企业档案管理保密制度

PAGE企业档案管理保密制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保公司档案信息的安全与保密，防止档案信息的泄露、篡改或丢失，特制定本保密制度。本制度旨在规范公司档案管理工作中的保密行为，保障公司的合法权益，维护公司的正常运营秩序。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及所有涉及公司档案管理工作的人员，包括但不限于档案管理人员、文件起草人员、审批人员、借阅人员等。公司档案包括但不限于各类文件、合同、协议、报表、图纸、技术资料、客户信息、财务数据等具有保存价值的资料。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理保密工作合法合规。2.预防为主原则：采取积极有效的预防措施，从档案的形成、收集、整理、存储、利用等各个环节入手，防止档案信息泄露风险。3.最小化授权原则：根据工作需要，严格限定接触和使用档案信息的人员范围，并对其进行最小化授权，确保档案信息仅在必要的范围内被使用。4.全程保密原则：对档案管理的全过程实施保密措施，包括档案的产生、传递、存储、查阅、使用、销毁等环节，确保档案信息始终处于保密状态。二、档案管理保密职责（一）档案管理部门职责1.制定与执行制度负责制定和完善公司档案管理保密制度，并确保制度的有效执行。定期对制度的执行情况进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。2.档案管理与维护负责公司各类档案的集中管理，包括档案的收集、整理、分类、编号、存储、保管等工作。确保档案存储环境安全可靠，防止档案受损、丢失或泄露。3.保密培训与教育组织开展档案管理保密知识培训和教育活动，提高全体员工的保密意识和技能。培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、档案管理保密操作规范等。4.监督与检查对公司各部门的档案管理保密工作进行监督和检查，及时发现和纠正违规行为。对违反保密制度的行为进行调查和处理，并提出相应的整改建议。（二）档案形成部门职责1.文件起草与审核在文件起草过程中，明确文件的密级，并按照公司保密制度的要求进行起草和审核。确保文件内容准确、完整，同时符合保密规定。2.档案整理与移交负责本部门档案的整理和归档工作，按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理部门。在移交档案时，确保档案的完整性和准确性，并办理交接手续。3.保密措施落实在日常工作中，采取必要的保密措施，防止本部门形成的档案信息泄露。对涉及保密的文件、资料等进行妥善保管，严格限制非授权人员的接触。（三）档案使用人员职责1.申请与审批因工作需要查阅、使用档案信息时，应按照规定填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、期限等，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批。2.遵守保密规定在查阅、使用档案信息过程中，严格遵守公司保密制度，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。如需摘录或引用档案信息，应经档案管理部门同意，并注明出处。3.归还与保管查阅、使用完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并确保档案的完整性和保密性。不得将档案带出公司或转借他人使用，如因特殊情况需要带出公司，应经档案管理部门负责人批准，并采取必要的保密措施。（四）各级管理人员职责1.领导与监督公司各级管理人员应以身作则，带头遵守档案管理保密制度，并对本部门或下属单位的档案管理保密工作进行领导和监督。2.决策与支持在涉及档案信息的决策过程中，充分考虑保密因素，确保决策的科学性和保密性。为档案管理保密工作提供必要的资源支持，包括人员、设备、经费等。三、档案的分类与密级划分（一）档案分类1.行政档案：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：涵盖员工个人基本信息、履历、薪酬福利、考核评价、培训记录等。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预算等。4.业务档案：涉及公司各类业务活动的文件、合同、协议、项目资料等。5.技术档案：如产品研发资料、技术图纸、工艺文件、技术标准等。6.客户档案：包括客户基本信息、业务往来记录、需求分析等。（二）密级划分根据档案内容的敏感程度和重要性，将档案划分为以下三个密级：1.绝密级：涉及公司核心商业机密、重大战略决策、关键技术信息等，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失。2.机密级：包含公司重要业务信息、财务数据、客户关键信息等，泄露后可能对公司业务发展产生较大影响。3.秘密级：涉及公司一般性业务信息、内部管理资料等，泄露后可能对公司正常运营造成一定影响。四、档案的存储与保管（一）存储环境要求1.档案库房档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.存储设备采用符合安全保密要求的档案存储设备，如档案柜、密集架、光盘库、磁带库等。存储设备应定期进行检查和维护，确保其正常运行。（二）档案保管措施1.分类存放按照档案的分类和密级，对档案进行分类存放，便于查找和管理。绝密级档案应单独存放，并采取特殊的保密措施。2.标识管理在档案存储设备上标明档案的类别、密级、年度、保管期限等信息，便于识别和管理。3.定期盘点定期对档案进行盘点，核对档案的数量、完整性和准确性。如发现问题，应及时查明原因并采取相应的处理措施。4.备份管理对重要档案进行备份，备份介质应与原件分开存储，并定期进行检查和更新。备份介质的存储环境应与档案库房相同，确保备份数据的安全可靠。五、档案的查阅与使用（一）查阅申请与审批1.查阅申请表查阅档案信息时，申请人应填写档案查阅申请表，详细说明查阅目的、内容、期限等信息。申请表应经申请人所在部门负责人签字确认，并提交档案管理部门。2.审批流程档案管理部门收到查阅申请表后，应进行严格审核。对于绝密级档案的查阅申请，需经公司分管领导审批；对于机密级档案的查阅申请，由档案管理部门负责人审批；对于秘密级档案的查阅申请，可由档案管理部门指定专人审批。审批通过后，档案管理部门应按照规定为申请人提供查阅服务。（二）查阅场所与方式1.查阅场所档案查阅应在档案管理部门指定的查阅场所进行，查阅场所应具备必要的安全保密设施，如监控设备、门禁系统等。2.查阅方式一般情况下，档案查阅应采用现场查阅的方式，申请人不得擅自将档案带出查阅场所。如需摘录或引用档案信息，应经档案管理部门同意，并在指定的范围内进行。（三）使用限制与保密要求1.使用限制档案使用人员应严格按照审批的查阅内容和期限使用档案信息，不得擅自扩大使用范围或延长使用期限。如需继续使用档案信息，应重新办理查阅申请和审批手续。2.保密要求在查阅、使用档案信息过程中，档案使用人员应严格遵守公司保密制度，不得泄露档案内容。如需对档案进行复制、摘抄等操作，应经档案管理部门同意，并注明出处。复制件应与原件具有同等的保密效力，并按照档案管理部门的要求进行保管。六、档案的传递与共享（一）内部传递1.传递方式档案在公司内部传递时，应采用安全可靠的方式，如专人送达、机要通信、内部网络传输等。对于绝密级档案，应采用专人护送的方式进行传递。2.传递过程中的保密措施在档案传递过程中，传递人员应严格遵守保密制度，确保档案的安全。传递档案时，应将档案密封包装，并在封口处加盖密封章。传递人员应妥善保管档案，不得擅自拆封或泄露档案内容。（二）外部共享1.共享原则公司档案信息一般不得对外共享，确因工作需要对外共享档案信息时，应严格按照规定进行审批，并采取必要的保密措施。2.审批流程对外共享档案信息的申请，需经公司分管领导审批。审批通过后，档案管理部门应与接收方签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保档案信息的安全共享。3.保密协议内容保密协议应包括保密信息的范围、保密期限、保密措施、违约责任等内容。接收方应按照保密协议的要求，对共享的档案信息进行妥善保管，不得擅自泄露或用于其他目的。七、档案的销毁（一）销毁范围与鉴定1.销毁范围档案保管期限届满或已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。销毁范围包括但不限于过期文件、作废合同、已结清的财务档案等。2.鉴定程序档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案是否已达到销毁期限或失去保存价值。鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门共同进行，形成鉴定意见，并报公司领导审批。（二）销毁方式与流程1.销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方式，如焚烧、粉碎、电子数据擦除等。对于纸质档案，应采用焚烧或粉碎的方式进行销毁；对于电子档案，应采用专业的数据擦除软件进行擦除，并确保数据无法恢复。2.销毁流程经公司领导批准后，档案管理部门应制定档案销毁计划，明确销毁档案的名称、数量、销毁方式、时间等信息。销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。销毁完成后，应填写档案销毁清单，由监督人员和销毁人员签字确认，并将销毁清单存档备查。八、保密监督与检查（一）监督机制建立公司建立健全档案管理保密监督机制，明确监督职责和工作流程。档案管理部门负责对公司各部门的档案管理保密工作进行日常监督检查，定期向公司领导汇报监督检查情况。（二）定期检查与不定期抽查1.定期检查档案管理部门应定期对公司档案管理保密工作进行全面检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案存储与保管情况、档案查阅与使用情况、档案传递与共享情况以及档案销毁情况等。定期检查每年不少于一次。2.不定期抽查公司领导或档案管理部门可根据工作需要，对公司各部门的档案管理保密工作进行不定期抽查。抽查内容主要针对重点部门、重点岗位或关键环节的档案管理保密情况，及时发现和纠正存在的问题。（三）违规处理与整改1.违规处理对于违反档案管理保密制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理。对于情节较轻的违规行为，给予警告、批评教育等处理；对于情节严重的违规行为，将依法依规追究相关人员的责任，包括但不限于解除劳动合同、追究法律责任等。2.整改措施对检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，相关部门应向档案管理部门提交整改报告，档案管理部门对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。九、附则（一）解释