职业健康档案保密制度

PAGE职业健康档案保密制度一、总则（一）目的为加强公司职业健康档案管理，保护员工个人隐私，确保职业健康信息的安全与保密，依据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国职业病防治法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本保密制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、与公司签订劳动合同的各类人员以及涉及职业健康档案管理的相关部门和人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保职业健康档案保密工作合法合规。2.最小化原则：仅收集、使用和披露与职业健康管理必要的信息，避免过度收集和滥用员工职业健康信息。3.保密性原则：采取有效措施，确保职业健康档案信息不被泄露、篡改或非法获取。4.责任追究原则：对违反职业健康档案保密制度的行为，依法依规追究相关人员责任。二、职业健康档案管理职责（一）人力资源部门职责1.负责员工职业健康档案的建立、更新和维护，确保档案信息的完整性和准确性。2.按照保密制度要求，对职业健康档案进行分类管理，严格控制访问权限。3.定期组织对职业健康档案管理人员的培训，提高保密意识和管理水平。（二）安全与健康管理部门职责1.指导和监督职业健康档案的建立与管理工作，确保符合职业健康管理要求。2.协助人力资源部门开展职业健康检查和职业病诊断等工作，提供专业技术支持。3.对职业健康档案信息进行分析和评估，为公司职业健康管理决策提供依据。（三）各部门职责1.负责本部门员工职业健康档案信息的收集和报送，确保信息真实、准确。2.配合人力资源部门和安全与健康管理部门做好职业健康档案管理工作，不得擅自泄露员工职业健康信息。（四）档案管理人员职责1.严格遵守职业健康档案保密制度，负责档案的日常管理和维护。2.对职业健康档案进行分类、编号、存储，确保档案存放有序、便于查找。3.按照规定的程序和权限，为授权人员提供职业健康档案查阅、借阅服务，并做好记录。4.定期对职业健康档案进行清查和核对，发现问题及时报告并处理。三、职业健康档案的建立与管理（一）档案内容1.员工基本信息，包括姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式等。2.职业健康检查表，包括入职前、定期和离岗时的职业健康检查报告。3.职业病诊断证明书（如有）。4.职业健康监护档案，包括职业健康检查结果的跟踪记录、职业病防治措施的落实情况等。5.其他与职业健康相关的资料，如培训记录、应急救援记录等。（二）建立流程1.新员工入职时，人力资源部门负责收集员工基本信息，并组织其进行入职前职业健康检查。2.安全与健康管理部门负责对职业健康检查结果进行审核和分析，如发现异常情况，及时通知员工进行复查和进一步诊断。3.人力资源部门根据职业健康检查结果，建立员工职业健康档案，并将相关信息录入公司职业健康管理系统。4.定期职业健康检查和离岗时职业健康检查结束后，按照上述流程更新职业健康档案。（三）档案存储1.职业健康档案应采用纸质和电子两种形式存储，确保档案信息的备份和安全。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照员工姓名或部门进行分类存放，便于查找和管理。3.电子档案应存储在公司内部服务器的安全区域，设置严格的访问权限，防止数据丢失和泄露。（四）档案更新1.员工职业健康状况发生变化时，如职业病诊断结果变更、职业健康检查结果异常等，相关部门应及时将最新信息录入职业健康档案，并通知人力资源部门进行更新。2.定期对职业健康档案进行审核和清理，删除过期或不再需要的信息，确保档案信息的时效性和准确性。四、职业健康档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.员工本人有权查阅自己的职业健康档案，但应提前向人力资源部门提出申请，经批准后在指定地点查阅。2.公司内部因工作需要查阅职业健康档案的人员，应填写《职业健康档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间，经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准后，方可查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司职业健康档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司主管领导批准后，由人力资源部门指定专人陪同查阅，并严格限制查阅范围。（二）借阅权限1.原则上不允许借阅职业健康档案，如因特殊情况确需借阅的，应填写《职业健康档案借阅申请表》详细说明借阅理由、借阅期限和归还时间，经所在部门负责人、人力资源部门负责人和公司主管领导批准后，方可借阅。2.借阅人员应妥善保管职业健康档案，不得擅自复印、转借或泄露档案内容。借阅期满后，应及时归还档案，如发现档案有损坏或丢失情况，应立即报告并承担相应责任。（三）查阅与借阅记录1.建立职业健康档案查阅与借阅登记台账，详细记录查阅和借阅人员的姓名、部门、查阅或借阅时间、查阅或借阅内容、批准人等信息。2.查阅和借阅记录应保存至少[X]年，以备查阅和审计。五、职业健康档案的保密措施（一）物理安全措施1.档案存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案实体安全。2.对存放职业健康档案的档案柜和服务器等设备，应设置必要的密码和访问权限，防止未经授权的人员接触。（二）网络安全措施1.加强公司内部网络安全管理，安装防火墙、杀毒软件等安全防护系统，防止网络攻击和病毒入侵。2.对职业健康管理系统进行定期维护和更新，确保系统的稳定性和安全性。严格控制系统用户的访问权限，对涉及职业健康档案信息的操作进行审计和记录。（三）人员安全措施1.对涉及职业健康档案管理的人员进行背景审查和保密培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识，防止因员工疏忽或违规行为导致职业健康档案信息泄露。（四）信息传递安全措施1.在传递职业健康档案信息时，应采用加密传输方式，确保信息在传输过程中的安全性。2.对涉及职业健康档案信息的纸质文件，应进行密封包装，并在封口处加盖公章或保密标识，通过专人传递或机要渠道发送。六、职业健康档案保密的监督与检查（一）监督机制1.公司成立职业健康档案保密监督小组，由人力资源部门、安全与健康管理部门等相关人员组成，负责对职业健康档案保密制度的执行情况进行监督检查。2.定期对职业健康档案管理工作进行内部审计，检查档案管理的合规性和保密性措施的落实情况。（二）检查内容1.职业健康档案的建立、更新和存储情况，是否符合本制度要求。2.职业健康档案的查阅与借阅审批流程是否规范，查阅和借阅记录是否完整。3.职业健康档案保密措施的执行情况，包括物理安全、网络安全、人员安全和信息传递安全等方面。4.员工对职业健康档案保密制度的知晓程度和遵守情况。（三）问题处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门和人员限期整改。2.对违反职业健康档案保密制度的行为，应视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等，并依法追究相关人员的法律责任。3.对整改不力或拒不整改的部门和人员，应采取进一步的措施，如暂停其相关工作、进行通报批评等，确保职业健康档案保密制度的有效执行。七、职业健康档案保密制度的宣传与培训（一）宣传1.通过公司内部公告、宣传栏、电子邮件等方式，向全体员工宣传职业健康档案保密制度的重要性和主要内容，提高员工的保密意识。2.在新员工入职培训中，增加职业健康档案保密制度的培训内容，使新员工了解公司对职业健康档案保密的要求和规定。（二）培训1.定期组织职业健康档案管理人员参加保密培训，培训内容包括法律法规、保密制度、安全管理等方面，提高其业务水平和保密意识。2.根据不同岗位的需求，对涉及职业健康档案管理的相关人员进行针对性的保密培训，使其熟悉职业健康档案保密工作的流程和要求。3.鼓励员工参加外部保密培训课程或研讨会，及时了解行业最新的保密技