政府档案管理制度汇编

PAGE政府档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强政府档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本管理制度汇编。（二）适用范围本制度适用于政府各部门、各直属机构及所属事业单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：政府档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、科学化。2.真实性原则：档案应如实反映政府工作的历史面貌和实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集、整理和保存政府工作中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息的安全，防止档案内容泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为政府工作和社会公众提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门政府设立专门的档案管理部门，负责统筹协调和指导政府系统的档案管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定政府档案管理的规章制度和业务规范。2.负责接收、收集、整理、保管和统计政府各部门移交的档案，确保档案的完整和安全。3.对档案进行分类、编目、数字化处理等，建立科学合理的档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.开展档案信息资源的开发利用工作，为政府决策、工作查考、历史研究等提供档案资料支持。5.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。6.监督检查政府各部门的档案管理工作，对违反档案管理规定的行为进行纠正和处理。（二）部门档案管理人员政府各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作，其职责如下：1.负责收集、整理、保管本部门在工作中形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期向档案管理部门移交应归档的档案。3.建立本部门档案的借阅、利用登记制度，做好档案利用服务工作。4.协助档案管理部门开展档案整理、数字化等工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案的收集与归档（一）收集范围政府档案的收集范围包括：1.上级机关下发的与本部门工作相关的文件、指示、通知等。2.本部门在履行职能过程中形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案等。3.本部门组织的各类活动形成的文件、照片、音像资料等。4.下级机关报送的重要文件、资料等。5.其他与本部门工作有关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集的责任人，确保档案收集工作的及时、准确。2.档案收集应遵循全面、系统的原则，对本部门工作中形成的各类文件、资料进行全面收集，不得遗漏重要档案。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁档案内容。4.对电子文件的收集，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行存储和备份。（三）归档期限1.一般文件应在次年上半年归档。2.重要会议文件、重大活动文件等应在活动结束后及时归档。3.人事档案、财务档案等应按照相关规定定期归档。（四）归档程序1.各部门档案管理人员对收集到的档案进行初步整理，按照档案分类标准进行分类、排序。2.编制档案目录，注明档案的题名、日期、编号、保管期限等信息。3.将整理好的档案移交本部门负责人审核，审核无误后，填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份交档案管理部门。4.档案管理部门接收各部门移交的档案后，进行再次审核和整理，对不符合要求的档案，退回原部门重新整理。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循以下原则：1.遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于整理和检索，提高档案管理效率。（二）分类方法政府档案采用年度机构保管期限分类法，具体如下：1.年度分类：按照文件形成的年度进行分类，不同年度的文件分别整理。2.机构分类：在每个年度内，按照政府部门的内设机构进行分类，同一机构形成的文件集中整理。3.保管期限分类：根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期、短期三种保管期限。（三）整理要求1.去除档案中的金属物，如订书钉、回形针等。2.对破损、褪色的档案进行修复或复制。3.按照档案装订要求，将文件材料左侧对齐，采用线装或胶装方式装订成册。4.编制档案页码，确保页码准确、连续。5.填写档案盒脊背项目，注明全宗号、年度、机构、保管期限、起止件号等信息。五、档案的编目与检索（一）编目内容档案编目包括编制档案目录、全宗卷等，具体内容如下：1.档案目录：档案目录应包括档案的题名、日期、编号、责任者、保管期限、密级等信息，按照分类顺序进行编排。2.全宗卷：全宗卷是对一个全宗档案管理情况的记录，应包括档案收集、整理、鉴定、保管、利用等工作中形成的文件材料。（二）检索工具为方便档案的查阅和利用，应建立多种档案检索工具，如：1.纸质目录：编制纸质的档案目录，放置在档案查阅室，供查阅人员使用。2.电子目录：将档案目录录入计算机系统，建立电子档案检索数据库，通过计算机检索系统进行查询。3.索引卡片：对重要档案编制索引卡片，注明档案的关键信息，便于快速查找。（三）检索要求1.检索工具应准确、完整地反映档案的内容和存放位置。2.定期对检索工具进行更新和维护，确保其有效性。3.档案管理人员应熟练掌握检索工具的使用方法，为查阅人员提供高效的检索服务。六、档案的保管与保护（一）保管场所档案应存放在专门的档案库房，库房应具备以下条件：1.坚固安全，防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设施齐全。2.保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.配备必要的档案装具，如档案架、档案柜、档案盒等，确保档案存放有序。（二）保管要求1.按照档案分类和保管期限，将档案分别存放，便于查找和管理。2.对重要档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理。4.建立档案保管台账，记录档案的入库、出库、保管情况等信息。（三）保护措施1.对纸质档案进行定期消毒，防止虫害和霉变。2.对电子档案进行定期备份，采用异地存储等方式，确保电子档案的安全。3.对破损、褪色的档案进行及时修复和复制，延长档案的使用寿命。4.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设备，如监控系统、报警装置等，确保档案库房的安全。七、档案的利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循以下原则：1.依法依规原则：严格按照国家有关法律法规和本制度的规定，提供档案利用服务。2.服务大局原则：围绕政府工作中心，积极主动地为政府决策、工作查考、社会公众等提供档案信息服务。3.方便利用原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便捷的服务。4.保密安全原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息的安全，防止档案内容泄露。（二）利用范围档案利用范围包括：1.政府机关内部工作人员因工作需要查阅档案。2.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅档案。3.社会组织、公民因涉及自身权益等正当理由查阅档案。4.其他经档案管理部门批准的档案利用事项。（三）借阅程序1.利用者填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、日期、用途等信息。2.所在部门负责人审核签字，确认借阅用途的真实性和合理性。3.将申请表交档案管理部门审批，档案管理部门根据档案的密级、保管期限等情况进行审核，批准后方可借阅。4.借阅人员凭有效证件到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。5.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（四）利用要求1.利用者应爱护档案，不得擅自涂改、伪造、损毁档案内容。2.如需摘录、复制档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。3.档案利用完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循以下原则：1.全面审查原则：对档案的内容、来源、形式等进行全面审查，综合判断档案的保存价值。2.历史联系原则：充分考虑档案之间的历史联系，避免孤立地鉴定档案。3.依法鉴定原则：严格按照国家有关法律法规和档案鉴定标准进行鉴定。（二）鉴定组织政府成立档案鉴定工作领导小组，负责组织和指导档案鉴定工作。鉴定工作领导小组由档案管理部门、相关业务部门及专家组成。（三）鉴定标准档案鉴定标准如下：1.永久保管档案：反映政府主要职能活动和基本历史面貌的，对国家和社会具有长远利用价值的档案。2.长期保管档案：在相当长的时间内对政府工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管档案：在较短时间内对政府工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年以下。（四）销毁程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出销毁意见，填写档案销毁清册，注明档案的题名、日期、编号、保管期限、密级等信息。2.将档案销毁清册报档案鉴定工作领导小组审核。3.根据审核意见，对确无保存价值的档案进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。九、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应按照电子文件管理的要求，及时收集、整理本部门形成的电子文件，确保电子文件的齐全、完整。2.对电子文件进行分类、编号、著录等，建立电子文件的元数据信息，便于电子文件的管理和检索。3.定期将电子文件备份到存储介质上，采用异地存储等方式，确保电子文件的安全。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，存储设备应具备冗余备份功能，确保数据的安全性。2.对电子档案的存储环境进行定期检查和维护，保证存储设备的正常运行。3.建立电子档案的保管期限制度，按照纸质档案的保管期限要求，对电子档案进行分类保管。（三）电子档案的利用与