疾控中心档案保管制度

PAGE疾控中心档案保管制度一、总则（一）目的为加强疾控中心档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。档案是疾控中心在各项工作中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，对于总结工作经验、开展科学研究、提供决策依据、保障公共卫生安全等方面具有重要意义。（二）适用范围本制度适用于疾控中心各科室及全体工作人员在工作活动中形成的各类档案的保管。（三）基本原则1.集中统一管理原则疾控中心档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性和完整性原则档案应如实反映疾控中心各项工作的实际情况，保持档案内容的原始性和完整性，不得擅自篡改、伪造档案信息。3.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率，为疾控中心的工作和发展提供有力支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置疾控中心设立专门的档案管理科室，配备专职档案管理人员，负责档案管理的具体工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合疾控中心实际情况，制定和修订档案保管制度、档案收集制度、档案整理制度、档案鉴定制度、档案统计制度、档案利用制度等各项档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案的收集与整理负责组织各科室收集、整理在工作活动中形成的各类档案，对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其系统化、条理化，便于保管和利用。3.档案的保管建立档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全存放。对档案进行定期检查和清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、霉变、丢失等。4.档案的鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理。在档案鉴定和销毁过程中，要严格履行审批手续，确保档案鉴定和销毁工作的合法性和准确性。5.档案的统计与编研建立档案统计台账，对档案的收进移出、整理情况、保管状况、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等，提高档案的利用价值。6.档案的利用服务负责办理档案查阅、借阅手续，为疾控中心内部各科室及外部相关单位和个人提供档案利用服务。根据利用者的需求，及时、准确地提供档案信息，做好档案利用登记和反馈工作。7.档案信息化建设推进档案信息化管理，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。加强档案信息化安全管理，确保档案信息系统的安全稳定运行。8.档案业务指导与培训对各科室的档案工作进行业务指导，帮助各科室做好档案的收集、整理、保管等工作。组织开展档案业务培训，提高全体工作人员的档案意识和档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类疾控中心档案分为以下几大类：1.党群工作类包括党组织建设、党员管理、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。2.行政管理类包括中心行政事务管理、人事管理、财务管理、后勤管理、设备管理、物资管理等方面的文件材料。3.业务工作类包括疾病预防控制、卫生监测、健康教育、应急处置、科研项目、培训工作等方面的文件材料。4.特殊载体类包括照片、录音、录像、光盘、实物等特殊载体形式的档案。（二）档案编号1.编号原则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性的原则，便于档案的分类管理和检索利用。2.编号方法采用“年度类别顺序号”的编号方法，具体如下：年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。类别：用大写英文字母表示，如“A”代表党群工作类，“B”代表行政管理类，“C”代表业务工作类，“D”代表特殊载体类。顺序号：用四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始依次编号。例如，2023年党群工作类的第一份档案编号为“2023A0001”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围各科室应按照档案管理部门的要求，及时收集本科室在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等各种形式。档案收集范围应涵盖本科室工作的各个方面，如工作计划、总结、报告、报表、文件、合同、协议、记录、证书、荣誉等。2.收集时间各科室应在每年年底前将本年度形成的档案材料收集齐全，并移交档案管理部门。对于重要的、紧急的档案材料，应及时移交。3.收集要求档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。电子文件应采用通用格式存储，并确保其可读性和完整性。照片、录音、录像等特殊载体档案应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。（二）档案整理1.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法分类：按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。编号：对每一份档案进行编号，编号应与档案分类编号一致。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便于查找和利用。装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。五、档案的保管（一）档案库房建设1.选址要求档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好、远离火源和水源的地方，避免建在地下室或低洼地带。2.建筑要求档案库房应具备良好的保温、隔热、防潮、防虫、防火、防盗等性能。库房的门窗应坚固密封，安装防火门、防盗窗、防虫网等设施。库房内地面应平整、光洁，便于清洁和排水。3.面积要求根据疾控中心档案数量和发展规划，合理确定档案库房的面积。档案库房应能够满足档案存放和管理的需要，并预留一定的发展空间。（二）档案保管设备配备1.档案柜根据档案的分类和数量，配备合适的档案柜。档案柜应坚固耐用，便于存放和查找档案。档案柜应按照档案类别和编号顺序排列，标识清晰。2.防火设备在档案库房内配备火灾自动报警系统、灭火设备等防火设施。灭火设备应根据档案库房的面积和火灾危险性，选择合适的类型，如灭火器、消火栓、气体灭火系统等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。3.防潮设备安装除湿机、空调等防潮设备，控制档案库房的湿度。湿度应保持在40%60%之间，防止档案受潮霉变。4.防虫设备在档案库房内放置防虫药品、防虫网等防虫设施，防止档案被虫蛀。防虫药品应定期更换，确保其防虫效果。5.防盗设备安装监控系统、门禁系统、防盗报警装置等防盗设备，确保档案库房的安全。监控系统应能够覆盖档案库房的各个区域，24小时不间断运行，门禁系统应限制无关人员进入档案库房，防盗报警装置应与公安机关报警系统联网，一旦发生盗窃事件能够及时报警。（三）档案保管措施1.上架排列档案应按照分类编号顺序上架排列，便于查找和管理。同一类别的档案应集中存放，不同类别的档案之间应保持一定的间距。2.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完好程度、保管环境等。发现问题应及时处理，并做好记录。3.温湿度控制档案库房应安装温湿度监测设备，实时监测库房内的温湿度情况。根据温湿度变化情况，及时调整防潮、防虫设备的运行状态，确保档案库房的温湿度符合要求。4.清洁卫生定期对档案库房进行清洁卫生，清除灰尘、杂物等，保持库房内整洁干净。清洁卫生工作应注意避免损坏档案。5.安全管理加强档案库房的安全管理，严格执行门禁制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理人员应熟悉档案库房的安全操作规程，掌握火灾、水灾、盗窃等突发事件的应急处理方法。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成。档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定标准根据国家有关规定和疾控中心的实际情况，制定档案鉴定标准。档案鉴定标准应考虑档案的来源、内容、形式、时间等因素，综合判断档案的保存价值。3.鉴定方法档案鉴定小组应采用直接鉴定法，对每份档案进行逐件审查，分析其保存价值，确定保管期限。在鉴定过程中，应充分听取档案形成部门和相关人员的意见。（二）档案销毁1.销毁审批对已到保管期限且无保存价值的档案，由档案管理部门填写档案销毁清册，报经疾控中心领导审批后进行销毁。档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等。销毁过程应进行现场监督，确保档案彻底销毁。档案销毁后，应在档案销毁清册上注明销毁方式、日期、监销人等信息，并由监销人签字确认。3.销毁记录档案管理部门应建立档案销毁记录档案，将档案销毁清册、审批文件、销毁过程记录等资料归档保存，以备查考。七、档案的统计与编研（一）档案统计1.统计内容档案统计内容包括档案的收进、移出、整理、保管、鉴定、利用等方面的情况。具体统计指标包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用卷次等。2.统计方法档案管理部门应建立档案统计台账，定期对档案的各项数据进行统计汇总。统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。3.统计分析对档案统计数据进行分析研究，掌握档案管理工作的规律和趋势，为档案管理决策提供依据。通过统计分析，发现档案管理工作中存在的问题，及时采取措施加以改进。（二）档案编研1.编研内容档案编研工作应围绕疾控中心的工作重点和发展需求，开展档案参考资料、大事记、组织沿革、专题汇编等编研工作。档案参考资料应根据实际工作需要，选取具有重要参考价值的档案材料进行整理编辑；大事记应按照时间顺序记录疾控中心的重大事件和重要工作；组织沿革应反映疾控中心的机构设置、人员变动、发展历程等情况；专题汇编应围绕某一专题，收集相关档案材料进行集中整理。2.编研方法档案编研人员应深入研究档案内容，结合实际工作需求，运用科学的方法进行编研。在编研过程中，应注重档案材料的筛选、整理、编辑和加工，确保编研成果的质量。3.编研成果应用档案编研成果应及时提供给疾控中心内部各科室及相关人员使用，为工作决策、业务开展、历史研究等提供参考依据。同时，应积极推广档案编研成果，扩大其影响力和应用范围。八,档案的利用（一）利用范围1.内部利用疾控中心内部各科室因工作需要，可以查阅、借阅本单位的档案。查阅、借阅档案应填写档案查阅、借阅申请表，经科室负责人签字同意后，到档案管理部门办理手续。2.外部利用外单位因工作需要查阅、借阅疾控中心档案的，应出具单位介绍信，说明查阅、借阅的目的和内容，经疾控中心领导批准后，到档案管理部门办理手续。涉及国家机密、商业秘密等敏感档案的查阅借阅，应严格按照国家有关保密规定执行。（二）利用手续1.查阅手续利用者到档案管理部门查阅档案时，应出示有效证件，填写档案查阅登记表，注明查阅档案的编号、题名、日期等信息。档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅完毕后，利用者应及时归还档案，档案管理人员应认真核对档案，确认无误后办理归还手续。2.借阅手续利用者因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的编号、题名、日期、借阅期限等信息，经科室负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人批准后，档案管理人员应按照借阅申请表的要求，提供相应的档案，并办理借阅登记手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅者应妥善保管借阅