档案安全管理责任制度

PAGE档案安全管理责任制度一、总则（一）目的为加强公司档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案收集、整理、保管、利用等过程中的安全管理活动。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施预防和消除各种安全隐患。2.预防为主原则：加强档案安全风险的识别、评估和预警，提前采取防范措施，避免安全事故的发生。3.责任明确原则：明确各部门和人员在档案安全管理中的职责，确保责任落实到人。4.依法管理原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，依法开展档案安全管理工作。二、档案安全管理职责（一）公司档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案安全管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案安全管理工作，定期进行检查和评估。3.负责公司档案的集中保管，确保档案存储环境安全可靠。4.组织开展档案安全培训和宣传教育活动，提高员工的安全意识和技能。5.负责档案安全事故的应急处置工作，及时向上级报告，并配合有关部门进行调查处理。（二）各部门负责人职责1.为本部门档案安全管理工作的第一责任人，负责组织制定本部门档案安全管理细则，并确保其有效执行。2.督促本部门员工严格遵守档案安全管理制度，做好档案的收集、整理、保管和利用工作。3.定期对本部门档案安全管理工作进行自查，发现问题及时整改，并向公司档案管理部门报告。4.配合公司档案管理部门开展档案安全检查、评估和应急处置等工作。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案安全管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常收集、整理、归档和保管工作，确保档案的质量和安全。3.定期对档案进行清查和核对，发现问题及时报告并处理。4.按照规定的程序和要求提供档案利用服务，做好档案查阅、借阅登记工作，确保档案的合理使用。5.协助公司档案管理部门开展档案安全培训和宣传教育活动，提高员工的档案安全意识。（四）其他员工职责1.妥善保管自己在工作中形成的档案资料，按照公司档案管理要求及时移交。2.严格遵守档案查阅、借阅制度，如果需要查阅或借阅档案，应按照规定办理手续，并在规定时间内归还。3.发现档案安全问题及时报告，积极配合公司档案管理部门进行处理。三、档案收集与整理安全管理（一）收集要求1.各部门应及时收集本部门在工作中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据等，确保档案的完整性。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或擅自销毁。3.对重要档案或涉及机密的档案，应采取特殊的收集措施，确保其安全。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准对收集的档案进行整理，确保档案分类科学、编号规范、排列有序。2.整理档案时，应认真核对档案内容，发现问题及时与相关部门或人员沟通解决。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。四、档案保管安全管理（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应符合国家有关档案保管的标准和要求，具备防火、防潮、防虫蛀、防鼠咬、防盗等功能。2.档案库房应安装必要的安全设施，如消防器材、温湿度控制设备、监控设备等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.档案库房应保持清洁卫生，通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）档案存储1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立相应的档案目录和索引，便于查找和利用。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性。3.档案存储应遵循便于保管和利用的原则，不得随意堆放或挤压档案。（三）档案保管期限1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定各类档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.档案保管期限届满后应按照规定进行鉴定和销毁，未经鉴定和批准不得擅自销毁档案。（四）档案清查1.定期清查：公司档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存储情况与档案目录一致。2.不定期清查：在档案管理过程中，如发现档案丢失、损坏、被盗等情况，应及时进行清查，并采取相应的措施进行处理。3.清查结果应形成报告，对发现的问题应分析原因，提出整改措施，并及时向公司领导报告。五、档案利用安全管理（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，严格按照规定的程序和要求进行。2.确保档案利用过程中的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。（二）利用程序1.查阅：公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅登记工作。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和公司档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还。3.复制：如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人和公司档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制，并做好登记工作。复制的档案应加盖公司档案管理部门印章，与原件具有同等效力。（三）利用限制1.涉及公司机密的档案，未经公司批准，不得对外提供利用。2.档案利用过程中，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案内容。3.档案利用结束后，利用人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。六、档案安全应急管理（一）应急预案制定1.公司档案管理部门应制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。2.应急预案应定期进行修订和演练，确保其有效性和可操作性。（二）应急处置措施1.发生档案安全事故时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，防止事故扩大。2.及时向上级报告档案安全事故情况，配合有关部门进行调查处理。3.对受损档案应及时进行抢救和修复，尽量减少损失。4.对事故原因进行分析总结，提出改进措施，防止类似事故再次发生。七、档案安全监督与检查（一）监督检查机制1.公司档案管理部门应建立档案安全监督检查机制，定期对各部门的档案安全管理工作进行检查和评估。2.监督检查应采取定期检查与不定期抽查相结合的方式，确保检查工作的全面性和有效性。（二）检查内容1.档案安全管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等环节的安全措施落实情况。3.档案库房的安全设施运行情况。4.档案管理人员的安全意识和业务能力。（三）问题整改1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.各部门应按照整改通知书的要求认真进行整改，并将整改情况及时反馈给公司档案管理部门。3.公司档案管理部门应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。八、档案安全培训与教育（一）培训计划1.公司档案管理部门应制定档案安全培训计划，定期组织开展档案安全培训活动。2.培训计划应根据不同岗位和人员的需求，确定培训内容和方式，确保培训的针对性和实效性。（二）培训内容1.档案安全法律法规和行业标准。2.公司档案安全管理制度。3.档案收集、整理、保管、利用等环节的安全操作技能。4.档案安全事故案例分析及应急处置知识。（三）培训方式1.集中培训：定期组织全体档案管理人员进行集中培训，邀请专家或内部业务骨干进行授课。2.专题培训：根据档案管理工作中的实际问题，开展专题培训，提高员工的专业技能。3.在线学习：利用网络平台提供档案安全培训课程，方便员工随时随地进行学习。九、档案安全责任追究（一）责任追究原则1.对违反档案安全管理制度，导致档案安全事故发生的部门和人员，依法依规追究其责任。2.责任追究应坚持实事求是、客观公正、责罚相当的原则。（二）责任追究情形1.未履行档案安全管理职责：部门负责人或档案管理人员未按照本制度规定履行职责，导致档案安全出现问题的。2.违反档案管理程序：在档案收集、整理、保管、利用等过程中，违反规定程序操作，造成档案损失或安全事故的。3.故意损坏档案：因故意行为导致档案丢失、损坏、篡改等情况发生的。4.泄露档案机密：未经批准擅自对外提供涉及公司机密的档案，导致档案信息泄露的。（三）责任追究方式1.警告