技术研发档案管理制度

PAGE技术研发档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司技术研发档案的管理，确保技术研发档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥技术研发档案在公司科技创新、生产经营和管理决策中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与技术研发活动相关的档案管理，包括但不限于研发项目立项文档、实验数据记录、技术方案、图纸、专利申请文件、技术总结报告等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司技术研发档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门归口负责，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性和完整性原则技术研发档案应如实反映研发活动的全过程，保证档案内容的真实、准确、完整，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.保密性原则对于涉及公司商业秘密、技术秘密的研发档案，应严格按照保密制度进行管理，防止档案信息泄露。4.便于利用原则档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，提高档案的使用效率，为公司的技术创新和发展提供有力支持。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度，制定技术研发档案管理的具体实施细则。2.负责技术研发档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立和维护技术研发档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案检索和利用效率。4.对技术研发档案的保管状况进行定期检查，确保档案的安全和完整。5.负责组织对到期技术研发档案的鉴定和销毁工作。6.为公司各部门提供技术研发档案的查阅、借阅等服务，并对利用情况进行登记和统计。（二）技术研发部门职责1.负责本部门技术研发档案的形成、积累和整理工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的技术研发档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.指导和督促本部门员工做好档案的收集和整理工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。4.在开展技术研发活动过程中，严格遵守档案管理的有关规定，保证档案的质量和安全。5.根据工作需要，向档案管理部门提出查阅、借阅技术研发档案的申请，并按照规定进行使用。（三）其他部门职责1.涉及技术研发活动的其他部门，应积极配合档案管理部门和技术研发部门做好相关档案的收集、整理和移交工作。2.在工作中形成的与技术研发有关的文件材料，应及时归档，不得擅自留存或销毁。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.研发项目立项阶段：项目申请书、可行性研究报告、项目批复文件等。2.研发过程阶段：实验方案、实验记录、测试报告、技术交流材料、会议纪要等。3.技术成果阶段：技术总结报告、专利申请文件、软件著作权登记材料、产品设计图纸、工艺文件等。4.其他与技术研发相关的文件材料，如项目验收报告、技术转让合同、合作协议等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责技术研发档案的收集工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.收集的档案应保持原始性和完整性，不得随意涂改、损坏或丢失。3.对于电子文件，应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类技术研发档案按照项目类别、时间顺序等进行分类。项目类别可分为新产品研发、新技术研究、工艺改进等；时间顺序按照研发项目的开展阶段进行排列。2.编号为便于档案的管理和检索，对每一份技术研发档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用项目编号+流水号的方式进行编制。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，另一份单独保存，便于查阅和检索。四、档案的保管（一）保管期限技术研发档案的保管期限根据其重要程度和价值确定，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管涉及公司核心技术、重大科研成果、专利技术等具有重要历史价值和长远利用价值的档案。2.长期保管一般的技术研发项目档案，保管期限为[X]年。3.短期保管一些临时性、阶段性的技术研发文件材料，保管期限为[X]年。（二）保管方式1.纸质档案采用纸质档案盒或档案柜进行保管，按照分类顺序排列存放，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号等信息。2.电子档案存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。电子档案应按照分类目录进行存储，同时建立相应的索引和检索系统，便于查找和利用。（三）保管环境档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅技术研发档案的，应填写《技术研发档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.查阅档案时，档案管理人员应在现场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。3.公司内部人员因工作需要借阅技术研发档案的，应填写《技术研发档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、编号、预计归还日期等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。4.借阅档案应严格遵守借阅期限，按时归还。如需延期归还，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或擅自带出公司。（二）外借1.因特殊情况需要将技术研发档案外借给公司外部单位或个人的，应填写《技术研发档案外借申请表》，注明外借单位或个人名称、外借目的、档案名称、编号等信息，经公司主管领导签字批准后，方可外借。2.外借档案时，档案管理人员应与外借单位或个人签订《技术研发档案外借协议》，明确双方的权利和义务，包括保密责任、归还期限、违约责任等。3.外借档案应严格按照协议规定的期限归还，如需延期归还，应提前办理续借手续。外借单位或个人应妥善保管档案，不得擅自复制、转让或泄露档案内容。（三）利用登记档案管理部门应建立技术研发档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、外借等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人员、档案名称、编号、利用目的等信息。定期对利用登记情况进行统计和分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立技术研发档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、技术研发部门负责人、相关技术专家等组成。鉴定小组负责对到期技术研发档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对到期技术研发档案进行鉴定。对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门定期对到期技术研发档案进行清理，编制《技术研发档案销毁清单》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.将《技术研发档案销毁清单》提交给鉴定小组进行审核，经鉴定小组审核通过后，报公司主管领导批准。3.档案管理部门按照批准的销毁清单，组织对档案进行销毁。销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。4.销毁完毕后，档案管理部门应在《技术研发档案销毁清单》上注明“已销毁”字样，并将销毁清单归档保存。七、保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密的技术研发档案，应严格按照公司保密制度进行管理，采取加密存储、限制访问权限等措施，防止档案信息泄露。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。对在档案管理工作中知悉的公司秘密，应严格保密，不得向无关人员透露。3.查阅、借阅涉及公司秘密的技术研发档案，应经公司保密管理部门批准，并在指定的场所进行查阅和借阅。查阅人员不得擅自复制、记录档案内容。（二）安全管理1.档案管理部门应加强对技术研发档案保管场所的安全管理，配备必要的安全设施设备，如防火、防盗、防潮、防虫等设施。定期对安全设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。2.建立档案安全应急预案，对可能发生的档案安全事故，