编办档案保管制度

PAGE编办档案保管制度一、总则（一）目的为加强编办档案的科学管理，确保档案的完整与安全，充分发挥档案在机构编制管理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于编办在履行职责过程中形成的各类档案，包括文书档案、业务档案、人事档案、财务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则编办档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实、准确地反映机构编制管理工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则全面收集编办在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不得遗漏重要文件和资料。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，便于档案的查阅、利用，为机构编制管理工作提供有力支持。二、档案管理机构与人员（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责编办档案的日常管理工作。档案管理部门应配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的正常开展。（二）档案管理人员1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉机构编制管理业务，经过专业培训后上岗。2.档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等工作，严格遵守档案管理工作制度，确保档案管理工作的质量和安全。3.档案管理人员应保持相对稳定，如有人员变动，应及时做好档案交接工作，确保档案管理工作的连续性。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与机构编制管理工作相关的文件、通知、规定等。2.编办在制定机构编制政策、法规、规划、方案等过程中形成的文件材料。3.机构编制审批、备案、登记等业务工作中产生的各类文件、报表、记录等。4.编办的会议记录、纪要、决议等文件材料。5.编办工作人员的人事档案、考核材料、培训记录等。6.编办的财务预算、决算、审计报告等文件材料。7.其他与机构编制管理工作相关的文件、资料、图表等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、损毁、丢失。3.对于重要文件和资料，应及时进行备份，防止因意外情况导致文件丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同类别、年度、保管期限等，进行科学分类整理。3.按照便于管理和利用的原则，对文件进行编号、编目、装订等处理。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等分类方法进行整理，编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具。2.业务档案根据业务类型和流程，对机构编制审批、备案、登记等业务档案进行分类整理，建立业务档案数据库，便于查询和统计。3.人事档案按照干部人事档案管理的有关规定，对编办工作人员的人事档案进行整理，确保档案材料的齐全、完整、规范。4.财务档案按照财务档案管理的要求，对编办的财务文件材料进行分类整理，装订成册，妥善保管。四、档案的归档与保管（一）归档期限1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.业务档案应在业务办结后及时归档。3.人事档案应按照干部人事档案管理规定的时间要求进行归档。4.财务档案应在会计年度终了后，由财务部门整理归档，移交档案管理部门保管。（二）归档要求1.归档的文件材料应齐全完整、分类准确、编目规范。2.归档的档案应编制归档目录，注明档案的名称、年度、保管期限、档号等信息。3.档案管理人员应认真核对归档的档案，确保档案质量符合要求。（三）保管期限1.编办档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括机构编制法规、政策文件、重要会议记录、重大机构编制调整文件等。3.长期保管的档案一般为16年至50年，主要包括一般性的机构编制文件、业务档案等。4.短期保管的档案为5年以下，主要包括临时性的文件材料、一般性的报表等。（四）保管方式1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。2.档案应采用密集架、档案柜等方式进行存放，按照档案的类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保电子档案的安全。（五）档案保管的检查与维护1.档案管理部门应定期对档案保管情况进行检查，每年至少进行一次全面检查，发现问题及时处理。2.对档案库房的温湿度、防火、防潮、防虫等设施设备应定期进行检查和维护，确保设施设备的正常运行。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.编办工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅编办档案的，应持单位介绍信，注明查阅目的和范围，经编办分管领导批准后，方可查阅。涉及国家机密、工作秘密的档案，须经编办主要领导批准，并严格按照保密规定进行查阅。3.查阅人事档案的，应按照干部人事档案管理的有关规定执行。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅人员应遵守档案查阅纪律，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换档案材料。3.如需复印档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。复印的档案材料应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（三）利用服务1.档案管理部门应积极为编办各项工作提供档案利用服务，根据工作需要及时提供相关档案资料。2.对涉及机构编制历史沿革、政策法规解读等方面的咨询，档案管理部门应认真解答，提供准确的信息和资料。3.鼓励编办工作人员充分利用档案资源，开展机构编制研究和业务创新，为提高机构编制管理水平提供支持。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定工作应根据档案的保管期限、内容价值、现实利用需求等因素进行综合考量。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容进行审查，判断其是否仍具有保存价值。2.查阅档案的利用情况记录，了解档案的实际利用频率和重要性。3.参考国家有关档案保管期限的规定和行业标准，结合编办的实际情况进行鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报编办分管领导批准。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等。3.销毁档案时，应确保档案信息无法恢复，防止档案信息泄露。销毁记录应长期保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立编办档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为机构编制管理工作提供更加便捷、高效的服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化对编办现存的各类档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。数字化扫描应确保图像清晰、完整，符合档案管理的要求。2.档案管理系统建设开发或选用适合编办档案管理需求的信息化管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能。3.信息化安全保障建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息化系统的安全防护，防止数据泄露、丢失、篡改等安全事故的发生。采取数据加密、身份认证、访问控制、防火墙等技术手段，保障档案信息化系统的安全运行。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握