档案扫描工作管理制度

PAGE档案扫描工作管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案扫描工作的规范化管理，确保档案信息的准确、完整、安全，提高档案利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及档案扫描工作的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：档案扫描工作应符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.准确性原则：扫描后的档案信息应与原始档案一致，确保准确无误。3.完整性原则：全面扫描各类档案，保证档案信息的完整性，不遗漏重要内容。4.保密性原则：严格遵守公司保密制度，对档案扫描过程中涉及的机密信息予以保密，防止信息泄露。5.安全性原则：确保扫描设备、存储介质及扫描环境的安全，防止档案信息丢失、损坏或被非法获取。二、档案扫描工作流程（一）档案整理1.各部门在档案移交扫描前，应按照档案管理的相关规定对档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的系统性和规范性。2.对破损、褪色等状况不佳的档案，应先进行修复或技术处理，以保证扫描质量。（二）扫描准备1.根据档案数量、扫描要求及设备性能等因素，合理安排扫描工作计划，明确扫描任务的时间节点。2.检查扫描设备的运行状况，确保设备正常工作。准备好所需的存储介质，并进行格式化和病毒检测，保证存储介质的安全性和可靠性。3.确定扫描方式和参数。根据档案类型、保存要求等，选择合适的扫描分辨率、色彩模式等参数，以满足不同档案的扫描需求。一般情况下，文字档案扫描分辨率不低于200dpi，图像档案扫描分辨率根据实际情况确定，但应保证清晰可读。（三）扫描操作1.扫描人员应严格按照操作规程进行扫描，确保扫描图像清晰、完整、不失真。在扫描过程中，要注意避免漏扫、重扫等情况。2.对于多页档案，应确保页面顺序正确，扫描后的图像应与原始档案页面顺序一致。3.对扫描过程中出现的异常情况，如设备故障、图像模糊等，应及时记录并采取相应的解决措施，同时对已扫描的档案进行检查，确保数据的准确性。（四）图像处理1.对扫描后的图像进行去噪、去污、裁剪等处理，提高图像的清晰度和可读性。2.根据档案内容和格式要求，对图像进行格式转换，如将扫描的图片格式转换为PDF格式等，以便于存储和管理。3.在图像处理过程中，要注意保持档案内容的完整性和原始风貌，不得对档案内容进行篡改或删除。（五）数据存储1.将处理后的档案图像数据按照规定的存储路径和命名规则进行存储。存储路径应清晰明了，便于查找和管理。命名规则应包含档案编号、年份、月份等关键信息，确保文件名具有唯一性和可识别性。2.定期对存储的数据进行备份，备份方式可采用磁带备份、光盘备份或异地存储等多种方式，以防止数据丢失。备份数据应与原始数据分开存储，并定期进行检查和维护，确保备份数据的可用性。3.建立数据存储的安全防护机制，设置访问权限，对存储设备进行加密处理，防止数据被非法访问、篡改或泄露。（六）质量检查1.设立专门的质量检查岗位或安排专人对扫描后的档案进行质量抽检。抽检比例应不低于扫描总量的[X]%。2.质量检查内容包括图像清晰度、完整性、页面顺序、格式转换等方面。对不符合质量要求的档案，应及时通知扫描人员进行重新扫描或整改。3.建立质量检查记录档案，详细记录每次质量检查的结果、问题档案的数量及整改情况等信息，以便对档案扫描工作质量进行跟踪和分析。（七）档案归还与销毁1.档案扫描工作完成后，扫描人员应及时将扫描后的档案归还至档案管理部门，并办理交接手续。交接双方应认真核对档案数量、质量等情况，确保交接无误。2.对于已完成扫描且不再具有保存价值的原始档案，按照公司档案销毁制度的规定进行销毁处理。销毁过程应进行详细记录，包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并由相关人员签字确认。三、档案扫描人员职责（一）扫描操作人员1.负责按照档案扫描工作流程和操作规范，完成档案的扫描任务。2.确保扫描设备的正常运行，定期对设备进行清洁和维护，及时发现并报告设备故障。3.在扫描过程中，认真核对档案信息，保证扫描图像的准确性和完整性，避免出现漏扫、重扫等问题。4.对扫描后的图像进行初步检查，及时发现图像质量问题并进行处理。5.严格遵守公司保密制度，不得泄露档案扫描过程中涉及的机密信息。（二）图像处理人员1.负责对扫描后的档案图像进行去噪、去污、裁剪、格式转换等处理，确保图像质量符合要求。2.在图像处理过程中，严格按照规定的操作流程进行，不得擅自修改档案内容。3.对处理后的图像进行质量检查，确保处理后的图像清晰、完整、格式正确。4.协助扫描操作人员解决图像扫描过程中出现的技术问题，提供技术支持和建议。（三）数据存储人员1.负责将处理后的档案图像数据按照规定的存储路径和命名规则进行存储，并建立相应的索引目录。2.定期对存储的数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。3.维护数据存储设备的正常运行，及时处理存储设备出现的故障和问题。4.严格控制数据访问权限，防止数据被非法访问、篡改或泄露。（四）质量检查人员1.制定档案扫描质量检查计划和标准，对扫描后的档案进行质量抽检。2.认真检查扫描图像的清晰度、完整性、页面顺序、格式转换等方面的质量情况，对不符合质量要求的档案及时提出整改意见。3.对质量检查结果进行详细记录，定期对质量检查情况进行总结分析，提出改进措施和建议，以提高档案扫描工作质量。4.协助档案管理部门对档案扫描工作中出现的质量问题进行调查和处理。四、档案扫描设备管理（一）设备采购与配置1.根据公司档案扫描工作的实际需求，制定设备采购计划，选择性能稳定、扫描质量高、符合行业标准的扫描设备。2.在设备采购过程中，要充分考虑设备的兼容性、扩展性及售后服务等因素，确保设备能够满足公司未来档案扫描工作的发展需要。3.对新采购的扫描设备进行验收，检查设备的型号、规格、数量、配置等是否与采购合同一致，同时对设备的性能进行测试，确保设备正常运行。（二）设备使用与维护1.制定扫描设备操作规程，明确设备的开机、关机、扫描操作、日常维护等流程和要求，确保设备操作人员能够正确使用设备。2.设备操作人员应严格按照操作规程进行操作，不得擅自更改设备参数或进行违规操作。在设备使用过程中，要注意观察设备运行状态，及时发现并处理设备故障。3.定期对扫描设备进行清洁、保养和校准，确保设备的扫描精度和稳定性。清洁设备时，应使用专用的清洁工具和清洁剂，避免对设备造成损坏。4.建立设备维护档案，记录设备的维护情况、维修记录、更换部件等信息，以便对设备的运行状况进行跟踪和分析。（三）设备维修与更新1.当扫描设备出现故障时，设备操作人员应及时报告设备管理部门，由专业维修人员进行维修。维修人员应详细记录设备故障现象、维修过程及维修结果等信息，并填写设备维修记录。2.对于设备故障频繁或维修成本过高的情况，应及时评估设备的使用价值，根据公司实际情况，提出设备更新建议。设备更新应按照公司固定资产采购流程进行，确保更新后的设备能够满足档案扫描工作的需求。3.在设备更新过程中，要做好数据迁移和设备交接工作，确保档案扫描工作的连续性和数据的安全性。五、档案扫描工作的安全与保密管理（一）安全管理1.建立档案扫描工作场所的安全管理制度，确保扫描工作环境的安全。扫描工作场所应配备必要的消防设备、防盗设备等，防止火灾、盗窃等安全事故的发生。2.对扫描设备、存储介质等进行定期安全检查，确保设备和介质的安全性。检查内容包括设备的运行状况、存储介质的存储情况、数据备份情况等。3.加强对扫描工作场所的人员管理，严禁无关人员进入扫描工作区域。工作人员离开工作场所时，应关闭设备电源，妥善保管好工作资料和设备。4.制定应急预案，针对可能出现的自然灾害、设备故障、数据丢失等突发事件，制定相应的应急处理措施，确保在突发事件发生时能够及时、有效地进行应对，减少损失。（二）保密管理1.加强对档案扫描工作人员保密意识的教育和培训，使其充分认识档案保密工作的重要性，严格遵守公司保密制度。2.与档案扫描工作人员签订保密协议，明确其在档案扫描工作中的保密义务和责任，对违反保密协议的行为进行相应的处罚。3.在档案扫描过程中，对涉及公司机密的档案信息进行严格保密。扫描设备应具备必要的保密措施，如加密存储、访问控制等。对机密档案的扫描、处理和存储应在专门的保密区域进行，限制人员访问。4.严格控制档案扫描工作中产生的电子文档的传播范围，未经授权不得将档案扫描数据提供给外部单位或个人。确需对外提供档案信息的，应按照公司相关规定履行审批手续。六、档案扫描工作的监督与考核（一）监督机制1.建立档案扫描工作监督小组，由档案管理部门负责人、质量检查人员等组成，定期对档案扫描工作进行监督检查。2.监督小组应检查档案扫描工作流程的执行情况、人员职责履行情况、设备管理情况、安全与保密管理情况等，及时发现问题并提出整改意见。3.加强对档案扫描工作过程的实时监控，通过查看扫描设备运行记录、质量检查记录、数据存储记录等方式，对扫描工作进行全程跟踪，确保工作质量和进度。（二）考核制度1.制定档案扫描工作考核办法，明确考核指标、考核方式及考核周期。考核指标应涵盖扫描工作质量、工作效率标准、安全保密执行情况等方面。2.对档案扫