车站档案管理制度

PAGE车站档案管理制度一、总则（一）目的为加强车站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在车站运营、管理、决策等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于车站各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指车站在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：车站档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映车站各项工作活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理车站工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及车站机密、商业秘密等重要档案，严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便员工查阅利用档案。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置车站设立独立的档案管理室，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善车站档案管理制度。2.负责车站各类档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为车站运营管理提供决策支持。5.组织档案业务培训，提高员工的档案意识和档案管理技能。6.负责档案库房的安全管理，确保档案实体安全。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括车站行政公文、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理等档案。2.运营管理类：涵盖列车运行图、行车日志、客运组织方案、票务管理资料、设备运行记录等档案。3.安全管理类：涉及安全规章制度、安全检查记录、事故处理报告、应急预案等档案。4.工程建设类：包含车站建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收资料等档案。5.财务管理类：有财务预算、决算报表、会计凭证、审计报告等档案。6.市场营销类：包括市场调研报告、旅客需求分析、营销活动策划与实施资料等档案。7.教育培训类：涉及员工培训计划、培训教材、培训记录、考核资料等档案。8.党群工作类：如党组织建设、党员活动记录、工会工作资料、共青团工作资料等档案。（二）档案编号档案编号采用“分类号+年度+流水号”的结构。分类号按照上述档案分类类别进行编制，年度为档案形成的公元纪年，流水号为同一类别档案按时间顺序排列的序号。例如：行政管理类档案编号为XZGL20XX001，其中XZGL为行政管理类分类号，20XX为年度，001为流水号。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成规律和归档范围，及时收集本部门工作中产生的各类档案。2.档案收集应确保齐全、完整，对重要文件、资料应进行备份，防止丢失。3.对于外来文件、资料，如上级部门下发的文件、合作单位提供的资料等，应及时登记并移交档案管理部门。（二）整理要求1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.每份档案应保持其完整性，对破损、褪色的文件应进行修复或复制。3.去除档案中的金属物，如订书钉、回形针等，确保档案安全。4.按照档案编号规则，对整理好的数据进行编号，并编制档案目录。五、档案归档与保管（一）归档程序1.各部门整理好的档案，应定期移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，符合要求的予以归档，并办理交接手续。3.归档后的档案应按照类别、年度、编号顺序排列上架，便于查找和管理。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：涉及车站重大决策、历史沿革、产权关系、重要资产等具有长远保存价值的档案。3.长期保管的档案：保管期限为30年的档案，主要包括车站运营管理、安全管理、工程建设等方面的重要档案。4.短期保管的档案：保管期限为10年的档案，如一般性的行政管理文件、临时性的业务资料等。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案安全。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行定期备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。4.建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限，确保档案不被丢失、损坏或泄露。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.车站员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅车站档案，须持有单位介绍信，经车站主管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案应指定专人陪同。3.涉及车站机密、商业秘密等重要档案的查阅，应严格按照保密规定执行，经车站保密工作领导小组批准后方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门查阅档案时，档案管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。2.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。3.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对档案进行检查，如发现问题应及时报告并处理。（三）利用服务1.档案管理部门应积极主动地为车站各部门提供档案利用服务，根据工作需要及时提供相关档案资料。2.开展档案编研工作，编写档案参考资料，如车站大事记、重要文件汇编等，为车站运营管理提供决策支持。3.利用现代信息技术，建立档案信息查询平台，方便员工远程查阅档案，提高档案利用效率。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表和档案专家组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，对到期档案进行鉴定，确定其是否仍具有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应鉴定其是否涉及车站机密、商业秘密等重要信息，如涉及则应继续保存。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报车站主管领导批准。2.经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、年度、保管期限、销毁原因等内容。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。监销人员应对销毁过程进行记录，并存档备查。八、档案统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理归档、保管利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和车站领导报告档案管理工作情况，为档案管理决策提供依据。（二）档案移交1.车站因机构变动、撤销等原因，需要进行档案移交的，应按照国家有关规定办理档案移交手续。2.档案移交时