档案查阅中心工作制度

PAGE档案查阅中心工作制度一、总则（一）目的为了加强档案查阅中心的管理，规范档案查阅工作流程，确保档案的安全与完整，保障档案信息的合理利用，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案查阅中心的各项工作，包括档案的接收、整理、保管、查阅、借阅等环节。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：高度重视档案的安全与保密，采取有效措施防止档案信息的泄露、篡改和丢失。3.高效服务原则：以服务公司/组织各项工作为宗旨，优化查阅流程，提高工作效率，为查阅者提供便捷、准确的服务。4.规范管理原则：建立健全档案查阅中心的各项管理制度和工作流程，实现规范化、标准化管理。二、档案接收与整理（一）档案接收1.各部门应按照档案管理规定，定期将需要归档的文件材料移交至档案查阅中心。移交时，需填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、形成时间、移交部门等信息。2.档案查阅中心接收人员应认真核对移交清单与档案实物，确保档案的完整性和准确性。如发现问题，应及时与移交部门沟通解决。（二）档案整理1.档案整理人员应按照档案分类标准，对接收的档案进行分类、编号、编目等工作。分类应科学合理，便于查找和管理。2.档案编号应遵循唯一性原则，确保每一份档案都有唯一的编号。编目应详细准确，包括档案的题名、责任者、日期、保管期限等信息。3.建立档案目录数据库，将档案的基本信息录入数据库，实现档案信息的电子化管理，方便查阅和检索。三、档案保管（一）保管环境1.档案查阅中心应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。应配备温湿度监测设备，定期记录温湿度数据。3.库房应安装防火、防盗报警装置，配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等。消防器材应定期检查和维护，确保其性能良好。（二）档案存放1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行有序存放。存放应便于查找和取用，避免档案的挤压和损坏。2.对于珍贵档案、电子档案等特殊档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、备份存储等。3.定期对档案进行盘点，核对档案的数量、存放位置等信息，确保档案的账实相符。如发现问题，应及时查明原因并进行处理。四、档案查阅（一）查阅申请1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。申请表应由所在部门负责人签字审批。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅档案的，应提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并加盖单位公章。申请函应经公司/组织相关领导审批同意。（二）查阅审批1.档案查阅申请表或申请函提交后，档案查阅中心应进行审核。审核内容包括查阅目的是否正当、查阅内容是否与工作需要相关、查阅时间是否合理等。2.对于符合查阅条件的申请，应按照审批权限进行审批。一般档案查阅由档案查阅中心负责人审批；重要档案查阅需经公司/组织分管领导审批；涉及机密档案查阅的，需经公司/组织主要领导审批。3.审批通过后，档案查阅中心应向查阅申请人发放档案查阅凭证，并告知查阅注意事项。（三）查阅服务1.查阅申请人应在规定的时间内，凭档案查阅凭证到档案查阅中心进行查阅。查阅时，应在查阅登记薄上记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。2.档案查阅中心工作人员应根据查阅申请人的需求，提供必要的协助和指导。查阅过程中，应严格遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.如需复印或摘录档案内容的，应经档案查阅中心工作人员同意，并按照规定的程序进行办理。复印或摘录的档案材料应加盖档案查阅中心印章。五、档案借阅（一）借阅申请1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息。申请表应由所在部门负责人签字审批。2.外部单位或个人因特殊原因需要借阅档案的，应提交借阅申请函，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，并加盖单位公章。申请函应经公司/组织相关领导审批同意。（二）借阅审批1.档案借阅申请表或申请函提交后，档案查阅中心应进行审核。审核内容包括借阅目的是否正当、借阅内容是否与工作需要相关、借阅时间是否合理、归还时间是否明确等。2.对于符合借阅条件的申请，应按照审批权限进行审批。一般档案借阅由档案查阅中心负责人审批；重要档案借阅需经公司/组织分管领导审批；涉及机密档案借阅的，需经公司/组织主要领导审批。3.审批通过后，档案查阅中心应与借阅申请人签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。借阅协议应包括借阅档案的名称、数量、借阅时间、归还时间、保密要求、违约责任等内容。（三）借阅服务1.借阅申请人应按照档案借阅协议的约定，按时归还借阅的档案。如需延期归还的，应提前向档案查阅中心提出申请，经批准后方可延期。2.借阅期间，借阅申请人应妥善保管借阅的档案，不得转借、转让、涂改、伪造、丢失档案。如发现档案损坏或丢失的，应及时向档案查阅中心报告，并承担相应的赔偿责任。3.档案查阅中心工作人员应定期对借阅档案进行催还和检查，确保档案按时归还。如发现借阅申请人违反档案借阅协议的，应及时采取措施进行处理。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员共同进行。2.档案鉴定应依据国家有关档案保管期限的规定，结合公司/组织的实际情况，对档案的价值进行评估。评估内容包括档案的内容、来源、时间、形式等方面。3.档案鉴定结果应形成档案鉴定报告，注明档案的名称、数量、保管期限、鉴定意见等信息。鉴定报告应由档案鉴定人员签字确认，并经档案管理部门负责人审核。（二）档案销毁1.对于失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁前，应编制档案销毁清单，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清单应经档案管理部门负责人审核，公司/组织分管领导审批。审批通过后，方可进行档案销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监销人员等信息。监销人员应在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁后，应将档案销毁清单与相关鉴定报告等资料一并归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）系统建设1.建立档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。系统应具备安全性、稳定性和易用性，满足公司/组织档案管理工作的需要。2.档案信息化管理系统应与公司/组织的其他业务系统进行有效对接，实现档案信息的共享和协同工作。（二）数据录入1.按照档案整理的要求，将档案的基本信息和全文内容录入档案信息化管理系统。录入应准确无误，确保档案信息的完整性和准确性。2.定期对录入的数据进行检查和核对，发现问题及时进行修正。同时，应做好数据备份工作，防止数据丢失。（三）系统维护1.安排专人负责档案信息化管理系统的日常维护和管理，确保系统的正常运行。定期对系统进行升级和优化，提高系统的性能和功能。2.加强对系统安全的管理，设置用户权限，防止未经授权的人员访问系统。定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。八、人员管理（一）人员配备1.档案查阅中心应根据工作需要，配备足够的专业人员，包括档案管理人员、信息技术人员等。人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉档案管理工作流程和相关法律法规。2.档案管理人员应定期参加业务培训，不断提高业务水平和综合素质。培训内容包括档案管理知识、信息技术应用、法律法规等方面。（二）岗位职责1.明确档案查阅中心各岗位的职责和工作流程，确保各项工作有序开展。岗位设置应包括档案接收员、档案整理员、档案保管员、档案查阅员、档案信息化管理员等。2.档案接收员负责档案的接收和登记工作；档案整理员负责档案的分类、编号、编目等整理工作；档案保管员负责档案的保管和库房管理工作；档案查阅员负责档案查阅和借阅的服务工作；档案信息化管理员负责档案信息化管理系统的建设、维护和数据录入等工作。（三）考核与奖惩1.建立档案查阅中心人员考核制度，定期对人员的工作表现进行考核。考核内容包括工作业绩、工作态度、业务能力等方面。2.根据考核结