档案扫描外包管理制度

PAGE档案扫描外包管理制度一、总则（一）目的为规范公司档案扫描外包工作，确保档案扫描过程的质量、安全与高效，维护公司档案信息的完整性和保密性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有档案扫描外包项目，包括但不限于各类纸质文件、合同、票据、证照等档案资料的扫描工作。（三）基本原则1.合法合规原则：档案扫描外包工作必须符合国家法律法规以及行业相关标准要求，确保档案处理过程合法合规。2.质量至上原则：以高质量的扫描成果为目标，严格把控扫描质量，保证扫描图像清晰、完整、准确，满足公司档案管理及后续利用的需求。3.安全保密原则：加强对档案扫描外包过程中涉及的档案信息安全管理，防止档案信息泄露、丢失或被篡改，确保公司商业机密和敏感信息的安全。4.监督管理原则：建立健全监督管理机制，对档案扫描外包服务提供商进行有效管理和监督，确保外包工作按要求顺利进行。二、职责分工（一）档案管理部门1.负责制定档案扫描外包工作计划和需求方案，明确扫描范围、质量要求、时间节点等关键要素。2.审核档案扫描外包服务提供商的资质、信誉及服务能力，选择合适的外包合作伙伴。3.对档案扫描外包项目进行全程跟踪与监督，定期检查扫描工作进度、质量及安全情况，及时发现并解决问题。4.负责验收档案扫描成果，确保扫描图像符合质量标准和公司档案管理要求。5.协调处理档案扫描外包过程中与其他部门的沟通协作事宜，保障工作顺利开展。（二）信息技术部门1.提供档案扫描所需的技术支持和设备维护，确保扫描设备正常运行，扫描软件功能满足工作需求。2.协助档案管理部门制定扫描数据存储方案，保障扫描数据的安全存储和有效管理。3.对档案扫描外包服务提供商的技术操作进行指导和监督，确保其在技术层面符合公司要求。（三）财务部门1.负责审核档案扫描外包项目预算，监督外包费用的支付流程，确保费用支出合理合规。2.定期对外包项目成本进行核算和分析，为公司决策提供财务数据支持。（四）审计部门1.对档案扫描外包项目进行审计监督，检查外包工作是否符合公司规定和相关法律法规要求。2.审查外包服务合同执行情况，防范潜在风险，确保公司利益不受损害。（五）外包服务提供商1.按照公司要求和合同约定，组织专业人员开展档案扫描工作，确保扫描质量达到规定标准。2.建立健全内部质量控制体系，对扫描过程进行全程质量监控，及时发现并纠正质量问题。3.负责扫描设备的日常维护和管理，保证设备正常运行，满足扫描工作需求。4.加强对工作人员的培训和管理，提高其业务水平和责任意识，确保工作人员严格遵守公司的安全保密规定。5.定期向公司汇报档案扫描工作进展情况，及时反馈工作中出现的问题及解决方案。三、档案扫描外包流程（一）项目立项1.档案管理部门根据公司档案管理需求和业务发展情况，提出档案扫描外包项目申请，明确项目背景、目标、扫描范围、预计工作量、时间要求等内容。2.申请经公司相关领导审批通过后正式立项，由档案管理部门负责组建项目团队，明确各成员职责分工。（二）服务商选择1.档案管理部门制定档案扫描外包服务提供商筛选标准，包括公司资质、信誉、服务能力、技术水平、人员配备、价格等方面。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式，从符合条件的服务商中选择合适的合作伙伴。3.与选定的服务商签订详细的外包服务合同，明确双方权利义务、服务内容、质量标准、价格条款、保密责任、违约责任等关键条款。（三）项目准备1.档案管理部门组织对服务商进行项目交底，向其提供详细的档案资料清单、扫描要求、质量标准、工作流程等文件，确保服务商充分了解项目需求。2.服务商根据项目要求制定具体的工作计划和实施方案，明确扫描人员安排、设备配置、工作进度安排等内容，并提交给档案管理部门审核。3.档案管理部门协调相关部门为服务商提供必要的工作条件，如办公场地（如有需要）、档案存放场所等，并确保档案资料的交接安全有序。4.信息技术部门对服务商的扫描设备和软件进行检查和测试，确保其符合公司要求和项目需要。（四）扫描实施1.服务商按照合同约定和审核通过的工作计划组织人员开展档案扫描工作。扫描过程中，应严格按照扫描要求和质量标准进行操作，确保扫描图像清晰、完整、准确，色彩还原度好，分辨率符合公司规定。2.档案管理部门安排专人对扫描工作进行全程跟踪监督，定期检查扫描工作进度、质量情况，及时发现并解决问题。如发现扫描质量不符合要求，应及时通知服务商进行整改。3.扫描过程中产生的电子数据应及时备份，并按照公司规定的存储格式和命名规则进行存储，确保数据的安全性和可追溯性。4.服务商应建立扫描工作记录台账，详细记录扫描日期、档案名称、数量、扫描人员等信息，以备查询和统计。（五）质量验收1.档案扫描工作完成后，服务商应进行自查自纠，确保扫描成果符合质量标准。自查合格后，向档案管理部门提交验收申请。2.档案管理部门组织相关人员组成验收小组，按照合同约定的质量标准和验收流程对扫描成果进行验收。验收内容包括扫描图像的清晰度、完整性、准确性、色彩还原度、分辨率等方面，以及数据存储的规范性和安全性。3.验收小组可采用随机抽样的方式进行检查，抽样比例应根据档案数量和重要性合理确定。如发现验收不合格的情况，应要求服务商限期整改，直至验收合格为止。4.验收合格后，验收小组出具验收报告，明确验收结论。验收报告应由验收小组成员签字确认，并加盖公司公章。（六）数据交付与存储1.验收合格后，服务商应按照合同约定的时间和方式将扫描数据交付给公司。交付的数据应确保完整、准确、可用，数据格式应符合公司要求，并提供相应的数据清单和说明文档。2.信息技术部门负责接收和存储扫描数据，按照公司制定的数据存储方案进行分类存储，确保数据的安全可靠。同时，应建立数据访问权限管理制度，严格控制数据的访问和使用。3.档案管理部门对接收的数据进行核对和登记，将其纳入公司档案管理系统进行统一管理，实现档案信息的数字化存储和利用。（七）项目结算1.财务部门根据合同约定和验收报告，审核外包服务费用结算申请。审核内容包括费用计算依据、工作完成情况、质量验收结果等方面。2.审核通过后，财务部门按照公司财务制度办理费用支付手续。支付过程中应严格遵守相关法律法规和公司财务规定，确保费用支付的安全、准确、及时。3.服务商应提供合法有效的发票，作为费用支付的凭证。财务部门应妥善保管发票及相关支付凭证，以备审计和查询。四、质量控制（一）质量标准1.扫描分辨率应不低于[X]dpi，以保证扫描图像清晰可读，满足后续档案查阅和利用的需求。2.扫描图像应完整、无缺页、无黑边、无模糊不清等情况，确保档案内容准确呈现。3.色彩还原度应良好，尽量保持档案原件的色彩特征，避免出现色彩偏差影响档案信息的真实性。4.扫描图像应进行去噪、去污处理，确保图像干净整洁，不影响阅读效果。（二）过程控制1.服务商应建立质量控制小组，负责对扫描过程进行全程监控和质量检查。质量控制小组应定期对扫描人员的工作进行抽查，及时发现并纠正质量问题。2.扫描人员在扫描过程中应严格按照操作规范进行操作，每完成一定数量的扫描任务后，应进行自我检查，确保扫描质量符合要求。3.档案管理部门应加强对扫描工作的日常监督，可通过现场检查、远程监控等方式，及时掌握扫描工作进展和质量情况。如发现质量问题，应立即要求服务商采取措施进行整改。（三）验收控制1.验收小组应严格按照质量标准进行验收，验收过程中应认真细致，确保验收结果客观公正。2.对于验收不合格的扫描成果，验收小组应明确指出问题所在，并要求服务商限期整改。整改完成后，应进行再次验收，直至验收合格为止。3.验收合格的扫描成果应进行签字确认，并形成验收记录存档。验收记录应包括验收时间、验收人员、验收内容、验收结果等信息，以备查阅和追溯。五、安全保密管理（一）安全管理1.服务商应建立健全安全管理制度，加强对扫描工作场所、设备、人员等方面的安全管理，确保扫描工作安全有序进行。2.扫描工作场所应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗设备等，确保档案资料和人员的安全。3.扫描设备应定期进行维护和保养，确保设备正常运行，避免因设备故障导致档案信息丢失或损坏。4.服务商应制定数据备份计划，定期对扫描数据进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的位置，防止数据丢失。（二）保密管理1.服务商及其工作人员应严格遵守公司的保密规定，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.扫描工作场所应设置专门的档案存放区域，实行封闭式管理，防止无关人员进入。3.扫描人员应严格遵守操作规程，不得擅自复制、传播、泄露档案信息。在扫描过程中，如发现涉及公司商业机密或敏感信息的档案，应及时报告档案管理部门。4.扫描设备和存储介质应采取加密措施，防止数据被非法获取。同时，应定期对设备和存储介质进行检查和清理，确保数据存储安全。5.项目结束后，服务商应将所有涉及公司档案信息的资料、设备、存储介质等全部归还公司，并进行彻底清理，不得留存任何副本或相关信息。六、监督与考核（一）监督机制1.档案管理部门负责对档案扫描外包项目进行日常监督，定期检查服务商的工作进展、质量情况、安全保密措施落实情况等，及时发现并解决问题。2.信息技术部门应协助档案管理部门对扫描设备的运行情况、数据存储安全等方面进行监督检查，确保技术层面符合要求。3.审计部门定期对档案扫描外包项目进行审计，审查项目合同执行情况、费用支出合理性、质量验收情况、安全保密措施等方面，发现问题及时督促整改。（二）考核办法1.建立档案扫描外包服务提供商考核评价体系，从工作质量、工作进度、安全保密、服务态度等方面对服务商进行全面考核。2.考核评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于考核