学校人事档案保管制度

PAGE学校人事档案保管制度一、总则（一）目的为了加强学校人事档案的管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作的效率和质量，根据国家有关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校全体教职工的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案应如实反映教职工的个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：人事档案应全面收集教职工在各个方面的相关材料，确保档案内容完整。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保人事档案信息不泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和要求进行人事档案的收集、整理、保管、利用等工作，保证档案管理工作规范有序。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的人事档案管理部门，负责全校人事档案的集中统一管理。（二）职责分工1.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、鉴别、归档、保管、查阅、转递等工作。严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案安全。积极开展档案的编研工作，为学校人事管理提供参考依据。定期对档案管理工作进行总结和反思，不断改进工作方法和提高工作水平。2.各部门职责协助档案管理部门做好本部门教职工档案材料的收集、整理和报送工作。负责审核本部门教职工档案材料的真实性和完整性。按照档案管理部门的要求，及时提供有关档案利用的信息。三、档案的收集与整理（一）档案材料的收集范围1.履历材料：个人经历、学历学位、培训经历等相关材料。2.自传材料：个人撰写的自传及相关材料。3.鉴定、考核、考察材料：年度考核、任职期满考核、晋升考察等材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书等材料。5.政审材料：政治历史审查、入党入团审查等材料。6.党团材料：入党申请书、转正申请书、思想汇报、团籍材料等。7.奖励材料：各级各类奖励表彰的决定、证书等材料。8.处分材料：违纪违规处分的决定、调查报告及本人检讨等材料。9.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、任免文件、出国（境）审批表等材料。10.其他可供组织参考的材料：如体检表、荣誉证书、科研成果等材料。（二）档案材料的收集要求1.及时收集：各部门应及时将本部门教职工产生的档案材料收集齐全，并在规定时间内报送档案管理部门。2.真实准确：档案材料应真实反映教职工的实际情况，不得弄虚作假。3.完整规范：档案材料应完整无缺，格式规范，签字盖章齐全。（三）档案的整理1.分类：按照档案材料的内容和性质，分为十大类进行整理。2.排序：每一类档案材料按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编目：编制档案目录，包括类别、序号、题名、日期、页数等内容。4.装订：将整理好的档案材料进行装订，确保整齐牢固。四、档案的保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度调节设备等，确保档案安全。（二）保管要求1.防潮防虫：保持档案库房的干燥通风，定期进行防虫处理。2.防火防盗：安装防火防盗设施，严禁在档案库房内吸烟和使用明火，确保档案安全。3.防光防尘：采用防光窗帘和防尘措施保护档案。4.定期检查：定期对档案进行检查，发现问题及时处理。5.电子档案管理：建立电子人事档案系统，对电子档案进行备份和存储，确保电子档案的安全和完整。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.学校领导：可查阅全校教职工的人事档案。2.组织人事部门：因工作需要，可查阅相关教职工的人事档案。3.其他部门：因工作需要查阅档案的，需经档案管理部门负责人批准，并说明查阅目的和范围。（二）查阅程序1.查阅申请：查阅人填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅目的、范围和时间等内容。2.审批：申请表经所在部门负责人签字后，报档案管理部门负责人审批。3.查阅登记：档案管理人员对查阅人进行登记，包括查阅时间、地点、内容等。4.查阅档案：查阅人在档案管理人员的陪同下查阅档案，不得擅自摘抄、复制、拍照等。5.归还档案：查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）借阅权限1.一般情况下，人事档案不对外借阅。特殊情况确需借阅的，需经学校主管领导批准。2.借阅期限：借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，需办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅申请：借阅人填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅目的、范围、时间等内容。2.审批：申请表经所在部门负责人签字后，报学校主管领导审批。3.借阅登记：档案管理人员对借阅人进行登记，包括借阅时间、地点、内容、期限等。4.借阅档案：借阅人凭借阅审批单到档案管理部门领取档案，并签字确认。5.归还档案：借阅人应在规定期限内归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现问题及时处理。六、档案的转递（一）转递范围1.教职工工作调动：随教职工工作调动转递人事档案。2.毕业生就业：毕业生档案按照就业单位转递。3.其他情况：根据有关规定需要转递档案的其他情况。（二）转递程序1.转出申请：由档案转出单位填写《人事档案转递通知单》，注明转递原因、接收单位等内容。2.审核：档案管理部门对转递通知单进行审核，确认无误后办理转递手续。3.密封档案：档案管理人员将档案材料进行密封，并在封口处加盖公章。4.转递档案：通过机要交通或专人送取等方式将档案转递给接收单位，并办理交接手续。5.回执：接收单位收到档案后，应及时将回执寄回档案转出单位。七、档案的统计与信息化管理（一）档案统计1.建立档案统计台账：对档案的收集、整理、保管、查阅、转递等情况进行详细记录。2.定期统计分析：定期对档案统计数据进行分析，为学校人事管理提供决策依据。（二）信息化管理1.建立电子人事档案系统：利用现代信息技术，实现人事档案的电子化管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.数据录入与维护：及时将档案材料录入电子档案系统，并定期进行数据维护，确保数据的准确性和完整性。3.信息安全管理：加强电子人事档案系统的信息安全管理，采取加密、备份、防火墙等措施，防止信息泄露和丢失。八、档案管理人员的职责与培训（一）职责1.严格遵守档案管理的各项规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，确保档案安全、完整。3.积极为学校各部门提供档案利用服务，及时准确地提供档案信息。4.定期对档案进行整理和鉴定，剔除不需要保存的档案材料。5.完成领导交办的其他档案管理工作任务。（二）培训1.定期培训：档案管理部门应定期组织档案管理人员参加业务培训，不断提高业务水平。2.培训内容：包括档案管理法律法规、业务知识、信息技术等方面的培训。3.培训方式：采取内部培训、外部培训、参观学习等多种方式进行培训。九、监督与检查（一）监督检查部门学校设立专门的监督检查部门，负责对人事档案保管制度的执行情况进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理机构及人员职责履行情况。2.档案材料的收集、整理、保管、查阅、转递等工作情况。3.档案管理制度的执行情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年定期对人事档案保管制度的执行情况进行全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，不定期对档案管理工作进行抽查。3.专项检查：针对档案管理中的突出问题，进行专项检查。（四）问题处理对监督