基建营房档案相关制度

PAGE基建营房档案相关制度一、总则（一）目的为加强基建营房档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在基建营房工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有与基建营房项目相关的档案管理工作，包括项目规划、设计、施工、验收等各个环节形成的各类文件、资料、图纸等。（三）基本原则1.集中统一管理原则基建营房档案由公司/组织指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映基建营房项目的实际情况，数据准确、手续完备。3.及时归档原则各部门和项目负责人应及时将项目过程中形成的档案资料移交档案管理部门，不得积压或延误。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的规定，确保档案信息不泄露，维护公司/组织的合法权益。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织基建营房档案管理制度。2.负责基建营房档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，确保档案的质量和安全。3.对各部门和项目负责人的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训。4.参与基建营房项目的竣工验收，负责审查项目档案的完整性和准确性，出具档案验收意见。5.负责档案信息化建设，建立和维护基建营房档案数据库，提高档案管理的效率和水平。（二）项目负责人职责1.负责本项目档案的收集、整理和初步归档工作，确保项目档案的真实、完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将项目档案移交档案管理部门，并办理交接手续。3.在项目实施过程中，督促项目工作人员做好文件资料的积累和保管工作，对项目档案的形成、积累和归档工作进行监督检查。（三）项目工作人员职责1.负责在项目工作中及时形成、收集和整理各自工作范围内的文件资料，并按照档案管理要求进行分类、编号和装订。2.积极配合项目负责人和档案管理部门的档案管理工作，确保个人工作产生的档案资料及时、准确地归档。三、档案收集（一）收集范围1.基建营房项目规划阶段：项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等文件。2.设计阶段：初步设计文件、施工图设计文件（包括图纸、设计变更通知等）、设计交底记录等。3.施工阶段：施工组织设计、施工方案、施工日志、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件、工程进度报表、工程签证单、工程索赔文件等。4.监理阶段：监理规划、监理细则、监理月报、监理日志、工程质量评估报告、监理工作总结等。5.竣工验收阶段：竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书、工程竣工图（包括建筑、结构、电气、给排水等专业竣工图）等。6.其他与基建营房项目相关的文件资料，如项目招投标文件、合同协议、会议纪要、来往信函等。（二）收集要求1.项目各部门和工作人员应按照档案收集范围，及时收集各自工作中形成的文件资料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，纸质文件应使用耐久性强的书写材料，电子文件应采用通用格式存储，并保证其真实性和可读性。3.对于重要文件资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处。（三）收集时间1.在项目规划、设计、施工、监理等各阶段工作完成后，相关部门和人员应及时将形成的档案资料移交项目负责人进行初步整理。2.项目竣工验收后，项目负责人应在规定时间内将全部项目档案移交档案管理部门。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.基建营房档案按照项目阶段分为规划、设计、施工、监理、竣工验收等类别。2.每类档案再根据文件内容和性质进行二级分类，如施工档案可分为建筑工程、结构工程、电气工程、给排水工程等。3.电子档案按照纸质档案的分类方法进行分类，并建立相应的目录索引。（三）编号规则1.基建营房档案采用分类编号法，每个项目给予一个独立的编号。2.编号由项目代号、类别代码、年度、顺序号组成，具体格式为：[项目代号][类别代码][年度][顺序号]。3.项目代号：根据公司/组织内部项目编号规则确定，用于区分不同的基建营房项目。4.类别代码：按照档案分类方法，用两位大写字母表示各类档案，如“GH”表示规划档案，“SJ”表示设计档案等。5.年度：用四位阿拉伯数字表示档案形成的年份。6.顺序号：按照档案形成的先后顺序，用三位阿拉伯数字编号。（四）装订要求1.纸质档案应按照一定顺序排列，采用左侧装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。2.图纸应折叠成A4幅面，图标栏露在外面，并在右下角加盖档号章。3.对于破损、褪色的文件资料，应进行修复或复制后再装订。（五）编目1.档案整理完成后，应编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者（作者）、页数、备注等项目。2.电子档案应建立相应的电子目录，目录格式应与纸质档案目录一致，并确保电子目录与电子档案内容的准确对应。五、档案归档（一）归档流程1.项目负责人对初步整理好的项目档案进行审核，确保档案的完整性和准确性。2.审核通过后，项目负责人填写《基建营房档案移交清单》，一式两份，一份由项目负责人留存，一份随档案移交档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，核对档案的数量、质量、编号等是否符合要求。4.审核无误后，档案管理部门在《基建营房档案移交清单》上签字盖章，双方各执一份，并将档案存入专门的档案库房或档案存储设备中。（二）归档时间项目竣工验收后[X]个工作日内，项目负责人应将全部项目档案移交档案管理部门归档。（三）特殊情况处理1.对于因特殊原因无法按时归档的项目档案，项目负责人应向档案管理部门提交书面申请，说明原因和预计归档时间，并经档案管理部门负责人批准。2.申请批准后，项目负责人应采取有效措施确保档案的安全保管，待条件具备时及时归档。六、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并根据档案的类别、年度、项目等进行合理排列，便于查找和管理。（二）保管要求1.档案应按照类别、年度、项目等顺序排列存放，不同项目的档案应分开保管。2.对于电子档案，应采用磁带、光盘、硬盘等存储介质进行备份，并定期进行数据检查和维护，确保数据的安全性和完整性。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色、变质等受损档案，应及时进行修复或复制，确保档案的可读性和完整性。（三）档案保密1.严格遵守国家有关档案保密的法律法规，对涉及公司/组织机密的基建营房档案进行保密管理。2.档案管理人员应严格履行保密职责，未经批准，不得擅自查阅、复制、传播档案内容。严禁将档案带出档案库房或泄露给无关人员。3.因工作需要查阅机密档案的，应按照规定办理审批手续，查阅过程中应严格遵守保密规定，不得擅自摘抄、拍照、复印档案内容。七、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅基建营房档案的，可按照规定办理查阅手续。2.外部单位因特殊原因需要查阅基建营房档案的，应经公司/组织主管领导批准，并按照档案管理部门的要求办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复印费用。复印件应加盖档案管理部门公章，注明出处。3.对于重要档案资料的利用，档案管理部门可根据实际情况提供档案副本或进行数字化处理后提供利用。（三）利用手续1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《基建营房档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等内容，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合规定的，予以批准，并安排查阅。查阅人员应在《基建营房档案查阅登记表》上签字登记。3.外部单位查阅档案，应提交单位介绍信、查阅申请表等材料，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门按照规定办理查阅手续。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据基建营房档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性，同时避免不必要的档案保存，提高档案管理效率。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对基建营房档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）保管期限划分1.基建营房档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括项目立项批复、可行性研究报告、竣工验收报告、竣工决算报告、重要的合同协议等。3.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为[X]年。主要包括项目规划、设计、施工、监理等阶段形成的一般性文件资料。4.短期保管的档案：凡是在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为[X]年。主要包括项目实施过程中形成的临时性文件、一般性报表等。（四）鉴定方法1.档案鉴定小组根据档案保管期限划分原则，对基建营房档案进行逐卷、逐件鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定过程中，应充分考虑档案的内容、来源、形式、时间等因素，综合判断档案的保存价值。3.对于保管期限已满或失去保存价值的档案，鉴定小组应提出销毁意见，并填写《基建营房档案销毁申请表》。（五）销毁程序1.《基建营房档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，方可进行