档案工程管理制度

PAGE档案工程管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案工程管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司工程建设、运营管理等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有档案工程相关的文件、资料、记录等的管理，包括但不限于工程项目的规划、设计、施工、验收等各个阶段形成的档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映工程建设的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖工程建设全过程的各类文件资料，保证档案的全面性。3.系统性原则：按照工程建设的流程和内在联系，对档案进行科学分类、整理和编目，使其具有系统性。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案工程管理制度，并监督执行。2.组织开展档案工程管理培训，提高员工的档案意识和业务能力。3.对公司各部门档案工程文件资料的收集、整理、归档工作进行指导和监督。4.负责档案的集中统一管理，包括档案的接收、分类、编目、存储、保管、利用等工作。5.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的完整和安全。6.参与工程建设项目的竣工验收，对档案资料的完整性和准确性进行审核。（二）项目部门职责1.负责本部门在工程建设过程中形成的各类文件资料的收集、整理和初步归档工作。2.明确专人负责档案工作，确保档案资料的及时、准确收集，并按照档案管理部门的要求进行整理和移交。3.在项目建设过程中，配合档案管理部门做好档案的管理工作，接受档案管理部门的指导和监督。4.参与工程建设项目的档案验收工作，对本部门档案资料的完整性和准确性负责。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理的各项规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、存储、保管、利用等，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.对档案进行分类登记，建立档案台账，及时更新档案信息，保证档案信息的准确性和完整性。4.负责档案库房的安全管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案实体安全。5.积极为公司各部门提供档案利用服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好档案利用记录。6.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断提高档案管理水平。三、档案收集与整理（一）收集范围1.工程项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.工程设计文件，包括初步设计、施工图设计、设计变更等相关图纸、文件资料。3.工程施工过程中的文件，包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件、工程进度记录等。4.工程监理文件，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.工程竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书、工程结算资料等。6.与工程相关的其他文件资料，如会议纪要、来往信函、合同协议等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门在工程建设过程中形成的各类文件资料，确保文件资料的齐全、完整。2.对于重要文件资料，应进行原件收集；如无法收集原件，应收集与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处。3.文件资料应字迹清晰、内容完整、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体进行记录。4.收集的文件资料应按照形成时间顺序进行整理，确保其逻辑关系清晰。（三）整理方法1.档案管理人员应按照档案分类方案对收集到的文件资料进行分类整理。分类应遵循工程建设的流程和内在联系，结合公司实际情况，可分为工程前期、设计、施工、监理、竣工验收等类别。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用数字与字母相结合的方式，如工程前期文件编号为“QD[年份][顺序号]”，设计文件编号为“SJ[年份][顺序号]”等。3.对每份文件资料进行编目，编目内容应包括文件题名、编号、日期、来源、保管期限等，确保编目信息准确、完整。4.按照档案装订要求，对纸质文件资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于查阅和保管。对于不宜装订的文件资料，如图纸、图表等，应采用袋装、盒装等方式进行保管，并在袋、盒上注明相关信息。四、档案归档与存储（一）归档流程1.项目部门在完成文件资料的收集、整理工作后，应及时向档案管理部门移交。移交时，应填写档案移交清单，清单内容包括档案名称、编号、数量、移交日期等，并由双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，审核内容包括档案的完整性、准确性、系统性等。如发现问题，应及时通知项目部门进行补充或整改。3.审核通过的档案进行归档，按照档案分类方案和编号规则进行存放，并在档案管理系统中录入相关信息，建立电子档案目录。（二）存储方式1.档案采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.电子档案应存储在服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.档案库房应设置合理的排架，按照档案类别和编号顺序进行排列，便于查找和管理。同时，应建立档案索引，注明档案的存放位置，提高档案检索效率。（三）保管期限档案的保管期限根据其重要程度和利用价值分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，如公司重大工程项目的立项批复、可行性研究报告、竣工验收报告等，应永久保管。2.长期保管：对公司在一定时期内有查考利用价值的档案，保管期限为10年至50年。如工程设计文件、施工过程中的重要文件资料等。3.短期保管：对公司在较短时间内有查考利用价值的档案，保管期限为1年至10年。如一般性的工程文件资料、临时性的会议纪要等。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案的正常使用和信息安全。2.档案利用应优先满足公司内部工作需要，为公司的工程建设、运营管理、决策支持等提供服务。3.在档案利用过程中，应保护档案的原始风貌，不得对档案进行涂改、伪造、损毁等行为。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。档案管理人员应对借阅情况进行登记，并跟踪催还。3.复制：对于确需复制的档案，应填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖“复制件”印章，并注明原件存放处。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用目的、查阅或借阅的档案名称及编号、复制内容等。登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案信息予以保密。2.在档案利用过程中，档案管理人员应对利用人进行保密提醒，要求其不得泄露档案内容。对于涉及保密的档案，应在专门的场所进行查阅或复制，并限制无关人员进入。3.加强对档案管理系统的安全防护，设置不同级别的用户权限，防止档案信息被非法获取或篡改。对档案管理系统的操作进行记录，以便进行审计和追踪。4.定期对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和业务能力，签订保密协议，明确保密责任。（二）安全管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、温湿度控制设备等，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。2.严格档案库房的出入管理，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房时，应进行登记，并记录进入和离开时间。3.加强对档案实体的保护，防止档案受潮、发霉、虫蛀、鼠咬等。定期对档案进行清查、盘点，及时发现和处理档案损坏、丢失等问题。4.制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处置措施。定期组织应急演练，提高档案管理人员的应急处理能力。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、慎重决定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。鉴定工作应在档案管理部门的组织下，由相关业务部门和档案管理人员共同参与。（二）鉴定内容1.对保管期限已满的档案进行鉴定，判断其是否仍有保存价值。2.对已失去利用价值或重复、多余的档案进行清理。3.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案信息，在保密期限届满后，进行解密鉴定，确定是否可以公开或销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期限已满的档案进行清理，列出拟鉴定档案清单。2.组织相关业务部门和档案管理人员组成鉴定小组，对拟鉴定档案进行逐一审查。鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管期限等因素，综合判断档案是否仍有保存价值。3.鉴定小组对鉴定结果进行记录，并形成鉴定意见书。鉴定意见书应包括档案名称、编号、保管期限、鉴定意见等内容，经鉴定小组全体成员签字确认。4.根据鉴定意见书，对确无保存价值的档案进行销毁处理。销毁档案时，应填写档案销毁清单，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等，并由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和监销人员签字确认。（四）销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方