收集责任1.各部门负责人为本部门档案收集工作的第一责任人，应指定专人负责具体的收集工作。2.档案收集人员应具备一定的档案管理知识和技能，熟悉业务流程，确保收集的档案质量。三．档案整理（一）分类标准1.按照档案的来源、时间、内容和形式等因素进行分类，确保分类科学合理，便于管理和查找。2.具体分类如下：行政管理类：分为行政公文、会议文件、人事档案、规章制度等二级类目。业务管理类：根据不同业务领域进一步细分，如市场营销类可分为市场调研、营销策划、客户开发等；生产运营类可分为生产计划、工艺流程、设备管理等。客户关系类：分为客户基本信息、合作项目、客户反馈等。其他类：按照荣誉证书、资质证明、审计报告等具体类别划分。（二）编号规则1.为便于档案的标识和管理，对每类档案编制唯一的编号。编号应体现档案类别、年度、顺序号等信息。2.编号格式为：[档案类别代码][年度][顺序号]，例如：XZGL2023001（行政管理类档案，2023年第1号）。3.档案类别代码采用大写字母表示，具体如下：XZGL：行政管理类YWGL：业务管理类KHGX：客户关系类QT：其他类（三）装订要求1.对于纸张型档案，应去除金属物，采用线装或胶装方式进行装订，确保整齐牢固。2.装订顺序一般为：封面、目录、正文、封底。3.幅面过大的文件，应按A4纸规格进行折叠，折叠后的文件应平整，便于翻阅和保存。（四）编目要求1.编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，确保目录准确反映档案内容。2.档案题名应简洁明了，准确概括档案的主要内容。日期应填写文件的形成日期或归档日期。3.保管期限分为永久、长期、短期，具体划分按照国家相关规定和公司/组织实际情况确定。密级分为绝密、机密、秘密，应根据档案内容的敏感程度进行标注。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）存放方式1.按照档案类别和编号顺序，采用密集架或档案柜进行存放，确保档案排列有序，便于查找和管理。2.不同保管期限和密级的档案应分开存放，并有明显标识。（三）保管期限1.永久保管档案：主要包括公司章程、股东会议记录、年度财务报告、重要合同协议等具有长期保存价值的文件。2.长期保管档案：一般为[X]年，包括公司/组织的一般性业务文件、中期规划、重要项目文档等。3.短期保管档案：通常为[X]年，如一般性的行政文件、临时性业务资料等。（四）定期盘点1.档案管理人员应定期对档案进行盘点，每年至少进行[X]次全面盘点。2.盘点内容包括档案数量、编号、题名、保管期限、密级等信息，确保账实相符。3.如发现档案缺失、损坏或信息有误，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并记录在案。五、档案利用（一）利用原则1.严格遵循档案利用审批制度，确保档案利用合法合规，保护公司/组织和相关方的利益。2.档案利用应遵循保密原则，不得泄露档案中的敏感信息。（二）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅、借阅档案的，须经公司/组织相关领导批准，并签订保密协议。（三）利用审批1.公司/组织内部人员查阅、借阅档案，需填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。2.档案管理部门根据申请内容进行审核，并根据档案的密级和保管期限确定是否批准。对于涉及重要机密或需特殊审批的档案，应报公司/组织高层领导审批。3.外部单位或个人查阅、借阅档案，需提交正式的申请函，说明查阅、借阅的目的、范围和期限等，经公司/组织相关部门审核后，报公司/组织领导批准。批准后，档案管理部门应与对方签订保密协议，明确双方权利义务。（四）利用方式1.查阅档案：档案管理人员应根据审批结果，为利用者提供必要的档案查阅服务。查阅时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。2.借阅档案：借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应提前办理续借手续。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借、涂改、损坏或丢失。归还档案时，档案管理人员应进行认真核对，确保档案完好无损。六、档案保密（一）保密措施1.加强档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书，明确保密责任。2.对档案库房、查阅场所等进行安全管理，设置门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。3.对涉及机密的档案，应采用加密存储、专人保管等方式，确保信息安全。（二）保密责任1.档案管理人员对档案保密工作负有直接责任，应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。2.公司/组织内所有接触档案的人员都应承担保密义务，在工作中妥善保管档案，不得私自传播或利用档案谋取私利。（三）违规处理1.对于违反档案保密制度的行为，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因档案保密问题给公司/组织造成损失的，违规人员应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.确保档案信息化系统的安全性和稳定性，保障档案数据的完整性和保密性。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准，确保扫描图像清晰可读。2.数字化后的档案应进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等操作，提高图像质量。3.按照档案分类和编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案目录数据库。（三）系统功能1.档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、报表生成等基本功能，方便档案管理人员和利用者操作。2.系统应设置权限管理模块，根据用户角色和职责分配不同的系统操作权限，确保档案信息安全。3.支持多条件检索功能，能够根据档案编号、题名、日期、关键词等进行快速准确的查询。（四）数据备份与恢复1.定期对档案信息化系统的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.制定数据恢复计划，定期进