档案管理群众服务制度

PAGE档案管理群众服务制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织的档案管理，提高档案利用效率，更好地为群众提供优质、高效的服务，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及档案管理及群众服务的部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：保证档案内容真实、准确、完整，如实反映公司/组织的各项活动和业务情况。3.方便利用原则：以服务群众为宗旨，优化档案管理流程，提高档案查询、借阅等服务的便捷性。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露、损毁和丢失。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度、流程和标准，并组织实施。2.集中统一管理本公司/组织的各类档案，包括但不限于文书档案、业务档案、人事档案、财务档案等。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等基础工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索和利用，提高档案管理效率和服务水平。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和安全性。6.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和服务能力。7.负责接待群众的档案查询、借阅等服务申请，按照规定办理相关手续，并提供必要的协助和指导。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.按照档案管理部门的要求，对本部门档案进行分类、编号，并定期向档案管理部门移交。3.协助档案管理部门开展档案清查、鉴定、销毁等工作，提供相关资料和信息。4.负责向本部门人员宣传档案管理知识，提高员工的档案意识，确保档案工作在本部门的有效落实。（三）群众服务人员职责1.热情接待前来办理档案相关业务的群众，耐心解答群众的咨询，提供专业、准确的信息。2.按照规定的流程和要求，为群众办理档案查询、借阅、证明开具等服务事项，确保手续齐全、办理规范。3.及时记录群众的需求和反馈意见，对于群众提出的问题和建议，及时向相关部门汇报，并跟踪处理结果。4.不断提高自身业务水平和服务质量，积极改进服务方式，为群众提供更加优质、高效、便捷的服务。三、档案收集与整理（一）收集范围1.本公司/组织在各项活动和业务过程中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等，包括但不限于：上级文件、通知、指示等；本公司/组织的规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告等；业务合同、协议、订单、报表等；人事档案材料（如员工入职登记表、劳动合同、考核记录、培训证书等）；财务档案（如会计凭证、账簿、报表、审计报告等）；工程建设档案（如项目规划书、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等）；科研项目档案（如研究报告、实验数据、成果鉴定材料等）；其他具有保存价值的档案资料。2.群众提交的与本公司/组织相关的各类材料，如申请材料、反馈意见、投诉举报材料等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门产生的档案资料，确保档案的完整性和时效性。对于重要文件和紧急事项，应在形成后[X]个工作日内移交档案管理部门。2.档案资料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁。如有破损或字迹不清的情况，应进行修复或复制。3.收集的档案资料应齐全完整，包括文件的正文、附件、签批意见等。对于一式多份的文件，应收集齐全。（三）整理方法1.档案管理部门按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为文书档案、业务档案、人事档案、财务档案等类别。每个类别下再根据具体情况进行细分。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。编号规则应在档案管理制度中明确规定。3.按照档案编号顺序，对档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或折叠。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索和查找档案。四、档案存储与保管（一）存储方式1.建立专门的档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案存储环境安全、适宜。2.对档案进行电子化存储，建立档案信息化管理系统，将纸质档案扫描录入系统，实现档案的数字化存储和检索。电子档案应按照与纸质档案一致的分类、编号等方式进行管理，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）保管期限1.根据档案的重要程度、历史价值和现实利用需求，确定档案的保管期限。保管期限一般分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）。2.具体保管期限的划分标准应符合国家有关档案管理的规定和行业标准，并在档案管理制度中明确列出各类档案的保管期限参考表。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量、质量和存储环境符合要求。发现问题应及时处理，并做好记录。2.保持档案库房的清洁卫生，定期进行通风换气，控制库房的温度和湿度，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。3.加强档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，并定期进行维护和检查，确保其正常运行。4.对电子档案的存储设备进行定期维护和检查，防止数据丢失或损坏。同时，做好电子档案的安全防护工作，设置访问权限，防止电子档案信息泄露。五、档案利用与服务（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅档案的，可按照规定办理相关手续。2.群众因个人事务需要查阅、借阅与本人相关的档案资料，如人事档案、业务档案等，经审核同意后可按程序办理。3.司法机关、行政机关等因工作需要依法查阅、借阅本公司/组织档案的，应出具相关证明文件，并按照规定办理手续。（二）利用流程1.申请：利用者填写档案利用申请表，详细说明利用目的、档案名称、编号等信息，并签字确认。申请表应提交给档案管理部门或相关业务部门。2.审核：档案管理部门或相关业务部门对利用申请进行审核，核实利用者身份和利用目的的真实性、合法性。对于涉及重要档案或敏感信息的利用申请，应报经公司/组织相关领导审批。3.办理：审核通过后，档案管理部门按照规定为利用者办理档案查阅、借阅手续。提供档案查阅服务的，应在指定地点进行，并由档案管理人员现场监督。提供档案借阅服务的，应明确借阅期限和归还要求，并办理借阅登记手续。4.归还：利用者应在规定期限内归还档案。档案管理人员对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并按照规定追究利用者的责任。（三）服务方式1.现场服务：在档案管理部门设立服务窗口，接待群众的档案查询、借阅等服务申请，提供面对面的咨询和办理服务。2.电话服务：公布档案管理部门的咨询电话，解答群众的疑问，接受群众的服务申请，并提供必要的指导。3.网络服务：通过公司/组织官方网站或专门的档案服务平台，提供档案信息查询、在线申请等服务功能，方便群众快捷办理相关业务。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确保档案的留存价值与保管成本相匹配。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格审慎的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家、财务人员等组成。鉴定小组负责对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，分析其历史价值、现实利用价值和证据作用。2.参考同类档案的保管情况和利用频率。3.征求相关业务部门和人员的意见。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值需要销毁的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，详细列出档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册报经公司/组织相关领导审批后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应长期保存，以备查考。七、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对各部门的档案管理工作进行检查，包括档案收集、整理、保管、利用等环节，发现问题及时督促整改。2.建立档案管理工作考核机制，将档案管理工作纳入各部门绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励，对工作不力的进行批评问责。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。2.