档案馆值班制度及流程

PAGE档案馆值班制度及流程一、总则（一）目的为确保档案馆的安全与正常运转，保障档案资料的完整性、保密性和可用性，特制定本值班制度及流程。本制度适用于本档案馆全体值班人员。（二）适用范围本制度适用于本档案馆日常工作日及节假日期间的值班工作安排。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规以及档案管理相关行业标准，确保值班工作合法合规。2.明确值班职责，强化责任意识，保障值班工作有序进行。3.注重值班工作的严谨性与规范性，提高应急处理能力，及时应对各类突发情况。二、值班人员安排（一）值班人员构成档案馆值班人员由馆内工作人员轮流担任，包括档案管理人员、技术支持人员等。（二）排班方式1.根据档案馆的工作需求和人员情况，制定年度值班排班表。排班表应涵盖全年各个工作日及节假日，确保值班工作的连续性。2.每月初公布当月值班排班表，明确各值班人员的值班日期、班次及相关要求。如有特殊情况需要调整值班安排，应提前至少[X]个工作日通知相关人员，并做好记录。（三）人员要求1.值班人员应具备良好的政治素质和职业道德，责任心强，工作认真负责。2.熟悉档案管理业务知识，掌握基本的安全防范技能和应急处理方法。3.身体健康，能够适应值班工作的强度和要求，无妨碍值班工作的疾病或残疾。三、值班职责（一）安全保卫职责1.负责档案馆内外的安全巡查，重点检查门窗、水电设施、消防设备等是否正常，确保无安全隐患。巡查间隔时间不得超过[X]小时，夜间巡查次数不少于[X]次，并做好巡查记录。2.严禁无关人员进入档案馆，对进入档案馆的人员进行严格登记，核实身份和事由，检查携带物品，防止未经授权的人员进入档案存放区域。3.如发现异常情况或安全隐患，应立即采取措施进行处理，并及时向上级报告。对于突发事件，要按照应急预案进行妥善处置，保护好现场，配合相关部门进行调查。（二）档案管理职责1.负责档案库房的日常管理，确保档案存放环境符合要求，温度、湿度保持在规定范围内（温度[X]℃[X]℃，湿度[X]%[X]%）。每天定时记录库房温湿度数据，发现温湿度异常时及时采取调控措施。2.按照档案整理和保管的规范要求，对档案进行整理、上架、下架等操作，保证档案排列有序，便于查找和利用。3.严格执行档案借阅制度，对借阅档案的人员进行登记，核实借阅手续是否齐全，按照规定的期限和范围提供档案借阅服务。借阅归还时，要认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，要及时查明原因并追究相关责任。（三）设备维护职责1.负责档案馆内各类设备的日常检查和维护，包括计算机、服务器、存储设备、监控系统、消防设备等。定期对设备进行清洁、保养，确保设备正常运行。2.如发现设备故障，应及时进行排查和处理，对于无法自行解决的问题，要及时联系技术支持人员或设备供应商，记录故障情况和处理过程，做好设备维修档案。3.负责对新投入使用的设备进行验收和调试，确保设备符合档案管理工作的要求，并对操作人员进行培训，使其熟悉设备的性能和操作方法。（四）信息处理职责1.及时接收和处理各类档案管理相关的信息，包括文件、通知、查询请求等。对重要信息要进行详细记录，并按照规定的流程进行传递和处理。2.负责与上级主管部门、其他相关单位以及馆内各部门之间的信息沟通与协调，确保信息传递的及时、准确和畅通。3.定期对档案管理工作中的各类数据进行统计和分析，向上级提供有关档案管理工作的统计报表和分析报告，为决策提供数据支持。（五）应急处理职责1.熟悉档案馆应急预案，在发生突发事件时，能够迅速响应，按照预案要求采取相应的应急措施。2.及时向上级报告突发事件的情况，协助相关部门进行现场救援和处置工作，配合做好事件的调查和处理工作。3.在应急事件处理完毕后，负责对事件进行总结和评估，提出改进措施和建议，完善应急预案。四、值班流程（一）值班交接1.值班人员应提前[X]分钟到达档案馆，做好值班前的准备工作，包括检查值班用品是否齐全、设备是否正常等。2.上一班值班人员应在值班结束前，将值班期间的工作情况、未处理事项以及相关物品等向接班人员进行详细交接，并填写值班交接记录。交接记录应包括值班时间、值班人员姓名、交接事项、处理情况、遗留问题等内容。3.接班人员应认真核对交接记录，检查相关物品是否齐全完好，对未处理事项进行了解，并签字确认。如发现问题或疑问，应及时与交班人员沟通解决。（二）日常巡查1.值班人员应按照规定的巡查路线和时间间隔对档案馆进行巡查，巡查过程中要认真仔细，做好记录。巡查记录应包括巡查时间、巡查区域、发现的问题及处理情况等内容。2.巡查内容包括但不限于：档案库房的温湿度、门窗关闭情况、档案存放状态；办公区域的水电设施、设备运行情况、人员出入情况；消防设施的完好性、消防通道的畅通情况等。3.如发现异常情况，应立即采取相应措施进行处理，并在巡查记录中详细记录。对于一般性问题，能够当场解决的应及时解决；对于较为复杂或无法立即处理的问题，应及时向上级报告，并跟踪处理进度，直至问题解决。（三）档案管理工作1.档案借阅借阅人员前来借阅档案时，值班人员应首先核实其身份和借阅手续是否齐全。借阅手续应包括借阅申请单、审批签字等。按照规定的期限和范围为借阅人员提供档案借阅服务，并在借阅登记本上详细记录借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅人姓名、归还时间等信息。借阅归还时，值班人员要认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏或丢失情况，应立即向借阅人询问原因，并按照相关规定进行处理。同时，在借阅登记本上记录归还情况。2.档案整理与上架根据档案整理的规范要求，定期对档案进行整理和上架。整理过程中要注意档案的分类、编号、装订等工作，确保档案整理的质量。在档案上架时，要认真核对档案的编号和存放位置，保证档案排列有序，便于查找和利用。同时，对档案库房进行定期盘点，确保档案数量准确。3.档案数据维护定期对档案管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。备份周期不得超过[X]天。对档案管理系统中的数据进行日常维护，包括数据录入、修改、删除等操作，确保数据的准确性和完整性。在进行数据操作时，要严格按照操作规程进行，并做好记录。（四）设备维护与管理1.设备检查每天对档案馆内的各类设备进行检查，检查内容包括设备的运行状态、外观是否正常、连接线路是否松动等。对于计算机、服务器等设备，可以通过查看系统日志、运行监控软件等方式了解设备的运行情况。对于监控系统、消防设备等，要进行实地检查，确保设备能够正常工作。2.设备维护与维修如发现设备故障，值班人员应首先进行初步排查，确定故障原因。对于能够自行解决的故障，要按照设备维修手册进行维修，并做好记录。对于无法自行解决的设备故障，值班人员应及时联系技术支持人员或设备供应商，并向其详细描述故障情况。在技术支持人员到达之前，要采取必要的措施保护好设备，防止故障进一步扩大影响档案管理工作。设备维修完毕后，值班人员要对维修情况进行验收，检查设备是否恢复正常运行，并在设备维修档案中记录维修时间、维修人员、维修内容、维修结果等信息。（五）信息处理与沟通1.信息接收与登记值班人员应及时接收各类档案管理相关的信息，包括文件、通知、查询请求等。对于收到的信息，要进行详细登记，记录信息的来源、内容、接收时间等。对重要信息要进行特别标注，并按照规定的流程进行传递和处理。2.信息传递与处理根据信息的性质和要求，将接收到的信息及时传递给相关人员或部门。对于需要回复的信息，要按照规定的格式和要求进行起草和审核，确保回复内容准确、规范。在信息传递过程中，要做好跟踪和反馈工作，确保信息能够及时、准确地传达给相关人员，并得到有效处理。3.信息沟通与协调值班人员负责与上级主管部门、其他相关单位以及馆内各部门之间的信息沟通与协调工作。在沟通协调过程中，要注意语言表达和沟通方式，确保信息传递的清晰、准确和有效。对于涉及多个部门或单位的重要事项，要及时组织召开协调会议，共同商讨解决方案，明确各方责任和工作要求，并做好会议记录。（六）应急处理1.突发事件报告当发生突发事件时，值班人员应立即向上级报告事件的情况，报告内容应包括事件发生的时间、地点、性质、影响范围、已采取的措施等。报告方式可采用电话、短信、邮件等多种形式，确保信息传递的及时、准确。在向上级报告的同时，要及时通知馆内其他相关人员，启动应急预案。2.应急措施实施值班人员应按照应急预案的要求，迅速采取相应的应急措施。如火灾发生时，要立即拨打火警电话，并组织人员疏散，使用消防设备进行灭火；如档案库房发生水浸等情况，要及时关闭水源，转移档案，采取排水、除湿等措施保护档案。在应急处理过程中，要注意保护现场，配合相关部门进行调查和处理工作。同时，要做好应急处理记录，包括事件发生的经过、采取的应急措施、处理结果等。3.应急事件总结与评估应急事件处理完毕后，值班人员要负责对事件进行总结和评估。总结报告应包括事件发生的原因、经过、处理结果、经验教训以及改进措施和建议等内容。将应急事件总结报告提交给上级主管部门，并组织馆内相关人员进行学习和讨论，完善应急预案，提高应对突发事件的能力。五、值班记录与档案管理（一）值班记录要求1.值班人员应认真做好值班记录，记录内容要详细、准确、完整。值班记录应包括值班期间的工作情况、巡查记录、设备维护记录、信息处理记录、应急处理记录等。2.值班记录应使用统一的格式和纸张，按照时间顺序进行记录，不得随意涂改或撕毁。记录字迹要清晰，语言表达要规范。3.值班记录完成后，应及时整理归档，妥善保管，以备查阅。值班记录的保存期限应不少于[X]年，并按照档案管理的相关规定进行管理。（二）档案管理要求1.值班过程中形成的各类文件、记录、报表等资料，应按照档案管理的要求进行整理和归档。归档资料应分类明确、编号清晰、装订整齐。2.档案管理人员应定期对值班档案进行检查和整理，确保档案的完整性和准确性。对于过期或不再使用的档案，要按照规定进行销毁处理，并做好销毁记录。3.严格遵守档案保密制度，对值班档案中的敏感信息要进行妥善保管，防止信息泄露。未经授权，任何人不得查阅、复制或传播值班档案中的内容。六、考核与奖惩（一）考核标准1.对值班人员的考核主要依据值班制度及流程的执行情况、值班工作质量、应急处理能力等方面进行。考核内容包括但不限于值班记录的完整性、准确性，档案管理工作的规范性，设备维护情况，信息处理及时性，应急事件处理效果等。2.制定详细的考核指标和评分标准，对值班人员的工作表现进行量化考核。考核指标应具有可操作性和针对性，评分标准应客观、公正。（二）奖励措施1.对于在值班工作中表现突出的人员，给予相应的奖励。奖励方式包括但不限于表彰、奖金、晋升等。2.表现突出的情况包括但不限于：及时发现并妥善处理重大安全隐患，保障档案安全；高效完成档案管理工作任务，为档案利用提供优质服务；在应急事件处理中表现英勇，有效减少损失等。（三）惩罚措施1.对于违反值班制度及流程的人员，视情节轻